Firma z Mazowsza, działająca od kilku lat jako sp. z o.o., wchodzi w spór o podział zysku. Wspólnicy nie mają umowy regulującej te kwestie. Jedynym dokumentem jest umowa spółki zarejestrowana w KRS – i to właśnie ona decyduje o wszystkim. Efekt: wielomiesięczny spór, zablokowane decyzje, realna groźba paraliżu operacyjnego.

Umowa wspólników (shareholders' agreement) to dokument odrębny od umowy spółki, regulujący relacje między wspólnikami poza strukturą rejestrową. W polskim prawie nie ma obowiązku jej zawarcia – jednak jej brak w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza, że konflikty rozstrzyga wyłącznie Kodeks spółek handlowych i umowa spółki. Przy wejściu inwestora lub transakcji M&A Polska, brak takiego dokumentu podwyższa ryzyko i komplikuje due diligence.

Ten alert omawia trzy obszary: jakie klauzule są niezbędne, kto jest narażony na ryzyko i jakie działania podjąć w ciągu najbliższych 30 dni.

Dlaczego umowa wspólników jest pilna – i kto jest narażony?

Umowa wspólników działa poza KRS. Nie jest ujawniana publicznie, nie wymaga notariusza w podstawowej formie i może być zmieniana szybciej niż umowa spółki. To jej siła – ale też źródło pułapek, jeśli dokument jest źle skonstruowany lub go w ogóle nie ma.

Polskie prawo nie definiuje umowy wspólników wprost. Opiera się ona na swobodzie umów z Kodeksu cywilnego. Jednocześnie k.s.h. narzuca pewne ramy: zgodnie z art. 151 § 1 k.s.h. wspólnicy sp. z o.o. nie odpowiadają za zobowiązania spółki, ale art. 299 § 1 k.s.h. przenosi tę odpowiedzialność na zarząd. Umowa wspólników nie zmienia tej zasady – ale może precyzyjnie określić, kto wchodzi do zarządu i na jakich warunkach.

Narażone są przede wszystkim trzy grupy podmiotów:

  • spółki z dwoma lub więcej wspólnikami o równych udziałach (ryzyko deadlock)
  • spółki przed wejściem inwestora finansowego lub strategicznego
  • spółki rodzinne, gdzie relacje osobiste zastępują dokumentację prawną

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – umowa wspólników staje się niezbędna dopiero w momencie kryzysu. Wtedy negocjowanie jej warunków jest znacznie trudniejsze i droższe. Kancelaria prawna Warszawa widzi ten schemat powtarzający się regularnie: brak dokumentu, konflikt, kosztowne mediacje lub postępowanie przed sądem.

Minimalny kapitał zakładowy sp. z o.o. wynosi zaledwie 5 000 PLN (art. 154 § 1 k.s.h.). Ta niska bariera wejścia sprawia, że spółki powstają szybko – często bez kompleksowej dokumentacji korporacyjnej. Im szybciej rośnie wartość biznesu, tym bardziej brak umowy wspólników staje się problemem.

Jakie klauzule musi zawierać umowa wspólników w polskim prawie?

Dobrze skonstruowana umowa wspólników w polskim prawie powinna obejmować co najmniej pięć obszarów: zarządzanie, podział zysku, wyjście ze spółki, ochronę przed rozmyciem udziałów oraz rozwiązanie deadlock. Brak choćby jednego z nich to luka, którą spór wypełni za wspólników – na ich niekorzyść.

Zarządzanie i reprezentacja. Umowa powinna precyzować, które decyzje wymagają zgody wszystkich wspólników, a które może podjąć zarząd samodzielnie. Warto pamiętać o art. 210 § 1 k.s.h.: przy umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Pominięcie tej zasady w umowie wspólników prowadzi do nieważności czynności.

Klauzule wyjścia. Mechanizmy drag-along (prawo przyciągnięcia) i tag-along (prawo przyłączenia) to standard w transakcjach M&A Polska. Drag-along pozwala większościowemu wspólnikowi wymusić sprzedaż udziałów przez mniejszościowego. Tag-along daje mniejszościowemu prawo dołączenia do transakcji na tych samych warunkach. Bez tych klauzul każda transakcja sprzedaży spółki może zostać zablokowana.

Prawo pierwokupu i zakaz konkurencji. Prawo pierwokupu (right of first refusal) daje pozostałym wspólnikom pierwszeństwo nabycia udziałów przed sprzedażą osobie trzeciej. Zakaz konkurencji – jeśli jest zbyt szeroki – może być uznany za nieważny jako naruszający swobodę działalności gospodarczej. Bezpieczny horyzont to 24 miesiące po wyjściu ze spółki, z precyzyjnie określonym zakresem branżowym.

Mechanizm deadlock. Gdy wspólnicy mają po 50% udziałów i nie mogą podjąć decyzji, spółka staje w miejscu. Umowa powinna przewidywać procedurę wyjścia z impasu – np. klauzulę „rosyjskiej ruletki" (jeden wspólnik wyznacza cenę, drugi decyduje czy kupuje czy sprzedaje) lub mediację z określonym terminem 30 dni. Bez tego mechanizmu jedynym wyjściem jest sąd – a postępowanie trwa średnio 18–24 miesiące.

