Firma budowlana z Mazowsza otrzymuje decyzję inżyniera kontraktu odrzucającą roszczenie na 4,2 mln PLN. Termin na uruchomienie adjudykacji mija za 28 dni. Bez działania – roszczenie przepada bezpowrotnie, a spór trafia do arbitrażu, który potrwa trzy lata i pochłonie wielokrotność wartości pierwotnego żądania.

Adjudykacja w kontrakcie FIDIC to procedura rozstrzygania sporów przez niezależnego Dispute Adjudication Board (DAB), której wynik – decyzja DAB – jest natychmiast wiążący i wykonywalny, nawet jeśli strona złożyła notyfikację o niezadowoleniu. Procedura opiera się na klauzuli 20 warunków FIDIC (Red Book, Yellow Book, Silver Book) i musi być wdrożona przed arbitrażem. Termin na złożenie wniosku do DAB wynosi 28 dni od otrzymania decyzji inżyniera.

Poniższy przewodnik prowadzi przez całą procedurę krok po kroku – od powołania DAB, przez złożenie wniosku, aż po egzekucję decyzji w polskim porządku prawnym. Omawia trzy scenariusze biznesowe, typowe błędy i koszty, które warto znać przed wszczęciem postępowania.

Jak działa adjudykacja FIDIC i czym różni się od arbitrażu?

Adjudykacja to szybkie postępowanie quasi-sądowe. DAB wydaje decyzję w ciągu 84 dni od otrzymania wniosku – nie miesięcy ani lat. To zasadnicza różnica wobec arbitrażu, który w Polsce trwa przeciętnie 18–36 miesięcy. Decyzja DAB wiąże strony natychmiast i musi być wykonana, nawet gdy jedna ze stron złożyła notyfikację o niezadowoleniu (Notice of Dissatisfaction, NOD).

Mechanizm działa w dwóch trybach. Pierwszym jest DAB stały (standing DAB) – powoływany na początku kontraktu i monitorujący projekt przez cały czas jego trwania. Drugim jest DAB ad hoc – powoływany wyłącznie na czas konkretnego sporu. W polskich kontraktach infrastrukturalnych (GDDKiA, PKP PLK) dominuje model ad hoc, co oznacza, że powołanie DAB następuje dopiero po powstaniu sporu. To z kolei generuje dodatkowe opóźnienie rzędu 30–60 dni.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – adjudykacja FIDIC nie jest tym samym co adjudykacja w rozumieniu prawa budowlanego ani procedura przed Krajową Izbą Odwoławczą (KIO). To odrębny, umowny mechanizm, którego źródłem jest kontrakt, a nie ustawa. Sądy polskie, w tym Sąd Najwyższy, potwierdziły wykonalność decyzji DAB w trybie art. 730 k.p.c. jako zabezpieczenie roszczenia.

Koszt adjudykacji zależy od stawki adjudikatora. Stawki rynkowe w Polsce wahają się od 500 do 1 500 EUR dziennie za jednego adjudikatora. Panel trzech adjudykatorów generuje koszty rzędu 30 000–80 000 EUR dla sporu o wartości 5–20 mln PLN. To wielokrotnie mniej niż arbitraż przed Sądem Arbitrażowym przy KIG lub ICC.

Jak krok po kroku przeprowadzić adjudykację w polskim kontrakcie FIDIC?

Procedura adjudykacji przebiega w pięciu etapach. Każdy ma sztywne terminy – ich niedotrzymanie może skutkować utratą prawa do dochodzenia roszczenia. Poniżej schemat działania z perspektywy wykonawcy lub zamawiającego.

Etap 1 – Notyfikacja roszczenia (klauzula 20.1 FIDIC). Strona musi zgłosić roszczenie w ciągu 28 dni od momentu, gdy dowiedziała się lub powinna była dowiedzieć się o zdarzeniu powodującym roszczenie. Niedotrzymanie tego terminu powoduje wygaśnięcie roszczenia. To jeden z najczęstszych błędów na polskich budowach.

Etap 2 – Decyzja inżyniera (klauzula 3.5 FIDIC). Inżynier ma 42 dni na wydanie decyzji. Jeśli tego nie zrobi – strona może traktować milczenie jako odrzucenie i przejść do kolejnego etapu.

Etap 3 – Skierowanie do DAB (klauzula 20.4 FIDIC). Wniosek do DAB należy złożyć w ciągu 28 dni od decyzji inżyniera lub upływu terminu na jej wydanie. Wniosek powinien zawierać: opis sporu, żądanie, dowody, stanowisko prawne i faktyczne.

