Podatek u źródła od płatności transgranicznych z Polski

Spółka technologiczna z Mazowsza odkryła problem dopiero podczas kontroli KAS. Przez trzy lata przelewała opłaty licencyjne do spółki matki w Niemczech, nie pobierając podatku u źródła. Kwota zaległości – wraz z odsetkami – przekroczyła 800 000 PLN. Całą sytuację można było uniknąć, gdyby procedura weryfikacji kontrahenta została wdrożona na początku współpracy.

Podatek u źródła (WHT – withholding tax) to podatek pobierany w Polsce od płatności transgranicznych, takich jak dywidendy, odsetki, należności licencyjne i wybrane usługi niematerialne. Płatnik – polska spółka – jest zobowiązana pobrać podatek i odprowadzić go do urzędu skarbowego. Stawka podstawowa wynosi 20% lub 19% w zależności od rodzaju płatności, choć umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mogą ją obniżyć lub wyłączyć.

W tym case study opisujemy anonimową sprawę klienta, który zgłosił się do nas po wszczęciu kontroli podatkowej. Pokazujemy, jak zbudowaliśmy strategię obrony, jak przebiegał proces i jakie wnioski można wyciągnąć dla każdej firmy realizującej płatności transgraniczne.

Jakie było tło sprawy i skąd wziął się problem z WHT?

Klient prowadził działalność w branży IT. Co miesiąc przelewał do Niemiec opłaty za korzystanie z oprogramowania – kwoty rzędu 50 000–80 000 EUR miesięcznie. Dział księgowy stosował zwolnienie z WHT, powołując się na polsko-niemiecką umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Problem polegał na tym, że nikt nie zebrał aktualnego certyfikatu rezydencji podatkowej odbiorcy ani nie przeprowadził weryfikacji rzeczywistego beneficjenta (beneficial owner).

Od 2019 roku obowiązuje w Polsce mechanizm pay and refund przy płatnościach przekraczających 2 000 000 PLN rocznie na rzecz jednego podmiotu. Powyżej tego progu płatnik jest obowiązany pobrać podatek według stawki krajowej, a odbiorca może następnie ubiegać się o zwrot. Klient nie stosował tego mechanizmu – i właśnie to stało się głównym zarzutem kontroli KAS.

Weryfikacja przez organ wykazała, że w ciągu trzech lat łączne płatności na rzecz spółki matki przekroczyły 7 200 000 EUR. Brak procedur dokumentacyjnych, brak certyfikatów rezydencji za część okresu i brak analizy beneficial owner – to trzy elementy, które złożyły się na pełną ekspozycję podatkową. Urząd skarbowy zakwestionował całość zastosowanych zwolnień.

Sprawa dotykała też kwestii cen transferowych. Opłaty licencyjne między podmiotami powiązanymi muszą odpowiadać warunkom rynkowym. Organ wszczął równoległe postępowanie w tym zakresie, co zwiększyło ryzyko dodatkowych korekt.

Jaka strategia obrony okazała się skuteczna?

Klient zgłosił się do nas w ciągu 14 dni od doręczenia protokołu kontroli – to był dobry znak. Mieliśmy czas na zebranie dokumentacji i przygotowanie odpowiedzi. Strategia opierała się na trzech filarach: odtworzeniu dokumentacji, zakwestionowaniu metodologii organu i negocjacji zakresu korekty.

Pierwszym krokiem było odtworzenie certyfikatów rezydencji za lata, w których dokumenty nie były archiwizowane. Skontaktowaliśmy się bezpośrednio z niemiecką spółką matką. W ciągu 30 dni uzyskaliśmy certyfikaty wystawione przez Bundeszentralamt für Steuern za wszystkie sporne okresy. To zamknęło część zarzutów dotyczących braku dokumentacji.

Drugim krokiem była analiza beneficial owner. Przygotowaliśmy szczegółowy memorandum wykazujący, że odbiorca płatności był rzeczywistym beneficjentem w rozumieniu polskich przepisów i Komentarza do Modelowej Konwencji OECD. Organ przyjął tę argumentację w odniesieniu do 80% zakwestionowanych płatności.

Trzecim elementem była kwestia mechanizmu pay and refund. Tutaj nie mieliśmy silnych argumentów formalnych – płatności faktycznie przekraczały próg 2 000 000 PLN. Wynegocjowaliśmy jednak rozłożenie zaległości na raty i ograniczenie odsetek dzięki złożeniu korekty deklaracji przed wydaniem decyzji wymiarowej. Ostateczna kwota do zapłaty wyniosła około 310 000 PLN – zamiast pierwotnie szacowanych 800 000 PLN.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem byłoby złożenie wniosku o opinię o stosowaniu preferencji (tzw. WH-WOP) jeszcze przed przekroczeniem progu. To narzędzie, które daje płatnikowi ochronę prawną przy stosowaniu obniżonej stawki lub zwolnienia.

Jak przebiega prawidłowa procedura WHT w praktyce?

Na podstawie tej sprawy opracowaliśmy dla klienta procedurę, którą wdrożyliśmy w jego dziale finansowym. Każda firma realizująca transgraniczne płatności powyżej 500 000 PLN rocznie na rzecz jednego podmiotu powinna mieć podobny schemat działania.

Procedura obejmuje cztery etapy. Pierwszy to identyfikacja płatności podlegających WHT – dywidendy, odsetki, należności licencyjne, opłaty za usługi niematerialne (doradztwo, zarządzanie, reklama). Drugi etap to weryfikacja odbiorcy: certyfikat rezydencji (ważny rok od daty wystawienia), analiza beneficial owner, sprawdzenie, czy odbiorca prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą. Trzeci etap to ustalenie właściwej stawki lub zwolnienia na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Czwarty – monitorowanie progu 2 000 000 PLN i, po jego przekroczeniu, stosowanie mechanizmu pay and refund lub złożenie wniosku WH-WOP.