Spółka IT z Małopolski zawarła umowę wspólników bez klauzuli deadlock. Wiosną 2024 r. wspólnicy zablokowali wzajemnie kluczową decyzję inwestycyjną na ponad 4 miesiące. Kontrakt o wartości kilku milionów złotych przepadł. Dopiero mediacja – kosztująca kilkadziesiąt tysięcy złotych – pozwoliła odblokować sytuację.

Przy transakcjach z udziałem inwestorów zagranicznych warto zadbać o wybór prawa właściwego. Umowa wspólników może podlegać prawu polskiemu lub innemu – np. angielskiemu, które jest elastyczniejsze w zakresie klauzul earn-out i ratchet. W kontekście zakładania firmy w Polsce wybór struktury korporacyjnej powinien uwzględniać już na etapie rejestracji docelowy kształt umowy wspólników.

Due diligence przed transakcją zawsze obejmuje analizę umowy wspólników. Jej brak lub archaiczne postanowienia obniżają wycenę spółki i wydłużają negocjacje nawet o kilka tygodni. W kontekście ochrony własności intelektualnej – istotnej w spółkach technologicznych – warto zapoznać się z zasadami dotyczącymi naruszenia znaku towarowego w Polsce, które powinny być uwzględnione w klauzulach dotyczących IP w umowie wspólników.

Co zrobić w ciągu najbliższych 30 dni?

Złożoność umowy wspólników nie jest powodem do odkładania działań. Wręcz przeciwnie – im bardziej rozbudowana struktura właścicielska, tym szybciej należy wdrożyć dokumentację. Oto konkretna lista działań na najbliższe 30 dni:

  • Audyt istniejącej dokumentacji: umowa spółki, uchwały wspólników, ewentualna umowa wspólników – czy są aktualne i spójne?
  • Identyfikacja luk: brak klauzuli deadlock, drag-along, tag-along lub prawa pierwokupu to sygnał alarmowy
  • Weryfikacja klauzul zarządczych pod kątem art. 210 § 1 k.s.h. – czy umowy z członkami zarządu były zawierane prawidłowo?
  • Decyzja o prawie właściwym – prawo polskie czy obce, jeśli planowane jest wejście inwestora zagranicznego
  • Konsultacja z kancelarią prawną przed jakąkolwiek zmianą struktury właścicielskiej

Spółka produkcyjna ze Śląska przeprowadziła audyt dokumentacji korporacyjnej jesienią 2023 r. Odkryto, że umowa wspólników z 2015 r. nie zawierała klauzuli anti-dilution. Wejście nowego inwestora w 2024 r. mogłoby rozmyć udziały założycieli do poziomu poniżej progu blokującego. Aktualizacja dokumentu przed transakcją zajęła 3 tygodnie i kosztowała ułamek tego, co kosztowałby spór po fakcie.

Każda spółka z więcej niż jednym wspólnikiem powinna przeprowadzić przegląd dokumentacji co najmniej raz na 2 lata. Zmiany w k.s.h., nowe orzecznictwo Sądu Najwyższego i ewolucja praktyki rynkowej M&A Polska sprawiają, że klauzule sprzed kilku lat mogą być dziś niewystarczające lub nieaktualne.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – liczba wspólników, struktura udziałów, plany inwestycyjne – wymaga indywidualnej oceny. Zwłoka w aktualizacji umowy wspólników może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji: utraty kontroli nad spółką, zablokowania transakcji lub odpowiedzialności osobistej zarządu.

Jeśli Państwa spółka nie posiada aktualnej umowy wspólników lub planuje wejście inwestora w ciągu najbliższych 12 miesięcy – przeprowadzimy audyt dokumentacji, zidentyfikujemy luki i przygotujemy projekt umowy dostosowany do Państwa struktury: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy umowa wspólników musi być zawarta w formie aktu notarialnego?

O: Co do zasady nie – umowa wspólników może być zawarta w zwykłej formie pisemnej. Wyjątkiem są postanowienia dotyczące przeniesienia udziałów, które wymagają formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Jeśli umowa wspólników zawiera zobowiązanie do przeniesienia udziałów, bezpieczniej jest zachować formę notarialną dla całego dokumentu lub przynajmniej dla tych klauzul.

P: Ile czasu zajmuje przygotowanie umowy wspólników i ile kosztuje?

O: Standardowa umowa wspólników dla spółki z dwoma lub trzema wspólnikami zajmuje kancelarii od 5 do 10 dni roboczych. Koszt zależy od złożoności struktury – przy prostych układach właścicielskich zaczyna się od kilku tysięcy złotych. Przy transakcjach M&A z udziałem inwestora zagranicznego czas wydłuża się do 3–4 tygodni, a koszty rosną proporcjonalnie do skomplikowania negocjacji.

P: Czy umowa wspólników jest wiążąca dla spółki jako takiej?

O: To częste nieporozumienie. Umowa wspólników wiąże wyłącznie strony, które ją podpisały – nie wiąże samej spółki ani jej zarządu, chyba że spółka jest stroną umowy. Naruszenie umowy wspólników przez jednego ze wspólników może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą między wspólnikami, ale nie powoduje automatycznie nieważności czynności dokonanej przez spółkę. Dlatego kluczowe postanowienia powinny być odzwierciedlone również w umowie spółki zarejestrowanej w KRS.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A, strukturyzowania spółek i przygotowywania umów wspólników. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.