Zagraniczna spółka otwiera oddział w Warszawie lub zatrudnia pierwszego pracownika przez polską spółkę zależną. Na papierze wygląda to prosto. W praktyce – wiele firm odkrywa zbyt późno, że polskie prawo pracy różni się od regulacji znanych z Niemiec, Francji czy Ukrainy, a konsekwencje błędów bywają nieodwracalne.

Zagraniczne spółki działające w Polsce podlegają polskiemu Kodeksowi pracy w pełnym zakresie – od limitów umów terminowych, przez okresy wypowiedzenia, po obowiązki wobec sygnalistów. Dotyczy to każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na terytorium RP, niezależnie od siedziby spółki matki. Brak dostosowania procedur naraża zarząd na odpowiedzialność osobistą oraz kary finansowe.

Poniżej omawiamy trzy obszary, które wymagają natychmiastowej uwagi: limity zatrudnienia terminowego, zezwolenia na pracę dla cudzoziemców oraz obowiązek wdrożenia kanału zgłoszeń dla sygnalistów.

Co się zmieniło i kogo dotyczy?

Polskie prawo pracy obowiązuje każdego pracodawcę zatrudniającego pracowników w Polsce – bez wyjątku dla zagranicznych central. Trzy regulacje szczególnie często zaskakują zagraniczne spółki wchodzące na rynek polski.

Po pierwsze, art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy wprowadza twardy limit umów terminowych. Łączny czas zatrudnienia na podstawie umów na czas określony u tego samego pracodawcy nie może przekroczyć 33 miesięcy. Maksymalna liczba takich umów to trzy. Przekroczenie któregokolwiek z tych progów powoduje automatyczne przekształcenie stosunku pracy w umowę na czas nieokreślony – bez potrzeby wyroku sądu.

Po drugie, art. 36 § 1 k.p. określa okresy wypowiedzenia uzależnione od stażu pracy: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Spółki przyzwyczajone do krótszych okresów obowiązujących w innych jurysdykcjach regularnie naruszają te przepisy – co skutkuje roszczeniami pracowników przed sądami pracy.

Po trzecie, ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. weszła w życie 25 września 2024 r. Zgodnie z art. 8 ustawy każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń. Kary za brak kanału lub za działania odwetowe wobec sygnalisty sięgają 1 080 000 zł i 3 lat pozbawienia wolności (art. 54 ustawy). Wiele zagranicznych spółek zakłada, że wystarczy kanał wdrożony przez spółkę matkę – to błąd. Polska spółka zależna musi mieć własny, odrębny kanał.

Zagraniczne firmy prowadzące rekrutację w Polsce powinny też sprawdzić wymogi dotyczące urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego – polskie przepisy są w tym zakresie bardziej rozbudowane niż w wielu krajach UE.

Jakie działania podjąć natychmiast?

Zagraniczne spółki działające w Polsce lub planujące wejście na ten rynek powinny przeprowadzić przegląd zgodności w trzech obszarach. Każdy z nich ma konkretny termin lub próg, po przekroczeniu którego naprawienie błędu staje się znacznie trudniejsze.

Pierwszym obszarem jest zatrudnienie cudzoziemców spoza UE. Pracownik z Ukrainy, Białorusi lub Gruzji wymaga zezwolenia na pracę wydanego przez właściwy urząd wojewódzki – przed rozpoczęciem pracy, nie po. Dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów dostępna jest Blue Card Polska, wymagająca minimalnego wynagrodzenia na poziomie 12 272,58 zł brutto miesięcznie (próg na 2026 r.). Zezwolenie na pracę bez Blue Card jest tańsze w uzyskaniu, ale nie daje pracownikowi prawa do mobilności w UE. Wybór instrumentu powinien być świadomy.

