Ubezpieczenie D&O – co powinien wiedzieć polski

Firma produkcyjna z Mazowsza dowiaduje się w toku kontroli KAS, że organ zamierza zakwestionować odliczenia VAT za trzy lata wstecz. Zarząd nie posiada polisy D&O. Prezes i wiceprezes odpowiadają prywatnym majątkiem – na podstawie art. 299 § 1 k.s.h. oraz art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej. Ochrona ubezpieczeniowa mogła kosztować ułamek tego, co teraz grozi ich rodzinnym oszczędnościom.

Ubezpieczenie D&O (Directors & Officers Liability Insurance) chroni członków zarządu, rady nadzorczej i prokurentów przed roszczeniami wynikającymi z błędnych decyzji, zaniechań lub naruszeń prawa podczas pełnienia funkcji. Polisa pokrywa koszty obrony prawnej, odszkodowania i ugody. W Polsce podstawą roszczeń są przede wszystkim artykuł 299 paragraf 1 k.s.h. oraz artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej, a suma ubezpieczenia w polskich spółkach średniej wielkości wynosi zazwyczaj od 1 do 5 milionów złotych.

Ten przewodnik prowadzi zarząd krok po kroku przez: czym jest polisa D&O i kto jest ubezpieczonym, jakie zdarzenia polisa obejmuje (i jakich nie obejmuje), jak wybrać właściwy zakres ochrony oraz jakie błędy popełniają polskie spółki przy zawieraniu i obsłudze umowy. Na końcu znajdą Państwo trzy scenariusze biznesowe i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Czym jest ubezpieczenie D&O i kto jest objęty ochroną?

Ubezpieczenie D&O to polisa odpowiedzialności cywilnej skierowana do osób zarządzających spółką. Obejmuje ona roszczenia osób trzecich – wierzycieli, wspólników, pracowników, organów skarbowych – kierowane bezpośrednio do członka zarządu. Kluczowe są trzy elementy: (1) ubezpieczony to osoba fizyczna pełniąca funkcję, nie spółka jako taka; (2) ochrona dotyczy okresu pełnienia funkcji lub roszczeń zgłoszonych w czasie trwania polisy; (3) polisa działa w modelu claims-made – roszczenie musi być zgłoszone w czasie trwania ochrony.

Krąg ubezpieczonych w standardowej polisie D&O obejmuje:

członków zarządu (prezesa, wiceprezesów, dyrektorów)
członków rady nadzorczej
prokurentów i pełnomocników o szerokich kompetencjach
likwidatorów i kuratorów sądowych (w rozszerzonych wersjach polisy)
menedżerów wyższego szczebla nieposiadających tytułu w zarządzie (opcjonalnie)

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – polisa D&O nie chroni spółki jako osoby prawnej. Chroni konkretną osobę fizyczną. Jeśli wspólnik lub wierzyciel pozywa bezpośrednio prezesa zarządu, to właśnie prezes korzysta z ochrony polisy, nie spółka. To rozróżnienie decyduje o tym, czy roszczenie w ogóle wejdzie w zakres ubezpieczenia.

Podstawą prawną odpowiedzialności osobistej zarządu w Polsce jest przede wszystkim art. 299 § 1 k.s.h. – gdy egzekucja z majątku spółki okazuje się bezskuteczna, wierzyciel może sięgnąć do prywatnego majątku każdego członka zarządu. Równolegle działa art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej: zaległości podatkowe spółki mogą obciążyć zarząd osobiście. Obie normy tworzą razem realne ryzyko majątkowe, które polisa D&O ma neutralizować. Termin na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości wynosi 30 dni od momentu zaistnienia stanu niewypłacalności – zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego. Przekroczenie tego terminu wzmacnia podstawy roszczeń przeciwko zarządowi.

Jakie zdarzenia obejmuje polisa – a czego nie pokryje żadna polisa D&O?

Standardowa polisa D&O pokrywa roszczenia wynikające z błędnej decyzji zarządczej, niedopełnienia obowiązku informacyjnego, uchybień proceduralnych w KRS lub wobec KAS, a także koszty obrony w postępowaniu karnym gospodarczym – o ile zarzut dotyczy nieumyślnego działania. Ubezpieczyciel finansuje koszty pełnomocnika, ekspertów i ugody do wysokości sumy ubezpieczenia. W sprawach restrukturyzacyjnych polisa pokrywa też koszty sporów z syndykiem lub zarządcą w postępowaniu prowadzonym na podstawie Prawa restrukturyzacyjnego.

