Firma rodzinna z Podkarpacia przez lata budowała majątek w kilku spółkach. Właściciel chciał przekazać go dzieciom bez ryzyka rozdrobnienia i bez podatku od każdego kroku. Fundacja rodzinna wydawała się idealnym rozwiązaniem – do momentu, gdy okazało się, że wniosek rejestracyjny do KRS zawierał błędy formalne i trafił do zwrotu. Trzy miesiące opóźnienia, dodatkowe koszty notarialne, frustracja.

Zakładanie fundacji rodzinnej wymaga przejścia przez ściśle określoną procedurę rejestracyjną przed Sądem Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim – jedynym sądem rejestrowym właściwym dla wszystkich fundacji rodzinnych w Polsce. Minimalne wyposażenie fundacji wynosi 100 000 PLN. Rejestracja trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, zależnie od kompletności dokumentacji i aktualnego obłożenia sądu.

Ten alert wyjaśnia, co zmienił napływ ponad 2 500 zarejestrowanych fundacji rodzinnych i kilku tysięcy wniosków w toku: jakie błędy wnioskodawcy popełniają najczęściej, kogo procedura dotyczy i jakie kroki należy podjąć natychmiast, by uniknąć kosztownych zwrotów akt.

Jak wygląda proces rejestracji fundacji rodzinnej w KRS i co go komplikuje?

Ustawa o fundacji rodzinnej z 26 stycznia 2023 r. powierzyła wyłączną właściwość rejestrową Sądowi Okręgowemu w Piotrkowie Trybunalskim. To oznacza, że każdy wniosek – niezależnie od siedziby fundatora – trafia do jednego sądu. Przy kilku tysiącach wniosków w kolejce czas oczekiwania na wpis wynosi dziś od 6 do nawet 16 tygodni. Błąd formalny wydłuża ten czas o kolejne miesiące.

Procedura rejestracyjna obejmuje kilka etapów. Fundator sporządza akt założycielski lub testament fundacyjny w formie aktu notarialnego. Następnie ustanawia statut, powołuje organy fundacji i wnosi majątek na fundusz założycielski – co najmniej 100 000 PLN. Dopiero po spełnieniu tych warunków składa wniosek do KRS wraz z wymaganymi załącznikami.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – statut musi precyzyjnie określać zasady wypłat na rzecz beneficjentów, sposób zarządzania majątkiem i krąg uprawnionych. Braki w tych elementach to najczęstszy powód wezwania do uzupełnienia lub zwrotu wniosku. Sąd bada kompletność dokumentów z dużą dokładnością, bo ustawa o fundacji rodzinnej nie przewiduje możliwości rejestracji z brakami.

Równolegle fundacja musi uzyskać NIP i REGON, otworzyć rachunek bankowy i złożyć zgłoszenie do CRBR – Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Termin na zgłoszenie do CRBR wynosi 14 dni od wpisu do KRS. Niedotrzymanie tego terminu grozi karą administracyjną.

Dla fundatorów posiadających udziały w spółkach z o.o. istotne jest, że wniesienie udziałów do fundacji wymaga zachowania formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Jeśli umowa spółki przewiduje ograniczenia zbywalności udziałów – konieczna jest zgoda zgromadzenia wspólników lub zarządu, zależnie od treści umowy. Pominięcie tego kroku skutkuje nieważnością aportu.

Kogo dotyczy procedura i jakie progi ją uruchamiają?

Fundacja rodzinna jest dostępna dla każdej osoby fizycznej – rezydenta lub nierezydenta podatkowego w Polsce. Nie ma progu majątkowego uprawniającego do założenia fundacji. Jedynym wymogiem jest wniesienie majątku o wartości co najmniej 100 000 PLN na fundusz założycielski. Może to być gotówka, udziały w spółkach, nieruchomości lub inne prawa majątkowe.

Procedura jest szczególnie istotna dla trzech grup przedsiębiorców. Po pierwsze – właściciele spółek operacyjnych planujący sukcesję pokoleniową. Wniesienie udziałów do fundacji pozwala oddzielić własność od zarządzania i zabezpieczyć majątek przed rozdrobnieniem. Po drugie – inwestorzy posiadający zdywersyfikowany portfel aktywów: nieruchomości, papiery wartościowe, udziały w kilku podmiotach. Fundacja konsoliduje te aktywa pod jednym dachem prawnym. Po trzecie – przedsiębiorcy rozważający transgraniczne połączenie spółek lub restrukturyzację transgraniczną, gdzie fundacja rodzinna może pełnić rolę podmiotu holdingowego.

Z perspektywy podatkowej fundacja jest zwolniona z CIT na dochody z działalności inwestycyjnej – dywidendy, odsetki, zyski z nieruchomości – do momentu wypłaty na rzecz beneficjentów. Wypłaty podlegają 15% PIT po stronie beneficjenta. To istotna przewaga nad strukturą opartą wyłącznie na sp. z o.o., gdzie dywidenda jest opodatkowana dwukrotnie.

