Projekt budowlany w Polsce wchodzi w fazę krytyczną. Generalny wykonawca składa roszczenie o przedłużenie czasu i dodatkowe wynagrodzenie. Inwestor kwestionuje każdą pozycję. Inżynier kontraktu milczy lub wydaje decyzję, którą żadna ze stron nie akceptuje. Zegar tyka – a kontrakt FIDIC przewiduje ścisłe terminy, których przekroczenie zamyka drogę do dalszych roszczeń.

Spory FIDIC w Polsce rozwiązuje się w czterech etapach: decyzja Inżyniera, negocjacje polubowne, Dispute Adjudication Board (DAB) lub Dispute Avoidance/Adjudication Board (DAAB), a wreszcie arbitraż lub postępowanie sądowe. Każdy etap rządzi się odrębnymi terminami – od 28 dni na powiadomienie o roszczeniu do 84 dni na decyzję DAB. Nieznajomość tych terminów oznacza utratę roszczenia w sposób nieodwracalny.

Niniejszy przewodnik prowadzi krok po kroku przez cały mechanizm rozwiązywania sporów FIDIC w polskich realiach. Omawia procedury, terminy, koszty i trzy scenariusze biznesowe – dla wykonawcy, inwestora oraz zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek nieruchomości w Polsce.

Jak działa system rozwiązywania sporów w kontraktach FIDIC?

System FIDIC opiera się na wieloetapowej eskalacji. Każdy etap jest warunkiem koniecznym przejścia do kolejnego. Pominięcie etapu – nawet przez błąd proceduralny – może skutkować uznaniem roszczenia za niedopuszczalne. To nie teoria: polskie sądy i trybunały arbitrażowe wielokrotnie oddalały roszczenia właśnie z powodu niezachowania procedury.

Pierwszym etapem jest decyzja Inżyniera kontraktu (klauzula 3.5 Czerwonej Książki FIDIC). Inżynier ma obowiązek działać bezstronnie między stronami. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – Inżynier jest zatrudniany przez inwestora i jego bezstronność bywa iluzoryczna. Decyzja Inżyniera powinna zapaść w rozsądnym czasie, który strony zwykle określają w umowie na 28–56 dni.

Jeśli strona nie akceptuje decyzji Inżyniera, ma 28 dni na przekazanie sporu do DAB lub DAAB. Termin ten biegnie od dnia otrzymania decyzji. Przekroczenie go zamyka drogę do adjudykacji. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy Inżynier w ogóle nie wydał decyzji – wtedy termin biegnie od upływu rozsądnego czasu na jej wydanie.

W polskich kontraktach publicznych (GDDKiA, PKP PLK, Wody Polskie) stosuje się najczęściej Czerwoną Książkę FIDIC 1999 lub jej lokalne adaptacje. Kontrakty prywatne sięgają też po Żółtą i Srebrną Książkę. Każda z wersji zawiera nieco inne mechanizmy – dlatego pierwszym krokiem jest zawsze dokładna analiza treści konkretnej umowy, a nie ogólna znajomość standardu FIDIC.

Instytucje takie jak Sąd Arbitrażowy przy KIG (Krajowej Izbie Gospodarczej), Sąd Arbitrażowy Lewiatan czy Sąd Polubowny przy PKP PLK coraz częściej rozpatrują spory budowlane oparte na kontraktach FIDIC. Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) jest właściwa wyłącznie dla sporów z zakresu zamówień publicznych, nie dla roszczeń materialnoprawnych z kontraktu.

Jakie terminy i procedury obowiązują przy roszczeniach FIDIC?

Terminy w kontraktach FIDIC są bezwzględne. Klauzula 20.1 Czerwonej Książki FIDIC 1999 (odpowiednio klauzula 20.2 w edycji 2017) wymaga powiadomienia o roszczeniu w ciągu 28 dni od momentu, gdy wykonawca dowiedział się o zdarzeniu powodującym roszczenie lub powinien był się o nim dowiedzieć. Brak powiadomienia w terminie oznacza utratę prawa do dodatkowego wynagrodzenia i przedłużenia czasu – nieodwracalnie.

Po powiadomieniu wykonawca ma obowiązek prowadzić współczesną dokumentację (contemporary records). Inżynier może ją weryfikować na bieżąco. Następnie, w terminie 42 dni od zdarzenia (lub dłuższym, uzgodnionym z Inżynierem), wykonawca składa szczegółowe roszczenie z uzasadnieniem i obliczeniem kwoty. To dokument procesowy – jego jakość przesądza o wyniku sporu.

