Firma budowlana z Mazowsza wygrała spór o zapłatę – ale koszty postępowania pochłonęły znaczną część zasądzonej kwoty. Dlaczego? Pełnomocnik nie zadbał o właściwe udokumentowanie wydatków procesowych. Sąd zasądził zwrot jedynie w zakresie, w jakim strona wykazała poniesione koszty.
Zasady zwrotu kosztów w polskim postępowaniu cywilnym opierają się na zasadzie odpowiedzialności za wynik sprawy. Strona przegrywająca zwraca koszty stronie wygrywającej. Podstawę stanowią przepisy Kodeksu postępowania cywilnego, a opłata sądowa wynosi co do zasady 5% wartości przedmiotu sporu.
W tym case study analizujemy trzy elementy: tło sprawy i błędy popełnione na etapie przygotowania, strategię procesową przyjętą przez nasz zespół oraz wnioski, które można bezpośrednio zastosować w przyszłych sporach sądowych i arbitrażowych.
Jakie były okoliczności sprawy i gdzie popełniono błędy?
Klient – spółka z o.o. z sektora budowlanego – prowadził spór o zapłatę wynagrodzenia za roboty budowlane. Wartość roszczenia przekraczała 800 000 PLN. Postępowanie trwało ponad dwa lata. Pierwotny pełnomocnik klienta nie złożył spisu kosztów przed zamknięciem rozprawy. To był błąd kosztujący klienta kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Sąd, zgodnie z przepisami k.p.c., zasądza koszty na wniosek lub z urzędu – jednak tylko w zakresie wykazanym przez stronę. Brak spisu kosztów powoduje, że sąd orzeka na podstawie norm przepisanych, które często są znacznie niższe niż rzeczywiste wydatki. W sprawach o wartości powyżej 200 000 PLN różnica może sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Dodatkowy problem stanowiło zabezpieczenie roszczeń. Klient nie złożył wniosku o zabezpieczenie roszczeń na wczesnym etapie. Tymczasem art. 730 k.p.c. pozwala na udzielenie zabezpieczenia zarówno przed wszczęciem postępowania, jak i w jego trakcie – wystarczy uprawdopodobnienie roszczenia i wykazanie interesu prawnego. Przeciwnik procesowy w tym czasie wyprowadził część aktywów.
- Brak spisu kosztów złożonego przed zamknięciem rozprawy
- Pominięcie wniosku o zabezpieczenie roszczenia na etapie wstępnym
- Niedostateczne udokumentowanie wydatków na tłumaczenia i ekspertów
Jak wyglądała strategia procesowa i co zmieniliśmy?
Kancelaria przejęła sprawę na etapie apelacji. Pierwszym krokiem było złożenie szczegółowego spisu kosztów za całe postępowanie pierwszoinstancyjne – w zakresie, w jakim przepisy na to pozwalały. Jednocześnie przygotowaliśmy wniosek o uzupełnienie wyroku w części dotyczącej kosztów procesu.
Spory sądowe o tej wartości wymagają precyzyjnego zarządzania dokumentacją kosztową od pierwszego dnia. Kancelaria procesowa powinna prowadzić bieżący rejestr wszystkich wydatków: opłat sądowych, kosztów pełnomocnika, wydatków na biegłych i tłumaczy. W tej sprawie odtworzyliśmy dokumentację za 26 miesięcy postępowania – żmudna praca, której można było uniknąć.
W postępowaniu apelacyjnym złożyliśmy jednocześnie wniosek o zabezpieczenie roszczenia na podstawie art. 730 k.p.c. Sąd apelacyjny uwzględnił wniosek w terminie 14 dni. To zablokowało dalszy transfer aktywów przez dłużnika. Warto pamiętać, że w sprawach dotyczących nieruchomości – jak wynika z naszej praktyki nieruchomościowej – zabezpieczenie przez wpis ostrzeżenia do księgi wieczystej jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi.
Rozważaliśmy też ścieżkę arbitrażową. Zapis na sąd polubowny, zgodnie z art. 1154 k.p.c., wymaga formy pisemnej – w tej sprawie umowa budowlana jej nie zawierała. Arbitraż odpadł. Skupiliśmy się na maksymalizacji zwrotu kosztów przed sądem powszechnym.
