Polska spółka z o.o. planuje połączenie z niemiecką GmbH. Procedura na papierze wygląda znajomo – uchwała wspólników, plan połączenia, rejestracja. W praktyce jednak dyrektywa UE o mobilności spółek zmieniła reguły gry. Nowe wymogi dotyczą dokumentacji, ochrony wierzycieli i pracowników, a terminy są krótsze, niż się wydaje. Każda pomyłka na etapie przygotowania może zablokować całą transakcję na poziomie KRS lub zagranicznego rejestru.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/2121 o mobilności spółek zmodernizowała zasady transgranicznego łączenia się spółek kapitałowych w UE. Polska implementowała dyrektywę do Kodeksu spółek handlowych, wprowadzając rozbudowaną procedurę z obowiązkowym planem połączenia, badaniem przez biegłego i zaświadczeniem wydawanym przez KRS przed zarejestrowaniem transakcji za granicą. Nowe przepisy obowiązują od 15 września 2023 roku.

Alert ten wyjaśnia, co konkretnie się zmieniło, kogo dotyczą nowe wymogi i jakie działania należy podjąć w ciągu najbliższych tygodni, jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie.

Co zmieniła dyrektywa o mobilności spółek?

Dyrektywa 2019/2121 zastąpiła dotychczasowy reżim oparty na dyrektywie 2005/56/WE. Główna zmiana polega na ujednoliceniu procedury w całej UE i wzmocnieniu ochrony trzech grup interesariuszy: wspólników mniejszościowych, wierzycieli i pracowników. Każda z tych grup otrzymała nowe, egzekwowalne uprawnienia – a spółka musi je obsłużyć zanim KRS wyda zaświadczenie o legalności połączenia.

Wspólnicy mniejszościowi mogą teraz żądać odkupu udziałów po cenie godziwej. Termin na zgłoszenie żądania wynosi jeden miesiąc od dnia ujawnienia planu połączenia. Wierzyciele, których wierzytelności powstały przed ogłoszeniem planu, mogą żądać ustanowienia dodatkowego zabezpieczenia – mają na to trzy miesiące. To istotna zmiana wobec poprzedniego stanu prawnego, gdzie ochrona wierzycieli była słabiej sformalizowana.

Pracownicy zyskali prawo do informacji i konsultacji na etapie przygotowania planu. W spółkach zatrudniających powyżej 50 pracowników konieczne jest przeprowadzenie procedury informacyjno-konsultacyjnej przed przyjęciem planu przez zarząd. Pominięcie tego kroku blokuje wydanie zaświadczenia przez KRS. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – właśnie ten wymóg generuje największe opóźnienia.

Nowym elementem jest też obowiązek sporządzenia sprawozdania zarządu skierowanego oddzielnie do wspólników i do pracowników. Oba dokumenty muszą wyjaśniać skutki połączenia dla każdej z tych grup. Wcześniej wystarczało jedno zbiorcze sprawozdanie. Zmiana jest pozornie techniczna, ale jej brak skutkuje odmową rejestracji.

Kogo dotyczą nowe przepisy i jakie progi obowiązują?

Nowe zasady dotyczą transgranicznych połączeń spółek kapitałowych z różnych państw członkowskich UE. W polskim kontekście chodzi przede wszystkim o sp. z o.o. i spółki akcyjne. Minimalne wymagania kapitałowe pozostają bez zmian – sp. z o.o. musi posiadać kapitał zakładowy co najmniej 5 000 PLN zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h. – jednak to nie kapitał, lecz zatrudnienie i struktura własności decydują o skali procedury.

Próg 50 pracowników uruchamia obowiązek konsultacji pracowniczych. Próg 500 pracowników w spółce przejmowanej może wymagać negocjacji w sprawie uczestnictwa pracowników w organach spółki powstałej po połączeniu. To szczególnie istotne przy połączeniach polskich spółek z podmiotami z Niemiec, Austrii czy Holandii, gdzie kodeterminacja pracownicza jest standardem.

Spółki z udziałem zagranicznym powinny też zwrócić uwagę na umowę wspólników. Jeśli umowa zawiera klauzule antydilucyjne lub prawo pierwokupu, połączenie może wymagać uprzedniej zgody pozostałych wspólników. Brak takiej zgody naraża transakcję na zakwestionowanie na podstawie art. 210 § 1 k.s.h. – przepisu regulującego reprezentację spółki w kontraktach z udziałem zarządu. Należyte due diligence dokumentacji korporacyjnej jest tu absolutną podstawą.

