Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniała ponad 300 pracowników. W połowie roku zarząd podjął decyzję o restrukturyzacji i redukcji 60 etatów w ciągu trzech miesięcy. Na papierze procedura wyglądała prosto. W praktyce – niemal każdy etap generował nowe komplikacje, a jeden błąd w notyfikacji kosztował spółkę kilkanaście tygodni opóźnienia.

Zwolnienia grupowe w Polsce wymagają przeprowadzenia sformalizowanej procedury konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, a następnie notyfikacji do powiatowego urzędu pracy. Obowiązek ten wynika z ustawy z 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Pracodawca musi odczekać co najmniej 30 dni od zawiadomienia urzędu przed rozwiązaniem pierwszej umowy.

Poniższe studium przypadku opisuje anonimizowaną sprawę prowadzoną przez KORDECKI & Partners. Przedstawiamy tło, strategię działania, przebieg procedury i wnioski, które można zastosować w każdej podobnej sytuacji.

Tło sprawy – co poszło nie tak na starcie?

Spółka logistyczna zatrudniała pracowników na trzech podstawach: umowy o pracę na czas nieokreślony, umowy na czas określony oraz kontrakty z cudzoziemcami posiadającymi zezwolenie na pracę lub Blue Card Polska. Zarząd planował zwolnienie 60 osób, co przekraczało ustawowy próg: przy zatrudnieniu powyżej 300 pracowników wystarczy zwolnienie co najmniej 30 etatów w ciągu 30 dni, by uruchomić procedurę zwolnień grupowych.

Dział HR samodzielnie przygotował projekt zawiadomienia dla urzędu pracy. Pominął jednak dwa elementy. Po pierwsze, nie wskazał precyzyjnie kryteriów doboru pracowników do zwolnienia. Po drugie, nie uwzględnił pracowników objętych szczególną ochroną – kobiet w ciąży, pracowników w wieku przedemerytalnym i osób korzystających z urlopów rodzicielskich. Urząd odesłał zawiadomienie z wezwaniem do uzupełnienia. To kosztowało spółkę trzy tygodnie.

Równolegle zarząd nie powołał przedstawicieli pracowników, mimo że w spółce nie działały związki zawodowe. Prawo pracy nakłada obowiązek konsultacji niezależnie od tego, czy w zakładzie istnieje organizacja związkowa. Brak przedstawicieli oznaczał, że konsultacje nie mogły się formalnie rozpocząć – a 20-dniowy termin ich trwania nie biegł.

Jaką strategię przyjęła kancelaria?

Po przejęciu sprawy przez KORDECKI & Partners pierwszym krokiem było przeprowadzenie audytu zatrudnienia. Kancelaria zidentyfikowała wszystkich pracowników objętych ochroną szczególną, pracowników z umowami na czas określony (których łączny staż przekraczał 33 miesiące, co rodzi ryzyko przekształcenia stosunku pracy zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p.) oraz cudzoziemców, których zwolnienie wymagało odrębnej analizy warunków zezwolenia.

Strategia opierała się na trzech filarach. Pierwszy: prawidłowe powołanie przedstawicieli pracowników w trybie wyborów zakładowych – w ciągu 7 dni roboczych. Drugi: przygotowanie kompletnego zawiadomienia dla powiatowego urzędu pracy, obejmującego kryteria doboru, harmonogram zwolnień i informację o planowanych odprawach. Trzeci: równoległe prowadzenie konsultacji i notyfikacji, co pozwoliło skrócić całkowity czas procedury do minimum wymaganego przez ustawę.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zawsze przyjęcie kryteriów doboru w formie pisemnej i omówienie ich z przedstawicielami pracowników przed przekazaniem zawiadomienia do urzędu. Spory o kryteria doboru to najczęstsze źródło późniejszych indywidualnych odwołań do sądu pracy.

W sprawie pracowników-cudzoziemców kancelaria zweryfikowała, czy ich zwolnienie nie narusza warunków wydanych zezwoleń. Część z nich posiadała Blue Card Polska, której warunki są ściśle powiązane z konkretnym pracodawcą i stanowiskiem. Niezbędne okazało się złożenie zawiadomień do właściwego wojewody w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy.

Jak przebiegała procedura krok po kroku?

Procedura zwolnień grupowych składa się z kilku następujących po sobie etapów, a każdy ma własny termin. Poniżej zestawienie kroków zrealizowanych w tej sprawie:

  • Dzień 1: przekazanie zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych do organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników – otwarcie 20-dniowego okna konsultacji
  • Dzień 1–7: wybory przedstawicieli pracowników (brak związku zawodowego) i przekazanie im kompletnych informacji o przyczynach, liczbie i grupach zawodowych pracowników objętych zwolnieniem
  • Dzień 7: jednoczesne złożenie zawiadomienia do powiatowego urzędu pracy – urząd ma prawo do uczestnictwa w konsultacjach
  • Dzień 7–27: konsultacje z przedstawicielami pracowników; strony wypracowały porozumienie w sprawie grupowego zwolnienia, co jest rozwiązaniem korzystniejszym niż jednostronny regulamin pracodawcy
  • Dzień 37: upływ 30-dniowego terminu od zawiadomienia urzędu – możliwe rozpoczęcie wręczania wypowiedzeń

Okresy wypowiedzenia naliczano zgodnie z art. 36 § 1 k.p.: dwa tygodnie dla pracowników z krótszym stażem, jeden miesiąc dla zatrudnionych od 6 miesięcy do 3 lat, trzy miesiące dla pracowników z ponad trzyletnim stażem. Pracodawca skrócił część trzymiesięcznych wypowiedzeń do jednego miesiąca, wypłacając odszkodowanie za pozostały okres – co ustawa dopuszcza.

