Spory budowlane – adjudykacja w polskim kontrakcie FIDIC

Firma z branży infrastrukturalnej z Mazowsza odkrywa w trakcie realizacji kontraktu, że wykonawca zgłosił roszczenie na 4,5 mln PLN z tytułu przedłużenia czasu realizacji. Inwestor odrzuca żądanie. Strony wchodzą w spór – i nagle okazuje się, że kontrakt FIDIC przewiduje obowiązkową adjudykację, zanim sprawa trafi do arbitrażu lub sądu. Tymczasem termin na powołanie Komisji Rozjemstwa i Adjudykacji (DAB) już minął.

Adjudykacja w kontrakcie FIDIC to wieloetapowy mechanizm rozwiązywania sporów, który poprzedza arbitraż i – przy prawidłowym zastosowaniu – pozwala uzyskać wiążącą decyzję w ciągu 84 dni. Procedura opiera się na Warunkach Kontraktu FIDIC (Czerwona, Żółta lub Srebrna Księga) oraz przepisach polskiego prawa cywilnego i budowlanego. Pominięcie etapu adjudykacji zamyka drogę do skutecznego arbitrażu FIDIC i naraża stronę na odrzucenie roszczeń formalnych.

Poniższy przewodnik omawia krok po kroku procedurę adjudykacji w polskim kontrakcie FIDIC: od powołania DAB, przez złożenie roszczenia, aż po egzekucję decyzji lub uruchomienie arbitrażu. Wskazujemy terminy, koszty i typowe błędy, które w praktyce – wiele firm o tym zapomina – przesądzają o wyniku sporu.

Czym jest adjudykacja FIDIC i jak działa w Polsce?

Adjudykacja to mechanizm tymczasowego, ale natychmiast wiążącego rozstrzygania sporów przez niezależny panel – Dispute Adjudication Board (DAB). Warunki Kontraktu FIDIC (wyd. 1999 i 2017) nakładają na strony obowiązek powołania DAB przed pierwszą płatnością lub w ciągu 28 dni od zawarcia kontraktu. Decyzja DAB jest wykonalna natychmiast, nawet jeśli jedna ze stron złożyła sprzeciw (Notice of Dissatisfaction) i skierowała sprawę do arbitrażu.

W polskich realiach adjudykacja funkcjonuje w kontraktach finansowanych przez GDDKiA, PKP PLK, spółki deweloperskie oraz inwestorów prywatnych korzystających ze wzorców FIDIC. Prawo polskie nie reguluje adjudykacji FIDIC wprost – stosuje się przepisy k.c. o umowach procesowych oraz ogólne zasady prawa kontraktowego. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał, że decyzja DAB może być egzekwowana jako roszczenie umowne przed sądem powszechnym, jeśli strona nie płaci dobrowolnie.

Warto odróżnić adjudykację od mediacji i arbitrażu. Mediacja jest dobrowolna i nie daje wiążącego orzeczenia. Arbitraż ICC lub SIAC trwa przeciętnie 18–36 miesięcy i kosztuje wielokrotnie więcej. Adjudykacja – przy sprawnie działającym DAB – zamyka się w 84 dniach od złożenia roszczenia. To różnica, która w projekcie budowlanym z napiętym harmonogramem może decydować o płynności finansowej wykonawcy lub o zakresie odpowiedzialności inwestora.

Kancelarie nieruchomości i kancelarie budowlane w Polsce coraz częściej doradzają przy wdrażaniu klauzul adjudykacyjnych już na etapie negocjacji kontraktu. Pozwolenie na budowę i harmonogram rzeczowo-finansowy są wtedy powiązane z trybem rozwiązywania sporów – co skraca czas reakcji na roszczenia.

Jak krok po kroku przebiega procedura adjudykacji?

Procedura adjudykacji FIDIC składa się z pięciu etapów, z których każdy ma sztywny termin. Pominięcie jednego etapu lub przekroczenie terminu skutkuje utratą uprawnień procesowych – co w praktyce oznacza nieodwracalne zamknięcie drogi do uzyskania decyzji DAB w danym sporze.

Etap 1 – Powołanie DAB (do 28 dni od zawarcia kontraktu). Strony wspólnie mianują jednego lub trzech adjudykatorów. Przy braku porozumienia w ciągu 28 dni – zgodnie z klauzulą 20.2 FIDIC 1999 lub 21.1 FIDIC 2017 – powołania dokonuje instytucja nominująca wskazana w kontrakcie (najczęściej Prezydent FIDIC lub ICC). Opóźnienie w powołaniu DAB jest najczęstszym błędem polskich inwestorów.

Etap 2 – Złożenie roszczenia (Notice of Claim). Strona inicjująca składa pisemne zawiadomienie w ciągu 28 dni od dnia, w którym dowiedziała się lub powinna była dowiedzieć się o zdarzeniu wywołującym roszczenie. Termin 28-dniowy jest prekluzyjny – jego uchybienie wygasza roszczenie.

