Firma IT z Mazowsza zatrudniła programistę na pierwszą umowę terminową w październiku 2022 roku. Trzy lata później dział HR odkrył, że pracownik ma już 38 miesięcy stażu na umowach terminowych – a pracodawca nigdy nie złożył wypowiedzenia. Skutek: automatyczne przekształcenie stosunku pracy w umowę na czas nieokreślony, z pełną ochroną wynikającą z Kodeksu pracy.

Reguła 33 miesięcy, zapisana w artykule 25 z indeksem pierwszym paragraf pierwszy Kodeksu pracy, ogranicza łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą do 33 miesięcy przy maksymalnie 3 umowach. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje przekształcenie umowy w stosunek pracy na czas nieokreślony z mocy prawa – bez żadnej decyzji sądu ani dodatkowych formalności. Pracodawca traci wtedy możliwość zakończenia współpracy przez proste upłynięcie terminu.

Ten przewodnik prowadzi krok po kroku przez całą procedurę: od liczenia miesięcy i umów, przez dopuszczalne wyjątki, aż po scenariusze dla firm produkcyjnych, spółek IT i pracodawców zatrudniających cudzoziemców z obowiązkiem weryfikacji sankcyjnej. Każdy etap zawiera konkretne terminy, kwoty i punkty samokontroli.

Jak liczyć 33 miesiące i 3 umowy?

Artykuł 25(1) § 1 k.p. wyznacza dwa niezależne limity. Przekroczenie choćby jednego z nich uruchamia przekształcenie. Limit czasu wynosi 33 miesiące łącznie – nie muszą biec nieprzerwanie. Limit ilościowy to maksymalnie 3 umowy terminowe między tymi samymi stronami.

Liczenie zaczyna się od pierwszej umowy na czas określony zawartej po nowelizacji, która weszła w życie 22 lutego 2016 roku. Umowy zawarte wcześniej były objęte przepisami przejściowymi, ale dla większości aktywnych stosunków pracy to już historia. Dziś każdy nowy kontrakt terminowy wchodzi do bilansu od pierwszego dnia.

Przerwa między umowami nie resetuje licznika, jeżeli jest krótsza niż 1 miesiąc. Pracownik zatrudniony od 1 marca, zwolniony 31 maja i ponownie przyjęty 15 czerwca – to ciągłość dla celów art. 25(1) § 1 k.p. Przerwa dłuższa niż miesiąc przerywa bieg, ale tylko w odniesieniu do czasu. Liczba umów nie resetuje się nigdy – trzecia umowa pozostaje trzecią, nawet po rocznej przerwie.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – liczyć trzeba osobno czas i osobno liczbę kontraktów. Czwarta umowa terminowa staje się umową na czas nieokreślony z mocy prawa, nawet jeżeli łączny czas wynosi zaledwie 20 miesięcy.

Jakie wyjątki pozwalają przekroczyć limity?

Kodeks pracy przewiduje kilka sytuacji, w których reguła 33 miesięcy nie ma zastosowania. Każdy wyjątek wymaga jednak spełnienia ściśle określonych warunków – i każdy wymaga starannej dokumentacji.

Pierwsza kategoria wyjątków dotyczy zastępstwa nieobecnego pracownika. Umowa zawarta w celu zastępstwa trwa tak długo, jak trwa nieobecność zastępowanego. Nie wchodzi ona do limitu 33 miesięcy ani do liczby 3 umów. Warunek formalny: umowa musi wprost wskazywać, że jest zawierana w celu zastępstwa konkretnej osoby.

Druga kategoria obejmuje pracę o charakterze dorywczym lub sezonowym. Zatrudnienie sezonowe w przetwórstwie owocowo-warzywnym na Kujawach czy przy obsłudze stoków narciarskich w Małopolsce może być wielokrotnie ponawiane poza reżimem art. 25(1) § 1 k.p. – pod warunkiem że charakter pracy obiektywnie uzasadnia terminowość.

Trzecia kategoria to wyjątek obiektywny: gdy pracodawca wskazuje przyczyny leżące po jego stronie, a zawarcie dłuższej umowy terminowej służy zaspokojeniu rzeczywistego zapotrzebowania. Wymaga to jednak zgłoszenia właściwemu inspektorowi pracy w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia umowy. Brak zgłoszenia w terminie pozbawia pracodawcę możliwości powołania się na ten wyjątek.

