Firma budowlana z Mazowsza zakończyła realizację kontraktu infrastrukturalnego. Inwestor odmówił zapłaty za roboty dodatkowe. Kwota sporu – kilkanaście milionów złotych. Wykonawca miał 28 dni na złożenie roszczenia do inżyniera kontraktu. Termin minął niezauważony. Roszczenie wygasło.

Spory FIDIC w Polsce rozwiązuje się przez wieloetapowy mechanizm obejmujący inżyniera kontraktu, Dispute Adjudication Board (DAB) oraz arbitraż. Każdy etap ma sztywne terminy – najczęściej 28 lub 84 dni – których przekroczenie zamyka drogę do dochodzenia roszczeń. Koszty arbitrażu przy roszczeniach powyżej 10 mln zł mogą przekroczyć 500 000 zł samych opłat administracyjnych.

Ten przewodnik opisuje krok po kroku, jak działają mechanizmy rozwiązywania sporów FIDIC w polskich realiach prawnych. Omawia procedury dla kontraktów Czerwonej, Żółtej i Srebrnej Książki, typowe pułapki oraz scenariusze dla inwestorów, wykonawców i podmiotów zagranicznych wchodzących na rynek nieruchomości i budownictwa w Polsce.

Jak działa mechanizm rozwiązywania sporów w kontraktach FIDIC?

Kontrakty FIDIC wprowadzają kaskadowy system eskalacji sporu. Zanim sprawa trafi do arbitrażu, strony muszą przejść przez co najmniej dwa wcześniejsze etapy. Pominięcie któregokolwiek z nich grozi odrzuceniem roszczenia jako niedopuszczalnego.

Pierwszy etap to decyzja inżyniera kontraktu. Zgodnie z klauzulą 20.1 Czerwonej Książki, wykonawca musi zgłosić roszczenie w ciągu 28 dni od momentu, gdy dowiedział się lub powinien był dowiedzieć się o zdarzeniu powodującym roszczenie. Termin ten ma charakter prekluzyjny – jego przekroczenie oznacza utratę prawa do dochodzenia należności. Inżynier ma następnie 84 dni na wydanie decyzji.

Drugi etap – Dispute Adjudication Board – uruchamia się, gdy strona kwestionuje decyzję inżyniera. DAB wydaje wiążącą decyzję w ciągu 84 dni. Co istotne: nawet jeśli strona zamierza zaskarżyć decyzję DAB, musi ją wykonać natychmiast. Zasada „pay now, argue later" jest fundamentem systemu FIDIC. W praktyce – wiele polskich inwestorów o tym zapomina – próba wstrzymania płatności do czasu rozstrzygnięcia arbitrażu kończy się egzekucją.

Trzeci etap to arbitraż, najczęściej przed Sądem Arbitrażowym przy KIG w Warszawie lub Sądem Arbitrażowym przy Lewiatan. Możliwy jest też arbitraż ICC. Zgodnie z art. 1154 k.p.c., zapis na sąd polubowny musi być sporządzony na piśmie, pod rygorem nieważności. W postępowaniach sądowych przed sądami powszechnymi opłata wynosi 5% wartości przedmiotu sporu zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest powołanie DAB już na etapie podpisywania kontraktu – a nie dopiero po powstaniu sporu. Stały DAB (permanent DAB) reaguje szybciej i zna realia konkretnego projektu.

Jakie terminy i koszty trzeba znać przed wszczęciem sporu?

Terminy FIDIC nie są orientacyjne. Są prekluzyjne. Ich przekroczenie nieodwracalnie zamyka drogę do odzyskania należności – nawet gdy roszczenie jest merytorycznie zasadne.

Najważniejsze terminy w kontraktach FIDIC:

  • 28 dni – zgłoszenie roszczenia do inżyniera kontraktu od momentu powzięcia wiedzy o zdarzeniu (klauzula 20.1)
  • 84 dni – decyzja inżyniera kontraktu po otrzymaniu pełnej dokumentacji
  • 28 dni – złożenie zawiadomienia o sporze do DAB po decyzji inżyniera
  • 84 dni – decyzja DAB od złożenia sporu
  • 28 dni – zawiadomienie o niezadowoleniu z decyzji DAB (notice of dissatisfaction)

Brak notice of dissatisfaction w ciągu 28 dni od decyzji DAB sprawia, że decyzja staje się ostateczna i wiążąca. Nie można jej już zaskarżyć w arbitrażu. To jeden z najkosztowniejszych błędów proceduralnych w sporach budowlanych w Polsce.

