Firma IT z Mazowsza zatrudniała przez lata wyłącznie polskich programistów. W połowie 2024 roku zarząd podjął decyzję o szybkiej ekspansji i rekrutacji 12 specjalistów z Ukrainy, Indii i Gruzji. Termin uruchomienia projektu: 90 dni. Problem: nikt w firmie nie wiedział, od czego zacząć.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymaga uzyskania odpowiedniego zezwolenia na pracę lub potwierdzenia prawa do pracy, dopełnienia formalności w urzędzie wojewódzkim oraz przestrzegania przepisów Kodeksu pracy – w tym art. 25(1) § 1 k.p. dotyczącego limitu 33 miesięcy umów na czas określony. Dla specjalistów spoza UE z wynagrodzeniem powyżej PLN 12 272,58 miesięcznie dostępna jest Blue Card Polska, która skraca ścieżkę legalizacji pobytu i pracy do jednej procedury.

Poniżej opisujemy, jak firma z Mazowsza przeszła przez ten proces – co zadziałało, co poszło nie tak i jakie wnioski można z tego wyciągnąć. Sprawa jest zanonimizowana.

Tło sprawy: 12 specjalistów, trzy jurysdykcje, jeden termin

Klient – spółka z o.o. z branży IT – zatrudniał około 80 pracowników. Decyzja o rekrutacji zagranicznej zapadła szybko, bez wcześniejszego przygotowania procedur. Zarząd zakładał, że wystarczy złożyć „jakieś papiery" do urzędu i w ciągu miesiąca kandydaci zaczną pracę. To był pierwszy błąd.

Struktura rekrutacji wyglądała następująco: 7 programistów z Ukrainy, 3 z Indii i 2 z Gruzji. Ukraińcy korzystali z ochrony czasowej – ich sytuacja prawna była inna niż pozostałych. Hindusi i Gruzini wymagali pełnej procedury wizowej i zezwoleniowej. Żaden z kandydatów nie miał jeszcze ważnego tytułu pobytowego w Polsce.

Urząd Wojewódzki w Warszawie przyjął wnioski, ale wskazał na braki formalne w czterech przypadkach. Uzupełnienie dokumentacji zajęło dodatkowe trzy tygodnie. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – urzędy nie wzywają automatycznie do uzupełnień. Trzeba aktywnie monitorować status spraw. Kancelaria prawa pracy przejęła obsługę po pierwszych dwóch tygodniach chaosu.

Czas oczekiwania na decyzję wynosił od 30 do 60 dni roboczych, zależnie od obywatelstwa kandydata. Dla obywateli Ukrainy z ochroną czasową procedura była krótsza – nie wymagali odrębnego zezwolenia na pracę w rozumieniu standardowych przepisów. To istotna różnica, którą zarząd firmy odkrył dopiero na etapie składania wniosków.

Jak przebiega legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w Polsce?

Legalizacja pracy cudzoziemca zależy od jego obywatelstwa, posiadanego tytułu pobytowego i charakteru zatrudnienia. Prawo pracy przewiduje kilka ścieżek. Wybór właściwej na początku procesu oszczędza tygodnie oczekiwania.

Dla obywateli spoza UE bez szczególnych uprawnień podstawową ścieżką jest zezwolenie na pracę typu A – wydawane przez urząd wojewódzki właściwy dla siedziby pracodawcy. Wniosek składa pracodawca, nie cudzoziemiec. Wymagane dokumenty to m.in. informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych z lokalnego rynku pracy (tzw. test rynku pracy) lub zwolnienie z tego testu.

Blue Card Polska to alternatywa dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Warunki: wyższe wykształcenie, umowa na co najmniej 12 miesięcy i wynagrodzenie nie niższe niż PLN 12 272,58 miesięcznie (próg obowiązujący w 2026 r.). W opisywanej sprawie dwóch kandydatów z Indii spełniało te kryteria – dla nich wybrano właśnie tę ścieżkę. Połączenie zezwolenia na pobyt i pracę w jednej procedurze skróciło czas o około 3 tygodnie.

Warto pamiętać o art. 36 § 1 k.p. – okresy wypowiedzenia obowiązują cudzoziemców tak samo jak polskich pracowników. Firma musi to uwzględnić już na etapie planowania zatrudnienia, zwłaszcza jeśli kandydat musi wypowiedzieć umowę za granicą.

  • Zezwolenie na pracę typu A – podstawowa ścieżka dla obywateli spoza UE
  • Blue Card – dla specjalistów z wynagrodzeniem powyżej PLN 12 272,58/mies.
  • Ochrona czasowa – uproszczona procedura dla obywateli Ukrainy
  • Oświadczenie o powierzeniu pracy – dla wybranych obywatelstw (m.in. Ukraina, Gruzja) przy krótszych kontraktach
  • Zezwolenie na pobyt i pracę (jednolita procedura) – dla kandydatów ubiegających się o kartę pobytu

W opisywanej sprawie kancelaria zastosowała trzy różne ścieżki jednocześnie. Koordynacja wymagała ścisłego harmonogramu i stałego kontaktu z urzędem wojewódzkim oraz konsulatami w krajach kandydatów.

Jakie błędy popełnia pracodawca i jak je naprawić?

