Firma technologiczna z Mazowsza przez dwa lata budowała rozpoznawalność swojego logo. Kiedy chciała wejść na rynek zachodni, okazało się, że konkurent zarejestrował identyczny znak kilka miesięcy wcześniej. Efekt: zakaz używania marki, koszty rebrandingu i utracone kontrakty. Tego scenariusza można było uniknąć – gdyby rejestracja w Urzędzie Patentowym RP ruszyła w odpowiednim momencie.

Rejestracja znaku towarowego w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) daje właścicielowi wyłączne prawo do używania oznaczenia na terytorium Polski przez 10 lat, z możliwością przedłużania. Procedura obejmuje zgłoszenie, badanie formalne i merytoryczne oraz publikację w celu umożliwienia sprzeciwów. Opłata podstawowa za zgłoszenie wynosi 450 PLN dla jednej klasy towarowej lub usługowej.

Poniżej omawiamy każdy etap procedury, wskazujemy, kto powinien działać natychmiast, i wyjaśniamy, dlaczego zwlekanie z rejestracją jest jednym z najkosztowniejszych błędów w zarządzaniu marką. Dotyczy to szczególnie firm wdrażających systemy AI, podmiotów objętych rozporządzeniem DORA oraz każdego przedsiębiorcy, który buduje wartość marki w środowisku cyfrowym.

Jakie są etapy rejestracji znaku towarowego w UPRP?

Procedura rejestracyjna w UPRP składa się z czterech głównych etapów: zgłoszenia, badania formalnego, badania merytorycznego oraz publikacji z możliwością wniesienia sprzeciwu. Podstawę prawną stanowi ustawa z 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej. Każdy etap ma własne terminy i konsekwencje ich niedotrzymania.

Zgłoszenie można złożyć elektronicznie przez portal UPRP lub w formie papierowej. Ważne jest precyzyjne określenie klas towarowych według klasyfikacji nicejskiej – błędny dobór klas oznacza lukę w ochronie, której nie da się uzupełnić bez nowego zgłoszenia. Każda dodatkowa klasa ponad pierwszą kosztuje 120 PLN.

Po złożeniu zgłoszenia UPRP przeprowadza badanie formalne – sprawdza kompletność dokumentacji i poprawność opłat. Braki formalne należy uzupełnić w terminie wyznaczonym przez urząd, zwykle 2 miesięcy. Następuje badanie merytoryczne: urząd ocenia, czy znak ma zdolność odróżniającą i czy nie narusza wcześniejszych praw. Jeśli badanie wypadnie pozytywnie, znak zostaje opublikowany w Biuletynie Urzędu Patentowego.

Od daty publikacji biegnie 3-miesięczny termin na wniesienie sprzeciwu przez właścicieli wcześniejszych znaków. Brak sprzeciwów – lub ich oddalenie – otwiera drogę do wydania decyzji o rejestracji i wpisania znaku do rejestru. Cały proces trwa przeciętnie od 12 do 18 miesięcy, choć przy braku przeszkód bywa krótszy.

Kogo dotyczy procedura i dlaczego warto działać teraz?

Obowiązek rejestracji nie istnieje – używanie niezarejestrowanego oznaczenia jest legalne. Jednak brak rejestracji oznacza brak wyłączności i niemożność skutecznego blokowania naśladowców. W środowisku regulacyjnym 2025–2026 r. problem narasta: firmy wdrażające systemy AI objęte rozporządzeniem DORA i AI Act budują nowe produkty i usługi pod nowymi nazwami – a nazwy te nie są chronione.

Rozporządzenie AI Act (Rozporządzenie UE 2024/1689) weszło w życie 1 sierpnia 2024 r. Firmy tworzące systemy wysokiego ryzyka muszą przejść ocenę zgodności i często przy tej okazji rebrandują produkty. Każda nowa nazwa produktu AI to potencjalny znak towarowy – niezabezpieczony do czasu rejestracji. Podobnie instytucje finansowe objęte DORA (Rozporządzenie UE 2022/2554) inwestują w nowe platformy cyfrowe od 17 stycznia 2025 r.

Zasada pierwszeństwa działa bezwzględnie: kto pierwszy zgłosi, ten ma prawo. Nie liczy się data faktycznego używania znaku, lecz data zgłoszenia w UPRP. Firma IT z Trójmiasta, która wiosną 2024 r. zwlekała z rejestracją nazwy swojego oprogramowania przez 6 miesięcy, straciła pierwszeństwo na rzecz podmiotu z Niemiec, który zgłosił zbliżony znak w EUIPO. Odwołanie przed Izbą Odwoławczą EUIPO trwało ponad rok i zakończyło się niekorzystnie.