Drugim obszarem jest weryfikacja umów terminowych. Jeśli spółka zatrudnia pracowników na kolejne umowy na czas określony, należy sprawdzić, czy nie zbliżają się do limitu 33 miesięcy lub trzeciej umowy. Przekroczenie limitu nie wymaga żadnego działania ze strony pracownika – skutek następuje z mocy prawa.

Trzecim obszarem jest wdrożenie kanału zgłoszeń dla sygnalistów. Termin minął 25 września 2024 r. Spółki, które jeszcze nie wdrożyły kanału, są już w zwłoce. Wdrożenie obejmuje regulamin, procedurę rozpatrywania zgłoszeń i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej. Dla podmiotów objętych obowiązkiem raportowania ESG warto jednocześnie sprawdzić kto musi raportować w ramach CSRD w Polsce – oba obowiązki często dotyczą tych samych spółek.

Lista kontrolna dla zagranicznych spółek w Polsce:

  • Sprawdź daty i liczbę umów terminowych każdego pracownika – limit 33 miesięcy / 3 umowy.
  • Zweryfikuj zezwolenia na pracę cudzoziemców spoza UE przed ich wygaśnięciem.
  • Wdróż wewnętrzny kanał zgłoszeń dla sygnalistów (próg: 50 pracowników).
  • Dostosuj okresy wypowiedzenia do stażu pracy zgodnie z art. 36 § 1 k.p.
  • Upewnij się, że polska spółka zależna ma własny kanał – kanał spółki matki nie wystarczy.

Konkretna sytuacja Państwa spółki może wymagać analizy wszystkich trzech obszarów jednocześnie. Błąd w jednym z nich – szczególnie w zakresie zezwoleń na pracę lub sygnalistów – może mieć nieodwracalne konsekwencje finansowe i reputacyjne dla zarządu polskiej spółki zależnej.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników w Polsce i nie przeprowadziła przeglądu zgodności z polskim prawem pracy w ciągu ostatnich 12 miesięcy – przeprowadzimy audyt umów, zezwoleń i procedur sygnalistycznych: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy zagraniczna spółka matka może stosować własne wzory umów o pracę dla pracowników zatrudnionych w Polsce?

O: Nie w pełnym zakresie. Umowy muszą spełniać minimalne wymogi polskiego Kodeksu pracy – niezależnie od wzorów stosowanych przez spółkę matkę. Dotyczy to w szczególności limitów umów terminowych (33 miesiące, 3 umowy), okresów wypowiedzenia oraz obowiązków informacyjnych wobec pracownika. Stosowanie wzorów niezgodnych z polskim prawem naraża pracodawcę na roszczenia pracownicze i sankcje Państwowej Inspekcji Pracy.

P: Ile kosztuje i ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika spoza UE?

O: Standardowe zezwolenie na pracę (typ A) kosztuje 100 zł opłaty skarbowej i wydawane jest przez urząd wojewódzki właściwy dla siedziby pracodawcy. Czas oczekiwania wynosi od 1 do 3 miesięcy, w zależności od urzędu i obłożenia. Blue Card Polska – dla specjalistów z wynagrodzeniem co najmniej 12 272,58 zł brutto – daje szersze uprawnienia, ale wymaga spełnienia dodatkowych warunków kwalifikacyjnych. Pracownik nie może legalnie rozpocząć pracy przed uzyskaniem zezwolenia.

P: Czy kanał zgłoszeń dla sygnalistów musi być prowadzony w języku polskim?

O: Ustawa o sygnalistach nie wymaga wprost prowadzenia kanału wyłącznie po polsku, jednak regulamin zgłoszeń i procedura rozpatrywania muszą być zrozumiałe dla pracowników. W praktyce – dla spółek zatrudniających pracowników w Polsce – kanał powinien być dostępny co najmniej w języku polskim. Spółki z pracownikami wielojęzycznymi często wdrażają kanał w kilku wersjach językowych. Brak dostępności kanału w języku pracownika może być podstawą zarzutu utrudniania zgłoszeń.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.