Firma z Trójmiasta odkryła w marcu 2022 roku, że jej kontrahent z siedzibą w Moskwie figuruje na liście sankcyjnej. Płatności już wyszły. Towar był w drodze. Zarząd miał 72 godziny na decyzję – i żadnej procedury, do której mógłby sięgnąć.

Polska ustawa z 15 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę nakłada na przedsiębiorców trzy główne obowiązki: weryfikację kontrahentów na listach sankcyjnych, zamrożenie aktywów wskazanych podmiotów oraz zgłoszenie informacji do właściwych organów. Naruszenie tych obowiązków grozi karą pieniężną do 20 milionów złotych, a w przypadku osób fizycznych – karą pozbawienia wolności do lat 3. Ustawa weszła w życie 16 kwietnia 2022 roku i obowiązuje równolegle z unijnymi rozporządzeniami sankcyjnymi.

Ten przewodnik wyjaśnia krok po kroku, jak wdrożyć procedury compliance sankcyjnego, jakie kary grożą za naruszenia i jak bronić się przed odpowiedzialnością. Omawia trzy scenariusze biznesowe: producenta z sektora przemysłowego, firmę IT oraz zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek polski.

Na czym polega polska ustawa sankcyjna i kogo dotyczy?

Polska ustawa sankcyjna z 2022 roku stanowi krajowy instrument uzupełniający unijne rozporządzenia sankcyjne, w szczególności rozporządzenie Rady (UE) nr 833/2014. Jej podstawowym celem jest zamrożenie aktywów i zasobów gospodarczych podmiotów wpisanych na polską listę sankcyjną. Lista ta jest prowadzona przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych i publikowana w Biuletynie Informacji Publicznej. Wpis na listę następuje na podstawie decyzji administracyjnej.

Ustawa obejmuje szeroki krąg podmiotów zobowiązanych. Dotyczy przedsiębiorców, instytucji finansowych, organów administracji publicznej – każdego, kto może wejść w relację gospodarczą z podmiotem sankcjonowanym. W praktyce oznacza to, że weryfikacja powinna objąć nie tylko bezpośrednich kontrahentów, ale też ich beneficjentów rzeczywistych ujawnionych w CRBR. Firmy z sektora energetycznego, zbrojeniowego i technologicznego są narażone na największe ryzyko.

Warto odróżnić polską listę sankcyjną od unijnych list SDN i OFAC. Podmiot nieobecny na liście unijnej może figurować na liście polskiej – i odwrotnie. Obowiązek weryfikacji dotyczy obu źródeł jednocześnie. Zaniedbanie któregokolwiek z nich nie zwalnia z odpowiedzialności. Termin na zgłoszenie faktu zamrożenia aktywów wynosi niezwłocznie, nie później niż 7 dni roboczych od powzięcia informacji.

Polska ustawa sankcyjna wpisuje się w szerszy system sporów regulacyjnych i compliance, w którym biegli sądowi w polskim postępowaniu odgrywają rosnącą rolę przy ocenie szkód wynikłych z błędów weryfikacyjnych.

Jakie obowiązki nakłada ustawa sankcyjna na przedsiębiorców?

Ustawa nakłada cztery główne obowiązki proceduralne. Pierwszym jest weryfikacja – przedsiębiorca musi sprawdzić, czy kontrahent lub jego beneficjent rzeczywisty figuruje na liście sankcyjnej przed zawarciem umowy i cyklicznie w trakcie trwania współpracy. Drugi obowiązek to zamrożenie aktywów – natychmiastowe wstrzymanie wszelkich transakcji z podmiotem wpisanym na listę. Trzeci to zgłoszenie do właściwego organu (Szefa ABW lub ministra spraw wewnętrznych) w terminie 7 dni roboczych. Czwarty obowiązek to dokumentacja – prowadzenie rejestru przeprowadzonych weryfikacji.

