Firma produkcyjna z Wielkopolski planuje ograniczenie zatrudnienia o 60 osób w ciągu dwóch miesięcy. Zarząd zakłada, że wystarczy wręczyć wypowiedzenia i rozliczyć odprawy. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – procedura zwolnień grupowych wymaga uprzedniej notyfikacji urzędu pracy i przeprowadzenia konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Pominięcie tych kroków naraża pracodawcę na odpowiedzialność osobistą i nieodwracalne skutki prawne.

Zwolnienia grupowe reguluje ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Procedura obejmuje obowiązkowe konsultacje ze stroną społeczną oraz pisemne zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy – najpóźniej w dniu wszczęcia konsultacji. Naruszenie kolejności tych czynności zamyka drogę do skutecznego rozwiązania umów i grozi karą grzywny do 30 000 zł.

Poniżej omawiamy: kogo dotyczą progi ilościowe, jak przebiega procedura krok po kroku i jakie działania należy podjąć natychmiast.

Kogo dotyczą zwolnienia grupowe i jakie progi je uruchamiają?

Przepisy stosuje się do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Zwolnienie grupowe zachodzi, gdy w okresie nieprzekraczającym 30 dni pracodawca rozwiązuje stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników z określoną liczbą osób. Progi są następujące:

  • 10 pracowników – gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 osób,
  • 10% załogi – gdy pracodawca zatrudnia od 100 do 299 osób,
  • 30 pracowników – gdy pracodawca zatrudnia 300 lub więcej osób.

Do liczby zwalnianych wlicza się również rozwiązania umów za porozumieniem stron, jeśli z inicjatywy pracodawcy zawarto je z co najmniej 5 pracownikami. To pułapka, w którą wpada wiele działów HR – porozumienia wydają się „miękką" formą, a mimo to uruchamiają pełną procedurę. Pracodawca zatrudniający 250 osób, który w ciągu miesiąca rozwiązuje umowy z 25 pracownikami, przekracza próg 10% i musi zastosować przepisy ustawy.

Ustawa nie obejmuje pracowników zatrudnionych na podstawie mianowania ani – co do zasady – pracowników sezonowych, gdy zwolnienie wynika z zakończenia sezonu. Warto jednak każdorazowo zweryfikować podstawę zatrudnienia, bo błędna kwalifikacja grozi unieważnieniem całej procedury przez sąd pracy. Pracodawcy zagraniczni prowadzący działalność w Polsce przez oddział lub spółkę zależną podlegają tym samym regułom – nie ma tu wyjątku dla inwestorów z UE ani spoza niej. Kwestia zezwolenia na pobyt czasowy pracowników cudzoziemskich jest odrębna, ale ich zwolnienie musi przebiegać według identycznej procedury.

Jak przebiega procedura notyfikacji i konsultacji – krok po kroku?

Procedura składa się z trzech równoległych i następujących po sobie etapów. Pracodawca musi je przeprowadzić w ściśle określonej kolejności – każde odwrócenie kolejności skutkuje wadliwością wypowiedzeń. Etapy to: wszczęcie konsultacji, zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy (PUP) oraz zawarcie porozumienia lub wydanie regulaminu zwolnień.

Konsultacje ze związkami zawodowymi lub – przy ich braku – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy muszą rozpocząć się nie później niż 20 dni przed planowanym terminem pierwszego wypowiedzenia. W tym samym dniu pracodawca pisemnie zawiadamia PUP o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych. Zawiadomienie musi zawierać: przyczyny zwolnień, liczbę i strukturę zatrudnionych, grupy zawodowe objęte zwolnieniami, okres, w którym nastąpią zwolnienia, oraz proponowane kryteria doboru pracowników.

Konsultacje trwają co do zasady 20 dni. Ich celem jest zawarcie porozumienia ze stroną społeczną. Jeśli porozumienie nie zostanie zawarte, pracodawca wydaje regulamin zwolnień grupowych, uwzględniając – w miarę możliwości – ustalenia poczynione w trakcie konsultacji. Regulamin lub porozumienie musi trafić do PUP przed pierwszym wypowiedzeniem. Pracodawca, który wręczy wypowiedzenia przed upływem 20-dniowego okresu konsultacji, narusza art. 2 ust. 3 ustawy – takie wypowiedzenia są bezskuteczne i mogą zostać unieważnione przez sąd pracy.

Firma z branży IT z Mazowsza, która jesienią 2024 r. redukowała zatrudnienie o 40 stanowisk, skróciła konsultacje do 10 dni, uznając je za „formalność". Sąd pracy przywrócił do pracy siedmiu pracowników i zasądził wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy – łączny koszt przekroczył 380 000 zł. Czas działa przeciwko zarządowi, gdy procedura jest wadliwa.

