Firma z branży logistycznej z Mazowsza zwalnia grupę pracowników w ramach restrukturyzacji. Kadry naliczają odprawy „jak zawsze" – według ostatniego wynagrodzenia zasadniczego. Kilka miesięcy później pracownicy składają pozwy. Okazuje się, że podstawa obliczenia była zaniżona, bo pominięto premie regulaminowe i dodatki stażowe. Koszty błędu: zaległe odprawy plus odsetki plus koszty sądowe.

Odprawa pracownicza to świadczenie pieniężne należne pracownikowi zwolnionemu z przyczyn niedotyczących pracownika. Podstawę prawną stanowi ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy i nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Ten alert wyjaśnia trzy rzeczy: jak prawidłowo obliczyć podstawę odprawy, kogo obowiązują przepisy o zwolnieniach grupowych, i jakie działania podjąć natychmiast, gdy w Państwa firmie planowane są redukcje etatów.

Jak prawidłowo obliczyć wysokość odprawy pracowniczej?

Odprawa przysługuje pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, gdy rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika. Wysokość świadczenia wynosi: jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu poniżej 2 lat, dwumiesięczne przy stażu od 2 do 8 lat, trzymiesięczne przy stażu powyżej 8 lat. Próg 20 pracowników to granica, której przekroczenie zmienia całą logikę procesu zwolnień.

Podstawa obliczenia odprawy to wynagrodzenie ustalone jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że do podstawy wchodzą nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również premie regulaminowe, dodatki stażowe, dodatki funkcyjne i inne składniki o charakterze stałym. Pomijanie tych elementów to najczęstszy błąd popełniany przez działy HR.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego precyzuje metodę obliczania. Składniki zmienne (np. premie miesięczne) uśrednia się z ostatnich 3 miesięcy. Składniki wypłacane rzadziej niż co miesiąc uśrednia się z ostatnich 12 miesięcy.

Górna granica odprawy wynosi 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 zł brutto, co oznacza maksymalną odprawę na poziomie 69 990 zł brutto. Pracodawca nie może wypłacić więcej, nawet jeśli wyliczona kwota przekracza ten pułap.

Kogo dotyczą przepisy o zwolnieniach grupowych i indywidualnych?

Ustawa o zwolnieniach grupowych obowiązuje pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Zwolnienie grupowe zachodzi, gdy w ciągu 30 dni pracodawca rozwiązuje umowy z co najmniej: 10 pracownikami (przy zatrudnieniu poniżej 100 osób), 10% załogi (przy zatrudnieniu 100–299 osób) lub 30 pracownikami (przy zatrudnieniu 300 lub więcej osób). Niedotrzymanie procedury konsultacyjnej z kancelarią prawa pracy lub ze związkami zawodowymi grozi unieważnieniem wypowiedzeń.

Odprawa przysługuje jednak nie tylko przy zwolnieniach grupowych. Przy zwolnieniu indywidualnym z przyczyn niedotyczących pracownika – jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób – odprawa jest obowiązkowa. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. okresy wypowiedzenia zależą od stażu: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu 6 miesięcy – 3 lata, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat.

Firma IT z Małopolski zwolniła wiosną 2025 r. czterech programistów, powołując się na likwidację stanowisk. Pracodawca wypłacił odprawy wyłącznie na podstawie wynagrodzenia zasadniczego, pomijając comiesięczne premie projektowe. Sąd Rejonowy zasądził dopłatę wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie – łączny koszt przekroczył pierwotnie wypłacone kwoty o 40%.

Warto pamiętać o sygnalistach. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. nakłada na pracodawców zatrudniających 50 lub więcej pracowników obowiązek posiadania wewnętrznego kanału zgłoszeń (art. 8 ustawy o sygnalistach). Pracownik zgłaszający naruszenia przepisów prawa pracy – w tym nieprawidłowości przy naliczaniu odpraw – korzysta z ochrony przed zwolnieniem. Pracodawca, który zwolni sygnalistę, musi liczyć się z karą do 1 080 000 zł.

Co zrobić teraz – lista kontrolna dla pracodawcy

Błędy przy naliczaniu odpraw mają charakter nieodwracalny w tym sensie, że zaległe świadczenia narastają o odsetki ustawowe za opóźnienie (obecnie 11,25% w skali roku). Im późniejsza korekta, tym wyższy koszt. Trzy miesiące zwłoki przy odprawie na poziomie 30 000 zł to dodatkowe ok. 844 zł odsetek – i to przy jednym pracowniku.