Dla firm z sektora IT obowiązek weryfikacji jest szczególnie złożony. Licencje na oprogramowanie, subskrypcje SaaS, dostęp do API – każda z tych relacji może stanowić „zasoby gospodarcze" w rozumieniu ustawy. Firma technologiczna z Poznania zidentyfikowała latem 2023 roku, że jeden z jej klientów korporacyjnych był powiązany z podmiotem z listy sankcyjnej – przez holdingową strukturę zarejestrowaną na Cyprze. Konieczność zawieszenia umowy i zgłoszenia sprawy do ABW pochłonęła 3 tygodnie pracy prawników.

Producent przemysłowy z Górnego Śląska staje przed nieco innym wyzwaniem. Łańcuch dostaw może obejmować dziesiątki podmiotów. Obowiązek weryfikacji nie ogranicza się do bezpośredniego dostawcy – sięga głębiej, jeżeli przedsiębiorca ma uzasadnione powody, by podejrzewać powiązania sankcyjne. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie automatycznej weryfikacji w systemie ERP, a nie jednorazowe sprawdzenie przy podpisaniu umowy.

  • Weryfikacja kontrahenta i jego beneficjentów rzeczywistych (CRBR) przed każdą transakcją
  • Natychmiastowe zamrożenie aktywów po identyfikacji podmiotu sankcjonowanego
  • Zgłoszenie do ABW lub ministra spraw wewnętrznych w ciągu 7 dni roboczych
  • Prowadzenie rejestru weryfikacji z datami i wynikami sprawdzeń
  • Cykliczne przeglądy bazy kontrahentów – rekomendowane co 30 dni

Jakie kary grożą za naruszenie ustawy sankcyjnej?

Polska ustawa sankcyjna przewiduje kary pieniężne do 20 milionów złotych dla podmiotów, które naruszą zakaz transakcji z osobami lub podmiotami wpisanymi na listę. Odpowiedzialność karna grozi osobom fizycznym – zarządom, prokurentom, pełnomocnikom – którzy działali umyślnie lub dopuścili się rażącego niedbalstwa. Kara pozbawienia wolności wynosi do 3 lat. Obok sankcji karnych i administracyjnych ustawa przewiduje wykluczenie z zamówień publicznych – i właśnie ten skutek bywa najbardziej dotkliwy dla firm uzależnionych od przetargów.

Wykluczenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje z mocy prawa. Zamawiający nie ma w tym zakresie uznania. Jeżeli wykonawca figuruje na liście sankcyjnej lub jest z takim podmiotem powiązany, zamawiający odrzuca ofertę. Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) przysługuje w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego. Termin jest prekluzyjny – jego przekroczenie zamyka drogę do ochrony procesowej.

Dla zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek polski ryzyko sankcyjne ma dodatkowy wymiar. Inwestor spoza UE musi uwzględnić, że polskie organy mogą nałożyć kary niezależnie od sankcji jego państwa macierzystego. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – odpowiedzialność jest solidarna: zarówno spółka polska, jak i jej zagraniczny wspólnik mogą ponieść konsekwencje tej samej transakcji.

W kontekście sporów sankcyjnych zabezpieczenie roszczeń na podstawie art. 730 k.p.c. jest dostępne, jeżeli roszczenie jest uprawdopodobnione i istnieje interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia. Instrument ten bywa stosowany przez wierzycieli, których należności zostały zamrożone wskutek błędnej kwalifikacji kontrahenta.

Jak wdrożyć procedury compliance sankcyjnego – krok po kroku?

Skuteczny program compliance sankcyjnego składa się z pięciu etapów. Pierwszy to mapowanie ryzyka – identyfikacja wszystkich relacji handlowych, finansowych i kapitałowych, które mogą podlegać regulacji. Drugi to budowa procedur weryfikacyjnych – wdrożenie narzędzi do automatycznej kontroli list sankcyjnych (minimum: konsolidowana lista UE, polska lista, lista OFAC). Trzeci etap to szkolenie pracowników – nie tylko działu prawnego, ale też sprzedaży, zakupów i finansów. Czwarty to ustanowienie ścieżki eskalacji – jasna procedura, kto decyduje i w jakim czasie. Piąty to audyt i dokumentacja – cykliczny przegląd skuteczności systemu.