Po zakończeniu konsultacji pracodawca składa do PUP zawiadomienie o podjętej decyzji w sprawie zwolnień. Dopiero od dnia doręczenia tego zawiadomienia biegnie 30-dniowy termin, po upływie którego możliwe jest rozwiązanie pierwszej umowy. Łączny minimalny czas procedury wynosi zatem co najmniej 30 dni od dnia wszczęcia konsultacji do dnia pierwszego skutecznego wypowiedzenia.

Co zrobić natychmiast – lista działań i pułapki do uniknięcia?

Pracodawca stający przed koniecznością redukcji zatrudnienia powinien działać według jasnej sekwencji. Poniżej lista kontrolna – każdy punkt musi być zrealizowany przed przejściem do następnego:

  • Zweryfikuj, czy liczba planowanych zwolnień przekracza ustawowy próg dla Twojego pracodawcy.
  • Zidentyfikuj stronę społeczną: związki zawodowe lub – przy ich braku – tryb wyłonienia przedstawicieli pracowników.
  • Przygotuj pisemne zawiadomienie dla PUP i wszczęcie konsultacji w tym samym dniu.
  • Dokumentuj przebieg konsultacji – protokoły, propozycje, odpowiedzi strony społecznej.
  • Sprawdź obowiązki wynikające z regulacji sektorowych właściwych dla Twojej branży, które mogą modyfikować zasady zwolnień.

Najczęstsze błędy to: wliczanie do okresu 30 dni dni, w których nie doszło do rozwiązania umów; pomijanie pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych przy obliczaniu progu (co do zasady nie wlicza się ich, ale błąd w kwalifikacji może zaburzyć całą kalkulację); oraz brak pisemnego dokumentowania konsultacji. Pracodawca, który nie może udowodnić przebiegu konsultacji, przegrywa w sądzie pracy niezależnie od tego, czy konsultacje faktycznie przeprowadził.

Ustawa o sygnalistach (ustawa z 14 czerwca 2024 r., w życie 25 września 2024 r.) nakłada na pracodawców zatrudniających 50 lub więcej pracowników obowiązek posiadania wewnętrznego kanału zgłoszeń – zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach. W kontekście zwolnień grupowych oznacza to, że pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości w procedurze za pośrednictwem tego kanału. Pracodawca musi mieć wdrożony kanał przed wszczęciem procedury zwolnień, bo jego brak stanowi odrębne naruszenie prawa. Okresy wypowiedzenia wynikające z art. 36 § 1 k.p. – 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące w zależności od stażu pracy – biegną niezależnie od procedury zbiorowej i nie mogą być skrócone przez porozumienie ze stroną społeczną poniżej ustawowego minimum.

Pracodawcy zatrudniający pracowników posiadających zezwolenie na pobyt czasowy lub Blue Card Polska muszą pamiętać, że rozwiązanie umowy z takim pracownikiem uruchamia obowiązek powiadomienia właściwego urzędu wojewódzkiego. Pominięcie tego kroku generuje odrębną odpowiedzialność administracyjną – niezależną od procedury zwolnień grupowych.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, zanim zostaną podjęte jakiekolwiek działania wobec pracowników. Błąd popełniony na etapie notyfikacji jest nieodwracalny – sąd pracy nie przywróci skuteczności wadliwym wypowiedzeniom wstecz.

Jeśli Państwa spółka planuje redukcję zatrudnienia przekraczającą ustawowe progi i potrzebuje przeprowadzenia procedury notyfikacji i konsultacji – przeanalizujemy dokumentację, przygotujemy zawiadomienie dla PUP i poprowadzi Państwa przez cały proces: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca może skrócić 20-dniowy okres konsultacji za zgodą związków zawodowych?

O: Ustawa z 13 marca 2003 r. nie przewiduje możliwości skrócenia okresu konsultacji poniżej 20 dni nawet za zgodą strony społecznej. Porozumienie zawarte przed upływem tego terminu jest ważne, ale nie zwalnia pracodawcy z obowiązku odczekania pełnego okresu przed wręczeniem pierwszego wypowiedzenia. Wcześniejsze wypowiedzenia są bezskuteczne z mocy prawa.

P: Czy odprawy pieniężne są obowiązkowe przy każdym zwolnieniu grupowym?

O: Tak – ustawa przyznaje pracownikom prawo do odprawy pieniężnej niezależnie od tego, czy porozumienie ze stroną społeczną zostało zawarte. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy: 1-miesięczne wynagrodzenie (do 2 lat), 2-miesięczne (od 2 do 8 lat) lub 3-miesięczne (powyżej 8 lat). Odprawa nie może przekraczać 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracodawca nie może wyłączyć tego prawa w regulaminie zwolnień.

P: Co grozi pracodawcy, który pominie zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy?

O: Pominięcie zawiadomienia PUP stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny do 30 000 zł. Niezależnie od sankcji administracyjnej, brak zawiadomienia może stanowić podstawę do zakwestionowania skuteczności wypowiedzeń przez pracowników przed sądem pracy. Inspekcja pracy ma uprawnienia kontrolne w tym zakresie i może wszcząć postępowanie z urzędu.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autor: Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.