Etap 4 – Postępowanie przed DAB. DAB wydaje decyzję w ciągu 84 dni od otrzymania wniosku (lub dłużej, za zgodą stron). Strony mogą składać pisma, DAB może przeprowadzić wizję lokalną i przesłuchania. Decyzja jest natychmiast wiążąca.

Etap 5 – NOD i arbitraż lub wykonanie decyzji. Strona niezadowolona z decyzji DAB ma 28 dni na złożenie NOD. Brak NOD w terminie czyni decyzję ostateczną. Złożenie NOD nie zwalnia z obowiązku wykonania decyzji DAB – to częste nieporozumienie.

  • Termin notyfikacji roszczenia: 28 dni od zdarzenia
  • Termin decyzji inżyniera: 42 dni od zgłoszenia
  • Termin wniosku do DAB: 28 dni od decyzji inżyniera
  • Termin decyzji DAB: 84 dni od wniosku
  • Termin NOD: 28 dni od decyzji DAB

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie bieżącego rejestru zdarzeń na budowie z datami dziennymi. Jeden zaległy wpis może kosztować miliony złotych utraconego roszczenia.

Więcej o mechanizmach rozwiązywania sporów FIDIC w Polsce – w tym o trybie arbitrażowym i mediacji – przeczytają Państwo w artykule Spory FIDIC w Polsce – mechanizmy rozwiązywania.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy terminy notyfikacji zostały zachowane i czy roszczenie nie przepadło bezpowrotnie. Przeoczenie 28-dniowego terminu zamyka drogę do adjudykacji i wymusza kosztowniejszy arbitraż.

Jeśli Państwa spółka prowadzi kontrakt FIDIC i stoi przed decyzją inżyniera odrzucającą roszczenie powyżej 1 mln PLN – przeprowadzimy analizę terminów, projekt wniosku do DAB i strategię postępowania: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe: kto i kiedy powinien uruchomić adjudykację?

Adjudykacja nie jest narzędziem wyłącznie dla wykonawców. Zamawiający również może skierować spór do DAB – na przykład w przypadku opóźnień, wad robót lub roszczeń z tytułu kar umownych. Poniżej trzy scenariusze z polskiej praktyki budowlanej.

Scenariusz 1 – Generalny wykonawca w sektorze infrastrukturalnym. Spółka budowlana z Małopolski realizuje kontrakt drogowy dla GDDKiA oparty na Red Book FIDIC. Inżynier odrzuca roszczenie za roboty dodatkowe na kwotę 6,8 mln PLN, powołując się na brak zmiany zakresu. Wykonawca uruchamia adjudykację, powołując DAB ad hoc. DAB, po wizji lokalnej i analizie dokumentacji projektowej, przyznaje 4,1 mln PLN. Zamawiający składa NOD, ale decyzję wykonuje w ciągu 56 dni – pod groźbą zabezpieczenia sądowego.

Scenariusz 2 – Deweloper jako zamawiający. Deweloper z Trójmiasta realizuje projekt mixed-use na podstawie Yellow Book FIDIC. Generalny wykonawca zgłasza roszczenie o przedłużenie czasu i dodatkowe koszty w wysokości 3,2 mln PLN, powołując się na nieprzewidziane warunki gruntowe. Zamawiający kwestionuje roszczenie. DAB, powołany w ciągu 45 dni od sporu, oddala roszczenie w całości – dokumentacja geotechniczna była dostępna w przetargu. Koszt adjudykacji: 22 000 EUR, podzielony równo między strony.

Scenariusz 3 – Inwestor zagraniczny na rynku polskim. Dla inwestora z Niemiec wchodzącego na rynek polski kluczowe jest zrozumienie, że polskie sądy powszechne mogą egzekwować decyzje DAB w trybie art. 730 k.p.c. Jeśli polska spółka wykonawcza nie wykona decyzji DAB – inwestor może złożyć wniosek o zabezpieczenie roszczenia i uzyskać nakaz zapłaty w ciągu kilku tygodni. To istotna przewaga adjudykacji nad arbitrażem, który wymaga wyroku i jego egzekucji. Warto przy tym pamiętać, że nabycie nieruchomości przez cudzoziemca spoza EOG wymaga zezwolenia MSWiA na podstawie ustawy z 24 marca 1920 r. – co może mieć znaczenie przy strukturyzowaniu inwestycji.

Jakie błędy najczęściej eliminują roszczenia w postępowaniu adjudykacyjnym?

Adjudykacja FIDIC jest procedurą ściśle sformalizowaną. Błędy formalne eliminują roszczenia równie skutecznie jak brak podstaw merytorycznych. Z doświadczenia w ponad 40 sporach budowlanych wynika, że te same błędy powtarzają się niezależnie od wielkości projektu.