Etap 3 – Szczegółowe roszczenie i odpowiedź. Pełna dokumentacja roszczenia (z harmonogramem, kosztorysem i dowodami) składana jest w ciągu 42 dni od zawiadomienia. Druga strona ma 28 dni na odpowiedź. DAB może żądać dodatkowych dokumentów i przeprowadzić inspekcję placu budowy.

Etap 4 – Decyzja DAB (84 dni). DAB wydaje decyzję w ciągu 84 dni od otrzymania roszczenia lub w innym terminie uzgodnionym przez strony. Decyzja jest natychmiast wiążąca i wykonalna.

Etap 5 – Notice of Dissatisfaction lub wykonanie. Niezadowolona strona ma 28 dni na złożenie sprzeciwu. Brak sprzeciwu czyni decyzję ostateczną. Złożenie sprzeciwu otwiera drogę do arbitrażu, ale nie zawiesza obowiązku wykonania decyzji DAB.

• Powołanie DAB – do 28 dni od zawarcia kontraktu
• Notice of Claim – do 28 dni od zdarzenia wywołującego roszczenie
• Pełna dokumentacja roszczenia – do 42 dni od zawiadomienia
• Decyzja DAB – do 84 dni od złożenia roszczenia
• Notice of Dissatisfaction – do 28 dni od decyzji DAB

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – terminy FIDIC biegną niezależnie od negocjacji prowadzonych równolegle. Ugoda zawarta po upływie terminu na Notice of Claim nie zastępuje utraconego roszczenia formalnego.

Jakie koszty i ryzyka niesie adjudykacja w polskim projekcie budowlanym?

Koszty adjudykacji FIDIC dzielą się na trzy kategorie: wynagrodzenie adjudykatorów, koszty obsługi prawnej oraz ewentualne koszty egzekucji decyzji DAB przed sądem polskim. Adjudykator pobiera stawkę dzienną (day rate) uzgodnioną w umowie o adjudykację – w polskich projektach wynosi ona zazwyczaj od 1 500 do 4 500 EUR za dzień pracy. Przy typowym sporze o wartości 3–10 mln PLN całkowity koszt adjudykacji zamyka się w przedziale 80 000–250 000 PLN po obu stronach łącznie.

Ryzyko finansowe wiąże się przede wszystkim z obowiązkiem natychmiastowego wykonania decyzji DAB. Jeśli inwestor przegra adjudykację i nie zapłaci zasądzonej kwoty, wykonawca może dochodzić jej przed sądem powszechnym jako roszczenia umownego. Opłata sądowa wynosi 5% wartości roszczenia zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – przy roszczeniu 4 mln PLN to 200 000 PLN samej opłaty.

Trzy scenariusze biznesowe ilustrują skalę ryzyka. Deweloper z Trójmiasta – wiosna 2024 – pominął etap powołania DAB w kontrakcie na budynek biurowy. Gdy wykonawca zgłosił roszczenie o 2,8 mln PLN, inwestor nie mógł skutecznie powołać DAB ad hoc bez zgody drugiej strony. Sprawa trafiła bezpośrednio do arbitrażu ICC, generując koszty postępowania przekraczające 400 000 EUR. Spółka infrastrukturalna z Górnego Śląska – jesień 2023 – złożyła Notice of Claim po 35 dniach zamiast 28. Roszczenie o 6 mln PLN zostało odrzucone jako prekluzyjne. Inwestor zagraniczny wchodzący na rynek polski – typowy scenariusz dla firm z Niemiec lub Skandynawii – często stosuje FIDIC Silver Book bez dostosowania klauzul adjudykacyjnych do prawa polskiego, co rodzi konflikty między trybem ICC a polskimi przepisami o zabezpieczeniu roszczeń.

Najem komercyjny powierzchni biurowych jest czasem powiązany z kontraktem budowlanym przez klauzule odbioru. Opóźnienie w adjudykacji może wtedy oznaczać utratę najemcy i nieodwracalne straty przychodowe – nie tylko koszt postępowania. Dlatego obsługa przez doświadczoną kancelarię nieruchomości z praktyką FIDIC jest inwestycją, nie kosztem.

Jakie błędy najczęściej popełniają strony w adjudykacji FIDIC?

Adjudykacja FIDIC jest procedurą technicznie wymagającą. Błędy formalne mają tu charakter nieodwracalny – nie można ich naprawić na późniejszym etapie postępowania. Poniżej omawiamy cztery błędy, które w polskiej praktyce budowlanej powtarzają się najczęściej.

