Firma z Łodzi produkująca komponenty elektryczne traci nagle dostęp do kluczowego dostawcy z Rosji. Kontrakt jest w toku, zaliczka zapłacona, a towar nie dotrze. Sankcje Unii Europejskiej weszły w życie z dnia na dzień – i żaden zapis w umowie tego nie przewidywał. Takich sytuacji w Polsce przybywa z każdym nowym pakietem sankcyjnym.

Sankcje UE to zestaw środków ograniczających nałożonych przez Radę Unii Europejskiej, które bezpośrednio wiążą polskie przedsiębiorstwa – bez potrzeby implementacji do prawa krajowego. Obejmują zamrożenie aktywów, zakaz transakcji i wykluczenie z zamówień publicznych. Polska ustawa z 15 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę nakłada dodatkowe środki krajowe, w tym wpis do rejestru osób i podmiotów objętych sankcjami.

Poniższy przewodnik prowadzi krok po kroku przez: identyfikację ryzyka, procedurę compliance, dostępne mechanizmy ochrony roszczeń oraz najczęstsze błędy popełniane przez polskie firmy. Omówimy trzy scenariusze branżowe – produkcję, IT i inwestora zagranicznego – i wskażemy, kiedy postępowanie przed KIO lub arbitraż są właściwą drogą.

Jakie sankcje UE obowiązują polskie przedsiębiorstwa i od kiedy?

Rozporządzenia sankcyjne Rady UE obowiązują bezpośrednio – nie wymagają wdrożenia przez Sejm. Polskie przedsiębiorstwo naruszające zakaz transakcji z podmiotem z listy SDN lub unijnej listy sankcyjnej odpowiada karnie i cywilnie od dnia publikacji rozporządzenia w Dzienniku Urzędowym UE. Sankcje wobec Rosji obowiązują w kilkunastu pakietach, a każdy kolejny rozszerza katalog zakazanych towarów i usług.

Polska ustawa z 15 kwietnia 2022 r. dodaje krajową warstwę środków. Przedsiębiorstwo wpisane na listę krajową może zostać wykluczone z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. KIO – Krajowa Izba Odwoławcza – rozpatruje odwołania od takich wykluczeń w terminie 10 dni od dnia powiadomienia o wyborze oferty. Termin ten jest zawity i nie podlega przywróceniu.

Trzy kategorie podmiotów objętych sankcjami są kluczowe dla polskich firm:

  • osoby fizyczne i prawne wpisane na listy UE lub listy krajowe,
  • podmioty kontrolowane przez osoby z list w ponad 50%,
  • podmioty, przez które sankcjonowane osoby działają pośrednio (tzw. obejście sankcji).

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – problem nie leży w bezpośrednim kontrahencie, lecz w jego beneficjencie rzeczywistym. Weryfikacja w CRBR (Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych) jest niezbędna, ale niewystarczająca. Rejestr bywa nieaktualny. Należy sięgać po komercyjne bazy danych i wyciągi z rejestrów zagranicznych.

Spółka z branży logistycznej z Pomorza odkryła wiosną 2024 r., że jej partner spedycyjny był kontrolowany przez podmiot z listy UE. Kontrakt opiewał na ok. 2,8 mln PLN. Firma musiała natychmiast zawiesić płatności i zgłosić przypadek do właściwych organów – bez możliwości odzyskania zaliczki w normalnym trybie.

Jak przeprowadzić audyt compliance sankcyjnego – krok po kroku?

Audyt compliance sankcyjnego to procedura czterech etapów, którą każda firma narażona na ryzyko sankcyjne powinna przeprowadzić co najmniej raz na kwartał. Etap pierwszy – screening kontrahentów – wymaga sprawdzenia wszystkich aktywnych partnerów handlowych w skonsolidowanej liście UE (dostępnej na stronie Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych). Etap drugi to analiza łańcucha dostaw pod kątem towarów objętych zakazem eksportu lub importu. Etap trzeci – przegląd umów pod kątem klauzul siły wyższej i klauzul sankcyjnych. Etap czwarty to dokumentacja wyników i raportowanie wewnętrzne.

Trzy scenariusze branżowe pokazują różnicę w podejściu:

  • Producent z Małopolski – eksportuje maszyny podwójnego zastosowania. Musi uzyskać licencję eksportową i sprawdzić, czy odbiorca nie jest podmiotem z listy end-user.
  • Firma IT z Warszawy – świadczy usługi chmurowe dla klientów z byłych republik radzieckich. Usługi IT wobec podmiotów rosyjskich mogą podlegać zakazom sektorowym od 12. pakietu sankcyjnego.
  • Inwestor zagraniczny – fundusz z siedzibą w Niemczech inwestujący w polską spółkę, która ma udziałowca z Białorusi. Ryzyko naruszenia sankcji białoruskich spoczywa na wszystkich stronach transakcji.

