Transgraniczne połączenie spółek – dyrektywa UE o mobilności

Spółka produkcyjna z Małopolski planuje przejąć spółkę córkę w Niemczech. Na papierze – proste połączenie. W praktyce: dwie jurysdykcje, dwa rejestry, dyrektywa UE i kilka miesięcy procedury. Transgraniczne połączenie spółek to jeden z najbardziej złożonych instrumentów restrukturyzacji korporacyjnej w Unii Europejskiej. Błędy popełnione na etapie planowania zamykają drogę do skutecznego wpisu w KRS i rejestrze spółki przejmowanej.

Transgraniczne połączenie spółek reguluje Dyrektywa (UE) 2019/2121 z dnia 27 listopada 2019 r., implementowana do polskiego Kodeksu spółek handlowych w 2023 roku. Procedura obejmuje trzy etapy: przygotowanie planu połączenia, badanie due diligence oraz rejestrację w KRS. Cały proces trwa od 4 do 8 miesięcy, a koszty doradztwa i opłat rejestrowych wahają się od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych.

Ten przewodnik pokazuje krok po kroku, jak przeprowadzić transgraniczne połączenie spółki z o.o. z podmiotem z innego państwa UE – od sporządzenia planu połączenia, przez badanie transgraniczności, aż po wpis w rejestrze. Omówimy trzy scenariusze biznesowe, typowe pułapki oraz pytania, które klienci zadają najczęściej.

Czym jest transgraniczne połączenie spółek i kiedy je stosować?

Transgraniczne połączenie spółek to procedura, w której co najmniej dwie spółki z różnych państw członkowskich UE łączą się w jeden podmiot. Podstawą prawną w Polsce są przepisy k.s.h. implementujące Dyrektywę (UE) 2019/2121. Połączenie może nastąpić przez przejęcie – spółka przejmująca wchłania przejmowaną – albo przez zawiązanie nowej spółki. Rezultatem jest przeniesienie całego majątku, zobowiązań i pracowników bez konieczności osobnej umowy przeniesienia każdego składnika.

Kiedy ten instrument ma sens? Przede wszystkim wtedy, gdy właściciel posiada spółki operacyjne w kilku państwach UE i chce uprościć strukturę holdingową. Polska sp. z o.o. jako spółka przejmująca może wchłonąć spółkę GmbH, s.r.l. czy BV – zachowując ciągłość prawną i podatkową. Alternatywą jest likwidacja spółki zagranicznej i przeniesienie aktywów – ale to rozwiązanie trwa dłużej, generuje podatek od zysku i wymaga osobnych umów przeniesienia własności.

Trzy scenariusze, w których transgraniczne połączenie jest optymalnym wyborem:

• Producent z Dolnego Śląska konsoliduje operacje z czeską spółką dystrybucyjną w jednym podmiocie polskim.
• Firma IT z Warszawy przejmuje spółkę córkę z Estonii, gdzie wcześniej testowała model SaaS.
• Inwestor zagraniczny – fundusz z Luksemburga – łączy polską i słowacką spółkę portfelową przed sprzedażą do jednego nabywcy.

W każdym z tych przypadków kluczowe jest wstępne due diligence struktury majątkowej i zobowiązań. Bez weryfikacji stanu prawnego nieruchomości, umów długoterminowych i zobowiązań podatkowych plan połączenia może okazać się niewykonalny. Warto sprawdzić to przed złożeniem pierwszego dokumentu do rejestru.

Jakie są etapy procedury transgranicznego połączenia?

Procedura transgranicznego połączenia składa się z trzech głównych etapów. Etap pierwszy – przygotowawczy – trwa od 4 do 8 tygodni i obejmuje sporządzenie planu połączenia. Etap drugi – krajowy – to postępowanie przed właściwymi organami każdego z państw, trwające co do zasady 2 do 3 miesięcy. Etap trzeci – rejestracyjny – kończy się wpisem do KRS i wykreśleniem spółki przejmowanej z jej rejestru.

Etap 1 – plan połączenia. Zarządy obu spółek sporządzają wspólny plan połączenia. Dokument musi zawierać m.in.: formę prawną, nazwę i siedzibę spółki po połączeniu, stosunek wymiany udziałów, prawa przyznane wspólnikom, datę skuteczności połączenia oraz informacje o ochronie wierzycieli. Plan podlega ogłoszeniu – w Polsce przez złożenie do KRS co najmniej 6 tygodni przed walnym zgromadzeniem.

