Spółka z Warszawy przelewa właśnie 500 000 zł na zagraniczne konto licencjodawcy. Dział księgowości zakłada, że certyfikat rezydencji z ubiegłego roku wystarczy. Tymczasem od 2022 r. obowiązuje mechanizm pay and refund – i ta jedna transakcja może uruchomić obowiązek poboru podatku u źródła (WHT) bez możliwości zastosowania preferencji w momencie wypłaty.

Podatek u źródła (WHT) od płatności transgranicznych z Polski obciąża wypłaty dywidend, odsetek i należności licencyjnych na rzecz zagranicznych odbiorców. Próg 2 000 000 zł rocznie na rzecz jednego podmiotu uruchamia mechanizm pay and refund – płatnik pobiera podatek według stawki krajowej (19% lub 20%), a odbiorca składa wniosek o zwrot. Certyfikat rezydencji i oświadczenie o beneficial owner to dokumenty obowiązkowe przy każdej preferencji.

W tym materiale wyjaśniamy, kogo dotyczą nowe zasady, jakie progi i terminy obowiązują oraz jakie działania należy podjąć natychmiast – zanim kontrola KAS wykryje nieprawidłowości.

Kogo dotyczą zmiany i jakie progi obowiązują?

Mechanizm pay and refund obowiązuje od 1 stycznia 2022 r. Dotyczy płatności pasywnych – dywidend, odsetek i należności licencyjnych – przekraczających łącznie 2 000 000 zł rocznie na rzecz jednego zagranicznego podmiotu powiązanego. Płatnik traci prawo do automatycznego zastosowania stawki obniżonej wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) lub zwolnienia dyrektywowego.

Standardowe stawki krajowe wynoszą 19% dla dywidend i 20% dla odsetek oraz należności licencyjnych. Poniżej progu 2 000 000 zł płatnik może – po spełnieniu warunków – zastosować preferencję bezpośrednio. Musi jednak dysponować ważnym certyfikatem rezydencji odbiorcy i przeprowadzić weryfikację statusu beneficial owner (rzeczywistego właściciela). W praktyce wiele firm o tym zapomina, traktując certyfikat jako jedyny wymóg.

Obowiązek weryfikacji beneficial owner spoczywa na płatniku niezależnie od wysokości płatności. KAS coraz częściej kwestionuje struktury, w których odbiorca płatności jest podmiotem pośredniczącym bez substancji ekonomicznej. Ceny transferowe i powiązania kapitałowe są analizowane łącznie z WHT – kontrola jednego obszaru często otwiera dochodzenie w drugim.

Kto jest płatnikiem? Każda polska spółka, oddział zagranicznego przedsiębiorcy, fundacja rodzinna wypłacająca świadczenia za granicę oraz podmiot prowadzący działalność gospodarczą w Polsce. Obowiązki WHT mogą dotyczyć również wypłat za usługi niematerialne, jeśli mieszczą się w katalogu art. 21 ust. 1 ustawy o CIT.

Jakie są terminy i konsekwencje naruszenia obowiązków?

Płatnik pobiera WHT w dniu wypłaty i odprowadza go do urzędu skarbowego do 7. dnia następnego miesiąca. Deklaracja WHT-1 (dla osób prawnych) lub WHT-2 (dla osób fizycznych) składana jest do końca stycznia za rok poprzedni. Opóźnienie w pobraniu lub zaniżenie podatku oznacza odpowiedzialność płatnika całym swoim majątkiem – na podstawie art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej odpowiedzialność może spaść na członków zarządu spółki.

Spółka technologiczna z Trójmiasta wypłaciła jesienią 2024 r. należności licencyjne do podmiotu na Cyprze, stosując stawkę 5% z UPO. Nie przeprowadziła weryfikacji beneficial owner. KAS zakwestionowała transakcję i naliczyła zaległość według stawki 20% – łącznie ponad 180 000 zł wraz z odsetkami. Postępowanie trwało 11 miesięcy.

Przy przekroczeniu progu 2 000 000 zł płatnik może skorzystać z dwóch ścieżek. Pierwsza – złożenie oświadczenia zarządu o spełnieniu warunków do preferencji (oświadczenie WH-OSC). Zarząd odpowiada osobiście za prawdziwość tego oświadczenia. Druga – wystąpienie o opinię o stosowaniu preferencji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Opinia ważna jest 36 miesięcy i chroni płatnika przed sankcjami.

Brak opinii i brak oświadczenia przy wypłacie powyżej progu to scenariusz najwyższego ryzyka. Płatnik musi wtedy pobrać podatek według stawki krajowej. Odbiorca może następnie złożyć wniosek o zwrot WHT-R – procedura trwa do 6 miesięcy, a urząd może ją przedłużyć o kolejne 3 miesiące. Zamraża to środki finansowe i generuje koszty obsługi.