Błąd 1 – Spóźniona notyfikacja roszczenia. Termin 28 dni z klauzuli 20.1 FIDIC jest prekluzyjny. Sąd Arbitrażowy przy KIG wielokrotnie oddalał roszczenia wyłącznie z powodu spóźnionej notyfikacji – bez badania meritum. W praktyce datą graniczną jest moment, gdy kierownik budowy podpisał protokół zdarzenia, nie dzień wystawienia faktury.

Błąd 2 – Mylenie notyfikacji z roszczeniem szczegółowym. Klauzula 20.1 FIDIC wymaga dwóch odrębnych dokumentów: wstępnej notyfikacji (28 dni) i szczegółowego roszczenia z dokumentacją (42 dni od zdarzenia). Złożenie jednego dokumentu zamiast dwóch może skutkować odrzuceniem przez DAB.

Błąd 3 – Brak pozwolenia na budowę lub niezgodność z projektem. DAB bada, czy roboty objęte roszczeniem były objęte zakresem kontraktu i czy wykonawca posiadał wymagane pozwolenie na budowę. Roszczenia dotyczące robót wykonanych bez wymaganego pozwolenia na budowę są z zasady oddalane.

Błąd 4 – Niewykonanie decyzji DAB w oczekiwaniu na arbitraż. Złożenie NOD nie zwalnia z obowiązku wykonania decyzji DAB. Strona, która odmawia wykonania, naraża się na postępowanie przed sądem powszechnym w trybie art. 730 k.p.c. i może utracić możliwość negocjacyjnego rozwiązania sporu.

Błąd 5 – Brak dokumentacji bieżącej. DAB rozstrzyga na podstawie dokumentów, nie zeznań. Brak dziennika budowy, protokołów odbiorów częściowych i korespondencji mailowej z inżynierem praktycznie uniemożliwia wygranie sporu o roboty dodatkowe.

Warto też wiedzieć, że programy motywacyjne dla kadry zarządzającej projektem – opisane szerzej w artykule ESOP w Polsce – strukturyzowanie programów motywacyjnych – mogą wpływać na zachowania decyzyjne i terminowość notyfikacji roszczeń.

Konkretna dokumentacja kontraktowa Państwa projektu decyduje o tym, czy roszczenie ma szansę w adjudykacji. Opóźnienie w jej weryfikacji jest nieodwracalne po upływie terminów prekluzyjnych.

Jeśli Państwa spółka realizuje kontrakt FIDIC z roszczeniami powyżej 500 000 PLN i nie ma pewności co do kompletności dokumentacji – przeprowadzimy audyt kontraktowy, ocenę ryzyka prekluzji i przygotujemy strategię adjudykacyjną: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy decyzja DAB jest wykonalna w Polsce bez dodatkowego wyroku sądu?

O: Tak, decyzja DAB jest natychmiast wiążąca i może być podstawą wniosku o zabezpieczenie roszczenia w trybie artykułu 730 Kodeksu postępowania cywilnego. Sądy polskie traktują decyzję DAB jako tytuł uprawdopodabniający roszczenie. Nie jest wymagane uzyskanie odrębnego wyroku – wystarczy wykazanie, że decyzja DAB istnieje i nie została wykonana. Opłata sądowa od wniosku o zabezpieczenie wynosi 100 PLN, niezależnie od wartości roszczenia.

P: Ile kosztuje adjudykacja w kontrakcie FIDIC i kto ponosi te koszty?

O: Koszty adjudykacji obejmują honorarium adjudikatora (zazwyczaj 500–1 500 EUR dziennie), koszty wizji lokalnej i koszty administracyjne. DAB rozstrzyga o podziale kosztów w decyzji końcowej – standardowo strona przegrywająca ponosi całość lub większość kosztów. Dla sporu o wartości 5 mln PLN łączny koszt adjudykacji rzadko przekracza 50 000 EUR, podczas gdy arbitraż przy tej wartości pochłania wielokrotnie więcej.

P: Czy można pominąć adjudykację i od razu skierować spór do arbitrażu?

O: W standardowych warunkach FIDIC adjudykacja jest obowiązkowym etapem poprzedzającym arbitraż. Pominięcie adjudykacji skutkuje zazwyczaj odrzuceniem pozwu arbitrażowego jako przedwczesnego. Wyjątkiem są kontrakty, w których strony wyraźnie wyłączyły DAB lub zastąpiły go innym mechanizmem – co w polskich kontraktach publicznych zdarza się rzadko i wymaga precyzyjnego zapisu w warunkach szczególnych kontraktu.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów budowlanych i kontraktów FIDIC. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.