  • Zastępstwo nieobecnego pracownika – wymaga wskazania zastępowanej osoby w treści umowy
  • Praca sezonowa lub dorywcza – charakter pracy musi obiektywnie uzasadniać terminowość
  • Przyczyny leżące po stronie pracodawcy – zgłoszenie do PIP w ciągu 5 dni roboczych
  • Kadencja pracownika wybieranego na określoną kadencję – np. członek zarządu zatrudniony na umowę o pracę

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest dokumentowanie każdego wyjątku w aktach osobowych od razu przy zawieraniu umowy. Późniejsze uzupełnianie dokumentacji – w trakcie kontroli PIP lub sporu sądowego – jest trudne i często nieskuteczne.

Warto też pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy może samodzielnie zakwestionować podstawę wyjątku. Jeśli inspektor uzna, że praca nie miała charakteru sezonowego, konsekwencją jest stwierdzenie przekształcenia umowy – z obowiązkiem wypłaty wyrównania wynagrodzenia i składek ZUS.

Aby ocenić ryzyko konkretnej sytuacji zatrudnieniowej, skontaktuj się z naszym zespołem: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe – jak stosować regułę w praktyce?

Reguła 33 miesięcy działa inaczej w zależności od modelu zatrudnienia. Poniżej trzy scenariusze, które najczęściej pojawiają się w naszej praktyce.

Scenariusz 1: Firma produkcyjna z Wielkopolski. Producent mebli zatrudnia operatorów maszyn na cykliczne umowy 12-miesięczne. Po trzech takich umowach (łącznie 36 miesięcy) przekracza oba limity jednocześnie. Rozwiązanie: po drugiej umowie terminowej (24 miesiące) pracodawca powinien podjąć decyzję – albo zaproponować umowę na czas nieokreślony, albo zakończyć współpracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc.

Scenariusz 2: Spółka IT z Warszawy. Programiści są zatrudniani na 18-miesięczne umowy projektowe. Pierwsza umowa – 18 miesięcy. Druga umowa – kolejne 18 miesięcy. Łącznie 36 miesięcy, a to już przekroczenie limitu czasowego. Błąd pojawia się tu po 33. miesiącu drugiej umowy: od tego momentu stosunek pracy staje się bezterminowy z mocy prawa, mimo że umowa wciąż formalnie obowiązuje jako terminowa. Dział HR musi monitorować daty indywidualnie dla każdego pracownika.

Scenariusz 3: Pracodawca zatrudniający cudzoziemców. Dla pracowników spoza UE – obywateli Ukrainy, Białorusi czy Gruzji – reguła 33 miesięcy nakłada się na terminy ważności zezwolenia na pracę. Zezwolenie na pracę jest wydawane na czas określony, zazwyczaj na 1–3 lata. Pracodawca musi synchronizować oba kalendarze: termin umowy i termin zezwolenia. Blue Card Polska (Niebieska Karta UE) daje nieco więcej elastyczności – minimalne wynagrodzenie wynosi PLN 12 272,58 miesięcznie w 2026 roku – ale cudzoziemiec z Blue Card nadal podlega regule 33 miesięcy na takich samych zasadach jak obywatel polski. Pełną procedurę notyfikacji i konsultacji przy zwolnieniach warto przeanalizować równolegle, gdy planowane jest zakończenie zatrudnienia terminowego na większą skalę.

We wszystkich trzech scenariuszach kluczowe jest prowadzenie aktualnego rejestru umów terminowych z datami początku, końca i numerem kolejnej umowy. Brak takiego rejestru to najczęstszy błąd, który wykrywamy podczas audytów kadrowych.

Jakie są konsekwencje naruszenia reguły 33 miesięcy?

Przekształcenie umowy następuje z mocy prawa – bez wyroku sądu, bez decyzji administracyjnej. Od dnia przekroczenia limitu pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony. Pracodawca, który mimo to wypowiada umowę jako terminową, naraża się na poważne konsekwencje.

Pracownik może wnieść odwołanie do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia wypowiedzenia. Sąd ustali rzeczywisty charakter stosunku pracy i – jeżeli stwierdzi przekształcenie – oceni zasadność wypowiedzenia według wymagań dla umów bezterminowych. Przy umowie na czas nieokreślony pracodawca musi podać konkretną i rzeczywistą przyczynę wypowiedzenia.

Konsekwencje finansowe są wymierne. Sąd może zasądzić odszkodowanie w wysokości od 1 do 3 miesięcy wynagrodzenia – lub, jeżeli pracownik tego żąda, przywrócenie do pracy z wynagrodzeniem za czas pozostawania bez zatrudnienia. Przy wynagrodzeniu PLN 8 000 miesięcznie roszczenie może sięgnąć PLN 24 000 samego odszkodowania, nie licząc kosztów postępowania.

