Firma handlowa z Mazowsza odkrywa w marcu 2022 roku, że jej kontrahent figuruje na liście sankcyjnej. Płatność już wyszła. Umowa jest podpisana. Co teraz? Ustawa z 15 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę – zwana powszechnie polską ustawą sankcyjną – nakłada na przedsiębiorców obowiązki, o których wielu dowiedziało się dopiero przy pierwszej kontroli.

Polska ustawa sankcyjna z 2022 roku wprowadza zamrożenie aktywów, zakaz udostępniania środków i wykluczenie z zamówień publicznych wobec podmiotów wpisanych na krajową listę sankcyjną. Podstawą prawną jest ustawa z 15 kwietnia 2022 r., uzupełniająca unijne rozporządzenia sankcyjne. Naruszenie zakazu grozi karą pieniężną do 20 000 000 zł oraz odpowiedzialnością karną do 10 lat pozbawienia wolności.

Poniższy przewodnik opisuje krok po kroku: kto podlega obowiązkom, jak sprawdzić listę sankcyjną, jakie działania trzeba podjąć w ciągu pierwszych 48 godzin, jakie kary grożą za zaniechanie i jak uniknąć najczęstszych błędów. Omawiamy też trzy scenariusze biznesowe – producenta, firmę IT i zagranicznego inwestora – oraz podpowiadamy, kiedy sięgnąć po zabezpieczenie roszczeń lub arbitraż.

Kto i dlaczego podlega polskiej ustawie sankcyjnej?

Polska ustawa sankcyjna obejmuje każdego, kto prowadzi działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dotyczy to zarówno polskich spółek i osób fizycznych, jak i oddziałów zagranicznych przedsiębiorców. Zakres podmiotowy jest szerszy, niż się wydaje na pierwszy rzut oka – obowiązki dotyczą nie tylko banków i instytucji finansowych, ale każdego przedsiębiorcy zawierającego umowy handlowe.

Lista sankcyjna jest prowadzona przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych i publikowana w Biuletynie Informacji Publicznej. Wpis na listę następuje w drodze decyzji administracyjnej. Podmiot wpisany podlega natychmiast zamrożeniu aktywów i zakazowi udostępniania środków finansowych. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – obowiązek weryfikacji kontrahenta spoczywa na przedsiębiorcy, a nie na organie.

Polska lista sankcyjna funkcjonuje równolegle do unijnych list prowadzonych przez Radę UE. Obie listy obowiązują jednocześnie. Przedsiębiorca musi sprawdzać każdą z nich osobno. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) koordynuje krajową implementację, a Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) uczestniczy w egzekwowaniu przepisów wobec podmiotów gospodarczych.

Trzy kategorie podmiotów są szczególnie narażone na ryzyko naruszenia:

  • przedsiębiorcy handlujący z podmiotami z Rosji, Białorusi i terytoriów okupowanych Ukrainy
  • spółki z udziałem kapitałowym osób lub firm objętych sankcjami
  • wykonawcy zamówień publicznych weryfikowani przez KIO i zamawiających

Jak działa procedura wpisu na listę i jakie są pierwsze obowiązki?

Procedura wpisu na krajową listę sankcyjną przebiega w trybie administracyjnym. Minister właściwy do spraw wewnętrznych wydaje decyzję o wpisie na podstawie informacji od służb specjalnych, KAS lub organów ścigania. Wpis jest skuteczny z chwilą publikacji w BIP – bez uprzedniego zawiadomienia wpisywanego podmiotu. Odwołanie od decyzji przysługuje do sądu administracyjnego, jednak nie wstrzymuje skutków wpisu.

Przedsiębiorca, który stwierdzi, że jego kontrahent trafił na listę, ma obowiązek działać natychmiast. Pierwsze 48 godzin są decydujące. Brak reakcji oznacza ryzyko naruszenia zakazu udostępniania środków – nawet jeśli płatność była zaplanowana tygodnie wcześniej.

Krok po kroku – co zrobić po wykryciu wpisu:

  • Wstrzymać wszelkie płatności i dostawy do podmiotu sankcjonowanego
  • Zablokować dostęp do aktywów, które mogłyby trafić do tego podmiotu
  • Zgłosić sytuację do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) – instytucja zobowiązana musi to zrobić niezwłocznie
  • Uzyskać potwierdzenie prawne, czy zawarta umowa może być kontynuowana w jakimkolwiek zakresie
  • Udokumentować wszystkie podjęte działania na potrzeby ewentualnej kontroli KAS

W praktyce wiele firm popełnia błąd, czekając na wyjaśnienia od kontrahenta. Tymczasem ustawa nie przewiduje „okresu dostosowawczego" po wpisie. Termin na podjęcie działań jest natychmiastowy.

