Firma logistyczna z Mazowsza planuje redukcję zatrudnienia o 40 osób w ciągu jednego miesiąca. Zarząd zakłada, że wystarczy wręczyć wypowiedzenia i wypłacić odprawy. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – procedura zwolnień grupowych wymaga wcześniejszego zawiadomienia urzędu pracy i przeprowadzenia konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Pominięcie któregokolwiek z tych kroków naraża pracodawcę na nieważność wypowiedzeń i roszczenia pracownicze.

Zwolnienia grupowe reguluje ustawa z 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Procedura obejmuje trzy obowiązkowe etapy: konsultacje ze stroną społeczną, zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy oraz zachowanie 30-dniowego terminu karencji przed wręczeniem pierwszego wypowiedzenia. Naruszenie tej sekwencji oznacza ryzyko przywrócenia pracowników do pracy lub wypłaty odszkodowań.

Poniżej przedstawiamy, kogo dotyczą progi ustawowe, jakie terminy obowiązują oraz co pracodawca powinien zrobić natychmiast po podjęciu decyzji o restrukturyzacji zatrudnienia.

Kogo dotyczą progi ustawowe i jakie terminy obowiązują?

Ustawa o zwolnieniach grupowych wchodzi w grę, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zamierza rozwiązać stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie nieprzekraczającym 30 dni. Progi liczbowe są następujące: co najmniej 10 pracowników u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 100 osób, co najmniej 10% załogi u pracodawcy zatrudniającego od 100 do 299 pracowników, co najmniej 30 pracowników u pracodawcy zatrudniającego 300 lub więcej osób. Przekroczenie progu uruchamia cały reżim proceduralny – bez wyjątków.

Pracodawca musi zawiadomić Powiatowy Urząd Pracy (PUP) najpóźniej w dniu wszczęcia konsultacji ze stroną społeczną. Konsultacje trwają co najmniej 20 dni. Dopiero po upływie 30 dni od zawiadomienia PUP pracodawca może wręczyć pierwsze wypowiedzenie. Termin ten jest bezwzględny – skrócenie go nawet o jeden dzień powoduje wadliwość całej procedury.

Warto pamiętać, że do liczby zwalnianych wlicza się także rozwiązania umów za porozumieniem stron, jeśli inicjatywa leży po stronie pracodawcy i dotyczy co najmniej 5 pracowników. Pracodawcy z branży IT lub produkcyjnej, którzy oferują odejścia dobrowolne, często nieświadomie przekraczają progi ustawowe. Konsekwencją jest objęcie całej operacji restrukturyzacyjnej procedurą grupową, nawet jeśli pierwotnie tak jej nie planowano.

Okresy wypowiedzenia wynikają z art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Bieg wypowiedzenia nie może się rozpocząć przed upływem 30-dniowego terminu karencji wynikającego z ustawy o zwolnieniach grupowych.

Jakie działania pracodawca musi podjąć natychmiast?

Decyzja o restrukturyzacji zatrudnienia uruchamia sekwencję działań, których kolejność ma znaczenie prawne. Pracodawca musi najpierw przekazać stronie społecznej pisemną informację zawierającą przyczyny planowanych zwolnień, liczbę i grupy zawodowe zwalnianych pracowników, okres obejmujący zwolnienia oraz kryteria doboru do zwolnienia. Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować uznaniem konsultacji za nieskutecznie wszczęte.

Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, konsultacje prowadzi się z nimi. Gdy związków nie ma, pracodawca konsultuje się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie. Brak przedstawicieli nie zwalnia z obowiązku konsultacji – pracodawca musi wówczas umożliwić pracownikom ich wybór. Pominięcie tego kroku to jeden z najczęstszych błędów, który PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) kwestionuje podczas kontroli.

Równolegle z konsultacjami pracodawca zawiadamia PUP. Zawiadomienie musi zawierać te same informacje co pismo do strony społecznej, a dodatkowo – dane dotyczące kwalifikacji zwalnianych pracowników i warunki ich pracy. PUP ma prawo żądać uzupełnienia dokumentacji. Każde opóźnienie w odpowiedzi przesuwa bieg terminu karencji.