Dodatkowe ryzyko pojawia się przy pracownikach objętych szczególną ochroną: kobiety w ciąży, pracownicy w wieku przedemerytalnym (4 lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego), działacze związkowi. Dla tych osób błędne zakwalifikowanie umowy jako terminowej może skutkować roszczeniem o przywrócenie do pracy bez możliwości zasądzenia wyłącznie odszkodowania.

Firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników mają też obowiązek prowadzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych na mocy art. 8 ustawy o sygnalistach. Pracownik, który odkryje naruszenie reguły 33 miesięcy i zgłosi je przez taki kanał, korzysta z pełnej ochrony przed działaniami odwetowymi. Sankcje za retaliację sięgają PLN 1 080 000 – zgodnie z art. 54 ustawy o sygnalistach.

Często zadawane pytania

P: Czy przerwa między umowami terminowymi resetuje licznik 33 miesięcy?

O: Przerwa krótsza niż 1 miesiąc nie przerywa biegu limitu czasowego. Przerwa dłuższa niż 1 miesiąc powoduje, że czas zaczyna się liczyć od nowa dla celów limitu 33 miesięcy. Jednak liczba zawartych umów nie ulega resetowaniu nigdy – czwarta umowa terminowa zawsze staje się umową na czas nieokreślony z mocy prawa, niezależnie od długości przerw między kontraktami.

P: Czy pracownik może zrzec się ochrony wynikającej z reguły 33 miesięcy i zgodzić się na kolejną umowę terminową?

O: Nie. Artykuł 25 z indeksem pierwszym paragraf pierwszy Kodeksu pracy ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Porozumienie, w którym pracownik rezygnuje z ochrony lub zgadza się na zawarcie czwartej umowy terminowej, jest nieważne z mocy prawa. Przekształcenie następuje niezależnie od woli stron. To powszechne nieporozumienie: pracodawcy sądzą, że podpisanie aneksu przez pracownika zabezpiecza ich pozycję – a tak nie jest.

P: Ile kosztuje postępowanie sądowe w razie sporu o charakter umowy?

O: Opłata sądowa od odwołania pracownika wynosi 30 PLN (sprawy z zakresu prawa pracy są objęte preferencyjną opłatą). Koszty pracodawcy to przede wszystkim wynagrodzenie pełnomocnika oraz ryzyko zasądzenia odszkodowania lub wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy. Postępowanie przed sądem pierwszej instancji trwa zazwyczaj od 6 do 18 miesięcy – w tym czasie pracownik może żądać zabezpieczenia roszczenia przed sądem.

Co przygotować – lista kontrolna dla pracodawcy

Pracodawca, który chce wdrożyć prawidłowy system zarządzania umowami terminowymi, powinien zebrać i zweryfikować następujące dokumenty oraz dane:

  • Rejestr umów terminowych: imię i nazwisko pracownika, daty zawarcia i rozwiązania każdej umowy, numer kolejny umowy, łączna liczba miesięcy
  • Dokumentacja wyjątków: pisemne uzasadnienie zastępstwa lub charakteru sezonowego, potwierdzenie zgłoszenia do PIP w ciągu 5 dni roboczych (w przypadku wyjątku obiektywnego)
  • Synchronizacja z zezwoleniami na pracę: dla cudzoziemców – zestawienie terminu umowy z terminem ważności zezwolenia lub Blue Card
  • Procedura alertów HR: system automatycznych powiadomień na 3 miesiące przed przekroczeniem limitu 33 miesięcy lub przed zawarciem trzeciej umowy
  • Wzory dokumentów: propozycja umowy na czas nieokreślony, wypowiedzenie umowy terminowej z zachowaniem okresu wypowiedzenia zgodnie z artykułem 36 paragraf pierwszy Kodeksu pracy

Audyt kadrowy przeprowadzony wiosną 2024 roku u klienta z sektora logistyki z Dolnego Śląska ujawnił 11 pracowników z przekształconymi z mocy prawa umowami bezterminowymi. Firma nie miała świadomości tego stanu przez ponad rok. Koszt regulacji sytuacji – wyrównania i zmiana struktury zatrudnienia – przekroczył PLN 90 000.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny – zwłaszcza jeśli zatrudniacie pracowników tymczasowych, cudzoziemców lub planujecie restrukturyzację zatrudnienia. Pominięcie weryfikacji limitu terminowego zamyka drogę do elastycznego zakończenia współpracy i może prowadzić do nieodwracalnych zobowiązań kadrowych.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników na umowach terminowych dłużej niż 24 miesiące lub planuje więcej niż dwie umowy z tą samą osobą – przeprowadzimy audyt umów, identyfikację ryzyk i wdrożenie procedury alertów HR: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autorem artykułu jest Olga Adamczyk, Partner w KORDECKI & Partners. Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Data publikacji: 23.04.2026

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.