Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniająca 80 pracowników zdalnych odkryła w trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, że jej regulamin pracy zdalnej nie spełnia wymogów znowelizowanego Kodeksu pracy. Brakowało zapisów o kosztach energii elektrycznej, procedury kontroli stanowiska pracy i zasad ochrony danych. Wynik: nakaz dostosowania dokumentacji w ciągu 14 dni i ryzyko odpowiedzialności wykroczeniowej.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 roku wprowadziła do polskiego prawa pracy kompleksowe przepisy o pracy zdalnej – zastępując tymczasowe regulacje covidowe. Pracodawcy zatrudniający pracowników zdalnie muszą spełnić szereg obowiązków: od zawarcia porozumienia lub wydania regulaminu, przez zapewnienie sprzętu i pokrycia kosztów, aż po wdrożenie procedur kontroli i ochrony danych. Naruszenie tych przepisów grozi karą grzywny do 30 000 zł.

Ten alert wyjaśnia, co się zmieniło, kogo dotyczą nowe przepisy i jakie działania pracodawca powinien podjąć natychmiast. Omawia też szczególne sytuacje – pracę zdalną okazjonalną, pracowników transgranicznych i obowiązki wobec sygnalistów.

Co zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej?

Nowelizacja uchyliła art. 67(18)–67(34) k.p. w dotychczasowym brzmieniu i zastąpiła je nowym rozdziałem IIc. Praca zdalna to teraz praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika – w tym w domu – i każdorazowo uzgodniona z pracodawcą. Definicja jest szersza niż dawna telepraca.

Podstawą wykonywania pracy zdalnej może być porozumienie z organizacją związkową albo regulamin wydany przez pracodawcę. Jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, regulamin wydaje się po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Brak któregokolwiek z tych dokumentów przy faktycznym stosowaniu pracy zdalnej to naruszenie, które PIP może stwierdzić podczas kontroli.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu sprzęt, pokryć koszty eksploatacyjne – w tym energię elektryczną i dostęp do internetu – albo wypłacić ekwiwalent. Ryczałt jest dopuszczalny, ale jego wysokość musi odpowiadać realnym kosztom. Urząd skarbowy i ZUS mogą zakwestionować ryczałt, który odbiega od stawek rynkowych.

Zgodnie z art. 67(18) k.p. pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną. Oznacza to, że przerzucenie kosztów na pracownika – nawet za jego zgodą – może być uznane za obejście przepisów. W praktyce wiele firm o tym zapomina i zawiera porozumienia, w których pracownik „rezygnuje" z ekwiwalentu. Takie klauzule są nieważne.

Kogo dotyczą nowe przepisy i jakie są progi?

Przepisy o pracy zdalnej stosuje się do wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych. Nie ma progu zatrudnienia – nawet pracodawca z jednym pracownikiem zdalnym musi mieć odpowiednią podstawę prawną i dokumentację. To odróżnia te regulacje od np. ustawy o sygnalistach, gdzie obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń z art. 8 ustawy o sygnalistach dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

Szczególne uprawnienia do pracy zdalnej przysługują określonym grupom pracowników. Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej pracownicy w ciąży, rodzicowi dziecka do 4. roku życia, opiekunowi osoby niepełnosprawnej ani pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem rodziny. Odmowa jest dopuszczalna wyłącznie, gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy – i musi być pisemnie uzasadniona w ciągu 7 dni roboczych.

Praca zdalna okazjonalna to odrębna kategoria – maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Nie wymaga regulaminu ani porozumienia zbiorowego. Wystarczy wniosek pracownika. Jednak pracodawca nie musi wtedy zapewniać sprzętu ani pokrywać kosztów – chyba że strony umówią się inaczej. To istotna różnica kosztowa.

Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców – w tym posiadaczy Blue Card Polska – praca zdalna rodzi dodatkowe pytania o miejsce wykonywania pracy wskazane w zezwoleniu na pracę. Zmiana miejsca pracy na inne niż wskazane w zezwoleniu może wymagać zmiany decyzji administracyjnej. Prawo pracy nie zwalnia z obowiązków imigracyjnych.

Mikroprzedsiębiorcy i startupy często błędnie zakładają, że przepisy ich nie dotyczą. Tymczasem nawet przy jednym pracowniku zdalnym brak regulaminu lub porozumienia to wykroczenie zagrożone grzywną.

Co pracodawca powinien zrobić natychmiast?