Warto jednak pamiętać, że fundacja rodzinna nie zastępuje umowy wspólników ani nie eliminuje potrzeby przeprowadzenia due diligence przed wniesieniem aktywów. Przed aportem należy ocenić, czy wnoszone udziały lub nieruchomości nie są obciążone zastawami, hipotekami lub roszczeniami osób trzecich. Nieujawnione obciążenie wniesionego majątku może skutkować odpowiedzialnością fundatora wobec fundacji.

Dla przedsiębiorców prowadzących działalność w strukturach M&A Polska – gdzie fundacja ma docelowo stać się podmiotem holdingowym – kancelaria prawna Warszawa powinna przeprowadzić pełną analizę struktury przed złożeniem wniosku. Reorganizacja po rejestracji jest możliwa, ale kosztowna i czasochłonna.

Co zrobić teraz – lista działań przed złożeniem wniosku

Konkretna sytuacja każdego fundatora różni się pod względem struktury majątkowej, liczby beneficjentów i planowanego sposobu zarządzania fundacją. Błędy popełnione na etapie przygotowania dokumentów są nieodwracalne w tym sensie, że każdy zwrot wniosku oznacza ponowne koszty notarialne i kolejne tygodnie oczekiwania.

Przed złożeniem wniosku do KRS należy wykonać następujące kroki:

  • Sporządzić projekt statutu z precyzyjnym określeniem kręgu beneficjentów, zasad wypłat i sposobu zarządzania majątkiem – minimum 30 dni przed planowaną datą aktu notarialnego.
  • Przeprowadzić due diligence wnoszonego majątku – weryfikacja obciążeń, zgód korporacyjnych wymaganych przez umowę spółki oraz formy prawnej przeniesienia poszczególnych aktywów.
  • Powołać zarząd fundacji i – jeśli statut to przewiduje – radę nadzorczą przed złożeniem wniosku rejestracyjnego.
  • Przygotować komplet dokumentów rejestracyjnych: akt założycielski, statut, lista beneficjentów, oświadczenia zarządu, dowód wniesienia funduszu założycielskiego.
  • Zaplanować zgłoszenie do CRBR w terminie 14 dni od wpisu – opóźnienie grozi karą administracyjną do 1 000 000 PLN.

Pracodawcy wnoszący do fundacji udziały w spółkach zatrudniających pracowników powinni również sprawdzić, czy zmiana struktury własnościowej nie uruchamia obowiązków informacyjnych wobec pracowników. Więcej o obowiązkach pracodawcy przy zmianach korporacyjnych można znaleźć w artykule o urlopie macierzyńskim i rodzicielskim – przewodniku dla pracodawców, który omawia szerszy kontekst obowiązków pracodawcy.

Jeśli Państwa spółka planuje wnieść do fundacji udziały o wartości przekraczającej 100 000 PLN – przeprowadzimy analizę struktury majątkowej, przygotujemy projekt statutu i skompletujemy dokumenty rejestracyjne: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa rejestracja fundacji rodzinnej w KRS i czy można ten czas skrócić?

O: Przy kompletnym wniosku czas oczekiwania wynosi od 6 do 16 tygodni, zależnie od obłożenia Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim. Nie ma trybu przyspieszającego analogicznego do systemu S24 dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Jedynym skutecznym sposobem skrócenia czasu jest złożenie bezbłędnego wniosku od razu – każde wezwanie do uzupełnienia dodaje co najmniej 4–6 tygodni.

P: Czy fundator może być jednocześnie beneficjentem i członkiem zarządu fundacji rodzinnej?

O: Tak – ustawa o fundacji rodzinnej dopuszcza łączenie tych ról. Fundator może być beneficjentem, może też zasiadać w zarządzie. Ustawa wprowadza jednak ograniczenia dotyczące składu rady nadzorczej: jeśli fundacja ma więcej niż dwóch beneficjentów, ustanowienie rady nadzorczej jest obowiązkowe, a fundator nie może stanowić jej większości. To częste nieporozumienie przy projektowaniu struktury organów.

P: Jakie są koszty założenia fundacji rodzinnej – notariusz, sąd, doradcy?

O: Taksa notarialna za akt założycielski i statut zależy od wartości majątku wnoszonego do fundacji i może wynieść od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Opłata sądowa za rejestrację wynosi 500 PLN. Do tego dochodzą koszty doradztwa prawnego przy przygotowaniu statutu i dokumentacji – zakres prac zależy od złożoności struktury majątkowej. Łączny koszt przygotowania i rejestracji fundacji dla typowej struktury rodzinnej wynosi od 15 000 do 40 000 PLN.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do zakładania fundacji rodzinnych, rejestracji w KRS i restrukturyzacji majątkowej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.