Firma produkcyjna z Małopolski negocjuje przejęcie lokalnego dostawcy. Umowa SPA jest gotowa, termin zamknięcia transakcji zbliża się. W ostatniej chwili prawnik kupującego odkrywa, że spółka-cel ma trzy nieuregulowane hipoteki na nieruchomości i zaległości podatkowe sięgające 800 000 PLN. Transakcja upada. Koszt straconego czasu i doradztwa – kilkaset tysięcy złotych.

Due diligence polskiej spółki to proces weryfikacji prawnej, finansowej i podatkowej celu przejęcia. Obejmuje analizę dokumentów korporacyjnych, zobowiązań, ryzyk pracowniczych i regulacyjnych. Przeprowadzony rzetelnie – przed podpisaniem umowy – chroni kupującego przed odpowiedzialnością, której nie da się cofnąć po zamknięciu transakcji.

Ten przewodnik wyjaśnia zakres due diligence w transakcjach M&A na rynku polskim, wskazuje typowe pułapki i pokazuje, na co szczególnie zwrócić uwagę przy spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Opisujemy kolejno: obszary badania, najczęstsze błędy, aspekty transgraniczne oraz checklistę gotowości do transakcji.

Co obejmuje due diligence polskiej spółki?

Badanie due diligence dzieli się na cztery główne obszary: prawny, podatkowy, finansowy i operacyjny. Każdy z nich ujawnia inne kategorie ryzyka. Kupujący, który pomija choćby jeden obszar, naraża się na nieodwracalne straty po zamknięciu transakcji.

Obszar prawny to fundament całego procesu. Weryfikujemy dokumenty rejestrowe w KRS, umowę spółki, uchwały zgromadzenia wspólników i historię zmian w kapitale zakładowym. Zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h. minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5 000 PLN – ale sama jego wysokość nie mówi nic o faktycznej kondycji finansowej spółki. Sprawdzamy też, czy spółka nie ma zaległości wobec ZUS, KAS lub innych wierzycieli publicznoprawnych.

Obszar podatkowy analizuje zobowiązania CIT, VAT i PIT, otwarte postępowania kontrolne oraz prawidłowość rozliczeń cen transferowych. Zaległości podatkowe mogą obciążyć kupującego za pośrednictwem mechanizmu odpowiedzialności solidarnej. Warto tu sięgnąć do art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej – odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółki jest realna i osobista.

Obszar pracowniczy bywa niedoceniany. Analizujemy strukturę zatrudnienia, umowy menedżerskie, zakazy konkurencji i toczące się spory z pracownikami. Nieujawnione roszczenia z tytułu mobbingu (art. 94³ § 1–5 k.p.) lub zaległe wynagrodzenia mogą pojawić się po zamknięciu transakcji jako niespodziewane zobowiązania.

  • Dokumenty korporacyjne: umowa spółki, KRS, uchwały, pełnomocnictwa
  • Zobowiązania finansowe: kredyty, hipoteki, zastawy rejestrowe, poręczenia
  • Rozliczenia podatkowe: CIT, VAT, PIT, ceny transferowe, kontrole KAS
  • Stosunki pracownicze: umowy, spory, zakazy konkurencji
  • Nieruchomości i środki trwałe: tytuły prawne, obciążenia, decyzje administracyjne

Czas trwania badania zależy od wielkości spółki. Dla średniej firmy produkcyjnej – od 3 do 6 tygodni. Dla holdingu z wieloma spółkami zależnymi – nawet 12 tygodni. Planowanie harmonogramu transakcji bez uwzględnienia tego czasu to jeden z najczęstszych błędów kupujących.

Jakie pułapki najczęściej pojawiają się w trakcie badania?

Praktyka transakcyjna pokazuje, że ryzyka rzadko leżą tam, gdzie sprzedający je wskazuje. Najgroźniejsze zagrożenia to te, których nie ma w data roomie – bo nikt ich nie ujawnił lub sprzedający sam o nich nie wiedział. Pułapki prawne mają to do siebie, że ujawniają się dopiero po zamknięciu transakcji, gdy odwrót jest kosztowny lub niemożliwy.

Pierwsza pułapka: ukryta odpowiedzialność zarządu. Zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h., jeśli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, wierzyciele mogą sięgnąć po majątek osobisty członków zarządu. Kupujący przejmujący udziały nie przejmuje tej odpowiedzialności automatycznie – ale przejmuje spółkę z jej historią. Nowy zarząd może odziedziczyć sytuację, w której poprzednicy nie złożyli wniosku o upadłość w terminie 30 dni (art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego), co rodzi roszczenia odszkodowawcze wobec spółki.