Firma budowlana z Podkarpacia – wiosna 2023 roku – wstrzymała projekt o wartości ok. 8 mln zł po tym, jak podwykonawca trafił na listę sankcyjną. Dzięki szybkiej reakcji i udokumentowaniu działań uniknęła kary administracyjnej. Umowę rozwiązano w trybie natychmiastowym, a spór o wynagrodzenie skierowano do arbitrażu.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wprowadzenie stałego monitoringu list sankcyjnych jako elementu procedur compliance – zamiast reagowania post factum.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać natychmiastowej analizy umów i zablokowania płatności. Niepodjęcie działań w ciągu pierwszych 48 godzin od wykrycia wpisu może mieć nieodwracalne skutki finansowe i prawne.

Jeśli Państwa spółka zawarła umowę z podmiotem, który trafił na listę sankcyjną – przeprowadzimy pilny przegląd umów, ocenimy ryzyko naruszenia i wskażemy konkretne kroki: info@kordeckipartners.com.

Jakie kary grożą za naruszenie polskiej ustawy sankcyjnej?

System kar w polskiej ustawie sankcyjnej jest dwutorowy: administracyjny i karny. Oba tory mogą być stosowane równocześnie wobec tego samego podmiotu i tych samych osób fizycznych. To istotna różnica w stosunku do wcześniejszych regulacji – odpowiedzialność osobista zarządu jest tu realna, nie tylko teoretyczna.

Na gruncie administracyjnym organ może nałożyć karę pieniężną do 20 000 000 zł. Wysokość kary zależy od wagi naruszenia, czasu jego trwania i skali korzyści osiągniętej przez naruszyciela. Decyzję wydaje minister właściwy do spraw wewnętrznych. Od decyzji przysługuje odwołanie, a następnie skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) i Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA).

Odpowiedzialność karna jest jeszcze poważniejsza. Umyślne naruszenie zakazu udostępniania środków lub zamrożenia aktywów zagrożone jest karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 10 lat. Odpowiada osoba fizyczna, która faktycznie podjęła lub autoryzowała działanie naruszające zakaz – w tym członek zarządu spółki.

Warto zwrócić uwagę na trzy typowe scenariusze naruszeń:

  • Realizacja przelewu na rzecz podmiotu sankcjonowanego po dacie wpisu na listę
  • Kontynuowanie dostaw towarów lub usług bez uzyskania licencji derogacyjnej
  • Nieujawnienie informacji o zamrożonych aktywach organom kontrolnym

Firma IT z Trójmiasta – jesień 2023 roku – otrzymała decyzję o nałożeniu kary 1,2 mln zł za kontynuowanie umowy SaaS z podmiotem wpisanym na unijną listę sankcyjną. Spółka twierdziła, że usługa ma charakter czysto techniczny. Organ uznał to za niewystarczające uzasadnienie. Sprawa trafiła do WSA.

Polska ustawa sankcyjna przewiduje też wykluczenie z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawca, wobec którego zastosowano sankcje lub który świadomie współpracuje z podmiotem sankcjonowanym, jest wykluczany przez zamawiającego. Odwołanie od wykluczenia rozpoznaje KIO w terminie 10 dni od daty przesłania informacji o czynności zamawiającego – zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych.

Jak uniknąć błędów – procedura compliance krok po kroku?

Skuteczny compliance sankcyjny opiera się na trzech filarach: weryfikacji przed zawarciem umowy, monitoringu w trakcie jej trwania i procedurze reagowania po wykryciu wpisu. Brak choćby jednego z tych elementów tworzy lukę, którą organ kontrolny może uznać za zaniedbanie uzasadniające karę.

Weryfikacja przed zawarciem umowy powinna obejmować sprawdzenie kontrahenta na liście krajowej (BIP MSWiA) oraz na listach unijnych prowadzonych przez Radę UE. Dla podmiotów z Rosji i Białorusi – sprawdzenie struktury własnościowej do poziomu beneficjenta rzeczywistego. Rejestr CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) jest pomocnym narzędziem, ale nie zastępuje analizy prawnej.

Trzy scenariusze biznesowe pokazują, gdzie ryzyko jest największe:

Producent z Małopolski eksportujący maszyny do krajów trzecich musi sprawdzić, czy finalny odbiorca towaru nie jest podmiotem sankcjonowanym – nawet jeśli bezpośredni kontrahent jest firmą z UE. Reeksport do Rosji przez pośrednika jest naruszeniem sankcji unijnych i polskich.