Wyłączenia standardowe – każda polisa D&O zawiera je bez wyjątku:

umyślne działanie na szkodę spółki lub wierzycieli (fraud)
korzyści majątkowe uzyskane niezgodnie z prawem (np. wyprowadzenie aktywów)
roszczenia pomiędzy ubezpieczonymi w ramach tej samej spółki (insured vs. insured)
szkody wynikające z zanieczyszczenia środowiska (chyba że polisa zawiera klauzulę środowiskową)
kary administracyjne i grzywny o charakterze represyjnym

Klauzula insured vs. insured bywa szczególnie dotkliwa przy restrukturyzacji lub upadłości. Gdy syndyk masy upadłościowej wytoczy powództwo przeciwko byłemu prezesowi – a syndyk działa w imieniu spółki – część polis traktuje to jako roszczenie „spółki przeciwko ubezpieczonemu" i odmawia wypłaty. Dobrze skonstruowana polisa powinna zawierać wyłączenie tego wyłączenia właśnie dla roszczeń syndyka i zarządcy.

Spółka deweloperska z Małopolski (jesień 2024 r.) uniknęła odmowy wypłaty tylko dlatego, że broker przed zawarciem polisy wynegocjował klauzulę rozszerzającą ochronę na roszczenia zarządcy sądowego. Koszt rozszerzenia wyniósł kilka tysięcy złotych – wielokrotnie mniej niż suma roszczenia. Uważamy, że bez tej klauzuli każda polisa D&O dla spółki o profilu developerskim lub operującej w sektorze z podwyższonym ryzykiem nieruchomości jest niekompletna.

Jak wybrać właściwy zakres ochrony – krok po kroku?

Dobór polisy D&O nie sprowadza się do porównania składek. Proces powinien przebiegać w pięciu etapach, a każdy z nich eliminuje inne ryzyko. Czas potrzebny na rzetelne przeprowadzenie całego procesu to minimum 3 do 4 tygodni.

Etap 1 – mapowanie ryzyk. Zarząd wspólnie z prawnikiem identyfikuje obszary ryzyka: wielkość zadłużenia, toczące się postępowania KAS, strukturę transakcji z podmiotami powiązanymi, zobowiązania wobec instytucji finansowych nadzorowanych przez KNF. Już na tym etapie widać, czy potrzebna jest klauzula środowiskowa, klauzula syndyka lub rozszerzenie na odpowiedzialność podatkową.

Etap 2 – ustalenie sumy ubezpieczenia. Suma powinna odzwierciedlać maksymalne realistyczne roszczenie, nie wartość aktywów spółki. Dla spółki z obrotem 50 mln PLN minimalna sensowna suma to 3 do 5 mln PLN. Zaniżenie sumy do 1 mln PLN przy takim obrocie to błąd, który ujawnia się dopiero w chwili roszczenia.

Etap 3 – analiza wyłączeń. Każde wyłączenie należy przeczytać w oryginale, nie w materiałach marketingowych. Kluczowe pytanie: czy polisa obejmuje postępowania administracyjne przed KAS i NSA? Czy obejmuje koszty obrony w postępowaniu karnym skarbowym? Czy klauzula insured vs. insured jest zmodyfikowana na korzyść ubezpieczonego?

Etap 4 – weryfikacja modelu claims-made. Należy sprawdzić, czy polisa zawiera klauzulę retroaktywną (obejmującą zdarzenia sprzed daty zawarcia umowy) oraz klauzulę extended reporting period – wydłużającą czas na zgłoszenie roszczenia po wygaśnięciu polisy. Bez tych klauzul zarząd może zostać bez ochrony w przypadku roszczeń wynikających z decyzji podjętych kilka lat wcześniej.

Etap 5 – negocjacje z ubezpieczycielem. Standardowy formularz polisy to punkt wyjścia, nie ostateczna oferta. W Polsce rynek D&O jest konkurencyjny – kilku ubezpieczycieli działa aktywnie, co daje pole do negocjacji zakresu i składki. Kancelaria prawna lub wyspecjalizowany broker może wynegocjować rozszerzenia, które standardowo nie są dostępne off-the-shelf.

