Transgraniczne połączenie spółek – dyrektywa UE

Polska spółka z o.o. chce przejąć irlandzką spółkę operacyjną i przenieść do niej centrum zarządzania grupą. Albo odwrotnie – zagraniczny inwestor łączy polską spółkę zależną z holenderskim holdingiem, żeby uprościć strukturę przed wejściem na giełdę. W obu przypadkach pojawia się ten sam problem: jak przeprowadzić transgraniczne połączenie zgodnie z prawem, nie tracąc przy tym miesięcy na formalności i nie narażając się na nieodwracalne skutki proceduralnych błędów.

Transgraniczne połączenie spółek to procedura regulowana dyrektywą UE 2019/2121 o mobilności spółek, implementowaną w Polsce do Kodeksu spółek handlowych. Proces obejmuje kilka etapów – od sporządzenia planu połączenia po wpis do KRS – i trwa zwykle od czterech do dziewięciu miesięcy. Błędy na etapie due diligence lub weryfikacji przez właściwe organy mogą zablokować całą transakcję bez możliwości jej odwrócenia.

Ten przewodnik przeprowadza przez procedurę krok po kroku. Omawia harmonogram, koszty, trzy scenariusze biznesowe oraz najczęstsze pułapki, w które wpadają polskie spółki przy transgranicznym połączeniu w ramach M&A Polska i za granicą.

Na czym polega transgraniczne połączenie spółek według dyrektywy UE 2019/2121?

Dyrektywa UE 2019/2121, znana jako dyrektywa o mobilności spółek, weszła w życie w 2023 roku i zharmonizowała procedury transgranicznego połączenia, podziału i przekształcenia w całej Unii Europejskiej. Polska implementowała ją przez nowelizację k.s.h. Mechanizm jest prosty w założeniu: spółki z różnych państw członkowskich UE łączą się w jedną spółkę, działającą według prawa jednego z tych państw.

Połączenie transgraniczne może przybrać dwie formy. Pierwsza to połączenie przez przejęcie – jedna spółka przejmuje majątek drugiej, która ulega rozwiązaniu bez przeprowadzenia likwidacji. Druga to połączenie przez zawiązanie nowej spółki – obie łączące się spółki kończą byt prawny, a ich majątek przechodzi na nowo powstały podmiot. W obu przypadkach przejście praw i obowiązków następuje z mocy prawa – nie jest wymagana odrębna cesja każdego składnika majątku.

Kluczowe jest to, że KRS w Polsce pełni rolę organu rejestrowego dla polskiej spółki uczestniczącej w połączeniu. Weryfikuje on zgodność procedury z polskim prawem, zanim wyda zaświadczenie niezbędne do finalizacji transakcji. Jeżeli polska spółka jest spółką przejmującą, to właśnie KRS dokonuje wpisu połączenia i ogłasza jego skuteczność. Weryfikacja trwa co do zasady nie dłużej niż 3 miesiące od złożenia kompletnego wniosku.

Dyrektywa wprowadziła też mechanizm weryfikacji antymanipulacyjnej. Organy rejestrowe mogą odmówić wydania zaświadczenia, jeśli stwierdzą, że połączenie służy wyłącznie obejściu prawa – na przykład unikaniu zobowiązań wobec pracowników lub wierzycieli. To istotne ograniczenie, które należy uwzględnić już na etapie strukturyzowania transakcji.

Jak wygląda procedura krok po kroku i ile trwa?

Transgraniczne połączenie spółek składa się z czterech głównych etapów. Każdy ma własne terminy, dokumenty i ryzyka. Łączny czas od decyzji zarządu do wpisu w rejestrze wynosi zwykle od 4 do 9 miesięcy – w zależności od złożoności transakcji, liczby jurysdykcji i sprawności organów rejestrowych.

