Firma z Warszawy buduje przez lata rozpoznawalną markę. Logotyp, nazwa, slogan – wszystko to generuje wartość. Pewnego dnia pojawia się konkurent, który rejestruje niemal identyczny znak. Bez wcześniejszej rejestracji w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej właściciel marki traci pierwszeństwo i musi walczyć o coś, co mogło być jego od początku.

Rejestracja znaku towarowego w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) daje właścicielowi wyłączne prawo do używania oznaczenia w obrocie gospodarczym na terytorium Polski. Podstawą prawną jest ustawa Prawo własności przemysłowej. Ochrona przyznawana jest na 10 lat od daty zgłoszenia i może być przedłużana bezterminowo. Opłata za zgłoszenie jednej klasy towarowej wynosi 450 PLN w wersji elektronicznej.

Ten przewodnik prowadzi przez każdy etap procedury – od wstępnego badania zdolności rejestracyjnej, przez złożenie zgłoszenia, aż po uzyskanie świadectwa ochronnego. Omówione są też trzy scenariusze biznesowe, najczęstsze błędy i kwestie dotyczące styku z regulacjami cyfrowymi, w tym AI Act, DORA i RODO.

Czy Twój znak nadaje się do rejestracji w UPRP?

Zanim złożysz zgłoszenie, musisz odpowiedzieć na jedno zasadnicze pytanie: czy znak ma zdolność odróżniającą? UPRP odmówi rejestracji oznaczeniom opisowym, rodzajowym lub wprowadzającym w błąd. Oznacza to, że słowo „Szybki Kurier" dla usług kurierskich niemal na pewno nie uzyska ochrony – jest zbyt bliskie opisowi samej usługi.

Pierwsze działanie to badanie czystości znaku. Sprawdzasz bazy UPRP (baza POLA), bazę EUIPO dla znaków unijnych (EUTM) oraz Międzynarodowe Biuro WIPO. Pominięcie tego etapu to najczęstszy błąd, który kosztuje czas i pieniądze. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – kolizja z wcześniejszym prawem odkryta po złożeniu zgłoszenia może opóźnić rejestrację o rok lub więcej.

Znak może być słowny, graficzny, słowno-graficzny, przestrzenny, dźwiękowy lub multimedialny. Każdy z tych typów rządzi się nieco innymi zasadami oceny dystynktywności. Znaki graficzne i słowno-graficzne muszą być przedstawione w formie pliku zgodnego z wymogami UPRP – najczęściej JPG lub SVG o określonej rozdzielczości.

Kolejny krok to klasyfikacja nicejska. Towary i usługi dzielone są na 45 klas według Klasyfikacji Nicejskiej. Opłata za każdą dodatkową klasę powyżej pierwszej wynosi 120 PLN (wersja elektroniczna). Błędna klasyfikacja – zbyt wąska lub zbyt szeroka – może osłabić ochronę albo generować zbędne koszty. Warto skonsultować wybór klas z pełnomocnikiem przed złożeniem zgłoszenia.

Jak wygląda procedura zgłoszeniowa krok po kroku?

Procedura w UPRP przebiega w kilku etapach. Zgłoszenie składane jest elektronicznie przez portal e-UPRP. Urząd nadaje datę zgłoszenia – i właśnie ta data wyznacza pierwszeństwo wobec późniejszych zgłoszeń identycznych lub podobnych oznaczeń. To moment, od którego liczy się ochrona.

Etapy procedury standardowej:

  • Złożenie zgłoszenia elektronicznego przez portal e-UPRP (opłata 450 PLN za pierwszą klasę)
  • Formalne badanie zgłoszenia przez UPRP – weryfikacja kompletności dokumentów (około 1–2 miesiące)
  • Merytoryczne badanie zdolności rejestracyjnej – ocena dystynktywności i bezwzględnych przeszkód rejestracji (3–6 miesięcy)
  • Ogłoszenie o zgłoszeniu w Biuletynie Urzędu Patentowego – 3-miesięczny okres sprzeciwu
  • Wydanie decyzji i wpis do rejestru – po upływie okresu sprzeciwu lub rozstrzygnięciu sprzeciwu

Cały proces trwa standardowo od 12 do 18 miesięcy przy braku sprzeciwów i przeszkód merytorycznych. Jeśli pojawia się sprzeciw osoby trzeciej, postępowanie może się wydłużyć o kolejne 6–12 miesięcy. Sprzeciw można wnieść w ciągu 3 miesięcy od ogłoszenia w Biuletynie – i jest to termin zawity, którego nie da się przywrócić.