Etap 2 – zaświadczenie o transgraniczności. Każda ze spółek uzyskuje od właściwego organu krajowego zaświadczenie potwierdzające, że etap przygotowawczy przebiegł prawidłowo. W Polsce organem tym jest sąd rejestrowy (KRS). Sąd bada, czy procedura nie służy obejściu prawa krajowego – to tzw. badanie sztuczności (ang. artificial arrangement test). Jeśli KRS stwierdzi sztuczność struktury, odmawia wydania zaświadczenia.

Etap 3 – wpis do rejestru spółki wynikowej. Zaświadczenia z obu państw trafiają do rejestru państwa, w którym będzie zarejestrowana spółka wynikowa. Ten rejestr dokonuje wpisu i jednocześnie zawiadamia rejestr państwa spółki przejmowanej o wykreśleniu. Połączenie staje się skuteczne z chwilą wpisu – nie wcześniej.

Łączny czas – od podpisania planu do wpisu – wynosi realnie od 5 do 8 miesięcy. Opóźnienia najczęściej wynikają z rozbieżności między wymaganiami dokumentacyjnymi obu jurysdykcji. Dlatego koordynacja prawna po obu stronach granicy jest warunkiem dotrzymania harmonogramu.

Jakie pułapki czyhają na spółki przy transgranicznym połączeniu?

Transgraniczne połączenie to procedura, w której każdy błąd formalny może cofnąć postępowanie o kilka tygodni. Najpoważniejszą pułapką jest niedoszacowanie wymogów dokumentacyjnych po stronie spółki przejmowanej. Każde państwo UE implementowało Dyrektywę 2019/2121 nieco inaczej. Austriacki Firmenbuch wymaga innych załączników niż niderlandzki Handelsregister – a plan połączenia musi spełniać wymagania obu.

Druga pułapka dotyczy ochrony pracowników. Dyrektywa 2019/2121 nakłada obowiązek informowania i konsultacji z pracownikami przed zatwierdzeniem planu połączenia. W Polsce dotyczy to spółek zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Pominięcie tego etapu skutkuje wadliwością uchwały o połączeniu. Firma logistyczna z Mazowsza przekonała się o tym latem 2024 roku – sąd zawiesił postępowanie rejestrowe na 6 tygodni właśnie z powodu braku protokołu z konsultacji pracowniczych.

Trzecia pułapka – stosunek wymiany udziałów. Jeśli wspólnicy spółki przejmowanej mają otrzymać udziały w spółce przejmującej, stosunek wymiany musi być rzetelnie uzasadniony. Biegły rewident powołany przez sąd może zakwestionować wycenę. Spółka technologiczna z Trójmiasta wiosną 2025 r. musiała zlecić dodatkową wycenę metodą DCF, co przedłużyło procedurę o 10 tygodni.

Czego jeszcze nie wolno przeoczyć:

• Umowy wspólników zawierające klauzule change of control mogą wymagać zgody pozostałych stron przed połączeniem.
• Zobowiązania podatkowe spółki przejmowanej przechodzą na spółkę przejmującą z mocy prawa – weryfikacja zaległości jest obowiązkowa.
• Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. umowy zawierane między spółką a jej zarządem wymagają szczególnej reprezentacji – przy połączeniu ta zasada dotyczy też etapu negocjacji warunków.

Ile kosztuje i ile trwa transgraniczne połączenie spółek?

Koszty transgranicznego połączenia zależą od złożoności struktury, liczby jurysdykcji i wartości majątku spółek. Opłata sądowa za wpis do KRS wynosi 500 zł, ale to najmniejsza pozycja w budżecie. Koszty doradztwa prawnego po stronie polskiej wahają się od 30 000 do 150 000 zł netto – w zależności od zakresu due diligence i stopnia skomplikowania umowy wspólników. Do tego dochodzi wynagrodzenie kancelarii zagranicznej w podobnym przedziale.

Jeśli plan połączenia wymaga badania przez biegłego rewidenta – a dzieje się tak, gdy wspólnicy spółki przejmowanej mają otrzymać udziały – koszt opinii biegłego to dodatkowe 10 000 do 40 000 zł. Ogłoszenie planu połączenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym kosztuje kilkaset złotych. Łącznie realistyczny budżet dla połączenia dwóch średniej wielkości spółek z o.o. zamyka się w przedziale 80 000 – 250 000 zł.

Harmonogram czasowy wygląda następująco: sporządzenie planu połączenia zajmuje 3 do 6 tygodni. Ogłoszenie i oczekiwanie na upływ terminu dla wierzycieli – 6 tygodni. Uchwały wspólników – tydzień. Uzyskanie zaświadczenia o transgraniczności – 4 do 8 tygodni. Wpis w rejestrze spółki wynikowej – 2 do 4 tygodnie. Łącznie: od 5 do 8 miesięcy przy sprawnym prowadzeniu sprawy.