Firma IT świadcząca usługi chmurowe dla klientów z różnych krajów powinna zweryfikować, czy żaden z użytkowników końcowych nie figuruje na liście. Umowy SaaS z podmiotami rosyjskimi lub białoruskimi są objęte zakazem – bez wyjątku dla usług „technicznych".

Zagraniczny inwestor wchodzący na rynek polski z kapitałem z krajów trzecich powinien uzyskać opinię prawną w zakresie sankcji przed pierwszą transakcją. Dla inwestora z kraju objętego sankcjami – nawet pośrednio – kwestia zabezpieczenia roszczeń i arbitrażu staje się priorytetem już na etapie negocjacji.

Checklist – co przygotować przed zawarciem umowy z nowym kontrahentem:

  • Wydruk z listy sankcyjnej BIP MSWiA z datą weryfikacji
  • Wydruk z unijnej skonsolidowanej listy sankcyjnej z datą weryfikacji
  • Dokumentacja struktury własnościowej kontrahenta (do poziomu beneficjenta rzeczywistego)
  • Klauzula sankcyjna w umowie z prawem do natychmiastowego rozwiązania
  • Procedura wewnętrzna wskazująca osobę odpowiedzialną za monitoring list

Zabezpieczenie roszczeń (art. 730 k.p.c.) jest dostępne w sytuacji, gdy kontrahent – po wpisie na listę sankcyjną – próbuje wyprowadzić majątek. Wniosek o zabezpieczenie można złożyć przed wszczęciem postępowania głównego, jeśli uprawdopodobniono roszczenie i wykazano interes prawny. W sprawach sankcyjnych z elementem transgranicznym warto rozważyć zapis na sąd polubowny (art. 1154 k.p.c.) – wymaga on formy pisemnej i precyzyjnie określonego zakresu sporu.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie jeśli zawiera element transgraniczny lub dotyczy zamówień publicznych – wymaga oceny prawnej uwzględniającej zarówno polskie, jak i unijne przepisy sankcyjne. Brak wdrożonej procedury compliance może zamknąć drogę do obrony przed karą administracyjną.

Jeśli Państwa spółka nie posiada jeszcze procedury weryfikacji sankcyjnej lub stoi przed decyzją o kontynuowaniu umowy z kontrahentem z listy – przeprowadzimy przegląd compliance, ocenimy ryzyko i przygotujemy klauzule sankcyjne do Państwa wzorców umownych: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polska lista sankcyjna pokrywa się z listą unijną i czy wystarczy sprawdzać tylko jedną z nich?

O: Nie – obie listy są odrębne i mogą zawierać różne podmioty. Polska lista sankcyjna prowadzona przez MSWiA obejmuje podmioty wskazane przez polskie organy, natomiast unijna skonsolidowana lista jest publikowana przez Radę UE. Przedsiębiorca musi weryfikować obie listy niezależnie. Sprawdzenie wyłącznie jednej z nich nie zwalnia z odpowiedzialności za naruszenie drugiej.

P: Ile czasu ma przedsiębiorca na dostosowanie się po wpisaniu kontrahenta na listę sankcyjną?

O: Ustawa sankcyjna nie przewiduje żadnego okresu przejściowego. Zakazy stają się skuteczne z chwilą publikacji wpisu w BIP. Oznacza to, że płatność zrealizowana nawet dzień po publikacji może stanowić naruszenie. W praktyce zalecamy wdrożenie automatycznego monitoringu list, który umożliwia reakcję w ciągu kilku godzin od pojawienia się nowego wpisu.

P: Czy spór z podmiotem sankcjonowanym można skierować do arbitrażu?

O: Tak, pod warunkiem że zapis na sąd polubowny spełnia wymogi artykułu 1154 Kodeksu postępowania cywilnego – musi być zawarty w formie pisemnej i precyzyjnie określać zakres sporu. Arbitraż może być skutecznym narzędziem dochodzenia roszczeń wobec podmiotu sankcjonowanego, jednak wykonanie wyroku arbitrażowego może być utrudnione ze względu na zamrożenie aktywów. W takich przypadkach warto równolegle rozważyć mediację w sporach gospodarczych jako szybszą ścieżkę ugodową.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i compliance sankcyjnego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autor: Weronika Kasprzak specjalizuje się w sporach sądowych, arbitrażu i prawie sankcyjnym.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.