Druga pułapka: umowy zawarte z naruszeniem art. 210 § 1 k.s.h. Przepis ten wymaga, by w umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentował pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza. Umowy zawarte bez zachowania tej zasady mogą być nieważne. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – skutkuje to nieważnością umów najmu, pożyczek wewnętrznych czy umów o świadczenie usług zarządczych.

Trzecia pułapka: nieuregulowane prawa własności intelektualnej. Spółka technologiczna z Mazowsza może wykazywać w bilansie wartości niematerialne o wartości 2 mln PLN, ale faktyczne prawa do oprogramowania mogą należeć do założyciela jako osoby fizycznej – nie do spółki. Po przejęciu kupujący może zostać bez kluczowego aktywa.

Czwarta pułapka: niekompletna umowa wspólników. Brak klauzul drag-along, tag-along lub prawa pierwokupu w umowie spółki może sparaliżować exit strategy po transakcji. Uważamy, że analiza umowy wspólników powinna być pierwszym dokumentem otwieranym w każdym due diligence.

Kupujący z zagranicy często nie doceniają też ryzyk wynikających z umów z podmiotami powiązanymi. Transakcje wewnątrzgrupowe zawierane bez zachowania warunków rynkowych generują ryzyko podatkowe, które KAS może kwestionować nawet przez 5 lat wstecz.

Jak wygląda due diligence przy transakcjach transgranicznych?

Dla inwestora zagranicznego wchodzącego na rynek polski due diligence ma dodatkowy wymiar. Poza standardową analizą prawną dochodzą kwestie regulacyjne specyficzne dla polskiego systemu prawnego – i to one najczęściej zaskakują kupujących spoza Unii Europejskiej.

Pierwsza kwestia to CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Każda polska spółka ma obowiązek ujawnienia beneficjentów rzeczywistych. Rozbieżność między strukturą ujawnioną w CRBR a rzeczywistą strukturą właścicielską jest sygnałem alarmowym. Może wskazywać na naruszenie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy lub próbę ukrycia powiązań z podmiotami objętymi sankcjami.

Druga kwestia to nabywanie nieruchomości przez cudzoziemców. Ustawa z 24 marca 1920 r. nakłada na obywateli spoza EOG i Szwajcarii obowiązek uzyskania zezwolenia MSWiA na nabycie nieruchomości. Transakcja, w której spółka-cel posiada grunty lub budynki, wymaga szczegółowej analizy, czy zezwolenie jest wymagane i czy zostało uzyskane.

Trzecia kwestia to raportowanie ESG. Od 2025 roku największe polskie spółki podlegają obowiązkom wynikającym z CSRD. Kupujący, który przejmuje spółkę spełniającą progi CSRD (powyżej 250 pracowników, 110 mln PLN aktywów lub 220 mln PLN przychodów), powinien zbadać stan przygotowania do raportowania. Szczegóły znajdziesz w naszej analizie CSRD – kto musi raportować w Polsce.

Czwarta kwestia dotyczy struktury holdingowej. Jeśli spółka-cel jest częścią grupy kapitałowej, analiza powinna objąć całą strukturę – nie tylko podmiot będący przedmiotem transakcji. Optymalna architektura holdingowa pozwala ograniczyć ryzyko podatkowe i korporacyjne. Więcej o tym, jak ją zbudować, przeczytasz w naszym opracowaniu polska struktura holdingowa – jak ją zbudować.

Firma IT z Niemiec przejmująca polskiego dostawcę oprogramowania w III kwartale 2024 r. odkryła podczas due diligence, że spółka-cel nie ujawniła w CRBR rzeczywistego beneficjenta – osoby fizycznej posiadającej 35% udziałów przez fundusz zarejestrowany na Cyprze. Transakcja wymagała przeprowadzenia dodatkowego badania AML i opóźniła zamknięcie o 8 tygodni.

Inwestorzy z krajów spoza UE powinni też sprawdzić, czy spółka-cel prowadzi działalność w sektorach strategicznych objętych kontrolą inwestycji zagranicznych. Polska ustawa o kontroli inwestycji może wymagać notyfikacji Prezesa UOKiK lub odpowiedniego ministerstwa.