Jakie wnioski płyną z tej sprawy dla przyszłych sporów?
Zasady zwrotu kosztów w polskim postępowaniu cywilnym są formalne i bezlitosne dla nieprzygotowanych. Opłata sądowa stanowi 5% wartości przedmiotu sporu – to wynika wprost z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Przy roszczeniu 800 000 PLN oznacza to 40 000 PLN samej opłaty. Do tego dochodzą koszty pełnomocnika, biegłych i tłumaczeń.
W sprawach z elementem sankcyjnym lub transgranicznym – na przykład gdy kontrahent podlega polskiej ustawie sankcyjnej z 2022 r. – warto sprawdzić, czy nie istnieją ograniczenia w egzekucji zasądzonej kwoty. Sankcje mogą blokować wypłatę nawet po prawomocnym wyroku. To aspekt, który coraz częściej pojawia się w sporach sądowych z podmiotami z określonych jurysdykcji.
Dla postępowań przed KIO – Krajową Izbą Odwoławczą – reguły są jeszcze bardziej rygorystyczne. Termin na złożenie odwołania wynosi 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego. Przekroczenie terminu zamyka drogę do dochodzenia kosztów w tym trybie.
- Spis kosztów – złożyć najpóźniej przed zamknięciem rozprawy
- Wniosek o zabezpieczenie – rozważyć już przy składaniu pozwu
- Dokumentacja wydatków – prowadzić na bieżąco przez cały czas trwania sprawy
- Klauzula arbitrażowa – weryfikować w umowie przed wszczęciem sporu
Sprawa z Mazowsza zakończyła się odzyskaniem przez klienta dodatkowych 38 000 PLN tytułem kosztów postępowania apelacyjnego. To wynik skutecznego zarządzania dokumentacją i terminowego złożenia właściwych wniosków. Złożoność procedury kosztowej nie musi działać na niekorzyść strony – jeśli kancelaria procesowa zna jej mechanizmy.
Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny przed wszczęciem sporu, nie po jego zakończeniu. Nieodwracalnym skutkiem pominięcia wniosku o zabezpieczenie lub spisu kosztów jest utrata możliwości ich późniejszego dochodzenia w pełnej wysokości.
Jeśli Państwa spółka prowadzi lub planuje spór sądowy o wartości powyżej 200 000 PLN – przeprowadzimy audyt dokumentacji kosztowej, ocenimy zasadność zabezpieczenia i przygotujemy strategię procesową: info@kordeckipartners.com.
Często zadawane pytania
P: Kiedy sąd zasądza zwrot kosztów z urzędu, a kiedy wymaga wniosku?
O: Sąd zasądza koszty procesu na wniosek strony zgłoszony najpóźniej przed zamknięciem rozprawy. W niektórych przypadkach – na przykład przy cofnięciu pozwu – sąd może orzec o kosztach z urzędu. Brak wniosku lub spisu kosztów powoduje, że sąd stosuje stawki wynikające z norm przepisanych, które często są niższe od rzeczywistych wydatków poniesionych przez stronę.
P: Ile kosztuje postępowanie cywilne w sprawie o zapłatę 500 000 PLN?
O: Opłata sądowa od pozwu wynosi 5% wartości przedmiotu sporu – przy roszczeniu 500 000 PLN jest to 25 000 PLN. Do tego dochodzą koszty pełnomocnika (stawki minimalne określone w rozporządzeniu), koszty biegłych sądowych oraz ewentualne wydatki na tłumaczenia. Całkowity koszt postępowania dwuinstancyjnego może przekroczyć 60 000–80 000 PLN w tego rodzaju sprawie.
P: Czy przegraną w arbitrażu można podważyć przed sądem powszechnym?
O: Wyrok sądu polubownego można zaskarżyć skargą o uchylenie przed sądem powszechnym – jednak podstawy są wąskie i ograniczone do przypadków naruszenia porządku publicznego, braku zdolności arbitrażowej lub wadliwości zapisu na sąd polubowny. Zapis na sąd polubowny, zgodnie z artykułem 1154 Kodeksu postępowania cywilnego, musi być zawarty w formie pisemnej. Brak tej formy czyni zapis nieważnym.
O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i postępowań zabezpieczających. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.