  • Zweryfikuj, czy do podstawy odprawy wliczono wszystkie składniki wynagrodzenia o charakterze stałym i zmiennym (premie regulaminowe, dodatki stażowe, funkcyjne).
  • Sprawdź, czy stosowany przez dział HR wzór obliczeniowy odpowiada metodzie ekwiwalentu urlopowego, a nie wyłącznie wynagrodzeniu zasadniczemu.
  • Ustal, czy liczba planowanych zwolnień w ciągu 30 dni przekroczy progi zwolnień grupowych – jeśli tak, uruchom procedurę konsultacyjną ze związkami zawodowymi lub radą pracowników.
  • Jeśli zatrudniasz co najmniej 50 pracowników, upewnij się, że wewnętrzny kanał zgłoszeń sygnalistów jest aktywny i udokumentowany zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach.
  • Przy zatrudnianiu cudzoziemców – w tym posiadaczy Blue Card Polska lub pracowników z zezwoleniem na pracę – sprawdź, czy odprawa uwzględnia pełną historię zatrudnienia u danego pracodawcy, łącznie z poprzednimi umowami.

Pracodawcy często pytają, czy odprawa przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na umowę na czas określony. Odpowiedź brzmi: tak, jeśli rozwiązanie następuje z przyczyn niedotyczących pracownika, a pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób. Limit 33 miesięcy umów terminowych z art. 25(1) § 1 k.p. nie wyłącza prawa do odprawy – wręcz przeciwnie, długi staż na umowach terminowych może oznaczać wyższą odprawę.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba planowanych zwolnień, struktura wynagrodzenia pracowników, staż zatrudnienia – decyduje o tym, czy procedura będzie prosta, czy złożona. Błędne obliczenie odprawy lub pominięcie procedury konsultacyjnej to ryzyko, które zamienia oszczędność na kosztowny spór sądowy. Skutki są nieodwracalne po uprawomocnieniu się wyroku.

Jeśli Państwa spółka planuje redukcje etatów lub chce zweryfikować poprawność dotychczasowych naliczeń odpraw – przeprowadzimy audyt podstawy obliczenia, sprawdzimy progi zwolnień grupowych i przygotujemy dokumentację konsultacyjną: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy odprawa przysługuje, gdy pracownik sam złożył wypowiedzenie?

O: Co do zasady nie. Odprawa z ustawy o zwolnieniach grupowych przysługuje wyłącznie wtedy, gdy to pracodawca rozwiązuje stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracownika. Wyjątkiem jest porozumienie stron zawarte w ramach zwolnień grupowych – wówczas pracownik może nabyć prawo do odprawy mimo formalnego porozumienia. Każdy przypadek wymaga analizy treści dokumentów rozwiązujących stosunek pracy.

P: Ile czasu ma pracodawca na wypłatę odprawy?

O: Przepisy nie wskazują odrębnego terminu wypłaty odprawy. Przyjmuje się, że odprawa powinna zostać wypłacona w dniu rozwiązania stosunku pracy lub najpóźniej w terminie wypłaty wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy. Opóźnienie skutkuje naliczaniem odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia wymagalności świadczenia. Roszczenie o odprawę przedawnia się po 3 latach od dnia wymagalności.

P: Czy pracownik zatrudniony na Blue Card może otrzymać odprawę wyższą niż 15-krotność minimalnego wynagrodzenia?

O: Nie. Ustawowy pułap 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązuje wszystkich pracowników bez względu na podstawę zatrudnienia czy posiadany dokument pobytowy, w tym posiadaczy Blue Card Polska. Wynagrodzenie minimalne dla posiadaczy unijnej niebieskiej karty wynosi w 2026 r. co najmniej 12 272,58 zł miesięcznie, jednak górna granica odprawy pozostaje taka sama jak dla pozostałych pracowników.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Prowadzimy Ukrainian Desk i CIS Desk, doradzamy przy zezwoleniach na pracę, Blue Card oraz strukturyzacji zatrudnienia cudzoziemców. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. Zagadnienia dotyczące struktury majątkowej właścicieli omawiamy również w kontekście wyboru między fundacją rodzinną a holdingiem. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.