Firma z Mazowsza zatrudnia specjalistę z Ukrainy. Dział HR składa wniosek o zezwolenie – i wybiera zły typ. Procedura zaczyna się od nowa. Pracownik nie może legalnie podjąć pracy przez kolejne tygodnie. Taki scenariusz zdarza się częściej, niż pracodawcy chcieliby przyznać.

Polski system zezwoleń na pracę dla cudzoziemców obejmuje pięć typów – od A do E. Każdy typ odpowiada innemu stanowi faktycznemu: innemu pracodawcy, innemu rodzajowi pracy, innej podstawie pobytu cudzoziemca. Wybór niewłaściwego typu blokuje zatrudnienie i naraża pracodawcę na odpowiedzialność administracyjną. Zezwolenie wydaje właściwy wojewoda, a termin rozpatrzenia wniosku wynosi od 7 do nawet 60 dni roboczych – w zależności od obciążenia urzędu.

Poniżej wyjaśniamy, który typ zezwolenia jest właściwy w danej sytuacji, jakie są progi i terminy oraz co grozi za błędny wybór.

Typy A–E: czym się różnią i kogo dotyczą?

Zezwolenie typu A to najczęściej stosowany instrument. Obejmuje cudzoziemca zatrudnionego bezpośrednio przez polskiego pracodawcę na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Pracodawca musi mieć siedzibę lub oddział w Polsce i złożyć wniosek do wojewody właściwego ze względu na miejsce siedziby. Zezwolenie wydawane jest na okres do 3 lat, a w przypadku pracownika delegowanego do zarządzania – do 5 lat.

Zezwolenie typu B dotyczy cudzoziemca pełniącego funkcję w zarządzie spółki. Warunek: spółka zatrudniała co najmniej 25 pracowników w roku poprzednim lub cudzoziemiec sprawuje funkcję przez ponad 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. To częsty instrument przy strukturach holdingowych, gdy zagraniczna spółka matka deleguje członka zarządu do polskiej spółki córki.

Typ C obejmuje pracę wykonywaną przez cudzoziemca delegowanego przez zagranicznego pracodawcę do polskiego podmiotu – w ramach usług eksportowych lub kontraktów B2B. Typ D stosuje się, gdy zagraniczny pracodawca deleguje pracownika do Polski w celu realizacji usługi eksportowej, a praca nie jest wykonywana na rzecz polskiego podmiotu. Różnica między C i D jest subtelna, ale decyduje o tym, kto jest beneficjentem świadczonej pracy.

Zezwolenie typu E to instrument rezydualny. Obejmuje wszystkie przypadki, które nie mieszczą się w typach A–D – w szczególności pracę sezonową poza sektorem rolnym i ogrodniczym, a także sytuacje, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę na rzecz podmiotu zagranicznego niemającego siedziby w Polsce. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – typ E jest właściwy przy zatrudnieniu przez platformy cyfrowe zarejestrowane poza UE.

Kiedy zezwolenie nie jest potrzebne – i gdzie najczęściej popełniane są błędy?

Nie każde zatrudnienie cudzoziemca wymaga zezwolenia. Obywatele Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii i Azerbejdżanu mogą pracować na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy – jednak wyłącznie przez 24 miesiące w ciągu 36 miesięcy. Po przekroczeniu tego limitu konieczne jest zezwolenie typu A. Pracodawcy często mylą te dwa tryby i kontynuują zatrudnienie na oświadczeniu po upływie dozwolonego okresu.

Obywatele państw UE i EOG nie potrzebują żadnego zezwolenia. Podobnie cudzoziemcy posiadający zezwolenie na pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE. Warto sprawdzić dokument pobytowy przed złożeniem wniosku – zdarza się, że pracodawca składa wniosek o typ A dla osoby, która już posiada prawo do swobodnego dostępu do rynku pracy.

Osobną kategorią jest Blue Card Polska – zezwolenie na pobyt i pracę dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wynosi 12 272,58 zł brutto miesięcznie. Blue Card wydawana jest na okres do 3 lat i uprawnia do pracy wyłącznie u pracodawcy wskazanego w decyzji. Zmiana pracodawcy wymaga zmiany zezwolenia – co zajmuje kolejne tygodnie.

Najczęstsze błędy to: złożenie wniosku do niewłaściwego wojewody, brak informacji starosty o lokalnym rynku pracy (wymaganej przy typie A), nieaktualne zaświadczenie o niekaralności pracodawcy oraz błędne określenie stanowiska w stosunku do PKD pracodawcy. Każdy z tych błędów skutkuje wezwaniem do uzupełnienia – a to wydłuża procedurę o kolejne 7–14 dni.

Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą pamiętać o dodatkowych obowiązkach. Na mocy polskiej ustawy sankcyjnej z 2022 r. podmioty zatrudniające obywateli państw objętych sankcjami podlegają weryfikacji w wykazie KAS. Naruszenie zakazu grozi wykluczeniem z zamówień publicznych i karą do 20 mln zł. To ryzyko, które HR często pomija przy rekrutacji spoza UE.

Co zrobić teraz – lista kontrolna dla pracodawcy

Prawo pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania kopii zezwolenia przez cały okres zatrudnienia. Brak dokumentu w aktach osobowych to naruszenie art. 25(1) § 1 k.p. w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej – i podstawa do mandatu PIP w wysokości do 30 000 zł. Inspekcja Pracy przeprowadza kontrole bez uprzedzenia.

Pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników mają od 25 września 2024 r. obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń na podstawie art. 8 ustawy o sygnalistach. Dotyczy to również zgłoszeń dotyczących nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców. Brak kanału to osobne ryzyko – kara do 1 080 000 zł.

Lista kontrolna przed zatrudnieniem cudzoziemca:

  • Sprawdź dokument pobytowy – czy pracownik ma już prawo do pracy bez zezwolenia.
  • Ustal właściwy typ zezwolenia (A–E) na podstawie struktury zatrudnienia.
  • Uzyskaj informację starosty o lokalnym rynku pracy – wymagana przy typie A dla większości stanowisk.
  • Złóż wniosek do wojewody właściwego dla siedziby pracodawcy – nie miejsca wykonywania pracy.
  • Przechowuj kopię zezwolenia w aktach osobowych przez cały okres zatrudnienia.

Okresy wypowiedzenia przy umowach z cudzoziemcami podlegają tym samym zasadom co przy obywatelach polskich – zgodnie z art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Wygaśnięcie zezwolenia nie skraca okresu wypowiedzenia – pracodawca musi wypowiedzieć umowę przed upływem ważności dokumentu.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba zatrudnionych cudzoziemców, ich obywatelstwo, struktura kontraktów – decyduje o tym, który typ zezwolenia jest właściwy. Błędny wybór ma nieodwracalne skutki: wniosek odrzucony przez wojewodę nie może być przekształcony w inny typ bez ponownego wszczęcia procedury od zera.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia lub planuje zatrudnić cudzoziemców i nie jest pewna, który typ zezwolenia jest wymagany – przeprowadzimy audyt dokumentacji, dobierzemy właściwy typ i złożymy wniosek w imieniu pracodawcy: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy oświadczenie o powierzeniu pracy zastępuje zezwolenie na pracę?

O: Oświadczenie to uproszczony tryb dostępny wyłącznie dla obywateli sześciu państw (Ukraina, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Armenia, Azerbejdżan) i tylko przez 24 miesiące w ciągu 36 miesięcy. Po przekroczeniu tego limitu pracodawca musi uzyskać zezwolenie na pracę typu A. Kontynuowanie zatrudnienia na oświadczeniu po upływie limitu jest zatrudnieniem nielegalnym i grozi karą do 30 000 zł.

P: Ile kosztuje i jak długo trwa uzyskanie zezwolenia typu A?

O: Opłata skarbowa wynosi 100 zł. Czas rozpatrzenia wniosku przez urząd wojewódzki wynosi od 7 do 60 dni roboczych – w zależności od obciążenia danego urzędu. Urzędy w Warszawie i Krakowie są najbardziej obciążone; w praktyce czas oczekiwania wynosi tam 30–45 dni roboczych. Pracodawca powinien złożyć wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem przed planowanym terminem zatrudnienia.

P: Czy zmiana stanowiska wymaga nowego zezwolenia?

O: Tak. Zezwolenie na pracę jest wydawane dla konkretnego stanowiska i konkretnego pracodawcy. Zmiana stanowiska, wymiaru czasu pracy lub wynagrodzenia poniżej kwoty wskazanej w zezwoleniu wymaga uzyskania nowego zezwolenia lub zmiany decyzji. Powszechnym błędem jest przekonanie, że aneks do umowy o pracę wystarczy – nie wystarczy, jeśli zmiana dotyczy elementów objętych treścią zezwolenia.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.