Firma z Mazowsza zatrudnia specjalistę z Ukrainy i wydaje się, że wszystko jest w porządku – aż do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Okazuje się, że pracodawca wyrobił zezwolenie typ A, podczas gdy pracownik wykonuje pracę na rzecz podmiotu trzeciego. Potrzebne było zezwolenie typ B lub D. Efekt: postępowanie administracyjne, ryzyko wydalenia pracownika i przestój w projekcie.

Polskie prawo wyróżnia pięć typów zezwoleń na pracę dla cudzoziemców – od A do E. Każdy typ odpowiada innemu stosunkowi prawnemu i innemu podmiotowi delegującemu. Wybór niewłaściwego typu nie jest błędem formalnym do poprawienia w biegu – skutkuje nieważnością zezwolenia i odpowiedzialnością pracodawcy. Procedury prowadzi właściwy urząd wojewódzki, a nadzór sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Straż Graniczna.

Poniżej wyjaśniamy, czym różnią się typy A–E, kogo dotyczą i jakie działania należy podjąć natychmiast – zanim PIP zapuka do drzwi.

Typy A–E: czym się różnią i kogo dotyczą?

Każdy typ zezwolenia na pracę reguluje inną sytuację faktyczną. Pomylenie ich to jeden z najczęstszych błędów, który pracodawcy popełniają przy zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce.

Typ A – najbardziej powszechny. Dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę bezpośrednio na rzecz pracodawcy mającego siedzibę w Polsce. Wniosek składa pracodawca do urzędu wojewódzkiego właściwego dla swojej siedziby. Zezwolenie wydawane jest na czas określony – maksymalnie 3 lata, a w przypadku pracy sezonowej – do 9 miesięcy.

Typ B – dla cudzoziemca pełniącego funkcję w zarządzie spółki (np. prezesa, członka zarządu) lub prokurenta. Wymagany, gdy cudzoziemiec przebywa w Polsce ponad 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy w związku z pełnioną funkcją. Zezwolenie wydaje się na czas do 3 lat.

Typ C – dotyczy pracownika delegowanego przez zagranicznego pracodawcę do pracy w Polsce na rzecz podmiotu powiązanego (np. spółki-matki lub spółki-córki). Czas trwania delegowania nie może przekroczyć łącznie 3 lat.

Typ D – dla cudzoziemca delegowanego przez zagranicznego pracodawcę do świadczenia usług eksportowych w Polsce. Chodzi o sytuację, gdy zagraniczny podmiot realizuje kontrakt z polskim kontrahentem i wysyła do tego celu pracownika.

Typ E – kategoria zbiorcza. Obejmuje wszystkie przypadki, które nie mieszczą się w typach A–D. Przykład: pracownik wykonujący pracę w Polsce na podstawie umowy zawartej z podmiotem zagranicznym, który nie jest pracodawcą delegującym w rozumieniu przepisów o delegowaniu.

Decyzja o wyborze właściwego typu powinna poprzedzać podpisanie umowy – nie odwrotnie. W praktyce wiele firm ustala typ zezwolenia post factum, co prowadzi do opisanych na wstępie problemów.

Kiedy wystarczy oświadczenie, a kiedy potrzebna jest Blue Card Polska?

Zezwolenia na pracę to nie jedyna ścieżka legalizacji zatrudnienia cudzoziemca. Pracodawca powinien znać trzy alternatywne instrumenty i wiedzieć, kiedy każdy z nich jest dostępny.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy – uproszczona procedura dostępna wyłącznie dla obywateli sześciu państw: Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii i Azerbejdżanu. Rejestracja w powiatowym urzędzie pracy. Praca może trwać maksymalnie 24 miesiące w ciągu 36 miesięcy. Oświadczenie nie zastępuje zezwolenia przy zmianie pracodawcy – to błąd, który PIP wykrywa rutynowo.

Zezwolenie na pobyt i pracę (jednolite) – łączy zezwolenie na pobyt czasowy z prawem do pracy. Wydaje urząd wojewódzki na wniosek cudzoziemca. Procedura trwa od 3 do nawet 12 miesięcy w bardziej obciążonych województwach. Pracodawca jest stroną postępowania i musi złożyć oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy.

Niebieska Karta UE (EU Blue Card Polska) – dedykowana wysoko wykwalifikowanym specjalistom. Wymaga wynagrodzenia na poziomie co najmniej PLN 12 272,58 brutto miesięcznie (próg na 2026 r., zgodnie z przepisami o EU Blue Card). Daje szersze prawa mobilności w UE niż standardowe zezwolenie. Pracodawca musi wykazać, że stanowisko wymaga kwalifikacji wyższego szczebla.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – oświadczenie jest tańsze i szybsze, ale działa tylko przy pierwszym zatrudnieniu i tylko dla wymienionych narodowości. Przy zmianie warunków zatrudnienia lub pracodawcy konieczne jest nowe postępowanie.