Co przygotować przed audytem? Oto minimalna lista:

  • pełna lista kontrahentów z numerami identyfikacyjnymi (NIP, KRS, EORI),
  • kopie umów z klauzulami dotyczącymi siły wyższej i prawa właściwego,
  • dokumenty potwierdzające strukturę własnościową kontrahentów,
  • ewidencja towarów i usług z kodami CN (nomenklatura scalona),
  • polityka compliance firmy lub jej projekt.

Termin na zgłoszenie naruszenia sankcji do właściwego organu (w Polsce – do ministra właściwego ds. finansów lub KAS) nie jest jednolicie określony – obowiązuje zasada niezwłoczności. Opóźnienie w zgłoszeniu traktowane jest jako okoliczność obciążająca. Kara za naruszenie sankcji może wynieść do 20 mln PLN lub do 20% rocznego obrotu, zależnie od podstawy prawnej.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie automatycznego screeningu transakcji powyżej 50 000 PLN niż jednorazowy audyt raz w roku. Ryzyko sankcyjne zmienia się szybciej niż harmonogram audytów.

Jakie mechanizmy ochrony roszczeń są dostępne po zamrożeniu transakcji?

Zamrożenie transakcji wskutek sankcji nie oznacza utraty prawa do dochodzenia roszczeń – oznacza konieczność wyboru właściwej ścieżki proceduralnej. Zabezpieczenie roszczeń na podstawie art. 730 k.p.c. jest dostępne zarówno przed wszczęciem postępowania, jak i w jego toku, jeżeli roszczenie jest uprawdopodobnione i istnieje interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia. Sąd może nakazać zajęcie rachunku bankowego kontrahenta lub ustanowienie hipoteki przymusowej w ciągu kilku dni.

Arbitraż – jako alternatywa dla sądu powszechnego – jest szczególnie przydatny w sporach z elementem transgranicznym. Zapis na sąd polubowny musi być sporządzony w formie pisemnej zgodnie z art. 1154 k.p.c. Bez tej formy klauzula arbitrażowa jest nieważna, a spór trafia do sądu powszechnego. W sprawach sankcyjnych arbitraż ma jedną przewagę: postępowanie jest poufne, co chroni reputację firmy.

Firma IT z Trójmiasta, latem 2023 r., zamroziła umowę SaaS z klientem rosyjskim po 11. pakiecie sankcyjnym. Wartość kontraktu wynosiła ok. 1,4 mln EUR. Spółka uzyskała zabezpieczenie roszczeń przed sądem okręgowym w Gdańsku w ciągu 72 godzin od złożenia wniosku – co pozwoliło zablokować przelew z rachunku escrow zanim środki zostały wyprowadzone.

Dostępne ścieżki zależą od struktury umowy i miejsca siedziby kontrahenta:

  • Sąd powszechny w Polsce – właściwy, gdy brak klauzuli arbitrażowej i kontrahent ma majątek w Polsce.
  • Arbitraż krajowy lub międzynarodowy – gdy umowa zawiera zapis na sąd polubowny.
  • Postępowanie przed KIO – wyłącznie w sprawach zamówień publicznych; termin 10 dni od powiadomienia jest zawity.
  • Wniosek o licencję do Ministerstwa Finansów – gdy transakcja jest objęta sankcjami, ale możliwe jest uzyskanie wyłączenia humanitarnego lub innego derogatu.

Warto pamiętać, że wykonanie wyroku zagranicznego w Polsce jest możliwe bez postępowania exequatur w sprawach między podmiotami z państw UE – na podstawie rozporządzenia Bruksela I bis (rozporządzenie UE nr 1215/2012). W sprawach z podmiotami spoza UE konieczne jest odrębne postępowanie o uznanie orzeczenia.

Jakie błędy najczęściej popełniają polskie firmy i jak ich unikać?

Najczęstszy błąd to brak klauzuli sankcyjnej w umowie. Klauzula taka powinna precyzować, co dzieje się z kontraktem, gdy jedna ze stron zostaje objęta sankcjami: czy umowa wygasa automatycznie, czy wymaga wypowiedzenia, kto ponosi koszty rozwiązania i w jakim terminie. Bez tej klauzuli firma zostaje z roszczeniem odszkodowawczym, którego podstawa prawna jest sporna.