Ryzyko jest realne. PIP prowadzi kontrole ukierunkowane na pracę zdalną, a liczba wniosków o interwencję rośnie. Pracodawca, który nie wdrożył wymaganych procedur, naraża się na grzywnę do 30 000 zł – i to za każde stwierdzone naruszenie. Odpowiedzialność jest osobista: spada na osobę kierującą zakładem pracy lub osobę wyznaczoną do spraw pracowniczych.

Poniżej lista działań, które należy podjąć bez zwłoki:

  • Sprawdź, czy masz aktualny regulamin pracy zdalnej lub porozumienie zbiorowe – dokumenty sprzed nowelizacji mogą być niewystarczające.
  • Zweryfikuj, czy regulamin obejmuje: zasady pokrycia kosztów, procedurę kontroli stanowiska, zasady ochrony danych i BHP.
  • Ustal wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu i udokumentuj metodologię jego obliczenia.
  • Dla pracowników uprawnionych (ciąża, opieka) – sprawdź, czy masz procedurę rozpatrywania wniosków w terminie 7 dni roboczych.
  • Dla cudzoziemców – zweryfikuj, czy zezwolenie na pracę lub Blue Card wskazuje aktualne miejsce pracy.

Pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników muszą dodatkowo pamiętać o obowiązku wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń dla sygnalistów. Ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r. weszła w życie 25 września 2024 r. Pracownicy zdalni mają pełne prawo korzystać z tego kanału – i pracodawca nie może im tego utrudniać.

Firmy z pracownikami transgranicznymi – np. zatrudniającymi osoby pracujące zdalnie z Ukrainy lub Niemiec – powinny skonsultować się z kancelarią prawa pracy w zakresie prawa właściwego. Polskie przepisy o pracy zdalnej stosuje się do stosunków pracy podlegających prawu polskiemu. Jeśli pracownik stale pracuje z innego kraju, może dojść do zmiany prawa właściwego i obowiązków składkowych.

Warto też pamiętać o art. 36 § 1 k.p. – okresy wypowiedzenia nie zmieniają się w zależności od trybu pracy. Pracownik zdalny zatrudniony powyżej 3 lat ma trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Zmiana trybu pracy z zdalnej na stacjonarną może wymagać wypowiedzenia zmieniającego, jeśli tryb pracy był elementem umowy.

Zagadnienia restrukturyzacyjne i ochrony wierzycieli – choć odrębne od prawa pracy – mogą się pojawić, gdy pracodawca w trudnej sytuacji finansowej ogranicza koszty pracy zdalnej. Więcej o ochronie interesów w postępowaniach upadłościowych przeczytasz w naszym artykule o prawach rady wierzycieli w polskim postępowaniu upadłościowym.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba pracowników zdalnych, ich lokalizacja, obowiązujące zezwolenia na pracę – wymaga indywidualnej oceny. Brak aktualnej dokumentacji to ryzyko nieodwracalne w trakcie kontroli PIP: inspektor stwierdza naruszenie na podstawie stanu z dnia wizyty.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników zdalnych i nie ma pewności, czy dokumentacja spełnia wymogi po nowelizacji – przeprowadzimy audyt regulaminu, ocenimy ryczałty i przygotujemy wzory dokumentów: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca może jednostronnie cofnąć zgodę na pracę zdalną?

O: Tak, ale z zachowaniem okresu przejściowego. Jeśli praca zdalna była uzgodniona przy zawieraniu umowy, zmiana wymaga wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia stron. Jeśli uzgodniono ją w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o powrót do pracy stacjonarnej – pracodawca w każdym czasie, pracownik raz na 3 miesiące. Pracodawca musi uwzględnić wniosek w ciągu 30 dni roboczych.

P: Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany i ozusowany?

O: Ryczałt wypłacany na podstawie przepisów Kodeksu pracy jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS – ale tylko do wysokości odpowiadającej rzeczywistym kosztom. Organy podatkowe mogą zakwestionować ryczałt rażąco odbiegający od stawek rynkowych. Metodologia ustalenia stawki powinna być udokumentowana i przechowywana na wypadek kontroli KAS.

P: Czy przepisy o pracy zdalnej dotyczą umów zlecenia i B2B?

O: Nie bezpośrednio. Rozdział IIc Kodeksu pracy dotyczy wyłącznie stosunków pracy. Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych lub prowadzące działalność gospodarczą (B2B) nie są objęte tymi przepisami. Jednak w przypadku stwierdzenia przez PIP lub sąd, że umowa B2B lub zlecenie faktycznie ukrywa stosunek pracy, zastosowanie znajdą wszystkie przepisy pracownicze – w tym o pracy zdalnej.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.