Dla spółki technologicznej z Trójmiasta (wiosna 2025 r.) udało się uzyskać rozszerzenie ochrony o odpowiedzialność wynikającą z naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych – RODO – oraz z wdrożenia systemów AI objętych zakresem rozporządzenia AI Act. Składka wzrosła o 12%, a zakres ochrony objął całą ekspozycję regulacyjną zarządu.

Więcej o tym, jak przebiega postępowanie upadłościowe i jakie obowiązki ciążą na zarządzie w każdej fazie, można przeczytać w naszym opracowaniu: postępowanie upadłościowe – etapy od wniosku do zakończenia.

Co przygotować przed złożeniem wniosku do ubezpieczyciela:

aktualny odpis z KRS i lista członków zarządu
sprawozdanie finansowe za ostatnie 2 lata obrotowe
informacja o toczących się postępowaniach sądowych i administracyjnych
opis struktury transakcji z podmiotami powiązanymi
zakres pełnomocnictw i prokury udzielonych osobom trzecim

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny ryzyk przed wyborem polisy – błędna suma ubezpieczenia lub pominięte wyłączenie mogą uniemożliwić uzyskanie ochrony w najtrudniejszym momencie. Jeśli Państwa spółka stoi przed wyborem lub renegocjacją polisy D&O – przeprowadzimy analizę ryzyk zarządu i wskazanie optymalnego zakresu ochrony: info@kordeckipartners.com.

Jakie błędy popełniają polskie zarządy przy obsłudze polisy D&O?

Polisa D&O jest dokumentem żywym – wymaga aktywnego zarządzania przez cały okres obowiązywania. Tymczasem w praktyce większość zarządów traktuje ją jak ubezpieczenie OC samochodu: podpisuje, opłaca składkę i zapomina. To podejście prowadzi do trzech kategorii błędów, z których każdy może skutkować odmową wypłaty.

Błąd pierwszy: brak notyfikacji zmiany ryzyka. Polisa D&O zawiera klauzulę obowiązku informowania ubezpieczyciela o istotnych zmianach ryzyka. Przejęcie innej spółki, wejście na nowy rynek, zmiana profilu zadłużenia – każde z tych zdarzeń może wymagać aneksu do polisy. Zarząd, który nie poinformował ubezpieczyciela o przejęciu spółki z zaległościami podatkowymi, może usłyszeć odmowę wypłaty, gdy KAS skieruje roszczenie do prezesa.

Błąd drugi: zbyt późne zgłoszenie roszczenia. Model claims-made oznacza, że roszczenie musi być zgłoszone ubezpieczycielowi w czasie trwania polisy lub w okresie extended reporting period. Zarząd, który otrzymuje pismo procesowe od wierzyciela w grudniu, a polisa wygasa 31 grudnia, ma obowiązek zgłoszenia roszczenia przed upływem tego terminu. Każdy dzień zwłoki może zamknąć drogę do ochrony – i jest to konsekwencja nieodwracalna.

Błąd trzeci: nieprawidłowe określenie ubezpieczonych. Zmiany w składzie zarządu w toku roku – powołanie nowego wiceprezesa, rezygnacja prokurenta – muszą być raportowane ubezpieczycielowi. Nowa osoba wchodząca do zarządu nie jest automatycznie objęta ochroną istniejącej polisy, jeśli umowa nie zawiera klauzuli automatycznego rozszerzenia kręgu ubezpieczonych. W spółkach, gdzie skład zarządu zmienia się często, klauzula ta jest absolutnym minimum.

Odrębną kategorię stanowią błędy przy pre-packu. Procedura pre-pack (przygotowana likwidacja) polega na sprzedaży przedsiębiorstwa w ramach postępowania upadłościowego, ale na warunkach wynegocjowanych jeszcze przed ogłoszeniem upadłości. Zarząd prowadzący negocjacje pre-pack bez aktywnej polisy D&O naraża się na roszczenia wierzycieli, którzy mogą zakwestionować warunki transakcji. Odpowiedzialność osobista zarządu w takim scenariuszu jest realna i nie wygasa wraz z ogłoszeniem upadłości.

Trzy scenariusze biznesowe – jak D&O działa w praktyce?

Poniżej trzy scenariusze ilustrujące, kiedy polisa D&O faktycznie chroni zarząd – i kiedy zawodzi, jeśli była źle skonstruowana.