Koszty arbitrażu przy Sądzie Arbitrażowym przy KIG w Warszawie zależą od wartości sporu. Przy roszczeniu 5 mln zł opłata rejestracyjna i arbitrażowa łącznie wynosi około 150 000–200 000 zł. Przy 20 mln zł – przekracza 400 000 zł. Do tego dochodzą honoraria pełnomocników i koszty biegłych, które w sprawach technicznych potrafią być wyższe niż opłaty instytucji.

Firma z Małopolski – generalny wykonawca robót drogowych – przegrała w arbitrażu roszczenie o 8 mln zł nie dlatego, że było bezzasadne, lecz dlatego, że dokumentacja zdarzeń była niekompletna. Biegli nie mogli zrekonstruować chronologii. Lekcja: dokumentacja kontraktowa to fundament każdego przyszłego sporu.

Warto też pamiętać o kosztach zabezpieczenia. Zgodnie z art. 730 k.p.c., zabezpieczenie roszczeń jest dostępne zarówno przed, jak i w toku postępowania arbitrażowego, o ile roszczenie jest uprawdopodobnione i istnieje interes prawny. W sprawach budowlanych sądy powszechne udzielają zabezpieczeń na majątku dłużnika, co bywa skuteczniejsze niż czekanie na wyrok.

Trzy scenariusze biznesowe – inwestor, wykonawca, inwestor zagraniczny

Mechanizmy FIDIC działają inaczej w zależności od pozycji kontraktowej. Strategia sporu dla inwestora jest odmienna niż dla wykonawcy. Inwestor zagraniczny wchodzący na rynek polskich nieruchomości stoi przed dodatkowymi barierami prawnymi i językowymi.

Scenariusz 1 – Inwestor (deweloper). Deweloper z Trójmiasta realizuje projekt mieszkaniowy oparty na Czerwonej Książce FIDIC. Wykonawca zgłasza roszczenie o przedłużenie czasu i dodatkowe wynagrodzenie po zmianie projektu przez projektanta. Inwestor kwestionuje zasadność. Strategia: inżynier kontraktu musi zebrać pełną dokumentację zmian projektowych i wydać decyzję w 84 dni. Jeśli inwestor nie zgadza się z decyzją – 28 dni na zawiadomienie o sporze do DAB. Kluczowe: inwestor nie może ignorować decyzji DAB, nawet gdy zamierza ją zaskarżyć. Brak wykonania grozi egzekucją i naliczaniem odsetek ustawowych.

Scenariusz 2 – Wykonawca (generalny wykonawca). Firma budowlana z Górnego Śląska realizuje kontrakt przemysłowy. Inwestor opóźnia wydanie placu budowy o 3 miesiące. Wykonawca ponosi koszty przestoju. Działanie: natychmiastowe zawiadomienie inżyniera w ciągu 28 dni od zdarzenia, szczegółowy dziennik budowy, dokumentacja fotograficzna i finansowa kosztów przestoju. Bez tych dokumentów roszczenie jest trudne do udowodnienia nawet przy oczywistej winie inwestora.

Scenariusz 3 – Inwestor zagraniczny. Fundusz nieruchomości z Niemiec nabywa grunt pod inwestycję logistyczną w Polsce. Kontrakt z generalnym wykonawcą oparty na Żółtej Książce FIDIC. Nabycie nieruchomości przez podmiot spoza EOG wymaga zezwolenia MSWiA na podstawie ustawy z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców – choć spółki z siedzibą w UE są co do zasady zwolnione. Przy sporze kontraktowym inwestor zagraniczny musi pamiętać, że klauzula języka kontraktu determinuje język postępowania arbitrażowego. Jeśli kontrakt jest po angielsku – arbitraż może toczyć się w języku angielskim, co zmniejsza barierę dla zagranicznego klienta, ale zwiększa koszty tłumaczeń dokumentacji technicznej.