Firma IT z Krakowa, wiosną 2024 r., złożyła zgłoszenie znaku słowno-graficznego dla oprogramowania klasy 42. Urząd wszczął postępowanie wyjaśniające dotyczące podobieństwa do wcześniejszego znaku unijnego. Dzięki przygotowanej argumentacji dotyczącej odmienności kanałów dystrybucji i grup odbiorców, pełnomocnik doprowadził do pozytywnej decyzji w ciągu 14 miesięcy od zgłoszenia.

Jakie błędy najczęściej opóźniają lub uniemożliwiają rejestrację?

Trzy grupy błędów odpowiadają za zdecydowaną większość odmów i opóźnień w UPRP. Pierwsza to brak wcześniejszego badania – właściciel marki składa zgłoszenie bez sprawdzenia, czy identyczny lub podobny znak nie jest już zarejestrowany. Kolizja z wcześniejszym prawem skutkuje odmową rejestracji, a niekiedy roszczeniami ze strony uprawnionego.

Druga grupa to błędy klasyfikacyjne. Zbyt wąski wykaz towarów i usług pozostawia luki w ochronie. Konkurent może zarejestrować znak dla klas pominiętych przez pierwotnego zgłaszającego – i zablokować ekspansję firmy na nowe rynki. To strata, której nie da się cofnąć bez wszczęcia postępowania unieważnieniowego.

Trzecia grupa to problemy z reprezentacją graficzną znaku. Plik złożony w złym formacie, o niewystarczającej rozdzielczości lub z elementami niezgodnymi z wymogami UPRP, powoduje wezwanie do uzupełnienia braków. Każde wezwanie wydłuża procedurę o 2–4 miesiące.

Warto też pamiętać o znakach, które zawierają elementy dotyczące danych osobowych lub wizerunków osób fizycznych. Tutaj pojawia się kwestia zgodności z RODO (Rozporządzenie UE 2016/679) – UPRP może zażądać zgody osoby, której wizerunek lub nazwisko jest elementem znaku. Ochrona danych i ochrona własności intelektualnej to obszary, które coraz częściej się przecinają, szczególnie w kontekście znaków generowanych przy użyciu narzędzi AI.

Firma e-commerce z Trójmiasta, jesienią 2023 r., złożyła zgłoszenie znaku zawierającego wizerunek wygenerowany przez AI. UPRP wezwał do wyjaśnienia kwestii autorstwa i ewentualnych praw osób trzecich. Postępowanie zostało zawieszone na 4 miesiące do czasu dostarczenia stosownych oświadczeń.

Trzy scenariusze biznesowe – producent, startup IT i inwestor zagraniczny

Każda firma wchodzi w procedurę rejestracji z innym zestawem potrzeb i ryzyk. Poniżej trzy typowe scenariusze, które pokazują, jak procedura wygląda w praktyce.

Producent z sektora FMCG. Firma produkcyjna z Małopolski rejestruje znak słowno-graficzny dla produktów spożywczych (klasa 29 i 30). Priorytetem jest objęcie ochroną zarówno nazwy, jak i charakterystycznego logotypu. Zalecamy złożenie dwóch osobnych zgłoszeń – jednego dla znaku słownego, drugiego dla graficznego. Daje to elastyczność w egzekwowaniu praw i ułatwia późniejsze licencjonowanie.

Startup technologiczny. Spółka rozwijająca oprogramowanie oparte na modelach uczenia maszynowego musi uwzględnić nie tylko rejestrację znaku w UPRP, ale też potencjalne implikacje wynikające z AI Act (Rozporządzenie UE 2024/1689). Jeśli produkt kwalifikuje się jako system wysokiego ryzyka, dokumentacja zgłoszeniowa powinna być spójna z nazwą handlową ujętą w certyfikacji. Niezgodność nazw może komplikować postępowania przed organami nadzorczymi.