Warto też pamiętać o wymiarze podatkowym. Transgraniczne połączenie może być neutralne podatkowo, ale wyłącznie przy spełnieniu warunków określonych w przepisach o CIT. Każde odstępstwo od ustawowego wzorca wymaga indywidualnej analizy – najlepiej przed podpisaniem jakiegokolwiek dokumentu transakcyjnego.

Jakie działania podjąć natychmiast?

Procedura transgranicznego połączenia trwa w Polsce minimum cztery do sześciu miesięcy. Każde opóźnienie na wczesnym etapie przesuwa całą oś czasu. Poniżej lista działań, które należy podjąć w pierwszej kolejności:

  • Sporządzić plan połączenia i ogłosić go co najmniej 30 dni przed planowaną uchwałą wspólników.
  • Zlecić badanie planu połączenia przez niezależnego biegłego wyznaczonego przez sąd rejestrowy.
  • Przeprowadzić procedurę informacyjno-konsultacyjną z pracownikami, jeśli spółka zatrudnia powyżej 50 osób.
  • Przygotować odrębne sprawozdania zarządu dla wspólników i dla pracowników.
  • Złożyć wniosek do KRS o wydanie zaświadczenia o legalności połączenia – KRS ma 30 dni na jego wydanie.

Spółka z Małopolski przeprowadzała w jesieni 2024 r. połączenie z czeską s.r.o. Zaniedbała procedurę konsultacji pracowniczych. KRS odmówił wydania zaświadczenia. Transakcja opóźniła się o cztery miesiące, a koszty doradztwa wzrosły o kilkadziesiąt tysięcy złotych. Podobna sytuacja spotkała spółkę IT z Mazowsza wiosną 2025 r. – tym razem powodem był brak odrębnego sprawozdania dla pracowników.

Dla spółek planujących M&A Polska z elementem transgranicznym kluczowe jest też uwzględnienie wymogów ESG i raportowania. Połączenie może zmienić kwalifikację spółki pod kątem dyrektywy CSRD i podwójnej istotności, jeśli po transakcji przekroczone zostaną progi zatrudnienia lub przychodów. To wymóg, o którym działy prawne często dowiadują się zbyt późno.

Jeśli natomiast połączenie nie dojdzie do skutku i spółka znajdzie się w trudnej sytuacji finansowej, warto z wyprzedzeniem zapoznać się z procedurą likwidacji sp. z o.o. – procedurą i harmonogramem. Zarząd odpowiada osobiście za zobowiązania spółki na podstawie art. 299 § 1 k.s.h., jeśli egzekucja okaże się bezskuteczna – to ryzyko realne, nie teoretyczne.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny, zanim plan połączenia zostanie ogłoszony. Każde nieodwracalne działanie podjęte bez analizy dokumentacji korporacyjnej i struktury pracowniczej może zamknąć drogę do neutralności podatkowej lub opóźnić rejestrację o kilka miesięcy.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie z podmiotem z UE – przeprowadzimy due diligence dokumentacji korporacyjnej, przygotujemy plan połączenia i poprowadzi Państwa przez procedurę KRS: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa procedura transgranicznego połączenia spółek w Polsce?

O: Minimalna długość procedury wynosi cztery do sześciu miesięcy. Obejmuje ogłoszenie planu połączenia (co najmniej 30 dni przed uchwałą), badanie przez biegłego, procedurę pracowniczą, uchwałę wspólników i oczekiwanie na zaświadczenie KRS (do 30 dni). Opóźnienia wynikają najczęściej z błędów w dokumentacji lub pominięcia konsultacji pracowniczych.

P: Czy każda spółka z o.o. musi przeprowadzać konsultacje pracownicze przy połączeniu transgranicznym?

O: Obowiązek konsultacji pracowniczych dotyczy spółek zatrudniających powyżej 50 pracowników. Poniżej tego progu procedura informacyjna jest uproszczona. Jednak nawet przy mniejszym zatrudnieniu zarząd musi sporządzić sprawozdanie wyjaśniające skutki połączenia dla pracowników – to wymóg bezwzględny wynikający z implementacji dyrektywy 2019/2121.

P: Czy transgraniczne połączenie spółek jest zawsze neutralne podatkowo?

O: Neutralność podatkowa przy połączeniu transgranicznym nie jest automatyczna. Przepisy ustawy o CIT przewidują taką możliwość, ale wyłącznie przy spełnieniu określonych warunków dotyczących m.in. uzasadnienia ekonomicznego transakcji i braku unikania opodatkowania jako głównego celu połączenia. Każda transakcja wymaga indywidualnej analizy podatkowej przed jej przeprowadzeniem.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i restrukturyzacji transgranicznej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.