Etap 1 – Plan połączenia (miesiące 1–2). Zarządy łączących się spółek sporządzają wspólny plan połączenia. Musi on zawierać m.in. formę prawną spółki przejmującej, stosunek wymiany udziałów, harmonogram procedury i skutki dla pracowników. Plan podlega ujawnieniu – w Polsce ogłasza się go w Monitorze Sądowym i Gospodarczym co najmniej 30 dni przed planowanym zgromadzeniem wspólników.

Etap 2 – Due diligence i raporty zarządu (miesiące 2–3). Zarząd każdej spółki sporządza raport wyjaśniający plan połączenia wspólnikom i pracownikom. Niezależny biegły weryfikuje stosunek wymiany udziałów. Etap due diligence obejmuje analizę zobowiązań podatkowych, umów handlowych i struktury własnościowej – to moment, w którym ujawniają się największe ryzyka transakcji.

Etap 3 – Zgromadzenia wspólników (miesiące 3–4). Każda spółka podejmuje uchwałę o połączeniu wymaganą większością głosów. W polskiej sp. z o.o. wymagana jest co do zasady większość 3/4 głosów. Wspólnicy, którzy głosowali przeciw, mogą żądać wykupu udziałów – to prawo chroni mniejszość, ale może generować istotne koszty dla spółki.

Etap 4 – Zaświadczenia i wpis do rejestru (miesiące 4–9). Po podjęciu uchwał każda spółka składa wniosek o wydanie zaświadczenia zgodności przez właściwy organ rejestrowy. W Polsce jest to KRS. Po uzyskaniu zaświadczeń ze wszystkich jurysdykcji, organ rejestrowy spółki przejmującej dokonuje wpisu połączenia. Z tym momentem następują skutki prawne: majątek przechodzi z mocy prawa, a spółka przejęta przestaje istnieć.

Jakie są koszty transgranicznego połączenia spółek?

Koszty transgranicznego połączenia są wieloskładnikowe i zależą od struktury transakcji, liczby zaangażowanych jurysdykcji oraz wartości łączonych podmiotów. Błędem jest kalkulowanie tylko opłat rejestrowych – to najmniejsza część całkowitego budżetu.

Opłaty sądowe i rejestrowe w Polsce wynoszą kilkaset złotych za wpis do KRS. Koszt ogłoszenia planu połączenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to kilka tysięcy złotych. Wynagrodzenie biegłego weryfikującego stosunek wymiany udziałów może wynieść od 15 000 do 100 000 PLN – w zależności od złożoności wyceny.

Koszty doradztwa prawnego to zazwyczaj największa pozycja budżetu. Przy transakcji angażującej dwie jurysdykcje, z wartością łączonych podmiotów w przedziale 10–50 mln EUR, należy liczyć się z honorariami rzędu 150 000–400 000 PLN po stronie polskiej. Do tego dochodzą koszty doradców w drugiej jurysdykcji – porównywalne lub wyższe, jeśli mowa o Niemczech, Francji czy Niderlandach.

Osobną kategorię stanowią koszty podatkowe. Połączenie transgraniczne może wyzwolić obowiązki w zakresie CIT, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz raportowania schematów podatkowych (MDR). Przy odpowiedniej strukturze transakcji połączenie może być neutralne podatkowo – ale wymaga to starannego przygotowania, w tym analizy przepisów o cenach transferowych i umowy wspólników regulującej zasady podziału wartości.

Jeden z naszych klientów – spółka produkcyjna z Wielkopolski – nie uwzględnił kosztów wykupu udziałów od sprzeciwiających się wspólników mniejszościowych. Dodatkowe zobowiązanie przekroczyło 2 mln PLN i opóźniło zamknięcie transakcji o cztery miesiące. Szczegółowa analiza umowy wspólników przed wszczęciem procedury pozwoliłaby tego uniknąć.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie pełnego budżetu transakcji – z rezerwą 20% na nieprzewidziane koszty – zanim zarząd formalnie zatwierdzi plan połączenia.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej analizy. Błędna kalkulacja kosztów lub przeoczenie zobowiązań podatkowych może mieć nieodwracalne konsekwencje dla rentowności całej transakcji. Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie i chce znać pełny obraz kosztów – przeprowadzimy analizę budżetową i wskażemy ryzyka: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe – gdzie najczęściej popełniane są błędy?