Dla spółek rozważających rejestrację nowej spółki zamiast połączenia – warto wiedzieć, że rejestracja sp. z o.o. przez S24 może nastąpić w ciągu 24 godzin i wymaga minimalnego kapitału 5 000 zł zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h. Połączenie transgraniczne ma sens wtedy, gdy zależy nam na ciągłości prawnej – nie na szybkości rejestracji.

Co przygotować przed złożeniem planu połączenia do KRS?

Przygotowanie dokumentacji to etap, który decyduje o powodzeniu całego procesu. Braki formalne na tym etapie cofają postępowanie – KRS wzywa do uzupełnienia, a każde wezwanie to co najmniej 2 tygodnie zwłoki. Dlatego kompletność dokumentów na starcie jest ważniejsza niż szybkość złożenia.

Lista dokumentów i działań do przygotowania przed złożeniem planu połączenia:

• Projekt planu połączenia podpisany przez zarządy obu spółek – ze wszystkimi elementami wymaganymi przez k.s.h. i przepisy państwa spółki przejmowanej.
• Sprawozdania finansowe obu spółek za ostatnie 3 lata obrotowe – w języku polskim lub z tłumaczeniem przysięgłym.
• Opinia zarządu uzasadniająca warunki połączenia dla wspólników i pracowników – oddzielne dokumenty dla każdej grupy.
• Protokoły z konsultacji pracowniczych (jeśli dotyczy) – podpisane przez przedstawicieli pracowników lub związki zawodowe.
• Weryfikacja zobowiązań podatkowych spółki przejmowanej – zaświadczenia z właściwych organów podatkowych obu państw.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zlecenie koordynacji dokumentacji jednej kancelarii zarządzającej oboma jurysdykcjami. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – i angażuje dwie niezależne kancelarie bez wyraźnego lidera projektu. Efektem są rozbieżności między wersjami planu połączenia po obu stronach granicy.

Często zadawane pytania

P: Czy transgraniczne połączenie spółek jest możliwe, gdy jedna ze spółek ma zaległości podatkowe?

O: Zaległości podatkowe nie blokują formalnie wszczęcia procedury połączenia, ale przechodzą na spółkę przejmującą z mocy prawa. Przed złożeniem planu połączenia należy uzyskać zaświadczenia z właściwych organów podatkowych obu państw. Zgodnie z artykułem 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej, członkowie zarządu spółki przejmującej odpowiadają osobiście za zaległości podatkowe, jeśli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Weryfikacja stanu podatkowego spółki przejmowanej jest warunkiem bezpiecznego przeprowadzenia transakcji.

P: Jak długo trwa uzyskanie zaświadczenia o transgraniczności w Polsce?

O: Sąd rejestrowy (KRS) ma co do zasady 3 miesiące na wydanie zaświadczenia o transgraniczności. Termin ten może ulec przedłużeniu, jeśli sąd wszczął postępowanie wyjaśniające w przedmiocie sztuczności struktury. W praktyce zaświadczenie uzyskuje się w ciągu 4 do 8 tygodni od złożenia kompletnego wniosku. Niepełna dokumentacja jest najczęstszą przyczyną przedłużenia tego etapu.

P: Czy przy transgranicznym połączeniu spółek zawsze konieczna jest opinia biegłego rewidenta?

O: Opinia biegłego rewidenta jest wymagana wtedy, gdy wspólnicy spółki przejmowanej mają otrzymać udziały lub akcje w spółce wynikowej. Jeśli wszyscy wspólnicy obu spółek jednomyślnie zrezygnują z badania planu przez biegłego, obowiązek ten odpada. Rezygnacja musi być złożona w formie pisemnej i dołączona do akt rejestrowych. To rozwiązanie stosuje się głównie w połączeniach wewnątrz grupy kapitałowej, gdzie jedna spółka posiada 100% udziałów drugiej.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy po obu stronach granicy działają różne struktury właścicielskie – wymaga indywidualnej oceny prawnej przed uruchomieniem procedury. Nieodwracalne skutki połączenia, w tym przejście zobowiązań i odpowiedzialność zarządu na podstawie art. 299 § 1 k.s.h., sprawiają, że każda decyzja musi być poprzedzona analizą ryzyka.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie z podmiotem z innego państwa UE – przeprowadzimy analizę struktury, przygotujemy plan połączenia i skoordynujemy procedurę w obu jurysdykcjach: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i restrukturyzacji transgranicznej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.