Firma technologiczna z Mazowsza zatrudnia specjalistę z Ukrainy. Dział HR składa wniosek o zezwolenie na pracę, podpisuje umowę, odprowadza składki. Wydaje się, że wszystko gra. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – relokacja pracownika do Polski uruchamia jednocześnie kilka niezależnych procedur prawnych. Każda ma własny termin i własne konsekwencje.

Relokacja pracowników do Polski wymaga równoległego spełnienia obowiązków z zakresu prawa imigracyjnego, prawa pracy i compliance. Zezwolenie na pracę to dopiero punkt wyjścia – pracodawca musi zadbać o właściwy typ umowy, okresy wypowiedzenia zgodne z Kodeksem pracy oraz wdrożenie kanału zgłoszeń sygnalistów, jeśli zatrudnia co najmniej 50 osób. Niedopełnienie któregokolwiek z tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością osobistą osób zarządzających.

Poniżej omawiamy trzy obszary, które wymagają natychmiastowej uwagi każdego pracodawcy planującego lub realizującego relokację do Polski: zezwolenia i wizy, umowy o pracę oraz obowiązki compliance.

Jakie zezwolenia i wizy są wymagane przy relokacji do Polski?

Odpowiedź zależy od obywatelstwa pracownika i charakteru jego zatrudnienia. Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonego trybu – powiadomienie do urzędu pracy zamiast pełnego wniosku o zezwolenie. Obywatele spoza UE i EOG wymagają co do zasady zezwolenia na pracę typu A lub – przy spełnieniu warunków – Niebieskiej Karty UE (Blue Card Polska). Próg wynagrodzenia dla Blue Card w 2026 r. wynosi 12 272,58 PLN brutto miesięcznie. Poniżej tej kwoty wniosek zostanie odrzucony.

Zezwolenie na pracę wydaje właściwy Urząd Wojewódzki – nie Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ani Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Czas oczekiwania w Warszawie i Krakowie wynosi od 30 do 90 dni, w zależności od obciążenia urzędu. Pracodawca musi złożyć wniosek przed faktycznym rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. Praca bez zezwolenia grozi karą do 30 000 PLN nałożoną przez PIP.

Warto pamiętać o jednej pułapce: zezwolenie jest wydawane na konkretne stanowisko i konkretnego pracodawcę. Zmiana zakresu obowiązków lub przeniesienie do innej spółki z grupy wymaga nowego zezwolenia lub jego zmiany. Firmy, które przeprowadzają wewnętrzne restrukturyzacje, często odkrywają ten problem dopiero podczas kontroli KAS lub PIP.

Dla pracowników delegowanych z zagranicy na krótki okres (do 90 dni w roku) zastosowanie mogą mieć przepisy o delegowaniu pracowników – odrębna ścieżka, z własnym obowiązkiem rejestracyjnym w Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak prawidłowo ukształtować umowę o pracę po relokacji?

Relokacja do Polski oznacza podleganie polskiemu Kodeksowi pracy – niezależnie od tego, jakie prawo regulowało wcześniejszą umowę. Pracodawca musi dostosować warunki zatrudnienia do polskich przepisów. Trzy elementy wymagają szczególnej uwagi: rodzaj umowy, okresy wypowiedzenia i limit umów terminowych.

Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. Firmy, które wielokrotnie przedłużają umowy relokowanym pracownikom, nieświadomie tworzą stałe stosunki pracy.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Wynoszą one odpowiednio: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat i 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Pracodawcy często zapominają, że do stażu wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeśli doszło do przejęcia zakładu pracy w trybie art. 23(1) k.p.

Umowa powinna wskazywać miejsce pracy w Polsce, walutę wynagrodzenia (PLN lub EUR – obie są dopuszczalne) oraz zasady zwrotu kosztów relokacji. Brak tych elementów komplikuje późniejsze rozliczenia i może rodzić spory przed sądem pracy.

Pracodawca powinien też sprawdzić, czy pracownik objęty jest polskim systemem ubezpieczeń społecznych (ZUS), czy nadal podlega ubezpieczeniu w kraju pochodzenia na podstawie unijnych rozporządzeń o koordynacji lub umowy dwustronnej. Błędna kwalifikacja oznacza zaległości składkowe z odsetkami.