Inżynier wydaje decyzję w uzgodnionym terminie, najczęściej 28 dni. Jeśli strona nie zgadza się z decyzją, kieruje spór do DAB. DAB ma 84 dni na wydanie decyzji (z możliwością przedłużenia za zgodą stron). Decyzja DAB jest wiążąca i natychmiast wykonalna – nawet jeśli strona złożyła zastrzeżenia (Notice of Dissatisfaction) w ciągu 28 dni. To tzw. „pay now, argue later" – mechanizm znany z prawa budowlanego Anglii i Walii.

Firma z sektora infrastruktury drogowej z Mazowsza złożyła w jesieni 2023 r. roszczenie o zwrot kosztów przestoju spowodowanego zmianą projektu. Roszczenie opiewało na około 4,5 mln PLN. DAB przyznał 2,8 mln PLN w ciągu 70 dni. Inwestor złożył zastrzeżenia, ale był zobowiązany zapłacić natychmiast – i zapłacił. Spór trafił następnie do arbitrażu, który potwierdził decyzję DAB.

Poniżej kluczowe terminy proceduralne w skrócie:

  • 28 dni – powiadomienie o roszczeniu (klauzula 20.1/20.2)
  • 42 dni – złożenie szczegółowego roszczenia
  • 28–56 dni – decyzja Inżyniera kontraktu
  • 84 dni – decyzja DAB/DAAB (z możliwością przedłużenia)
  • 28 dni – złożenie Notice of Dissatisfaction od decyzji DAB

Aby otrzymać ocenę terminowości zgłoszonych roszczeń, napisz do info@kordeckipartners.com. Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać działania w ciągu kilku dni – zwłoka zamyka drogę do odzyskania środków w sposób nieodwracalny.

Jeśli Państwa kontrakt FIDIC obejmuje roszczenia przekraczające 1 mln PLN i zbliżają się terminy proceduralne – przeprowadzimy analizę dokumentacji i przygotujemy powiadomienie: info@kordeckipartners.com.

Czym różni się DAB od arbitrażu i kiedy warto wybrać każdą ścieżkę?

DAB (Dispute Adjudication Board) to panel jednego lub trzech adjudykatorów, powołanych przez strony – najlepiej na początku kontraktu, nie dopiero w chwili sporu. Adjudykator musi być niezależny od obu stron i posiadać specjalistyczną wiedzę techniczną lub prawną. W kontraktach powyżej określonego progu FIDIC zaleca trzyosobowy panel. Koszty DAB ponoszą strony po połowie, niezależnie od wyniku.

Adjudykacja jest szybka. Decyzja w 84 dni to standard. Arbitraż w Polsce – przed Sądem Arbitrażowym przy KIG lub w arbitrażu ad hoc – trwa zwykle 18–36 miesięcy. Postępowanie sądowe przed polskim sądem powszechnym (Sąd Okręgowy jako pierwsza instancja dla spraw powyżej 75 000 PLN) może trwać 3–5 lat. Opłata sądowa wynosi 5% wartości przedmiotu sporu zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Adjudykacja ma jednak ograniczenia. Decyzja DAB nie jest wyrokiem sądowym ani arbitrażowym. Jej egzekucja w Polsce wymaga odrębnego postępowania. Jeśli dłużnik odmawia dobrowolnej zapłaty, wierzyciel musi wytoczyć powództwo o zapłatę – co zajmuje czas. Dlatego w praktyce decyzja DAB często staje się podstawą do ugody, a nie do egzekucji komorniczej.

Arbitraż daje wyrok o mocy wyroku sądu powszechnego. Na podstawie art. 1154 k.p.c. zapis na sąd polubowny musi być zawarty na piśmie. Wyrok arbitrażowy podlega uznaniu i wykonaniu przez sąd powszechny. W sporach transgranicznych – np. gdy inwestorem jest spółka z UE – zastosowanie ma rozporządzenie Bruksela I bis, zapewniające automatyczne uznanie wyroku w innych państwach członkowskich bez potrzeby exequatur.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem dla dużych kontraktów infrastrukturalnych jest powołanie DAAB (edycja 2017) na początku projektu. DAAB może wówczas pełnić funkcję prewencyjną – wydawać nieformalne opinie jeszcze przed eskalacją sporu. To redukuje ryzyko kosztownego arbitrażu.