Spółka zatrudniała też osobę pełniącą funkcję sygnalisty w rozumieniu ustawy z 14 czerwca 2024 r. Pracodawca był zobowiązany do posiadania wewnętrznego kanału zgłoszeń zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach. Zwolnienie tej osoby wymagało szczególnej ostrożności – kancelaria zaleciła udokumentowanie, że przyczyna zwolnienia jest wyłącznie ekonomiczna i nie pozostaje w związku z jakimkolwiek zgłoszeniem naruszenia.

Całość procedury zamknęła się w 52 dniach od momentu przejęcia sprawy przez kancelarię. Bez interwencji – przy kontynuacji pierwotnego podejścia działu HR – szacowany czas wynosiłby ponad 90 dni, z realnym ryzykiem unieważnienia wypowiedzeń przez sąd pracy.

Jakie wnioski warto przenieść na własną sytuację?

Zwolnienia grupowe to procedura, w której każdy pominięty element może mieć nieodwracalne skutki. Sąd pracy, oceniając prawidłowość wypowiedzenia, bada nie tylko treść dokumentu, ale cały przebieg konsultacji i notyfikacji. Braki formalne w zawiadomieniu dla urzędu lub brak konsultacji z przedstawicielami pracowników mogą prowadzić do uznania wypowiedzenia za bezskuteczne.

Z tej sprawy wynikają cztery transferowalne lekcje dla każdego pracodawcy planującego restrukturyzację zatrudnienia:

  • Audyt zatrudnienia przed startem procedury – identyfikacja pracowników chronionych, cudzoziemców i osób z umowami na granicy limitu 33 miesięcy
  • Powołanie przedstawicieli pracowników z wyprzedzeniem, jeśli w spółce nie ma związków zawodowych – wybory trwają, a termin konsultacji nie biegnie bez reprezentacji
  • Kompletność zawiadomienia dla urzędu pracy od pierwszego złożenia – uzupełnienia wydłużają procedurę i blokują bieg 30-dniowego terminu
  • Odrębna analiza sytuacji pracowników-cudzoziemców i osób z potencjalnym statusem sygnalisty

Spółki prowadzące działalność w kilku województwach muszą pamiętać, że zawiadomienie składa się do urzędu pracy właściwego dla siedziby pracodawcy – nie dla miejsca faktycznego wykonywania pracy. To częsty błąd przy rozproszonych strukturach. Dla firm z udziałem kapitału zagranicznego warto sprawdzić, czy grupowe zwolnienia nie uruchamiają obowiązków informacyjnych wobec europejskiej rady zakładowej, jeśli spółka należy do grupy zatrudniającej ponad 1000 pracowników w UE. Zagadnienie restrukturyzacji zatrudnienia łączy się też niekiedy z pre-pack w Polsce, gdy zwolnienia są elementem szerszego planu naprawczego.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – porozumienie ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników jest lepszym rozwiązaniem niż regulamin pracodawcy. Porozumienie wiąże strony i ogranicza ryzyko indywidualnych sporów. Regulamin pracodawca może wydać jednostronnie, ale jego treść jest łatwiejsza do zakwestionowania przed sądem.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanego przypadku – inny próg zatrudnienia, inna struktura organizacyjna, inny skład kadry. Każde z tych różnic wpływa na to, które etapy procedury są krytyczne i gdzie leży największe ryzyko nieodwracalnego błędu.

Jeśli Państwa spółka planuje zwolnienia grupowe lub stoi przed decyzją o restrukturyzacji zatrudnienia – przeprowadzimy audyt zatrudnienia, przygotujemy dokumentację i poprowadzimy konsultacje z przedstawicielami pracowników: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Kiedy zwolnienia stają się grupowymi i uruchamiają pełną procedurę?

O: Ustawa z 13 marca 2003 roku definiuje zwolnienia grupowe przez pryzmat liczby zwalnianych pracowników w ciągu 30 dni. Przy zatrudnieniu do 99 osób próg wynosi 10 pracowników, przy zatrudnieniu od 100 do 299 – co najmniej 10% załogi, a przy zatrudnieniu 300 i więcej – co najmniej 30 pracowników. Przekroczenie progu uruchamia obowiązek konsultacji i notyfikacji niezależnie od tego, czy pracodawca planował zastosowanie tej procedury.

P: Czy pracodawca może wręczyć wypowiedzenia przed upływem 30 dni od zawiadomienia urzędu?

O: Nie. Trzydziestodniowy termin od złożenia zawiadomienia do powiatowego urzędu pracy jest terminem zawieszającym – przed jego upływem rozwiązanie stosunku pracy jest niedopuszczalne. Termin biegnie od dnia prawidłowego złożenia zawiadomienia. Zawiadomienie niekompletne lub wymagające uzupełnienia nie uruchamia biegu terminu.

P: Co grozi pracodawcy, który pominie etap konsultacji z przedstawicielami pracowników?

O: Pominięcie obowiązkowych konsultacji może skutkować uznaniem przez sąd pracy, że wypowiedzenie zostało dokonane z naruszeniem przepisów. W praktyce oznacza to roszczenie pracownika o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy. Dodatkowo pracodawca naraża się na odpowiedzialność wykroczeniową. Ustawa o sygnalistach wprowadza dodatkowe ryzyko: jeśli zwolniony pracownik był sygnalistą, ciężar dowodu, że przyczyna zwolnienia nie była odwetowa, spoczywa na pracodawcy.

O kancelarii

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy, restrukturyzacji zatrudnienia i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.