Jeśli Państwa firma prowadzi relokacje pracowników z wielu krajów jednocześnie, konkretna analiza każdego przypadku jest niezbędna – błędy w umowach mają charakter nieodwracalny po upływie terminów na ich korektę. Aby otrzymać ocenę sytuacji, napisz do info@kordeckipartners.com.

Jakie obowiązki compliance ciążą na pracodawcy zatrudniającym relokowanych pracowników?

Relokacja pracowników uruchamia obowiązki, które wykraczają poza prawo imigracyjne i umowę o pracę. Trzy obszary compliance są szczególnie istotne: ochrona sygnalistów, RODO i ewidencja czasu pracy.

Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. weszła w życie 25 września 2024 r. Zgodnie z art. 8 ustawy każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń. Relokacja pracowników, która powiększa stan zatrudnienia powyżej tego progu, automatycznie uruchamia ten obowiązek. Za brak kanału grozi kara do 1 080 000 PLN. Więcej o obowiązkach pracodawcy w zakresie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego – przepisy te dotyczą również relokowanych pracownic.

RODO wymaga, aby pracodawca poinformował pracownika o przetwarzaniu jego danych osobowych w języku dla niego zrozumiałym. Klauzule informacyjne wyłącznie po polsku mogą być kwestionowane przez PUODO. Praktyka pokazuje, że firmy z Niemiec i Ukrainy wchodzące na rynek polski często pomijają ten obowiązek przy relokacjach.

Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika – w tym relokowanego – niezależnie od formy zatrudnienia. Praca zdalna nie zwalnia z tego obowiązku. Szczegółowe zasady dotyczące ubezpieczeń, o których powinien wiedzieć polski zarząd, mają bezpośrednie przełożenie na sytuację relokowanych pracowników objętych polskim ZUS.

Pracodawca powinien przygotować następującą dokumentację przed rozpoczęciem pracy przez relokowanego pracownika:

  • wniosek o zezwolenie na pracę lub potwierdzenie powiadomienia (dla obywateli Ukrainy)
  • umowa o pracę zgodna z k.p. – z polskim miejscem pracy i właściwą walutą wynagrodzenia
  • zaświadczenie A1 lub decyzja o właściwości systemu ubezpieczeń społecznych
  • klauzula informacyjna RODO w języku pracownika
  • potwierdzenie wdrożenia kanału sygnalistów (jeśli próg 50 pracowników jest przekroczony)

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać dodatkowych kroków – zwłaszcza gdy relokacja dotyczy pracowników z krajów spoza UE lub wiąże się z przejęciem zakładu pracy. Błędy popełnione na etapie wdrożenia zamykają drogę do późniejszej korekty bez konsekwencji finansowych.

Jeśli Państwa spółka planuje lub realizuje relokację pracowników do Polski i potrzebuje weryfikacji dokumentacji – przeprowadzimy audyt umów, zezwoleń i procedur compliance: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik z Ukrainy potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce?

O: Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonego trybu powiadomienia do urzędu pracy zamiast pełnego zezwolenia – na podstawie przepisów szczególnych obowiązujących od 2022 r. Procedura jest szybsza, ale pracodawca nadal musi złożyć powiadomienie przed rozpoczęciem pracy. Brak powiadomienia traktowany jest jak praca bez zezwolenia i grozi karą do 30 000 PLN.

P: Ile trwa uzyskanie Blue Card dla pracownika spoza UE?

O: Czas oczekiwania w głównych urzędach wojewódzkich wynosi od 30 do 90 dni. Warunkiem jest wynagrodzenie co najmniej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie w 2026 r. Blue Card daje pracownikowi szersze uprawnienia niż standardowe zezwolenie typu A – między innymi możliwość zmiany pracodawcy po 2 latach bez nowego zezwolenia. Wniosek składa pracodawca, nie pracownik.

P: Czy relokacja pracownika z grupy kapitałowej wymaga nowego zezwolenia na pracę?

O: Tak, jeśli zmienia się formalny pracodawca – nawet w ramach tej samej grupy kapitałowej. Zezwolenie na pracę jest przypisane do konkretnej spółki i konkretnego stanowiska. Przeniesienie pracownika do innej spółki z grupy bez uzyskania nowego zezwolenia stanowi naruszenie przepisów imigracyjnych. Wyjątkiem są niektóre przypadki delegowania wewnątrzgrupowego, które wymagają odrębnej analizy.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.