Drugi błąd to mylenie siły wyższej z sankcjami. Sankcje UE nie są automatycznie siłą wyższą w rozumieniu polskiego k.c. – są to środki prawne, które strona powinna była przewidzieć i zabezpieczyć kontraktowo. Sądy polskie niejednolicie podchodzą do tego zagadnienia, co oznacza ryzyko procesowe dla firmy powołującej się wyłącznie na siłę wyższą.

Trzeci błąd – najkosztowniejszy – to brak due diligence sankcyjnego przed zamknięciem transakcji M&A. Przejęcie spółki, której udziałowiec figuruje na liście sankcyjnej, może skutkować nieważnością transakcji i odpowiedzialnością karną nabywcy. Due diligence sankcyjne powinno być standardowym elementem każdego procesu transakcyjnego powyżej 1 mln PLN.

Czwarty błąd to ignorowanie sankcji sektorowych wobec branż – nie tylko wobec konkretnych podmiotów. Zakazy dotyczące sektora energetycznego, finansowego czy technologicznego obowiązują niezależnie od tego, czy konkretny kontrahent jest wpisany na listę. Polskie firmy eksportujące towary podwójnego zastosowania (dual-use) muszą uzyskać licencję eksportową od ministra właściwego ds. gospodarki – nawet jeśli odbiorca nie jest na żadnej liście.

Wewnętrzny link do naszej praktyki sporów: szczegóły dotyczące procedur zabezpieczenia i reprezentacji w sporach sankcyjnych znajdą Państwo na stronie praktyki sporów KORDECKI & Partners. Zagadnienia związane z samofakturowaniem w kontekście KSeF – istotne przy rozliczaniu transakcji z podmiotami zagranicznymi – omówiliśmy w artykule o samofakturowaniu w systemie KSeF.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy naruszenie sankcji jest już faktem, czy wciąż możliwe do uniknięcia. Brak działania w ciągu pierwszych 48 godzin od wykrycia nieprawidłowości może mieć nieodwracalne konsekwencje – od zamrożenia rachunków po wszczęcie postępowania karnego.

Jeśli Państwa spółka prowadzi transakcje z podmiotami z Rosji, Białorusi lub innych jurysdykcji objętych sankcjami i nie wdrożyła jeszcze procedury compliance sankcyjnego – przeprowadzimy audyt ryzyka, opracujemy klauzule sankcyjne i reprezentujemy Państwa w postępowaniach przed sądem lub KIO: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polska firma może nadal realizować umowę zawartą przed wprowadzeniem sankcji?

O: Co do zasady – nie, jeżeli kontrahent lub towar objęty jest sankcjami wprowadzonymi po zawarciu umowy. Rozporządzenia sankcyjne nie zawierają klauzuli zachowania praw nabytych dla trwających kontraktów. Wyjątkiem są licencje derogacyjne, o które firma może wystąpić do właściwego organu krajowego. Termin na uzyskanie takiej licencji jest indywidualnie ustalany, ale wniosek należy złożyć niezwłocznie – zwykle przed upływem 30 dni od wejścia w życie nowych środków.

P: Jakie kary grożą za nieumyślne naruszenie sankcji UE?

O: Polska ustawa z 15 kwietnia 2022 r. przewiduje kary pieniężne do 20 mln PLN niezależnie od tego, czy naruszenie było umyślne. Nieumyślność może stanowić okoliczność łagodzącą przy wymiarze kary, ale nie wyłącza odpowiedzialności. Dodatkowym ryzykiem jest odpowiedzialność karna osób zarządzających spółką – do 3 lat pozbawienia wolności za naruszenie zakazu obrotu z podmiotem sankcjonowanym. Dlatego wdrożenie polityki compliance sankcyjnego jest nie tylko zalecane, lecz stanowi element należytej staranności zarządu.

P: Czy arbitraż jest skuteczny w sporach z rosyjskim lub białoruskim kontrahentem po nałożeniu sankcji?

O: Arbitraż pozostaje dostępną ścieżką, jeżeli umowa zawiera ważny zapis na sąd polubowny zgodnie z artykułem 1154 Kodeksu postępowania cywilnego. Problem pojawia się na etapie egzekucji wyroku – wykonanie orzeczenia arbitrażowego w Rosji lub na Białorusi jest praktycznie niemożliwe od 2022 r. Zalecamy koncentrację na zabezpieczeniu majątku kontrahenta w Polsce lub w innych jurysdykcjach UE jeszcze przed lub w trakcie postępowania arbitrażowego, korzystając z artykułu 730 Kodeksu postępowania cywilnego.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i prawa sankcyjnego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.