Jakie błędy najczęściej kosztują strony kontraktu FIDIC?

Najczęstszy błąd to spóźnione powiadomienie. Wykonawcy odkładają formalne powiadomienie, licząc na polubowne rozwiązanie lub obawiając się pogorszenia relacji z inwestorem. Tymczasem 28-dniowy termin z klauzuli 20.1 biegnie niezależnie od toczących się rozmów. Wystarczy jeden przeoczony termin, by stracić roszczenie warte miliony złotych.

Drugi błąd to niedostateczna dokumentacja. Roszczenia FIDIC wymagają dowodów kosztów poniesionych w czasie rzeczywistym. Faktury, dzienniki budowy, raporty o stanie pogody, korespondencja z Inżynierem – wszystko musi być kompletne i spójne. Brakujące dokumenty to najskuteczniejszy argument obrony inwestora. W praktyce wiele firm budowlanych nie prowadzi wystarczająco szczegółowych contemporary records.

Trzeci błąd to nieuwzględnienie prawa polskiego jako prawa właściwego. Kontrakty FIDIC są redagowane w systemie common law. Polskie prawo cywilne – Kodeks cywilny, Prawo budowlane, przepisy o zamówieniach publicznych – modyfikuje niektóre mechanizmy FIDIC w sposób, którego strony często nie przewidują. Przykład: polskie przepisy o rękojmi i gwarancji mogą kolidować z klauzulą 11 Czerwonej Książki.

Przedsiębiorstwo specjalistyczne z Małopolski zawarło kontrakt na budowę centrum logistycznego w wiosną 2024 r. Stosowało Żółtą Książkę FIDIC. Po wykryciu kolizji projektowych złożyło roszczenie po 35 dniach od zdarzenia – o siedem dni za późno. DAB odrzucił roszczenie jako niedopuszczalne. Kwota utraconego roszczenia: około 1,2 mln PLN.

Czwarty błąd to zapis arbitrażowy sformułowany nieprecyzyjnie. Jeśli umowa wskazuje „arbitraż w Polsce" bez wskazania konkretnego sądu arbitrażowego lub reguł, pojawia się spór o jurysdykcję jeszcze przed merytorycznym rozpoznaniem sprawy. Precyzja klauzuli arbitrażowej jest absolutnie niezbędna – szerzej omawia to nasz przewodnik po klauzulach arbitrażowych dla polskich umów.

Piąty błąd dotyczy zagranicznego inwestora nabywającego nieruchomości pod inwestycję budowlaną. Inwestor spoza EOG i Szwajcarii potrzebuje zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) na podstawie ustawy z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Brak zezwolenia powoduje nieważność umowy nabycia – co automatycznie komplikuje wszelkie spory z kontraktu budowlanego. Warto też sprawdzić kwestie środowiskowe działki – due diligence środowiskowe nieruchomości w Polsce jest tu niezbędnym elementem.

Trzy scenariusze biznesowe – co zrobić w Państwa sytuacji?

Mechanizmy FIDIC działają inaczej w zależności od pozycji procesowej strony. Poniżej trzy scenariusze, które ilustrują różnice w podejściu i priorytetach.

Scenariusz 1: Generalny wykonawca – kontrakt infrastrukturalny. Firma budowlana realizuje kontrakt drogowy dla GDDKiA. Projekt opóźnia się z powodu zmiany dokumentacji geologicznej. Wykonawca musi złożyć powiadomienie o roszczeniu w ciągu 28 dni od odkrycia warunków różniących się od przewidywanych (klauzula 4.12). Następnie prowadzi dokumentację kosztów przestoju i składa szczegółowe roszczenie. Kluczowe: nie czekać na decyzję Inżyniera w nieskończoność – jeśli decyzja nie zapada w umówionym terminie, spór można przekazać do DAB bezpośrednio.

Scenariusz 2: Inwestor prywatny – projekt nieruchomości komercyjnych. Deweloper z Trójmiasta realizuje kompleks biurowy. Wykonawca zgłasza roszczenie o 8 mln PLN za zmiany w projekcie. Inwestor kwestionuje zakres zmian i ich kosztorys. Strategia obrony: szczegółowa analiza korespondencji z Inżynierem, weryfikacja, czy wykonawca dochował terminów powiadomienia, i przygotowanie kontrroszczenia za wady wykonania. Inwestor ma symetryczne prawa do adjudykacji – może sam skierować spór do DAB.