Lista działań do wykonania przed wręczeniem pierwszego wypowiedzenia:

  • Sporządzenie pisemnej informacji dla strony społecznej z wszystkimi wymaganymi elementami
  • Wszczęcie konsultacji i udokumentowanie ich przebiegu (protokoły, korespondencja)
  • Złożenie zawiadomienia do PUP w dniu wszczęcia konsultacji lub wcześniej
  • Odczekanie 30 dni od daty zawiadomienia PUP przed wręczeniem wypowiedzeń
  • Sprawdzenie, czy wśród zwalnianych nie ma pracowników objętych szczególną ochroną

Pracodawcy zatrudniający ponad 50 pracowników muszą dodatkowo pamiętać o obowiązku posiadania wewnętrznego kanału zgłoszeń wynikającym z art. 8 ustawy o sygnalistach. Restrukturyzacja zatrudnienia to moment podwyższonego ryzyka zgłoszeń nieprawidłowości. Brak kanału w tym czasie naraża pracodawcę na karę do PLN 1 080 000 oraz odpowiedzialność karną za działania odwetowe wobec sygnalistów.

Przedsiębiorcy zatrudniający cudzoziemców muszą sprawdzić, czy zwolnienie pracownika posiadającego zezwolenie na pracę lub Blue Card Polska nie wymaga dodatkowych notyfikacji wobec urzędów imigracyjnych. Utrata zatrudnienia przez posiadacza Blue Card może skutkować wygaśnięciem zezwolenia w terminie krótszym niż okres wypowiedzenia. Pracodawca powinien uwzględnić tę kwestię w harmonogramie całej operacji.

Firmy wdrażające systemy automatyzacji lub AI do zarządzania procesem zwolnień powinny zapoznać się z harmonogramem wdrożenia AI Act dla polskich firm, który nakłada dodatkowe wymogi przy stosowaniu algorytmów w decyzjach kadrowych.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może obejmować kilka nakładających się reżimów prawnych jednocześnie – prawo pracy, prawo imigracyjne i regulacje dotyczące sygnalistów. Każde pominięcie jednego z nich w trakcie restrukturyzacji otwiera drogę do roszczeń, których skutki są nieodwracalne po wręczeniu wypowiedzeń.

Jeśli Państwa spółka planuje redukcję zatrudnienia obejmującą co najmniej 10 pracowników w ciągu 30 dni – przeprowadzimy audyt proceduralny, przygotujemy dokumentację dla PUP i strony społecznej oraz ustalimy harmonogram bezpieczny prawnie: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca może skrócić 30-dniowy termin karencji za zgodą związków zawodowych?

O: Nie. Trzydziestodniowy termin od zawiadomienia Powiatowego Urzędu Pracy jest terminem ustawowym i nie podlega skróceniu na mocy porozumienia stron. Porozumienie ze związkami zawodowymi może natomiast skrócić okres konsultacji lub zmodyfikować kryteria doboru do zwolnienia – ale nie termin karencji wobec urzędu pracy. Wręczenie wypowiedzenia przed upływem tego terminu skutkuje wadliwością wypowiedzenia i roszczeniem pracownika o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.

P: Co się dzieje, jeśli pracodawca nie ma ani związków zawodowych, ani wybranych przedstawicieli pracowników?

O: Pracodawca musi umożliwić pracownikom wybór przedstawicieli w trybie przyjętym w zakładzie pracy przed wszczęciem konsultacji. Jeśli pracownicy nie dokonają wyboru w wyznaczonym terminie, pracodawca dokumentuje ten fakt i przystępuje do procedury. Brak konsultacji z przyczyn leżących po stronie pracowników nie obciąża pracodawcy, pod warunkiem że stworzył realną możliwość ich przeprowadzenia i udokumentował ten proces.

P: Czy umowy na czas określony wliczają się do progów zwolnień grupowych?

O: Tak. Rozwiązanie umów na czas określony przed ich upływem, z inicjatywy pracodawcy i z przyczyn niedotyczących pracownika, wlicza się do liczby zwolnień. Zgodnie z artykułem 25 ustęp 1 paragrafem 1 Kodeksu pracy łączny czas trwania umów terminowych z tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy. Pracodawca planujący masowe rozwiązanie umów terminowych powinien z wyprzedzeniem ocenić, czy operacja nie przekroczy progów ustawowych i nie uruchomi obowiązku stosowania procedury grupowej.

O kancelarii

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autor: Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.