Transgraniczne połączenie przebiega inaczej w zależności od struktury grupy i celu transakcji. Trzy scenariusze, które najczęściej pojawiają się w polskiej praktyce M&A, ilustrują różne ryzyka i różne priorytety due diligence.

Scenariusz 1 – Spółka produkcyjna przejęta przez europejski holding. Polska sp. z o.o. z sektora produkcyjnego jest przejmowana przez holenderską spółkę holdingową. Główne ryzyko: prawa pracownicze. Dyrektywa o mobilności wymaga szczegółowego raportu dla pracowników i – w spółkach powyżej określonych progów – negocjacji zasad udziału pracowników w organach spółki przejmującej. Pominięcie tego etapu może zablokować wydanie zaświadczenia przez KRS.

Scenariusz 2 – Polska spółka IT łączy się z estońskim startem. Dwa podmioty technologiczne łączą się przez zawiązanie nowej spółki zarejestrowanej w Estonii. Priorytet: ochrona własności intelektualnej i przeniesienie praw do oprogramowania. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – prawa IP mogą być przypisane do konkretnych osób lub umów, a nie do spółki. Bez starannego due diligence połączenie może doprowadzić do utraty kontroli nad kluczowymi aktywami.

Scenariusz 3 – Zagraniczny inwestor wchodzący na rynek polski. Dla niemieckiego inwestora wchodzącego na rynek polski przez przejęcie polskiej spółki dystrybucyjnej, połączenie transgraniczne jest jedną z opcji restrukturyzacji poakwizycyjnej. Tu kluczowe jest art. 299 § 1 k.s.h. – odpowiedzialność osobista zarządu za zobowiązania spółki przejętej nie wygasa automatycznie z chwilą połączenia. Wierzyciele polskiej spółki zachowują uprawnienia przez określony czas po wpisie połączenia do rejestru.

We wszystkich trzech scenariuszach wspólny mianownik to staranne przygotowanie planu połączenia i wcześniejsza weryfikacja umowy wspólników pod kątem praw do sprzeciwu i wykupu. Brak tej analizy to najczęstszy powód opóźnień przekraczających 3 miesiące.

Jakie są najczęstsze błędy i jak ich unikać?

Transgraniczne połączenie spółek to procedura, w której błędy procesowe mogą mieć nieodwracalne skutki. Organ rejestrowy, który odmówił wydania zaświadczenia, zamyka drogę do szybkiego finalizowania transakcji. Poniżej najczęstsze pułapki, które obserwujemy w praktyce.

Niedoszacowanie roli pracowników. Dyrektywa 2019/2121 przyznaje pracownikom prawo do informacji i – w określonych przypadkach – do negocjacji zasad partycypacji. Pominięcie tego etapu blokuje procedurę na poziomie organu rejestrowego.
Błędny stosunek wymiany udziałów. Jeśli wycena spółek jest przeprowadzona nierzetelnie, wspólnicy mniejszościowi mogą zaskarżyć uchwałę o połączeniu. Termin zaskarżenia to 6 miesięcy od daty uchwały zgodnie z art. 252 § 1 k.s.h.
Brak analizy zobowiązań podatkowych. Połączenie transgraniczne może uruchomić obowiązek raportowania MDR oraz skutki w CIT. Bez wcześniejszej analizy spółka może stanąć przed niespodziewanym zobowiązaniem podatkowym po zamknięciu transakcji.
Nieaktualne dane w KRS. Polska spółka uczestnicząca w połączeniu musi mieć aktualne wpisy w rejestrze. Rozbieżności między stanem faktycznym a danymi w KRS opóźniają procedurę o kolejne tygodnie.
Ignorowanie mechanizmu weryfikacji antymanipulacyjnej. Jeśli cel połączenia budzi wątpliwości organów rejestrowych, postępowanie weryfikacyjne może trwać do 3 miesięcy. Warto zadbać o czytelne uzasadnienie biznesowe transakcji już na etapie planu połączenia.

