Firma technologiczna z Mazowsza zatrudniała zespół inżynierów w oddziale kijowskim. Po wybuchu konfliktu zbrojnego w 2022 roku zarząd podjął decyzję o relokacji kluczowych pracowników do Warszawy. Na papierze – prosta decyzja biznesowa. W praktyce: cztery różne podstawy pobytu, trzy rodzaje zezwoleń na pracę i pytanie o ochronę sygnalistów, które nikt wcześniej nie zadał.

Relokacja pracowników do Polski wymaga równoczesnego uregulowania statusu pobytowego, zezwoleń na pracę oraz dostosowania umów do polskiego Kodeksu pracy. Procedury różnią się w zależności od obywatelstwa pracownika i jego dotychczasowego miejsca zatrudnienia. Czas realizacji pełnego procesu wynosi od 4 do 16 tygodni – w zależności od ścieżki administracyjnej.

Poniższe studium przypadku opisuje anonimizowaną sprawę prowadzoną przez KORDECKI & Partners. Pokazuje, jak połączyć prawo imigracyjne, prawo pracy i compliance w jeden spójny proces. Każdy etap zawiera wnioski, które można zastosować w innych relokacjach.

Jakie było tło sprawy i dlaczego standardowe rozwiązania zawiodły?

Klient zatrudniał 14 inżynierów – obywateli Ukrainy – w ramach umów z ukraińską spółką zależną. Pracownicy wjechali do Polski na podstawie ruchu bezwizowego, korzystając ze specjalnej ochrony czasowej przewidzianej przepisami o pomocy obywatelom Ukrainy. Status ten nie uprawniał jednak automatycznie do podjęcia pracy na podstawie umowy z polskim podmiotem.

Dział HR podjął próbę samodzielnego przeprowadzenia procesu. Wystawił umowy o pracę z datą wsteczną – zakładając, że ochrona czasowa zastępuje zezwolenie na pracę. To błąd. Ochrona czasowa zwalnia z obowiązku uzyskania zezwolenia tylko przy spełnieniu dodatkowych warunków formalnych, w tym złożenia odpowiedniego oświadczenia przez pracodawcę. Dwóch pracowników przez kilka tygodni świadczyło pracę bez ważnej podstawy prawnej. Groziło to karą dla pracodawcy oraz ryzykiem utraty możliwości legalizacji zatrudnienia dla samych pracowników.

Klient zgłosił się do kancelarii po kontroli zapowiedzianej przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Mieliśmy 10 dni roboczych na uporządkowanie dokumentacji dla 14 osób. W takich warunkach każda godzina ma znaczenie.

Instytucje zaangażowane w sprawę to: Urząd do Spraw Cudzoziemców (UdSC), właściwy Urząd Wojewódzki w Warszawie oraz PIP. Każda z nich stosuje odrębny tryb i inne terminy. Koordynacja równoległa – nie sekwencyjna – była jedyną opcją.

Jaka strategia prawna pozwoliła zakończyć relokację bez sankcji?

Pierwszym krokiem było natychmiastowe zawieszenie świadczenia pracy przez dwóch pracowników bez uregulowanego statusu. Następnie złożono oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – najszybsza dostępna ścieżka, działająca od dnia rejestracji w powiatowym urzędzie pracy. Termin rejestracji: 1 dzień roboczy. To rozwiązanie pomostowe, nie docelowe.

Dla dziewięciu pracowników spełniających kryterium wynagrodzenia – co najmniej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie – złożono wnioski o zezwolenia na pracę typ A/E oraz uruchomiono procedurę Blue Card Polska. Karta Niebieska UE to zezwolenie łączące prawo pobytu z prawem do pracy dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE. Czas oczekiwania w Warszawie: 8–12 tygodni.

Dla pozostałych pięciu pracowników – z niższym wynagrodzeniem – zastosowano zezwolenie na pracę typu A w trybie zwykłym. Równolegle złożono wnioski o kartę pobytu czasowego. Oba postępowania toczą się niezależnie, co wymaga precyzyjnego śledzenia terminów.

Umowy o pracę dostosowano do wymogów polskiego Kodeksu pracy. Kluczowe zmiany dotyczyły trzech obszarów: okresy wypowiedzenia zgodne z art. 36 § 1 k.p. – od 2 tygodni do 3 miesięcy w zależności od stażu – limity umów terminowych wynikające z art. 25(1) § 1 k.p. (maksymalnie 33 miesiące i 3 umowy z tym samym pracodawcą) oraz obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w języku polskim lub z tłumaczeniem.

Jakie lekcje wynikają z tej sprawy dla innych pracodawców?

Sprawa ujawniła trzy powtarzające się błędy, które obserwujemy w relokacjach prowadzonych bez wsparcia prawnego. Każdy z nich niesie konkretne ryzyko.