Warto też pamiętać, że ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. – obowiązująca od 25 września 2024 r. – nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń (art. 8 ustawy o sygnalistach). Dotyczy to również zgłoszeń naruszeń prawa pracy, w tym nieprawidłowości w dokumentacji cudzoziemców. Brak kanału to ryzyko kary do PLN 1 080 000.

Co zrobić teraz – lista kontrolna dla pracodawcy

Kontrola PIP lub Straży Granicznej może nastąpić bez zapowiedzi. Pracodawca, który nie ma porządku w dokumentacji cudzoziemców, naraża się na grzywnę, a w skrajnych przypadkach – na zakaz zatrudniania cudzoziemców przez okres do 3 lat. Oto lista działań do podjęcia w ciągu najbliższych 14 dni:

  • Sprawdź, czy każdy cudzoziemiec ma zezwolenie odpowiadające rzeczywistemu stosunkowi prawnemu – nie temu, który był planowany przy podpisaniu umowy.
  • Zweryfikuj daty ważności zezwoleń i oświadczeń – wniosek o przedłużenie należy złożyć najpóźniej na 30 dni przed wygaśnięciem.
  • Upewnij się, że warunki zatrudnienia (stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy) są zgodne z treścią zezwolenia – każda zmiana wymaga aneksu lub nowego zezwolenia.
  • Oceń, czy pracownicy delegowani przez zagranicznych kontrahentów mają właściwy typ zezwolenia (C lub D, nie A).
  • Wdrożenie kanału zgłoszeń wewnętrznych – jeśli zatrudniasz 50+ osób, termin na wdrożenie już minął.

Pracodawcy zatrudniający obywateli Ukrainy powinni dodatkowo monitorować przepisy o ochronie czasowej – status ochrony wpływa na wymagania dokumentacyjne i może zwalniać z obowiązku uzyskania zezwolenia. Szczegółowe zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce opisujemy w kompletnym przewodniku po procesie zatrudniania cudzoziemców.

Osobną kwestią jest ryzyko sankcyjne. Jeśli Twoja firma współpracuje z podmiotami z listy sankcyjnej lub zatrudnia osoby objęte polską ustawą sankcyjną z 2022 r., obowiązki pracodawcy wykraczają poza prawo pracy. Więcej o tym piszemy w analizie polska ustawa sankcyjna 2022 – obowiązki i kary.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać weryfikacji całego portfolio zezwoleń – szczególnie jeśli struktura zatrudnienia zmieniała się w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Błędy w dokumentacji mają charakter nieodwracalny w toku kontroli: nie można uzupełnić zezwolenia wstecz.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia cudzoziemców na różnych podstawach prawnych i nie jest pewna, czy typy zezwoleń odpowiadają rzeczywistym stosunkom zatrudnienia – przeprowadzimy audyt dokumentacji, wskażemy braki i złożymy wnioski w imieniu pracodawcy: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy zmiana stanowiska pracownika wymaga nowego zezwolenia na pracę?

O: Tak, jeśli zmiana dotyczy elementów wskazanych w zezwoleniu – stanowiska, wymiaru czasu pracy lub wynagrodzenia. Pracodawca musi złożyć wniosek o nowe zezwolenie lub jego zmianę przed faktyczną zmianą warunków. Kontynuowanie pracy na zmienionych warunkach bez aktualizacji zezwolenia jest traktowane przez Państwową Inspekcję Pracy jako praca bez ważnego zezwolenia.

P: Ile czasu trwa uzyskanie zezwolenia typ A w 2026 roku?

O: Czas oczekiwania zależy od województwa. W Mazowieckim i Małopolskim wynosi od 2 do nawet 5 miesięcy. W mniejszych województwach procedura może trwać 4–6 tygodni. Wniosek można złożyć elektronicznie przez system praca.gov.pl, jednak kompletność dokumentacji decyduje o tempie rozpatrzenia. Pracodawca powinien planować rekrutację z co najmniej 3-miesięcznym wyprzedzeniem.

P: Czy pracownik z Ukrainy objęty ochroną czasową potrzebuje zezwolenia na pracę?

O: Obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej na podstawie przepisów specjalnych są co do zasady zwolnieni z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę – wystarczy powiadomienie powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni od zatrudnienia. Jednak ochrona czasowa ma określony termin ważności i wymaga aktywnego statusu. Pracodawca musi weryfikować status pracownika przy każdym przedłużeniu umowy.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.