W każdym z tych scenariuszy wspólny mianownik jest jeden: obsługa sporów budowlanych wymaga połączenia wiedzy technicznej z procesową. Prawnicy bez znajomości technologii budowlanych przegrywają sprawy, które powinni wygrać.

Jakie błędy najczęściej eliminują roszczenia FIDIC na wczesnym etapie?

Na placu budowy nie ma czasu na teorię. Błędy proceduralne w sporach FIDIC mają natychmiastowe i nieodwracalne skutki finansowe. Poniżej najczęstsze z nich – każdy można było uniknąć.

Błąd 1: Spóźnione zawiadomienie. Wykonawcy często mylą datę zdarzenia z datą poznania jego skutków finansowych. Klauzula 20.1 liczy termin od momentu, gdy strona wiedziała lub powinna była wiedzieć o zdarzeniu. Sądy arbitrażowe interpretują ten moment restrykcyjnie. 28-dniowy termin biegnie od pierwszego sygnału – nie od zakończenia szacowania szkody.

Błąd 2: Niekompletna dokumentacja. Roszczenie bez dowodów to tylko twierdzenie. Dziennik budowy, protokoły narad, korespondencja e-mail, zdjęcia z datownikiem, faktury kosztów przestoju – to materiał dowodowy. Brak któregokolwiek elementu osłabia pozycję procesową. Generalne wykonawstwo z Podkarpacia latem 2024 r. straciło roszczenie o 4 mln zł, bo dziennik budowy miał luki za kluczowy okres.

Błąd 3: Pominięcie etapu DAB. Strony czasem próbują pominąć DAB i przejść bezpośrednio do arbitrażu. To błąd. Trybunały arbitrażowe odrzucają powództwa jako przedwczesne, gdy procedura DAB nie została wyczerpana. Koszt: stracony czas i podwójne opłaty.

Błąd 4: Brak notice of dissatisfaction. Decyzja DAB staje się ostateczna po 28 dniach od jej wydania, jeśli żadna ze stron nie złoży zawiadomienia o niezadowoleniu. Wielu prawników zakłada, że mają więcej czasu. Nie mają.

Błąd 5: Nieuwzględnienie pozwolenia na budowę w harmonogramie roszczenia. Opóźnienia w uzyskaniu lub zmianie pozwolenia na budowę przez inwestora mogą być podstawą roszczenia wykonawcy. Trzeba jednak udowodnić, że to inwestor – nie wykonawca – był odpowiedzialny za uzyskanie danej zgody. Podział obowiązków musi wynikać z kontraktu.

Dobra analiza due diligence nieruchomości przed podpisaniem kontraktu pozwala zidentyfikować ryzyka środowiskowe i administracyjne, które później stają się przedmiotem sporów. Inwestorzy pomijający ten etap często płacą podwójnie.

Co przygotować przed wszczęciem sporu FIDIC?

Przygotowanie do sporu FIDIC zaczyna się na długo przed złożeniem pierwszego pisma. Strona, która wchodzi do postępowania z kompletną dokumentacją i przemyślaną strategią, ma przewagę od pierwszego dnia.

Lista kontrolna – co przygotować przed wszczęciem sporu:

  • Kompletny dziennik budowy za cały okres realizacji kontraktu
  • Dokumentacja fotograficzna i wideo z datownikami dla kluczowych zdarzeń
  • Pełna korespondencja kontraktowa (e-mail, pisma formalne, protokoły narad)
  • Zestawienie kosztów z podziałem na kategorie roszczenia i podpisane faktury
  • Harmonogram bazowy i wszystkie zatwierdzone lub niezatwierdzone zmiany

Poza dokumentacją niezbędna jest ocena strategiczna. Czy roszczenie jest bardziej opłacalne jako żądanie finansowe, czy jako roszczenie o przedłużenie czasu? Czy warto ubiegać się o zabezpieczenie przed wszczęciem arbitrażu? Jakie są szanse na ugodę na etapie DAB? To pytania, które należy zadać przed złożeniem pierwszego pisma – nie po.

Ocena ekonomiczna jest równie ważna. Przy roszczeniu poniżej 2 mln zł koszty arbitrażu przy KIG mogą pochłonąć 30–40% odzyskanej kwoty. W takich przypadkach mediacja lub negocjacje bezpośrednie bywają efektywniejsze. Przy roszczeniach powyżej 10 mln zł arbitraż jest zwykle uzasadniony ekonomicznie, pod warunkiem solidnej dokumentacji.