Pierwszy błąd: założenie, że ochrona czasowa lub ruch bezwizowy zastępują zezwolenie na pracę. Tak nie jest. Podstawa pobytowa i podstawa do wykonywania pracy to dwa odrębne reżimy prawne. Można legalnie przebywać w Polsce i jednocześnie nielegalnie świadczyć pracę.

Drugi błąd: brak wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń dla sygnalistów. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek uruchomienia takiego kanału – na podstawie art. 8 ustawy o sygnalistach. Klient, po relokacji, przekroczył próg 50 osób. Brakowało procedury. Ryzyko: kara do 1 080 000 PLN oraz odpowiedzialność karna za działania odwetowe wobec zgłaszającego.

Trzeci błąd: brak planu dla pracowników, którzy nie spełniają kryterium Blue Card. Pracodawcy często koncentrują się na kluczowych specjalistach i pomijają pozostałych. W tej sprawie pięć osób przez kilka tygodni pozostawało w prawnej próżni. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest opracowanie dwóch równoległych ścieżek legalizacji już na etapie planowania relokacji – przed wyjazdem pracowników.

  • Sprawdź podstawę pobytową każdego pracownika przed podpisaniem umowy z polskim podmiotem.
  • Zidentyfikuj, którzy pracownicy kwalifikują się do Blue Card Polska (próg wynagrodzenia: 12 272,58 PLN brutto).
  • Złóż oświadczenia pomostowe w dniu rozpoczęcia pracy – nie po fakcie.
  • Zweryfikuj, czy firma przekroczyła próg 50 pracowników i czy wdrożono kanał dla sygnalistów.
  • Dostosuj umowy o pracę do polskiego k.p. – szczególnie okresy wypowiedzenia i limity umów terminowych.

Warto dodać jeden wątek, który pojawił się przy okazji tej sprawy. Klient korzystał z systemu fakturowania wewnętrznego między spółką polską a ukraińską. Przy okazji analizy dokumentacji odkryliśmy rozbieżności w zasadach wystawiania faktur – kwestia istotna również w kontekście samofakturowania w systemie KSeF, które będzie obowiązkowe od 1 kwietnia 2026 roku. Relokacja pracowników często otwiera szerszy przegląd dokumentacji transgranicznej.

Sprawa zakończyła się bez sankcji ze strony PIP. Kontrola potwierdziła prawidłowość dokumentacji. Wszyscy 14 pracownicy uzyskali legalne podstawy zatrudnienia w terminie wyznaczonym przez inspektorów.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanego przypadku. Każda relokacja ma inny punkt startowy – inne obywatelstwa, inne struktury korporacyjne, inne terminy. Błąd w legalizacji zatrudnienia może zamknąć drogę do uregulowania statusu pracownika na wiele miesięcy – to konsekwencja nieodwracalna w perspektywie operacyjnej.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników spoza UE do Polski – lub już ją przeprowadza bez kompleksowej weryfikacji prawnej – przeprowadzimy audyt dokumentacji, zidentyfikujemy ryzyka i przygotujemy plan legalizacji: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik z Ukrainy z ochroną czasową może od razu podjąć pracę w polskiej spółce?

O: Ochrona czasowa zwalnia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę, ale nie działa automatycznie. Pracodawca musi złożyć oświadczenie w odpowiednim urzędzie i spełnić warunki formalne przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Pominięcie tego kroku oznacza nielegalne zatrudnienie – niezależnie od statusu pobytowego pracownika. Procedura rejestracji oświadczenia trwa 1 dzień roboczy.

P: Ile kosztuje i trwa uzyskanie Blue Card dla pracownika z Ukrainy?

O: Blue Card Polska wymaga spełnienia progu wynagrodzenia – w 2026 roku jest to 12 272,58 PLN brutto miesięcznie. Opłata za wniosek wynosi kilkaset złotych, natomiast czas oczekiwania w Warszawie to 8–12 tygodni. W tym czasie pracownik może kontynuować pracę na podstawie oświadczenia pomostowego lub innego ważnego zezwolenia. Karta Niebieska UE uprawnia do pobytu i pracy w Polsce przez okres do 3 lat z możliwością przedłużenia.

P: Czy obowiązek wdrożenia kanału dla sygnalistów dotyczy pracodawcy, który właśnie przekroczył próg 50 pracowników po relokacji?

O: Tak. Ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 roku obejmuje wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób – niezależnie od tego, kiedy próg został przekroczony. Artykuł 8 ustawy o sygnalistach nakłada obowiązek uruchomienia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Brak kanału grozi karą do 1 080 000 PLN. Pracodawca powinien wdrożyć procedurę niezwłocznie po przekroczeniu progu – a nie czekać na kontrolę.

O kancelarii

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.