Inwestor zagraniczny. Podmiot wchodzący na rynek polski z istniejącym znakiem unijnym (EUTM) nie musi rejestrować znaku ponownie w UPRP – ochrona unijna obejmuje Polskę. Jednak w przypadku sporu sądowego przed polskim sądem powszechnym lub postępowania przed UPRP, transgraniczne aspekty struktury korporacyjnej i jurysdykcja mogą mieć istotne znaczenie dla strategii ochrony znaku. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest równoległa rejestracja krajowa dla marek o strategicznym znaczeniu na rynku polskim.

Dla podmiotów z sektora finansowego – banków, firm inwestycyjnych, dostawców usług płatniczych – rejestracja znaku towarowego powinna być skoordynowana z wymogami zarządzania ryzykiem ICT wynikającymi z DORA (Rozporządzenie UE 2022/2554). Nazwa usługi cyfrowej, która jest zarejestrowanym znakiem, musi być spójna z dokumentacją techniczną przedkładaną do KNF.

Przed złożeniem zgłoszenia przygotuj:

  • Wykaz towarów i usług z przypisanymi klasami nicejskimi
  • Plik graficzny znaku w formacie JPG lub SVG (min. 800 px)
  • Pełnomocnictwo dla rzecznika patentowego (jeśli dotyczy)
  • Dowód pierwszeństwa (jeśli zgłoszenie jest oparte na wcześniejszym zgłoszeniu zagranicznym)
  • Oświadczenia dotyczące praw do elementów osobowych lub wygenerowanych przez AI

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, która uwzględnia zarówno stan rejestru UPRP i EUIPO, jak i specyfikę branży. Błędy na etapie klasyfikacji lub niekompletna dokumentacja mają skutki nieodwracalne – utrata pierwszeństwa nie podlega naprawieniu po czasie.

Jeśli Państwa spółka planuje zgłoszenie znaku towarowego w UPRP lub rozważa strategię ochrony marki w Polsce i Unii Europejskiej – przeprowadzimy badanie czystości znaku, opracujemy strategię klasyfikacji i poprowadzimy postępowanie przed UPRP: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile kosztuje rejestracja znaku towarowego w UPRP i jak długo trwa ochrona?

O: Opłata za zgłoszenie elektroniczne jednej klasy towarowej wynosi 450 PLN. Każda kolejna klasa to dodatkowe 120 PLN. Do tego dochodzi opłata za publikację i wydanie świadectwa ochronnego – łącznie kilkaset złotych. Ochrona trwa 10 lat od daty zgłoszenia i może być przedłużana na kolejne okresy dziesięcioletnie – bez górnego limitu czasowego.

P: Czy rejestracja znaku w EUIPO zastępuje rejestrację w UPRP?

O: Unijny znak towarowy (EUTM) zarejestrowany w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej obejmuje swoją ochroną wszystkie państwa członkowskie, w tym Polskę. Nie ma więc formalnej konieczności równoległej rejestracji krajowej. Jednak w praktyce – szczególnie w sporach sądowych toczonych przed polskimi sądami powszechnymi – krajowy znak towarowy daje prostsze narzędzia egzekwowania praw. Dla marek o dużym znaczeniu na rynku polskim zalecamy ochronę dwutorową.

P: Co się dzieje, gdy ktoś wniesie sprzeciw wobec mojego zgłoszenia?

O: Sprzeciw może wnieść uprawniony z wcześniejszego prawa w ciągu 3 miesięcy od ogłoszenia zgłoszenia w Biuletynie Urzędu Patentowego. Postępowanie sprzeciwowe toczy się przed UPRP i może trwać od 6 do 18 miesięcy. Strony mają możliwość ugodowego zakończenia sporu – na przykład przez zawarcie umowy o koegzystencji znaków lub ograniczenie wykazu towarów i usług. Artykuł 132 ustawy Prawo własności przemysłowej określa przesłanki, na których może opierać się sprzeciw.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do ochrony własności intelektualnej, rejestracji znaków towarowych i regulacji technologicznych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.