Termin wdrożenia pełnego programu compliance w firmie zatrudniającej powyżej 100 osób wynosi typowo od 6 do 12 tygodni. Koszt zewnętrznego wsparcia prawnego zależy od złożoności struktury – dla spółek z prostym łańcuchem dostaw szacuje się go na kilkanaście tysięcy złotych, dla grup kapitałowych z ekspozycją zagraniczną wielokrotnie więcej.

Zagraniczny inwestor rozważający wejście na rynek polski powinien przeprowadzić due diligence sankcyjne przed zamknięciem transakcji. Standardowe due diligence prawne często pomija weryfikację pod kątem polskiej listy sankcyjnej – skupia się wyłącznie na listach unijnych. To błąd, który może mieć nieodwracalne konsekwencje po sfinalizowaniu umowy. Więcej o procesach związanych z zatrudnianiem pracowników w kontekście inwestycji zagranicznych można znaleźć w analizie zezwoleń na pracę typ A/E.

W sporach wynikających z błędnej weryfikacji sankcyjnej strony coraz częściej sięgają po arbitraż jako alternatywę dla postępowania przed sądem powszechnym. Zapis na sąd polubowny musi spełniać wymogi art. 1154 k.p.c. – forma pisemna jest warunkiem jego ważności. Arbitraż pozwala zachować poufność i skrócić czas rozstrzygnięcia.

Często zadawane pytania

P: Czy polska lista sankcyjna różni się od unijnych list i jak to wpływa na obowiązek weryfikacji?

O: Polska lista sankcyjna jest prowadzona na podstawie krajowej ustawy z 15 kwietnia 2022 roku i może obejmować podmioty nieujęte na listach unijnych. Obowiązek weryfikacji dotyczy obu źródeł łącznie. Przedsiębiorca, który sprawdził wyłącznie listy unijne, nie może powoływać się na brak wiedzy o polskiej liście. Weryfikację należy przeprowadzać zarówno przed zawarciem umowy, jak i cyklicznie w trakcie jej trwania – rekomendowany interwał to 30 dni.

P: Ile kosztuje wdrożenie programu compliance sankcyjnego i jak długo trwa?

O: Koszt i czas wdrożenia zależą od wielkości i struktury firmy. Dla małych i średnich przedsiębiorców z prostym łańcuchem dostaw pełne wdrożenie zajmuje 4 do 8 tygodni. Koszt zewnętrznego wsparcia prawnego wynosi zwykle od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Duże grupy kapitałowe z ekspozycją na rynki wschodnie powinny zarezerwować budżet wielokrotnie wyższy i czas do 6 miesięcy. Brak programu compliance nie jest okolicznością łagodzącą – organy oczekują, że procedury istniały przed naruszeniem, a nie powstały po fakcie.

P: Czy spółka może uniknąć kary, jeśli transakcja z podmiotem sankcjonowanym została zawarta przed wpisem na listę?

O: Ustawa sankcyjna przewiduje obowiązek natychmiastowego zamrożenia aktywów z chwilą powzięcia informacji o wpisie, niezależnie od daty zawarcia umowy. Kontynuowanie wykonania umowy po wpisie kontrahenta na listę stanowi naruszenie. Spółka może jednak ograniczyć odpowiedzialność, jeżeli niezwłocznie zgłosiła fakt do właściwego organu i zaprzestała świadczeń. Udokumentowana dobra wiara i szybka reakcja są brane pod uwagę przez organy przy wymierzaniu kary, choć nie wyłączają jej automatycznie.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy istniejące procedury weryfikacyjne są wystarczające wobec aktualnego kształtu polskiej listy sankcyjnej. Brak udokumentowanej weryfikacji może mieć nieodwracalne konsekwencje – od kary pieniężnej do wykluczenia z zamówień publicznych.

Jeśli Państwa spółka prowadzi relacje handlowe z podmiotami z rynków wschodnich lub nie posiada udokumentowanego programu compliance sankcyjnego – przeprowadzimy weryfikację ryzyka, opracujemy procedury i przygotujemy dokumentację dla organów: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i prawa sankcyjnego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.