Błąd 1 – Brak DAB w kontrakcie lub brak powołania w terminie. Część polskich kontraktów FIDIC zawiera klauzulę 20 w wersji skróconej, zastępując DAB jednym adjudikatorem lub w ogóle pomijając ten mechanizm. To powoduje, że przy sporze strony muszą negocjować tryb rozwiązywania konfliktu od zera – tracąc cenne tygodnie. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest weryfikacja klauzuli 20/21 przed podpisaniem kontraktu, a nie po pierwszym roszczeniu.

Błąd 2 – Spóźniony Notice of Claim. Termin 28-dniowy biegnie od dnia, w którym strona powinna była dowiedzieć się o zdarzeniu – nie od dnia, w którym faktycznie to stwierdziła. W praktyce oznacza to, że kierownik projektu powinien monitorować zdarzenia kontraktowe na bieżąco i natychmiast informować dział prawny o każdym potencjalnym roszczeniu.

Błąd 3 – Niewykonanie decyzji DAB w oczekiwaniu na arbitraż. Złożenie Notice of Dissatisfaction nie zawiesza obowiązku wykonania decyzji DAB. Strona, która odmawia płatności, naraża się na roszczenie o odsetki ustawowe za opóźnienie oraz – w przypadku kolejnej przegranej w arbitrażu – na podwójne koszty postępowania.

Błąd 4 – Brak dokumentacji roszczenia. Decyzja DAB opiera się wyłącznie na dowodach złożonych przez strony. Brak protokołów konieczności, dziennika budowy, korespondencji e-mail lub kosztorysów powykonawczych skutkuje oddaleniem roszczenia nawet przy słusznym stanie faktycznym. Prawo budowlane nakłada na kierownika budowy obowiązek prowadzenia dziennika budowy – jest to jednocześnie kluczowy dowód w adjudykacji.

Warto też zwrócić uwagę na regulacje compliance. Projekty finansowane ze środków publicznych podlegają procedurom antykorupcyjnym i wymogom raportowania. Jeśli Państwa firma wdraża kanał sygnalistów, procedury zgłaszania nieprawidłowości powinny obejmować również etap adjudykacji i postępowań FIDIC.

Co przygotować przed wszczęciem adjudykacji – lista kontrolna?

Skuteczna adjudykacja zaczyna się na długo przed złożeniem formalnego roszczenia. Strona, która przystępuje do DAB bez odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego, zwykle przegrywa – niezależnie od merytorycznej słuszności swojego stanowiska. Poniżej przedstawiamy listę kontrolną dla inwestorów i wykonawców.

• Zweryfikowana kopia kontraktu FIDIC z klauzulami adjudykacyjnymi (klauzula 20 lub 21 w zależności od edycji)
• Harmonogram realizacji z zaznaczonymi zdarzeniami opóźniającymi i ich datami
• Korespondencja kontraktowa: pisma, e-maile, protokoły budowy, dziennik budowy
• Kosztorysy i wyceny robót dodatkowych sporządzone przez niezależnego rzeczoznawcę
• Dokumentacja fotograficzna i geodezyjna potwierdzająca stan faktyczny na placu budowy

Przygotowanie dokumentacji trwa zazwyczaj 3–6 tygodni przy projekcie o wartości powyżej 10 mln PLN. Przy większych kontraktach infrastrukturalnych – finansowanych przez GDDKiA lub PKP PLK – dokumentacja obejmuje dziesiątki tysięcy stron. Zewnętrzny doradca prawny z akredytacją adjudikatora FIDIC może skrócić ten czas o 30–40%.

Przed podpisaniem kontraktu warto też przeanalizować strukturę umowy deweloperskiej i powiązanych zobowiązań finansowych. Szczegółową analizę ryzyk prawnych w umowach deweloperskich znajdą Państwo w naszym opracowaniu dotyczącym struktury i ryzyk prawnych umów deweloperskich.

Osobną kwestią jest zabezpieczenie roszczeń w toku postępowania. Zgodnie z art. 730 k.p.c. strona może wnioskować o zabezpieczenie roszczenia przed sądem polskim jeszcze przed wydaniem decyzji DAB – jeśli uprawdopodobni roszczenie i wykaże interes prawny. W projektach budowlanych nieruchomości zabezpieczenie na nieruchomości inwestora jest najskuteczniejszą formą ochrony wierzytelności wykonawcy.

Często zadawane pytania

P: Czy decyzja DAB jest wykonalna w Polsce bez dodatkowego postępowania sądowego?

O: Decyzja DAB nie jest tytułem egzekucyjnym w rozumieniu polskiego kodeksu postępowania cywilnego. Aby ją wyegzekwować, wierzyciel musi wytoczyć powództwo przed sądem powszechnym i uzyskać wyrok zasądzający. Sądy polskie konsekwentnie traktują decyzję DAB jako wiążące zobowiązanie umowne, co oznacza, że postępowanie sądowe jest co do zasady formalnością – o ile dokumentacja jest kompletna. Opłata sądowa wynosi 5% wartości roszczenia zgodnie z artykułem 13 ustęp 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

P: Ile kosztuje adjudykacja FIDIC w porównaniu z arbitrażem ICC?