Warto też pamiętać o aspekcie RODO (Rozporządzenie UE 2016/679): dane kontaktowe zgłaszającego trafiają do publicznego rejestru UPRP. Podmioty, które chcą zachować anonimowość właściciela marki, powinny rozważyć zgłoszenie przez pełnomocnika – kancelarię IP lub rzecznika patentowego. To nie tylko kwestia prywatności, lecz także ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO.

Co zrobić natychmiast – lista działań z terminami?

Utrata prawa do znaku jest nieodwracalna, jeśli konkurent zdąży zarejestrować identyczne lub podobne oznaczenie przed Twoją firmą. Działania należy podjąć w określonej kolejności i bez zbędnej zwłoki. Poniżej praktyczna lista kontrolna.

  • Badanie czystości znaku – przed zgłoszeniem sprawdź bazy UPRP i EUIPO pod kątem konfliktów (termin: natychmiast, przed złożeniem zgłoszenia).
  • Dobór klas nicejskich – określ precyzyjnie towary i usługi; błąd na tym etapie zamyka drogę do rozszerzenia ochrony bez nowego zgłoszenia.
  • Złożenie zgłoszenia w UPRP – opłata 450 PLN za pierwszą klasę; każda kolejna to 120 PLN; data zgłoszenia = data pierwszeństwa.
  • Monitoring po publikacji – ustaw alert na Biuletyn UPRP; masz 3 miesiące na sprzeciw wobec kolizyjnych zgłoszeń konkurentów.
  • Ocena ochrony unijnej – jeśli firma działa lub planuje działać w UE, rozważ równoległe zgłoszenie w EUIPO (opłata od 850 EUR za jedną klasę).

Firmy z sektora technologicznego powinny powiązać harmonogram rejestracji znaków z harmonogramem wdrożeń produktowych. Każde nowe oprogramowanie, platforma lub usługa cyfrowa to potencjalny znak towarowy. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – zgłoszenie składa się dopiero po premierze produktu, kiedy nazwa jest już publicznie znana i narażona na kopiowanie.

Podmioty objęte wymogami CSRD, które raportują wartości niematerialne i prawne, powinny uwzględnić portfel znaków towarowych jako element ujawnień ESG. Więcej o podejściu do raportowania niefinansowego w kontekście CSRD i podwójnej istotności znajdą Państwo w naszym odrębnym opracowaniu.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie zgłoszenia przed premierą produktu lub kampanią marketingową. Data zgłoszenia chroni Państwa markę od pierwszego dnia – nawet jeśli decyzja o rejestracji zapadnie za 18 miesięcy. Kancelaria IP Warszawa z doświadczeniem w prawie własności intelektualnej przeprowadzi badanie czystości i przygotuje zgłoszenie w ciągu kilku dni roboczych.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny. Brak rejestracji znaku towarowego może oznaczać nieodwracalną utratę prawa do marki – szczególnie jeśli konkurent działa szybciej. Im dłużej trwa zwlekanie, tym większe ryzyko, że pierwszeństwo przejdzie na inny podmiot.

Jeśli Państwa spółka buduje markę produktu cyfrowego, wdraża system AI lub wchodzi na nowe rynki – przeprowadzimy badanie czystości znaku, dobierzemy klasy nicejskie i złożymy zgłoszenie w UPRP lub EUIPO: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa rejestracja znaku towarowego w UPRP i od kiedy obowiązuje ochrona?

O: Cała procedura trwa przeciętnie od 12 do 18 miesięcy. Ochrona prawna działa jednak wstecznie – od daty zgłoszenia, nie od daty wydania decyzji. Oznacza to, że naruszenia popełnione po dacie zgłoszenia mogą być ścigane nawet przed formalnym zakończeniem postępowania rejestracyjnego.

P: Czy rejestracja w UPRP chroni znak w całej Unii Europejskiej?

O: Nie. Rejestracja w UPRP daje ochronę wyłącznie na terytorium Polski. Aby uzyskać ochronę w całej Unii Europejskiej, należy złożyć odrębne zgłoszenie unijnego znaku towarowego (EUTM) w EUIPO z siedzibą w Alicante. Opłata za zgłoszenie unijnego znaku towarowego wynosi od 850 EUR za jedną klasę. Obie rejestracje mogą być prowadzone równolegle.

P: Powszechne przekonanie mówi, że samo używanie znaku chroni markę – czy to prawda?

O: To jeden z najczęstszych błędów. W Polsce i w UE obowiązuje system rejestracyjny: pierwszeństwo ma ten, kto pierwszy zgłosi znak, a nie ten, kto pierwszy zaczął go używać. Wyjątkiem są tzw. znaki powszechnie znane, ale uzyskanie takiego statusu wymaga wykazania bardzo szerokiej rozpoznawalności i jest trudne do udowodnienia przed UPRP lub sądem.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do ochrony własności intelektualnej, rejestracji znaków towarowych i regulacji technologicznych, w tym AI Act i DORA. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.