Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniała przez lata kilkudziesięciu pracowników na umowach o pracę. Gdy właściciel podjął decyzję o restrukturyzacji i redukcji zatrudnienia, pojawiło się pytanie, które zaskoczyło cały dział HR: jak prawidłowo obliczyć odprawę? Kwota okazała się znacznie wyższa, niż zakładano w budżecie.

Odprawa pracownicza przysługuje pracownikom zwalnianym z przyczyn niedotyczących pracownika na podstawie ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy i wynosi od jednomiesięcznego do trzymiesięcznego wynagrodzenia. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników są objęci tymi przepisami bez wyjątku.

Ten materiał omawia trzy etapy sprawy: tło i błędne założenia pracodawcy, strategię obliczenia świadczeń oraz wnioski, które można zastosować w każdej polskiej firmie planującej redukcję zatrudnienia.

Jakie było tło sprawy i gdzie pojawił się błąd?

Spółka zatrudniała 34 pracowników. Zarząd planował zwolnienie ośmiu osób w ciągu trzech miesięcy. Dział HR przyjął uproszczone założenie: odprawa równa jednemu miesięcznemu wynagrodzeniu dla każdego zwalnianego pracownika. To założenie było błędne od początku.

Ustawa o zwolnieniach grupowych uzależnia wysokość odprawy od stażu pracy. Pracownikowi zatrudnionemu krócej niż 2 lata przysługuje równowartość jednomiesięcznego wynagrodzenia. Przy stażu od 2 do 8 lat – dwumiesięczne wynagrodzenie. Powyżej 8 lat – trzymiesięczne. W omawianej spółce pięć z ośmiu zwalnianych osób pracowało ponad 8 lat. Budżet był zaniżony o ponad 40%.

Dodatkowy problem dotyczył podstawy obliczenia. Pracodawca chciał przyjąć wynagrodzenie zasadnicze. Tymczasem podstawę stanowi wynagrodzenie ustalone według zasad obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy – a więc z uwzględnieniem premii, dodatków i innych składników. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – różnica między wynagrodzeniem zasadniczym a podstawą obliczeniową wynosi nierzadko 15–25%. KAS i sądy pracy konsekwentnie stosują tę metodologię.

Sprawa trafiła do kancelarii, gdy jeden ze zwalnianych pracowników – objęty ochroną sygnalisty na podstawie art. 8 ustawy o sygnalistach – zakwestionował tryb zwolnienia przed Państwową Inspekcją Pracy. Pracodawca stanął przed podwójnym ryzykiem: zaniżonej odprawy i zarzutu działania odwetowego.

Jak przebiegała strategia obliczenia i wypłaty świadczeń?

Pierwszym krokiem była weryfikacja stażu pracy każdego ze zwalnianych pracowników. Staż obejmuje wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, w tym okresy wynikające z przejęcia zakładu pracy w trybie art. 23(1) k.p. Spółka przejęła kilka lat wcześniej mniejszy podmiot – co automatycznie wydłużało staż dwóch pracowników o kolejne lata.

Następnie ustalono prawidłową podstawę wymiaru. Dla każdego pracownika obliczono średnie miesięczne wynagrodzenie z ostatnich trzech miesięcy, uwzględniając premie regulaminowe i dodatki funkcyjne. Łączna kwota odpraw wzrosła o 38% względem pierwotnego budżetu zarządu.

Warto zaznaczyć jeden praktyczny szczegół. Odprawa nie może przekroczyć piętnastokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 PLN brutto, co oznacza górny pułap odprawy na poziomie 69 990 PLN. Dla dobrze zarabiających pracowników ten limit ma realne znaczenie.

Równolegle zweryfikowano okresy wypowiedzenia zgodnie z art. 36 § 1 k.p. Pracownicy z ponad trzyletnim stażem mieli prawo do trzymiesięcznego wypowiedzenia. Część z nich zdecydowała się na zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy – co generowało dodatkowe koszty wynagrodzenia za ten okres. Pracodawca nie uwzględnił tego w harmonogramie finansowym.

Dla firmy produkcyjnej z Małopolski, z którą kancelaria pracowała w podobnej sprawie jesienią 2025 roku, łączny koszt restrukturyzacji okazał się o 55% wyższy niż zakładał wewnętrzny plan finansowy. Precyzyjne obliczenia na wczesnym etapie pozwoliły uniknąć zaskoczenia i wynegocjować z pracownikami porozumienia zbiorcze, ograniczając ryzyko sporu sądowego.