O: Adjudykacja FIDIC kosztuje zazwyczaj 80 000–250 000 PLN łącznie (obie strony) przy sporach w przedziale 3–10 mln PLN. Arbitraż ICC przy tej samej wartości sporu generuje koszty instytucjonalne i honoraria arbitrów rzędu 200 000–600 000 EUR, a czas postępowania wynosi 18–36 miesięcy. Adjudykacja zamyka się w 84 dniach od złożenia roszczenia – to zasadnicza różnica dla płynności finansowej projektu. Powszechnym błędem jest przekonanie, że adjudykacja zastępuje arbitraż – w rzeczywistości poprzedza go i często eliminuje potrzebę dalszego postępowania.

P: Co się dzieje, jeśli kontrakt FIDIC nie przewiduje DAB lub klauzula adjudykacyjna jest niepełna?

O: Brak klauzuli adjudykacyjnej lub jej niekompletność nie uniemożliwia rozwiązania sporu, ale znacznie komplikuje procedurę. Strony mogą powołać DAB ad hoc na podstawie porozumienia, skorzystać z mediacji lub przejść bezpośrednio do arbitrażu – jeśli kontrakt to dopuszcza. W polskich projektach finansowanych ze środków publicznych brak DAB skutkuje zazwyczaj skierowaniem sporu do sądu powszechnego, co przy wartości roszczenia powyżej 1 mln PLN oznacza wieloletnie postępowanie. Weryfikacja klauzuli adjudykacyjnej przed podpisaniem kontraktu to minimum, które każda kancelaria nieruchomości powinna zapewnić swojemu klientowi.

Kiedy adjudykacja to za mało – co dalej ze sporem FIDIC?

Adjudykacja rozwiązuje spór tymczasowo i operacyjnie – pozwala kontynuować budowę bez zamrożenia płatności. Nie zastępuje jednak ostatecznego rozstrzygnięcia. Jeśli strona złożyła Notice of Dissatisfaction w ciągu 28 dni od decyzji DAB, spór trafia do arbitrażu – zazwyczaj ICC lub SIAC zgodnie z klauzulą 20.6 FIDIC 1999 lub 21.6 FIDIC 2017.

W polskiej praktyce budowlanej coraz częściej spotykamy hybrydowe klauzule sporne: adjudykacja FIDIC jako etap wstępny, następnie mediacja ICC lub KIG, a dopiero potem arbitraż. Takie podejście skraca czas do ostatecznego rozstrzygnięcia i obniża koszty. Przy wartości sporu poniżej 5 mln PLN mediacja po adjudykacji kończy się ugodą w ponad 60% przypadków.

Warto pamiętać, że reformy użytkowania wieczystego z 2025 roku wpłynęły na strukturę własności wielu nieruchomości objętych kontraktami budowlanymi. Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego może zmieniać legitymację procesową inwestora w postępowaniu adjudykacyjnym – szczególnie w projektach deweloperskich realizowanych na gruntach Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego.

Projekty z udziałem inwestorów zagranicznych – z Niemiec, Holandii lub krajów skandynawskich – wymagają dodatkowo analizy przepisów o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Ustawa z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców nakłada na nabywców spoza EOG i Szwajcarii obowiązek uzyskania zezwolenia MSWiA, co może wpływać na strukturę własności projektu i tym samym na zakres roszczeń adjudykacyjnych.

Spory FIDIC dotykają też kwestii compliance i ESG w ramach łańcucha podwykonawczego. Duże projekty infrastrukturalne wymagają dziś weryfikacji podwykonawców pod kątem wymogów regulacyjnych. Szczegółowe informacje o strukturze kontraktowej znajdą Państwo również na naszej stronie poświęconej umowom deweloperskim.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – wartość roszczenia, etap projektu, dostępna dokumentacja – decyduje o tym, czy adjudykacja wystarczy, czy konieczne jest równoległe uruchomienie arbitrażu i zabezpieczenia sądowego. Zaniechanie działań w odpowiednim terminie zamknęłoby drogę do odzyskania roszczeń w całości.

Jeśli Państwa spółka realizuje kontrakt FIDIC i stoi przed roszczeniem lub sporem o wartości powyżej 1 mln PLN – przeprowadzimy analizę dokumentacji kontraktowej, ocenimy szanse w adjudykacji i przygotujemy strategię procesową: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów budowlanych i kontraktów FIDIC. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

Piotr Malinowski kieruje praktyką nieruchomości i budownictwa. Jest akredytowanym adjudikatorem FIDIC i prowadził ponad 40 sporów budowlanych, w tym roszczenia przekraczające PLN 100m.

Zastrzeżenie

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.