Integracja z odpowiedzialnością za zaległości podatkowe na gruncie Ordynacji podatkowej jest tu bezpośrednia. Jeśli spółka nie pobierze WHT lub pobierze go w zaniżonej wysokości, organ podatkowy może pociągnąć do odpowiedzialności osobistej członków zarządu – niezależnie od tego, czy spółka nadal działa.

Przedsiębiorcy korzystający z IP Box powinni pamiętać, że preferencja ta dotyczy opodatkowania dochodów w Polsce – nie zwalnia z obowiązku WHT przy wypłatach za granicę. Podobnie KSeF nie ma bezpośredniego wpływu na WHT, jednak błędy w dokumentacji fakturowej mogą utrudnić obronę przed KAS. Warto zadbać o spójność dokumentacji już teraz, zwłaszcza w kontekście wdrożenia JPK_CIT – szczegóły w materiale o JPK_CIT i przygotowaniu przed terminem.

Co zrobić natychmiast – lista kontrolna

Producent z Małopolski przeanalizował latem 2024 r. wszystkie płatności pasywne za poprzednie 24 miesiące. Odkrył, że trzy podmioty powiązane przekroczyły próg 2 000 000 zł – bez złożonych oświadczeń WH-OSC i bez opinii o stosowaniu preferencji. Korekta deklaracji i dobrowolna zapłata zaległości pozwoliły uniknąć wszczęcia postępowania karno-skarbowego.

Działania, które należy podjąć bez zwłoki:

  • Przegląd wszystkich płatności pasywnych za bieżący i poprzedni rok podatkowy – identyfikacja podmiotów, wobec których przekroczono lub zbliżono się do progu 2 000 000 zł.
  • Weryfikacja aktualności certyfikatów rezydencji – certyfikat wystawiony ponad 12 miesięcy temu wymaga odnowienia przed kolejną wypłatą.
  • Przeprowadzenie analizy beneficial owner dla każdego odbiorcy płatności – udokumentowanie substancji ekonomicznej i braku struktury pośredniczącej.
  • Złożenie wniosku o opinię o stosowaniu preferencji do naczelnika urzędu skarbowego – procedura trwa do 6 miesięcy, więc wniosek powinien trafić do urzędu przed kolejną dużą wypłatą.
  • Aktualizacja wewnętrznych procedur WHT i przeszkolenie działu finansowego z nowych wymogów dokumentacyjnych.

Doradca podatkowy Warszawa to nie tylko obsługa bieżących rozliczeń. Prawidłowe zarządzanie WHT wymaga skoordynowania polityki cen transferowych, dokumentacji beneficial owner i harmonogramu wypłat. Brak tej koordynacji to najczęstszy powód, dla którego kontrola KAS kończy się naliczeniem zaległości za kilka lat wstecz.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba podmiotów powiązanych, wolumen płatności, struktura właścicielska – decyduje o tym, która ścieżka ochrony jest dostępna. Zwlekanie z analizą zamyka drogę do złożenia oświadczenia WH-OSC lub uzyskania opinii przed kolejną wypłatą. To nieodwracalna utrata ochrony.

Jeśli Państwa spółka wypłaca należności licencyjne, odsetki lub dywidendy za granicę i nie ma pewności co do poprawności stosowanych preferencji WHT – przeprowadzimy przegląd dokumentacji, ocenimy ryzyko i przygotujemy wniosek o opinię o stosowaniu preferencji: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy certyfikat rezydencji wystarczy, żeby zastosować obniżoną stawkę WHT?

O: Certyfikat rezydencji to warunek konieczny, ale nie wystarczający. Płatnik musi dodatkowo zweryfikować status beneficial owner odbiorcy i – przy płatnościach powyżej 2 000 000 zł rocznie – złożyć oświadczenie WH-OSC lub uzyskać opinię o stosowaniu preferencji. Brak weryfikacji beneficial owner jest jednym z najczęstszych zarzutów w kontrolach KAS.

P: Jak długo trwa procedura zwrotu WHT po zastosowaniu mechanizmu pay and refund?

O: Urząd skarbowy ma 6 miesięcy na wydanie decyzji o zwrocie, licząc od dnia złożenia wniosku WHT-R. Termin może zostać przedłużony o kolejne 3 miesiące w przypadku wszczęcia postępowania wyjaśniającego. W praktyce oznacza to zamrożenie środków na okres od 6 do 9 miesięcy – co przy dużych kwotach generuje istotne koszty finansowania.

P: Czy opinia o stosowaniu preferencji chroni płatnika bezterminowo?

O: Opinia o stosowaniu preferencji jest ważna przez 36 miesięcy od daty wydania. Chroni płatnika, który zastosował preferencję zgodnie z jej treścią – nawet jeśli organ podatkowy zmieni później stanowisko. Ochrona odpada, jeśli stan faktyczny ulegnie zmianie lub jeśli płatnik podał nieprawdziwe informacje we wniosku.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do doradztwa podatkowego, w tym w zakresie podatku u źródła, cen transferowych, KSeF i kontroli KAS. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.