Jakie wnioski można zastosować w każdej firmie?

Prawidłowe obliczenie odprawy wymaga czterech elementów: ustalenia stażu pracy (z uwzględnieniem przejęć), prawidłowej podstawy wymiaru, weryfikacji górnego limitu oraz zsynchronizowania z harmonogramem wypowiedzeń. Pominięcie choćby jednego z tych elementów prowadzi do błędu finansowego lub prawnego.

Pracodawcy planujący zwolnienia powinni przygotować następujące dokumenty:

  • zestawienie stażu pracy każdego pracownika z uwzględnieniem przejęć na podstawie art. 23(1) k.p.
  • obliczenie podstawy wymiaru odprawy metodą ekwiwalentową dla każdej osoby
  • weryfikację górnego limitu odprawy w odniesieniu do aktualnego minimalnego wynagrodzenia
  • harmonogram wypowiedzeń z uwzględnieniem art. 36 § 1 k.p. i kosztów okresu wypowiedzenia

Firmy zatrudniające pracowników z zagranicy – szczególnie posiadających EU Blue Card w Polsce – powinny pamiętać, że przepisy o odprawach stosuje się do nich na takich samych zasadach jak do obywateli polskich. Zezwolenie na pracę ani Blue Card nie zmieniają uprawnień wynikających z Kodeksu pracy.

Osobna kwestia dotyczy sygnalistów. Ustawa z 14 czerwca 2024 roku nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń (art. 8 ustawy o sygnalistach). Zwolnienie pracownika, który wcześniej dokonał zgłoszenia, rodzi domniemanie działania odwetowego. Pracodawca musi wtedy wykazać, że przyczyna zwolnienia była obiektywna i niezwiązana ze zgłoszeniem. To odwrócenie ciężaru dowodu jest kosztownym zaskoczeniem dla wielu firm.

Podmioty raportujące ESG powinny uwzględnić koszty zwolnień i politykę restrukturyzacyjną w raportowaniu społecznym. Więcej o obowiązkach raportowych można znaleźć w materiale o CSRD – kto musi raportować w Polsce.

Nieuwzględnienie pełnych kosztów odpraw zamknęło omawianej spółce drogę do szybkiego porozumienia z pracownikami. Każdy miesiąc opóźnienia generował dodatkowe koszty wynagrodzeń i ryzyko roszczeń sądowych. To nieodwracalna strata czasu i środków, której można było uniknąć przy prawidłowym planowaniu.

Jeśli Państwa firma planuje redukcję zatrudnienia i potrzebuje precyzyjnego obliczenia kosztów odpraw – skontaktuj się: info@kordeckipartners.com.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – liczba zwalnianych pracowników, ich staż, struktura wynagrodzenia – decyduje o tym, czy koszty restrukturyzacji mieszczą się w budżecie, czy go przekraczają. Błędna kalkulacja na etapie planowania jest nieodwracalna w momencie, gdy wypowiedzenia zostały już złożone.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia co najmniej 20 pracowników i planuje zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników – przeprowadzimy pełną analizę kosztów odpraw, weryfikację stażu i przygotujemy harmonogram zgodny z Kodeksem pracy: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik zatrudniony na umowie na czas określony ma prawo do odprawy?

O: Tak, jeżeli stosunek pracy jest rozwiązywany z przyczyn niedotyczących pracownika i pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób. Forma umowy – określona czy nieokreślona – nie wyłącza prawa do odprawy. Warto jednak pamiętać, że łączny czas trwania umów terminowych z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy (artykuł 25 ustęp 1 paragraf 1 Kodeksu pracy), co wpływa na obliczenie stażu.

P: Czy odprawa jest opodatkowana?

O: Odprawa z tytułu zwolnień grupowych podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i jest oskładkowana składkami ZUS na zasadach ogólnych. Nie korzysta ze zwolnienia podatkowego, które przysługuje niektórym innym świadczeniom pracowniczym. Pracodawca jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek i odprowadzić składki w terminie.

P: Jak długo pracodawca ma na wypłatę odprawy?

O: Przepisy nie wskazują odrębnego terminu wypłaty odprawy. Powszechnie przyjmuje się, że odprawa powinna być wypłacona w ostatnim dniu zatrudnienia lub w terminie wynikającym z obowiązującego w zakładzie terminu wypłaty wynagrodzenia. Opóźnienie rodzi prawo pracownika do odsetek ustawowych za opóźnienie oraz możliwość dochodzenia roszczenia przed sądem pracy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.