Firma z Mazowsza popełniła błędy typowe dla pierwszego zatrudnienia cudzoziemców. Najpoważniejszy: brak weryfikacji dokumentów pobytowych kandydatów przed złożeniem ofert pracy. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać kopie dokumentów uprawniających do pobytu – brak tej dokumentacji to ryzyko kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Drugi błąd: umowy podpisane przed uzyskaniem zezwolenia. Art. 25(1) § 1 k.p. limituje czas trwania umów terminowych do 33 miesięcy, ale pracodawca nie może dopuścić cudzoziemca do pracy bez ważnego zezwolenia lub innego tytułu uprawniającego do pracy. W opisywanej sprawie jeden kandydat z Gruzji rozpoczął pracę zdalną z terytorium Polski, zanim decyzja urzędu stała się ostateczna. To naruszenie, które mogło skutkować mandatem.

Trzeci błąd dotyczył obowiązków informacyjnych wobec pracowników. Od 25 września 2024 r. obowiązuje ustawa o sygnalistach – art. 8 ustawy nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Firma przekroczyła ten próg po zatrudnieniu cudzoziemców i nie miała jeszcze procedury. Trzeba było wdrożyć ją równolegle z procedurami legalizacyjnymi. Więcej o praktycznych aspektach sporów pracowniczych można znaleźć w materiale o biegłych sądowych w polskim postępowaniu.

Czwarty problem – brak planu na przedłużenie zezwoleń. Zezwolenie na pracę jest wydawane na czas określony, zazwyczaj do 3 lat. Firma musi złożyć wniosek o przedłużenie z wyprzedzeniem – najlepiej 90 dni przed wygaśnięciem. Jeśli cudzoziemiec pracuje bez ważnego zezwolenia, pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność.

Wnioski: co warto wdrożyć przed pierwszą rekrutacją zagraniczną?

Sprawa firmy IT z Mazowsza zakończyła się sukcesem – wszyscy 12 specjalistów podjęło pracę, choć z opóźnieniem wynoszącym 5 tygodni względem pierwotnego planu. Stracona szansa na szybszy start projektu to realna strata biznesowa. Poniżej lista działań, które należy wdrożyć przed pierwszą zagraniczną rekrutacją.

  • Weryfikacja obywatelstwa i tytułu pobytowego każdego kandydata przed złożeniem oferty
  • Wybór właściwej ścieżki legalizacyjnej i złożenie wniosku z minimum 60-dniowym wyprzedzeniem
  • Wdrożenie kanału zgłoszeń sygnalistów, jeśli firma zatrudnia lub przekroczy 50 pracowników
  • Przechowywanie kopii dokumentów pobytowych i zezwoleń w aktach osobowych
  • Harmonogram przedłużeń zezwoleń – minimum 90 dni przed wygaśnięciem

Dla firm planujących regularną rekrutację zagraniczną warto rozważyć outsourcing obsługi legalizacyjnej do wyspecjalizowanej kancelarii. Koszt obsługi jednego pracownika to ułamek wartości opóźnionego projektu. Szczegółowe informacje o zakresie wsparcia kancelarii w sprawach zatrudnienia cudzoziemców dostępne są na stronie praktyki prawa pracy KORDECKI & Partners.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zaangażowanie prawnika na etapie planowania rekrutacji, a nie dopiero po pojawieniu się problemów. Procedury legalizacyjne są przewidywalne – ale tylko wtedy, gdy zna się ich szczegóły.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanej sprawy. Błędy na etapie legalizacji zamykają drogę do szybkiego zatrudnienia i mogą skutkować nieodwracalnymi konsekwencjami finansowymi oraz reputacyjnymi. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny.

Jeśli Państwa spółka planuje zatrudnienie cudzoziemców spoza UE lub przekroczyła próg 50 pracowników wymagający wdrożenia procedury sygnalistów – przeprowadzimy analizę wymaganych zezwoleń, dobierzemy właściwą ścieżkę legalizacyjną i przygotujemy dokumentację: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla obywatela spoza UE?

O: Standardowy czas oczekiwania w Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie wynosi od 30 do 60 dni roboczych. Przy niekompletnej dokumentacji termin się wydłuża. Wniosek należy złożyć z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym rozpoczęciem pracy. Dla kandydatów spełniających kryteria Blue Card procedura może być krótsza, ponieważ łączy zezwolenie na pobyt i pracę w jednym postępowaniu.

P: Czy pracodawca może zatrudnić cudzoziemca na umowę o pracę przed uzyskaniem zezwolenia?

O: Nie. Dopuszczenie cudzoziemca do pracy bez ważnego zezwolenia lub innego tytułu uprawniającego do pracy jest naruszeniem przepisów i grozi karą grzywny nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy. Umowę można podpisać, ale praca może być świadczona dopiero po uzyskaniu decyzji. To częste nieporozumienie – wielu pracodawców myli datę podpisania umowy z datą dopuszczenia do pracy.

P: Czy ustawa o sygnalistach dotyczy firm zatrudniających cudzoziemców?

O: Tak, ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. obowiązuje wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników – niezależnie od obywatelstwa zatrudnionych. Artykuł 8 ustawy nakłada obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Przekroczenie progu 50 pracowników w wyniku zatrudnienia cudzoziemców uruchamia ten obowiązek. Termin na wdrożenie liczony jest od momentu przekroczenia progu.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do zatrudniania cudzoziemców, legalizacji pobytu i pracy oraz compliance pracowniczego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.