Firma produkcyjna z Podkarpacia zatrudniła pracownika na podstawie kolejnych umów terminowych. Pierwsza trwała rok, druga – dwa lata. Kiedy dział HR sięgnął po trzecią umowę, okazało się, że łączny okres przekroczył 33 miesiące. Pracodawca stanął przed wyborem: przekształcić stosunek pracy w bezterminowy albo rozstać się z pracownikiem. Nikt wcześniej nie pilnował kalendarza.

Reguła 33 miesięcy wynika wprost z artykułu 25 z indeksem 1 paragrafu 1 Kodeksu pracy. Przepis ten ogranicza łączny czas trwania umów terminowych z tym samym pracodawcą do 33 miesięcy oraz liczbę takich umów do maksymalnie trzech. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie stosunku pracy w umowę na czas nieokreślony – bez żadnej dodatkowej czynności ze strony pracownika ani pracodawcy.

Przewodnik ten prowadzi przez całą procedurę krok po kroku. Omówiono w nim liczenie okresu 33 miesięcy, dopuszczalne wyjątki, okresy wypowiedzenia zgodne z artykułem 36 paragraf 1 Kodeksu pracy, trzy scenariusze biznesowe oraz najczęstsze błędy, które kończą się sporem przed sądem pracy lub kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak liczyć 33 miesiące i limit trzech umów?

Artykuł 25(1) § 1 k.p. wprowadza dwa niezależne progi. Pierwszy – czasowy: łączny okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych nie może przekroczyć 33 miesięcy. Drugi – ilościowy: liczba umów terminowych z tym samym pracodawcą nie może być wyższa niż trzy. Naruszenie któregokolwiek z nich skutkuje przekształceniem umowy w bezterminową – z mocy prawa, od dnia następnego po upływie limitu.

Liczenie zaczyna się od pierwszej umowy na czas określony zawartej po 22 lutego 2016 r. – czyli po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu pracy. Umowy zawarte wcześniej wliczają się tylko w zakresie, w jakim ich czas trwania przypadał po tej dacie. W praktyce oznacza to, że pracodawcy, którzy zatrudniali pracowników przed reformą, musieli przeliczyć wszystkie aktywne kontrakty terminowe.

Przerwa między umowami nie „zeruje" licznika. Jeśli pracownik wrócił do tego samego pracodawcy po miesięcznej przerwie i podpisał kolejną umowę terminową, czas poprzednich kontraktów nadal się liczy. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy przerwa przekroczyła 33 miesiące – wówczas licznik zaczyna się od nowa.

Warto pamiętać o jednej pułapce: limit dotyczy tego samego pracodawcy w rozumieniu art. 3 k.p. Jeśli dwie spółki z tej samej grupy kapitałowej są odrębnymi pracodawcami, limity naliczają się osobno. Jednak PIP i sądy pracy badają, czy nie doszło do obejścia przepisów przez sztuczne rozdzielanie zatrudnienia między podmiotami powiązanymi. Różnice między prokurą a pełnomocnictwem są tu często istotne – pełnomocnik działający w imieniu kilku spółek może nieumyślnie „połączyć" pracodawców w oczach inspektora.

Kiedy reguła 33 miesięcy nie obowiązuje?

Ustawodawca przewidział zamknięty katalog wyjątków. Artykuł 25(1) § 4 k.p. pozwala zawrzeć umowę terminową poza limitem w czterech sytuacjach: (1) zastępstwo nieobecnego pracownika, (2) praca sezonowa lub dorywcza, (3) praca przez okres kadencji, (4) gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. W każdym przypadku umowa musi zawierać pisemne wskazanie przyczyny.

Warunek obiektywnych przyczyn jest najczęściej nadużywany. PIP podczas kontroli sprawdza, czy wskazana przyczyna jest rzeczywista i czy faktycznie uzasadnia terminowość zatrudnienia. Ogólne sformułowania w stylu „projekt o określonym czasie trwania" bez konkretyzacji nie wystarczą. Pracodawca musi udowodnić, że charakter pracy – a nie jego wola – wymaga ograniczenia czasowego.

Pracodawca ma obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy z powołaniem na obiektywne przyczyny. Termin wynosi 5 dni roboczych od zawarcia umowy. Niedopełnienie tego obowiązku nie powoduje automatycznie nieważności wyjątku, ale jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 30 000 zł i stanowi sygnał alarmowy przy każdej kolejnej kontroli.

Umowy o pracę tymczasową zawierane przez agencje pracy tymczasowej rządzą się odrębnymi przepisami ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Limit 33 miesięcy nie stosuje się do tych kontraktów wprost, choć agencje mają własne ograniczenia dotyczące maksymalnego czasu skierowania do jednego pracodawcy użytkownika – 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy.