Scenariusz 1: Spółka produkcyjna, postępowanie restrukturyzacyjne. Zarząd spółki z branży metalurgicznej w województwie śląskim wszczyna postępowanie układowe na podstawie Prawa restrukturyzacyjnego. Wierzyciel handlowy twierdzi, że zarząd zbyt późno złożył wniosek o restrukturyzację, czym doprowadził do pogłębienia jego szkody. Polisa D&O pokrywa koszty pełnomocnika i koszty ekspertyz finansowych. Sprawa kończy się ugodą. Bez polisy prezes odpowiadałby prywatnym majątkiem za koszty postępowania.

Scenariusz 2: Spółka IT, roszczenie wspólnika mniejszościowego. Wspólnik mniejszościowy spółki technologicznej z Poznania wnosi powództwo przeciwko zarządowi, twierdząc, że decyzja o przejęciu startupu naruszyła jego interes i doprowadziła do rozmycia jego udziałów. Polisa D&O pokrywa koszty obrony i ostatecznie pokrywa kwotę ugody w wysokości 400 tys. PLN. Kluczowa była klauzula rozszerzająca ochronę na roszczenia wspólników – w standardowej polisie często wyłączona.

Scenariusz 3: Inwestor zagraniczny, odpowiedzialność podatkowa. Dla niemieckiego inwestora wchodzącego na rynek polski zarząd polskiej spółki zależnej ponosi ryzyko na podstawie art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej. KAS kwestionuje ceny transferowe za dwa lata. Zaległość podatkowa przekracza 2 mln PLN. Polisa D&O pokrywa koszty doradztwa podatkowego i reprezentacji przed WSA. Zarząd unika osobistej odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki. Bez polisy ekspozycja była bezpośrednia i nieodwracalna.

Każdy z tych scenariuszy mógł zakończyć się inaczej, gdyby polisa była skonstruowana nieprawidłowo lub gdyby zarząd nie dopełnił obowiązków notyfikacyjnych. Jeśli Państwa spółka – niezależnie od branży – posiada zarząd narażony na ryzyko odpowiedzialności osobistej, warto przeprowadzić przegląd istniejącej polisy lub ocenę ryzyk przed jej zawarciem: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polisa D&O chroni zarząd przed odpowiedzialnością z artykułu 299 k.s.h.?

O: Tak – to jedno z głównych zastosowań polisy D&O w Polsce. Artykuł 299 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych pozwala wierzycielom dochodzić roszczeń bezpośrednio od członków zarządu, gdy egzekucja z majątku spółki jest bezskuteczna. Polisa pokrywa koszty obrony i ewentualne odszkodowanie do wysokości sumy ubezpieczenia. Warunek: zarząd musi zgłosić roszczenie ubezpieczycielowi niezwłocznie po jego otrzymaniu – najpóźniej w terminie przewidzianym w umowie, zazwyczaj 30 do 60 dni.

P: Ile kosztuje polisa D&O dla polskiej spółki średniej wielkości i jak długo trwa jej zawarcie?

O: Składka roczna dla spółki z obrotem 20 do 100 mln PLN wynosi zazwyczaj od 8 do 25 tys. PLN, przy sumie ubezpieczenia 2 do 5 mln PLN. Czas od złożenia wniosku do wystawienia polisy to 2 do 4 tygodnie – pod warunkiem dostarczenia kompletnej dokumentacji finansowej i prawnej. Polisy z rozszerzonym zakresem (klauzula syndyka, odpowiedzialność podatkowa, RODO) są droższe o 15 do 30% od oferty standardowej.

P: Czy polisa D&O chroni zarząd w przypadku wszczęcia postępowania karnego?

O: Tak, ale z istotnymi ograniczeniami. Polisa pokrywa koszty obrony w postępowaniu karnym gospodarczym, o ile zarzuty dotyczą działania nieumyślnego lub błędu zarządczego. Jeśli postępowanie karne dotyczy umyślnego działania na szkodę spółki lub przestępstwa skarbowego popełnionego z zamiarem bezpośrednim, ubezpieczyciel odmówi wypłaty na podstawie klauzuli wyłączającej umyślność. Prawidłowo skonstruowana polisa powinna jednak finansować obronę do czasu prawomocnego wyroku – nawet przy zarzutach umyślności.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa upadłościowego i ochrony zarządu przed odpowiedzialnością osobistą. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Marcin Stolarz specjalizuje się w restrukturyzacji, prawie upadłościowym i obronie w sprawach karnych gospodarczych.