• Certyfikat rezydencji podatkowej odbiorcy – aktualny na dzień płatności
• Analiza beneficial owner – pisemne uzasadnienie w dokumentacji
• Monitorowanie rocznego progu 2 000 000 PLN na rzecz jednego podmiotu
• Wniosek WH-WOP przed przekroczeniem progu – jeśli planowane płatności są wysokie
• Archiwizacja dokumentów przez 5 lat – zgodnie z Ordynacją podatkową

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – procedura WHT powinna być zintegrowana z systemem ERP. Każda płatność zagraniczna powinna automatycznie trafiać do kolejki weryfikacji. Jeśli Państwa firma wdraża właśnie KSeF lub przebudowuje procesy dokumentacyjne, to dobry moment, by włączyć do nich procedurę WHT. Integracja obu procesów obniża koszty wdrożenia.

Warto też pamiętać, że WHT dotyka nie tylko spółek operacyjnych. Jeśli rozważają Państwo strukturyzację majątku przez fundację rodzinną lub holding, kwestia opodatkowania przepływów między podmiotami – w tym podatku u źródła od dywidend – powinna być analizowana już na etapie projektowania struktury.

Jakie wnioski można zastosować w Państwa firmie?

Ta sprawa pokazuje, że podatek u źródła jest jednym z najczęściej niedoszacowanych ryzyk podatkowych w polskich spółkach z kapitałem zagranicznym lub z zagranicznymi dostawcami usług niematerialnych. Kontrola KAS w tym obszarze jest coraz bardziej precyzyjna – organy korzystają z danych z JPK_VAT, informacji z systemów wymiany danych między administracjami podatkowymi UE (DAC) oraz analizy cen transferowych.

Spółka z Mazowsza zapłaciła wysoką cenę za brak procedur. Analogiczna sprawa z sektora usług finansowych w Małopolsce – jesienią 2024 roku – zakończyła się decyzją wymiarową na poziomie 1 200 000 PLN, ponieważ klient zgłosił się zbyt późno i nie było możliwości odtworzenia dokumentacji beneficial owner. Różnica między obydwoma wynikami to przede wszystkim czas reakcji i jakość dokumentacji.

Trzy wnioski transferowalne dla każdej firmy realizującej płatności transgraniczne: po pierwsze, procedura dokumentacyjna musi istnieć zanim przekroczą Państwo próg 2 000 000 PLN – nie po. Po drugie, certyfikat rezydencji to warunek konieczny, ale niewystarczający – potrzebna jest też analiza beneficial owner. Po trzecie, wniosek WH-WOP daje realną ochronę prawną i powinien być standardowym narzędziem przy powtarzalnych płatnościach do podmiotów powiązanych.

Doradca podatkowy Warszawa lub Kraków może przeprowadzić szybki audyt WHT – zazwyczaj w ciągu 5–10 dni roboczych – który identyfikuje ekspozycję i wskazuje działania naprawcze. Koszt takiego audytu jest wielokrotnie niższy niż potencjalna zaległość podatkowa z odsetkami.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanego przypadku – inna jurysdykcja odbiorcy, inny rodzaj płatności, inny próg. Każda z tych zmiennych wpływa na właściwe podejście. Brak weryfikacji dziś może oznaczać nieodwracalne konsekwencje w postaci decyzji wymiarowej za zamknięte już lata podatkowe.

Jeśli Państwa spółka realizuje płatności transgraniczne przekraczające 500 000 PLN rocznie i nie ma wdrożonej procedury WHT – przeprowadzimy audyt ekspozycji, zidentyfikujemy braki dokumentacyjne i przygotujemy procedurę weryfikacji: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy certyfikat rezydencji podatkowej wystarczy, żeby zastosować obniżoną stawkę WHT?

O: Certyfikat rezydencji to warunek konieczny, ale niewystarczający. Od 2019 roku polska ustawa o CIT wymaga dodatkowo weryfikacji, czy odbiorca płatności jest jej rzeczywistym beneficjentem. Brak analizy beneficial owner może skutkować zakwestionowaniem zastosowanego zwolnienia lub obniżonej stawki przez organ podatkowy, nawet jeśli certyfikat rezydencji był aktualny na dzień płatności.

P: Kiedy należy złożyć wniosek WH-WOP i ile kosztuje ta procedura?

O: Wniosek o wydanie opinii o stosowaniu preferencji (WH-WOP) należy złożyć przed przekroczeniem progu 2 000 000 PLN rocznych płatności na rzecz jednego podmiotu – lub gdy planowane płatności zbliżają się do tego poziomu. Opłata od wniosku wynosi 2 000 PLN. Organ ma 6 miesięcy na wydanie opinii, a uzyskana opinia chroni płatnika przed odpowiedzialnością za niepobrane WHT przez okres jej obowiązywania.

P: Czy podatek u źródła dotyczy tylko dywidend i odsetek, czy też innych płatności?

O: Podatek u źródła w Polsce obejmuje szerszy katalog płatności. Oprócz dywidend i odsetek dotyczy należności licencyjnych, opłat za użytkowanie urządzeń przemysłowych, wynagrodzenia za usługi doradcze, zarządcze, reklamowe, przetwarzanie danych i usługi prawne. Stawka krajowa dla należności licencyjnych i usług niematerialnych wynosi 20%, dla dywidend i odsetek – 19%. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mogą te stawki obniżyć, jednak wymagana jest dokumentacja potwierdzająca prawo do preferencji.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do podatku u źródła, cen transferowych, kontroli KAS i strukturyzacji transgranicznych przepływów finansowych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.