Spółka z branży logistycznej z Mazowsza, która wiosną 2024 roku próbowała połączyć się z czeskim partnerem, napotkała odmowę wydania zaświadczenia przez KRS właśnie z powodu niekompletnych danych rejestrowych. Procedurę udało się wznowić dopiero po 10 tygodniach, gdy zaktualizowano wpisy dotyczące reprezentacji zarządu. Koszty przestoju po stronie czeskiego partnera przekroczyły 300 000 PLN.

Co do zasady należy zarezerwować minimum 30 dni na weryfikację stanu KRS i uzupełnienie ewentualnych braków – zanim złożony zostanie plan połączenia. To inwestycja czasu, która chroni przed wielomiesięcznymi opóźnieniami.

Konkretna sytuacja Państwa spółki może skrywać ryzyka, które nie są widoczne bez szczegółowej analizy prawnej i podatkowej. Nieodwracalne skutki błędów proceduralnych przy transgranicznym połączeniu uzasadniają zaangażowanie doświadczonego doradcy od pierwszego etapu. Jeśli Państwa spółka jest na etapie planowania połączenia transgranicznego lub właśnie napotkała przeszkodę rejestrową – przeprowadzimy audyt proceduralny i zaproponujemy rozwiązanie: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy transgraniczne połączenie spółek jest możliwe, gdy polska spółka ma zaległości podatkowe?

O: Zaległości podatkowe nie blokują formalnie wszczęcia procedury połączenia, ale stanowią poważne ryzyko praktyczne. KAS może wszcząć kontrolę lub zabezpieczyć zobowiązania podatkowe w trakcie procedury, co faktycznie paraliżuje transakcję. Zgodnie z artykułem 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej, odpowiedzialność zarządu za zaległości podatkowe spółki nie wygasa automatycznie z chwilą połączenia. Przed wszczęciem procedury zalecamy pełną weryfikację stanu zobowiązań wobec organów skarbowych.

P: Ile kosztuje transgraniczne połączenie i czy można to zaplanować z wyprzedzeniem?

O: Całkowity koszt połączenia transgranicznego przy dwóch jurysdykcjach i wartości podmiotów rzędu 10–50 mln EUR wynosi zazwyczaj od 300 000 do 700 000 PLN – wliczając doradztwo prawne w obu krajach, biegłego, opłaty rejestrowe i koszty podatkowe. Budżet można zaplanować z wyprzedzeniem po przeprowadzeniu wstępnego due diligence i określeniu struktury transakcji. Rezerwę 20% na nieprzewidziane pozycje uznajemy za minimum ostrożnościowe.

P: Czy pracownicy polskiej spółki tracą prawa pracownicze po połączeniu transgranicznym?

O: Dyrektywa 2019/2121 zapewnia pracownikom ochronę – ich prawa pracownicze przechodzą na spółkę przejmującą z mocy prawa. Pracownicy mają prawo do szczegółowego raportu o skutkach połączenia dla ich zatrudnienia. W spółkach przekraczających określone progi zatrudnienia wymagane są negocjacje dotyczące uczestnictwa pracowników w organach spółki przejmującej. Artykuł 25 ustęp 1 paragraf 1 Kodeksu pracy dotyczący limitów umów terminowych stosuje się do nowych umów zawieranych po połączeniu.

Więcej o obowiązkach dokumentacyjnych w relacjach B2B znajdą Państwo w naszym materiale o samofakturowaniu w systemie KSeF – zasadach i ograniczeniach. Kwestie reprezentacji spółki przy zawieraniu umów w trakcie procedury połączenia omawia nasz artykuł o prokurze a pełnomocnictwie – różnicach, które mają znaczenie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A, restrukturyzacji transgranicznej i prawa korporacyjnego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.