Jakie okresy wypowiedzenia obowiązują przy umowach terminowych?

Artykuł 36 § 1 k.p. uzależnia długość okresu wypowiedzenia od stażu pracy u danego pracodawcy – i dotyczy zarówno umów na czas nieokreślony, jak i terminowych. Przy stażu krótszym niż 6 miesięcy okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Od 6 miesięcy do 3 lat – 1 miesiąc. Powyżej 3 lat – 3 miesiące.

W praktyce wielu pracodawców mylnie zakłada, że umowę terminową można rozwiązać zawsze za dwutygodniowym wypowiedzeniem. To błąd, który kosztuje. Jeśli pracownik ma u pracodawcy staż dłuższy niż 3 lata – wliczając poprzednie umowy terminowe i umowę na czas nieokreślony – wypowiedzenie musi trwać 3 miesiące. Krótsze wypowiedzenie jest bezskuteczne lub rodzi roszczenie odszkodowawcze.

Szczególnie istotne jest to przy automatycznym przekształceniu umowy. Gdy limit 33 miesięcy zostaje przekroczony, pracownik nabywa staż wynikający z całego okresu zatrudnienia – łącznie z czasem umów terminowych. Pracodawca, który chce rozstać się z taką osobą, musi liczyć się z trzymiesięcznym wypowiedzeniem, jeśli łączny staż przekracza 3 lata.

Przy zwolnieniach grupowych – gdy pracodawca rozwiązuje umowy z co najmniej 10 pracownikami w ciągu 30 dni – procedura jest znacznie bardziej złożona. Obejmuje konsultacje ze związkami zawodowymi i notyfikację urzędu pracy. Szczegóły tej procedury opisujemy w odrębnym materiale o zwolnieniach grupowych – procedurze notyfikacji i konsultacji.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny stażu każdego pracownika i prawidłowego naliczenia okresu wypowiedzenia. Błędne wypowiedzenie – nawet o jeden dzień za krótkie – może skutkować nieodwracalnym roszczeniem pracownika o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników na podstawie umów terminowych i zbliża się do granicy 33 miesięcy lub 3 umów – przeprowadzimy audyt umów, wskażemy zagrożenia i przygotujemy harmonogram działań: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe – jak nie wpaść w pułapkę?

Reguła 33 miesięcy działa tak samo niezależnie od branży, ale praktyczne konsekwencje różnią się w zależności od modelu zatrudnienia. Poniżej trzy scenariusze, z którymi najczęściej mierzą się klienci kancelarii.

Scenariusz 1 – firma produkcyjna. Zakład z Mazowsza zatrudnia pracowników liniowych na kolejnych umowach rocznych. Po trzech latach okazuje się, że część kadry przekroczyła zarówno limit miesięcy, jak i limit umów. Przekształcenie następuje z mocy prawa – ale pracodawca dowiaduje się o tym dopiero podczas kontroli PIP. Kara grzywny, zaległe świadczenia i konieczność aneksowania akt pracowniczych to minimum. Rozwiązanie: monitoring kalendarza umów w systemie kadrowo-płacowym z alertami na 3 miesiące przed limitem.

Scenariusz 2 – firma IT z pracownikami zagranicznymi. Spółka technologiczna z Krakowa zatrudnia specjalistów z Ukrainy na umowach terminowych powiązanych z zezwoleniem na pracę. Zezwolenie jest wydawane na określony czas – często na 1–3 lata. Pracodawca automatycznie przedłuża umowę terminową razem z zezwoleniem, nie licząc łącznego okresu. Po 33 miesiącach pracownik ma prawo do umowy bezterminowej, ale jego zezwolenie na pracę dotyczy tylko umowy terminowej. Rozwiązanie: synchronizacja harmonogramu umów z procedurą odnowienia zezwolenia i rozważenie Blue Card Polska dla specjalistów z wynagrodzeniem powyżej 12 272,58 zł miesięcznie.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny. Niemiecka spółka otwiera oddział w Polsce i zatrudnia lokalny zespół sprzedażowy. Menedżer HR z Niemiec stosuje logikę prawa niemieckiego – tam umowy terminowe mają inne reguły. W Polsce po 33 miesiącach pracownicy stają się pracownikami stałymi bez żadnej decyzji zarządu. Dla inwestora zagranicznego to zaskoczenie: nagle koszty zwolnienia rosną, a procedura wypowiedzenia wydłuża się do 3 miesięcy. Rozwiązanie: szkolenie HR z prawa pracy w Polsce na etapie wejścia na rynek.