Nieruchomości komercyjne i projekty infrastrukturalne finansowane ze środków unijnych mają dodatkową warstwę: instytucja finansująca (bank, BGK, instytucja UE) może mieć własne wymogi dotyczące rozwiązywania sporów. Najem komercyjny obiektów zrealizowanych w systemie FIDIC bywa uzależniony od terminowego zakończenia projektu – każde opóźnienie w sporze przekłada się na utracone przychody z najmu.

Reforma użytkowania wieczystego z 2025 r. upraszcza przekształcenia gruntów, ale nie zmienia zasad kontraktowych FIDIC. Warto jednak sprawdzić, czy status gruntu nie wpłynął na zakres uprawnień inwestora do dysponowania nieruchomością na cele budowlane.

Konkretna sytuacja Państwa projektu wymaga oceny dokumentacji kontraktowej, analizy terminów i opracowania strategii procesowej. Każde opóźnienie w działaniu nieodwracalnie zawęża dostępne opcje prawne.

Jeśli Państwa spółka stoi przed sporem FIDIC o wartości powyżej 1 mln zł lub zbliża się termin 28-dniowy na zgłoszenie roszczenia – przeprowadzimy audyt dokumentacji kontraktowej, ocenę szans i strategię etapową: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Co się stanie, jeśli wykonawca przekroczy 28-dniowy termin na zgłoszenie roszczenia do inżyniera kontraktu?

O: Przekroczenie terminu z klauzuli 20.1 Czerwonej Książki FIDIC skutkuje wygaśnięciem roszczenia. Inżynier kontraktu i trybunały arbitrażowe stosują tę zasadę rygorystycznie. Istnieją nieliczne wyjątki – gdy inwestor sam uniemożliwił terminowe zgłoszenie lub gdy kontrakt zawiera odmienne postanowienia – ale są to sytuacje wyjątkowe. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zgłoszenie roszczenia „z ostrożności" (protective notice) nawet wtedy, gdy jego wartość nie jest jeszcze znana.

P: Ile kosztuje postępowanie przed DAB i kto ponosi te koszty?

O: Koszty DAB obejmują honorarium adjudykatorów oraz koszty administracyjne. Przy sporach o wartości 5–10 mln zł honoraria adjudykatorów wynoszą zazwyczaj od 50 000 do 150 000 zł, w zależności od liczby posiedzeń i złożoności sprawy. Standardowo koszty DAB ponosi strona przegrywająca, choć kontrakt może przewidywać inne zasady. Warto pamiętać, że decyzja DAB jest wykonalna natychmiast – nawet przed rozstrzygnięciem kwestii kosztów.

P: Czy można prowadzić spór FIDIC bez stałego DAB – gdy powołano go dopiero po powstaniu sporu?

O: Tak, kontrakty FIDIC dopuszczają powołanie DAB ad hoc – wyłącznie do rozstrzygnięcia konkretnego sporu. Jest to rozwiązanie tańsze na etapie realizacji projektu, ale ryzykowniejsze w praktyce. Adjudykator ad hoc nie zna historii projektu, co wydłuża postępowanie i zwiększa koszty przygotowania dokumentacji. Stały DAB (permanent DAB) reaguje szybciej i jest lepiej przygotowany merytorycznie. Dla kontraktów powyżej 20 mln zł stały DAB jest rozwiązaniem zalecanym przez praktyków branży budowlanej.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga analizy dostępnych mechanizmów procesowych i oceny ryzyka utraty roszczeń. Działanie po terminie zamyka opcje, których nie można odzyskać.

Jeśli Państwa projekt budowlany oparty na kontrakcie FIDIC generuje spór lub zbliża się termin zgłoszenia roszczenia – skontaktuj się z naszym zespołem: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów budowlanych i kontraktów FIDIC. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

Piotr Malinowski kieruje praktyką nieruchomości i budownictwa. Jest akredytowanym adjudikatorem FIDIC i prowadził ponad 40 sporów budowlanych, w tym roszczenia przekraczające PLN 100m.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.