Checklist: co przygotować przed due diligence?

Sprzedający, który przystępuje do transakcji nieprzygotowany, wydłuża proces i obniża wycenę. Kupujący, który nie wie, czego szukać, płaci za ryzyko, którego nie widzi. Poniżej lista dokumentów i weryfikacji, które powinny być gotowe zanim otworzy się data room.

Ze strony sprzedającego kluczowe jest przygotowanie pełnej dokumentacji korporacyjnej: aktualny odpis z KRS, umowa spółki, lista udziałowców, protokoły zgromadzeń wspólników z ostatnich 3 lat i rejestr pełnomocnictw. Braki w tej dokumentacji opóźniają każde badanie o co najmniej 2 tygodnie.

  • Aktualny odpis z KRS i umowa spółki (wraz z historią zmian)
  • Sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata i raport biegłego rewidenta
  • Zestawienie zobowiązań: kredyty, hipoteki, zastawy, poręczenia, gwarancje
  • Umowy kluczowe: z odbiorcami, dostawcami, najmu, licencje IP
  • Dokumentacja pracownicza: struktura zatrudnienia, umowy menedżerskie, spory

Ze strony kupującego należy przygotować szczegółowy zakres badania (scope of work) i listę pytań do zarządu sprzedającego. Warto też ustalić z góry, które ryzyka są akceptowalne, a które stanowią deal-breaker. Brak tej decyzji przed badaniem prowadzi do chaosu w negocjacjach po jego zakończeniu.

Spółka z branży FMCG ze Śląska przystąpiła do sprzedaży w I kwartale 2025 r. bez przygotowania data roomu. Kupujący – fundusz private equity – zlecił due diligence trwające 10 tygodni zamiast planowanych 4, a wartość transakcji spadła o 12% z powodu ujawnionych ryzyk podatkowych, które sprzedający mógł wcześniej wyeliminować.

Dobrze przygotowany data room skraca czas badania, buduje zaufanie kupującego i pozwala sprzedającemu zachować kontrolę nad narracją. To inwestycja, która zwraca się wielokrotnie w cenie transakcji.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, zanim dokumenty trafią do data roomu. Ryzyka nieujawnione na etapie przygotowania stają się nieodwracalnym obciążeniem w negocjacjach – i obniżają cenę transakcji w sposób, którego nie można już cofnąć.

Jeśli Państwa spółka przygotowuje się do transakcji M&A lub planuje zakup udziałów w polskiej spółce – przeprowadzimy pełne badanie due diligence, zidentyfikujemy ryzyka i przygotujemy raport z rekomendacjami: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile kosztuje due diligence polskiej spółki i jak długo trwa?

O: Koszt i czas zależą od wielkości i złożoności spółki-celu. Dla małej spółki z o.o. (do 20 pracowników, prosta struktura) badanie trwa od 2 do 3 tygodni, a koszt wynagrodzenia doradców wynosi zwykle od 15 000 do 40 000 PLN netto. Dla średniej firmy produkcyjnej z nieruchomościami i pracownikami – od 4 do 8 tygodni i od 50 000 do 150 000 PLN netto. Badanie podatkowe prowadzone równolegle przez doradcę podatkowego to osobna pozycja kosztowa.

P: Czy kupujący udziały w spółce z o.o. przejmuje jej długi?

O: Kupujący udziały nie przejmuje osobistej odpowiedzialności za długi spółki – spółka jako osoba prawna odpowiada za swoje zobowiązania własnym majątkiem (artykuł 151 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych). Jednak kupujący pośrednio „dziedziczy" wszystkie zobowiązania spółki, bo jej majątek netto zmniejsza się o te długi. Dlatego badanie due diligence musi ujawnić wszystkie zobowiązania – bilansowe i pozabilansowe – zanim cena zostanie ustalona.

P: Czy due diligence jest wymagane prawem przy sprzedaży spółki?

O: Polskie prawo nie nakłada obowiązku przeprowadzenia due diligence. Jest to praktyka rynkowa, która chroni kupującego przed ryzykiem, którego nie widzi w dokumentach. Pominięcie badania nie jest naruszeniem prawa, ale może skutkować brakiem możliwości powołania się na rękojmię za wady ukryte po zamknięciu transakcji. Profesjonalni kupujący – fundusze private equity, korporacje – zawsze wymagają pełnego badania jako warunku zawarcia umowy SPA.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A, due diligence i restrukturyzacji korporacyjnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.