  • Skonfiguruj alerty w systemie kadrowym na 90 dni przed upływem 33 miesięcy.
  • Zweryfikuj, czy każda umowa z wyjątkiem od reguły zawiera pisemne wskazanie przyczyny.
  • Sprawdź, czy zawiadomienie do PIP zostało wysłane w terminie 5 dni roboczych.
  • Zsynchronizuj harmonogram umów terminowych z terminami zezwoleń na pracę cudzoziemców.
  • Przeszkol dział HR z naliczania stażu pracy dla celów wypowiedzenia.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy zatrudniasz pracowników zagranicznych lub zarządzasz dużym zespołem projektowym – wymaga indywidualnego audytu. Błędna kwalifikacja stosunku pracy jako terminowego, gdy faktycznie stał się bezterminowy, to ryzyko nieodwracalne: pracownik może dochodzić swoich praw przez całe 3 lata od naruszenia.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników na umowach terminowych i nie ma pewności co do prawidłowości ich kwalifikacji – przeprowadzimy kompleksowy audyt zatrudnienia, zidentyfikujemy ryzyko i przygotujemy plan naprawczy: info@kordeckipartners.com.

Sygnaliści, obowiązki pracodawcy i powiązane procedury – co jeszcze musisz wiedzieć?

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma od 25 września 2024 r. obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń dla sygnalistów. Wynika to z artykułu 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Pracownicy zatrudnieni na umowach terminowych mają takie samo prawo do korzystania z tego kanału jak pracownicy stali. Co więcej – rozwiązanie umowy terminowej w odwecie za zgłoszenie naruszenia może być uznane za działanie represyjne, zagrożone karami z art. 54 ustawy.

Artykuł 54 ustawy o sygnalistach przewiduje karę grzywny do 1 080 000 zł oraz do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe wobec sygnalisty. Pracodawca, który nie odnowi umowy terminowej pracownikowi, który wcześniej złożył zgłoszenie, musi liczyć się z zarzutem retorsji. Ciężar dowodu jest odwrócony – to pracodawca musi wykazać, że decyzja o nieodnowieniu umowy była niezależna od zgłoszenia.

W praktyce oznacza to, że decyzja o nieodnowieniu umowy terminowej powinna być każdorazowo udokumentowana. Przyczyny biznesowe, ocena pracownicza, wyniki pracy – wszystko powinno być zapisane przed upływem umowy, a nie konstruowane post factum. Sąd pracy i PIP patrzą na chronologię dokumentów.

Dodatkowym obszarem ryzyka jest zatrudnienie pracowników tymczasowych. Agencja pracy tymczasowej jest formalnym pracodawcą, ale pracodawca użytkownik ponosi odpowiedzialność za warunki pracy. Jeśli pracownik tymczasowy zgłosi naruszenie przez kanał sygnalisty u pracodawcy użytkownika, ten ostatni musi zapewnić mu ochronę – nawet jeśli umowa jest zawarta z agencją.

Często zadawane pytania

P: Co się dzieje, jeśli pracodawca zawrze czwartą umowę terminową z tym samym pracownikiem?

O: Czwarta umowa na czas określony z tym samym pracodawcą jest z mocy prawa traktowana jako umowa na czas nieokreślony – niezależnie od tego, co wpisano w jej treści. Wynika to wprost z artykułu 25 z indeksem 1 paragrafu 1 Kodeksu pracy. Pracodawca nie musi podejmować żadnych dodatkowych działań, ale powinien niezwłocznie zaktualizować akta osobowe pracownika i dostosować warunki zatrudnienia do umowy bezterminowej – w tym właściwy okres wypowiedzenia.

P: Czy przerwa między umowami terminowymi zeruje licznik 33 miesięcy?

O: Powszechne przekonanie, że miesięczna lub trzymiesięczna przerwa „resetuje" licznik, jest błędne. Kodeks pracy nie przewiduje żadnej minimalnej przerwy, która powodowałaby automatyczne wyzerowanie limitu. Licznik zeruje się dopiero wtedy, gdy przerwa między umowami przekracza 33 miesiące. Pracodawcy, którzy stosowali krótkie przerwy jako obejście przepisów, narażają się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

P: Ile kosztuje audyt umów terminowych i jak długo trwa?

O: Koszt i czas trwania audytu zależą od liczby pracowników i złożoności struktury zatrudnienia. Dla firmy zatrudniającej do 50 pracowników standardowy audyt trwa od 5 do 10 dni roboczych. Obejmuje przegląd wszystkich umów terminowych, weryfikację wyjątków od reguły, sprawdzenie zawiadomień do PIP oraz przygotowanie raportu z rekomendacjami. W sprawie wyceny konkretnego projektu zapraszamy do kontaktu: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.