Scenariusz 3: Zagraniczny inwestor – wejście na rynek Polski. Fundusz z Niemiec finansuje budowę centrum magazynowego pod Łodzią. Kontrakt oparty na Żółtej Książce FIDIC 2017. Inwestor musi rozumieć, że polskie prawo budowlane i przepisy o pozwoleniu na budowę nakładają dodatkowe obowiązki, których nie przewiduje sam standard FIDIC. Spory z generalnym wykonawcą powinny trafiać do DAAB, a zapis arbitrażowy powinien wskazywać konkretny sąd arbitrażowy i prawo właściwe. Reformy użytkowania wieczystego z 2025 r. mogą wpłynąć na strukturę własności nieruchomości – warto uwzględnić to w umowie nabycia gruntu.

Co przygotować przed wejściem w spór FIDIC:

  • Kompletna korespondencja z Inżynierem kontraktu (w tym e-maile i protokoły narad)
  • Dzienniki budowy i raporty postępu za sporny okres
  • Faktury i zestawienia kosztów poniesionych w czasie rzeczywistym
  • Treść klauzuli rozwiązywania sporów i zapisu arbitrażowego
  • Dokumenty potwierdzające dochowanie terminów powiadomienia

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, zanim terminy proceduralne zaczną biec nieodwracalnie. Każdy dzień zwłoki w sporze FIDIC może zamknąć drogę do roszczeń wartych miliony złotych.

Jeśli Państwa spółka stoi przed roszczeniem lub sporem w kontrakcie FIDIC – przeprowadzimy analizę dokumentacji, ocenimy szanse adjudykacji i przygotujemy strategię procesową: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy decyzja DAB jest automatycznie wykonalna w Polsce?

O: Decyzja DAB jest wiążąca i strony mają obowiązek jej natychmiastowego wykonania zgodnie z kontraktem FIDIC. Jednak polska procedura cywilna nie przewiduje bezpośredniej egzekucji komorniczej na podstawie decyzji DAB – nie jest ona wyrokiem sądowym ani arbitrażowym. Jeśli dłużnik odmawia zapłaty, wierzyciel musi wytoczyć powództwo o zapłatę przed sądem powszechnym lub arbitrażowym, powołując się na decyzję DAB jako dowód. Postępowanie to trwa zazwyczaj kilka miesięcy. Dlatego wielu praktyków rekomenduje równoległe podjęcie negocjacji ugodowych z chwilą wydania decyzji DAB.

P: Ile kosztuje postępowanie przed DAB w porównaniu do arbitrażu?

O: Koszty DAB obejmują wynagrodzenie adjudykatorów (zwykle 200–500 EUR/godz. każdy) oraz koszty posiedzeń. Dla sporu o wartości 5 mln PLN koszty DAB wyniosą orientacyjnie 80 000–150 000 PLN po każdej stronie. Arbitraż przed Sądem Arbitrażowym przy KIG dla tej samej wartości to opłata rejestracyjna plus honorarium arbitrów – łącznie 200 000–400 000 PLN po każdej stronie, przy czasie trwania 18–36 miesięcy. Postępowanie sądowe wymaga opłaty 5% wartości przedmiotu sporu (art. 13 ustęp 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych), co przy 5 mln PLN daje 250 000 PLN samej opłaty sądowej. DAB jest więc szybsze i tańsze – pod warunkiem, że decyzja zostanie dobrowolnie wykonana.

P: Czy można pominąć etap DAB i od razu iść do arbitrażu?

O: To częste nieporozumienie. Kontrakty FIDIC wymagają wyczerpania procedury DAB/DAAB jako warunku dopuszczalności arbitrażu. Pominięcie tego etapu skutkuje zazwyczaj odrzuceniem pozwu arbitrażowego jako przedwczesnego. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy żadna ze stron nie powołała DAB lub gdy DAB nie został ustanowiony pomimo wezwania – wtedy spór może trafić bezpośrednio do arbitrażu. Prawidłowe ukształtowanie klauzuli rozwiązywania sporów na etapie negocjacji kontraktu jest absolutnie niezbędne, by uniknąć tego rodzaju pułapek proceduralnych.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów budowlanych FIDIC, kontraktów nieruchomościowych i postępowań arbitrażowych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.