Spółka technologiczna z Mazowsza odkrywa w lutym 2024 r., że jej kontrahent z listy osób objętych sankcjami nadal figuruje w rejestrze dostawców. Każda płatność zrealizowana po wejściu ustawy w życie mogła stanowić naruszenie. Konsekwencje – zamrożenie aktywów, wykluczenie z zamówień publicznych, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialność karna – są nieodwracalne i dotykają nie tylko spółki, ale też jej zarząd osobiście.

Polska ustawa z 15 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (ustawa sankcyjna) nakłada na przedsiębiorców obowiązki weryfikacji kontrahentów, zgłaszania powiązań z podmiotami objętymi sankcjami oraz wstrzymania transakcji z osobami wpisanymi na krajową listę sankcyjną. Naruszenie tych obowiązków grozi karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3, a także wykluczeniem z postępowań o zamówienia publiczne na okres do 3 lat. Ustawa działa równolegle z unijnymi pakietami sankcyjnymi, tworząc wielowarstwowy system obowiązków compliance.

Poniżej omawiamy: zakres podmiotowy i przedmiotowy ustawy, instrumenty zamrożenia aktywów i wykluczenia z rynku, pułapki praktyczne przy weryfikacji kontrahentów, wymiar transgraniczny dla inwestorów zagranicznych oraz listę kontrolną dla działów compliance. Każdy z tych obszarów wiąże się z konkretnym ryzykiem, które można ograniczyć – ale tylko przy odpowiednim przygotowaniu.

Kogo i co obejmuje polska ustawa sankcyjna 2022?

Ustawa sankcyjna obejmuje szerokie grono podmiotów. Obowiązki compliance dotyczą wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność na terytorium Polski – bez względu na formę prawną i kraj siedziby. Zakres przedmiotowy obejmuje zakaz udostępniania funduszy, zasobów gospodarczych oraz świadczenia usług na rzecz podmiotów wpisanych na listę prowadzoną przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Lista ta funkcjonuje równolegle z unijnymi wykazami sankcyjnymi – podmiot może figurować tylko na jednej z nich albo na obu jednocześnie.

Kluczowym organem wykonawczym jest Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (ABW), który koordynuje stosowanie ustawy we współpracy z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA). Krajowa lista sankcyjna obejmuje osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Wpis na listę następuje w drodze decyzji administracyjnej i podlega zaskarżeniu – termin na odwołanie wynosi 14 dni od doręczenia decyzji.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – obowiązek weryfikacji dotyczy nie tylko bezpośrednich kontrahentów, ale też beneficjentów rzeczywistych w rozumieniu przepisów o CRBR. Jeżeli podmiot wpisany na listę kontroluje ponad 25% udziałów w spółce-kontrahencie, transakcja z tą spółką może być traktowana jako pośrednie naruszenie ustawy. To pułapka szczególnie niebezpieczna przy skomplikowanych strukturach holdingowych.

Warto też wskazać, że ustawa sankcyjna przewiduje obowiązek niezwłocznego zgłoszenia do ABW każdej informacji o podmiocie objętym sankcjami – nawet jeżeli przedsiębiorca jedynie podejrzewa takie powiązanie. Termin „niezwłocznie" jest niedookreślony, ale praktyka organów wskazuje na maksymalnie 24–48 godzin od powzięcia informacji. Niedopełnienie tego obowiązku samo w sobie stanowi naruszenie ustawy, niezależnie od tego, czy transakcja faktycznie doszła do skutku.

Jakie instrumenty przewiduje ustawa – zamrożenie aktywów i wykluczenie z rynku?

Ustawa sankcyjna wyposażyła organy państwowe w trzy główne instrumenty: zamrożenie aktywów podmiotów wpisanych na listę, zakaz udostępniania funduszy i zasobów oraz wykluczenie z postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Każdy z tych instrumentów działa niezależnie – zastosowanie jednego nie wyklucza pozostałych. Okres wykluczenia z zamówień publicznych może wynosić do 3 lat i jest liczony od dnia uprawomocnienia się decyzji o wpisie na listę.

Zamrożenie aktywów oznacza zakaz jakiegokolwiek obrotu mieniem podmiotu objętego sankcjami. Dotyczy to rachunków bankowych, nieruchomości, udziałów w spółkach, papierów wartościowych i wszelkich innych składników majątkowych. Banki i instytucje finansowe podlegające nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) mają obowiązek niezwłocznego blokowania środków bez uprzedniego postępowania sądowego. To istotna różnica w stosunku do klasycznego zabezpieczenia roszczeń w trybie art. 730 k.p.c., gdzie wymagane jest orzeczenie sądu.

Wykluczenie z zamówień publicznych realizowane jest automatycznie przez zamawiających. Podmiot wpisany na krajową listę sankcyjną lub na unijne listy sankcyjne podlega wykluczeniu z każdego postępowania prowadzonego w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) jest możliwe, ale termin na złożenie odwołania wynosi 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego. Przekroczenie tego terminu zamyka drogę do skutecznej obrony przed KIO.

Spółka budowlana z Małopolski w jesieni 2023 r. przegrała przetarg na roboty drogowe o wartości ponad PLN 50 mln, ponieważ jej podwykonawca figurował na liście sankcyjnej UE. Zamawiający wykluczył całe konsorcjum. Odwołanie do KIO zostało złożone po terminie – o dwa dni. Nieodwracalna utrata kontraktu była konsekwencją braku bieżącego monitoringu listy sankcyjnej.

Jakie kary grożą za naruszenie polskiej ustawy sankcyjnej?

Odpowiedzialność karna za naruszenie ustawy sankcyjnej jest surowa i dotyczy zarówno osób fizycznych, jak i podmiotów zbiorowych. Osoba fizyczna, która wbrew przepisom ustawy udostępnia fundusze lub zasoby gospodarcze podmiotom objętym sankcjami, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. W przypadku mniejszej wagi ustawa przewiduje karę grzywny lub ograniczenia wolności. Odpowiedzialność osobista zarządu jest tu analogiczna do mechanizmu z art. 299 § 1 k.s.h. – nie ma znaczenia, czy działanie było zamierzone, wystarczy niedochowanie należytej staranności.

Podmioty zbiorowe (spółki, fundacje, stowarzyszenia) odpowiadają na podstawie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Kara finansowa może wynieść do PLN 5 000 000 lub do 10% przychodu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym wydanie orzeczenia – w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Dla dużych grup kapitałowych ta druga wartość może okazać się wielokrotnie bardziej dotkliwa.

Osobna kategoria naruszeń dotyczy obowiązku zgłoszeniowego. Przedsiębiorca, który nie poinformował ABW o podejrzeniu powiązań kontrahenta z podmiotem sankcjonowanym, naraża się na odpowiedzialność za przestępstwo zaniechania. Prokuratura może wszcząć postępowanie niezależnie od tego, czy organ administracyjny nałożył już karę administracyjną. W praktyce oznacza to ryzyko podwójnej odpowiedzialności – administracyjnej i karnej – za to samo zdarzenie.

Firma IT z Trójmiasta w lecie 2023 r. otrzymała zarzuty prokuratorskie po tym, jak przez 6 miesięcy realizowała umowę licencyjną z podmiotem, który trafił na listę sankcyjną UE trzy miesiące po podpisaniu kontraktu. Spółka nie wdrożyła systemu bieżącego monitoringu list. Postępowanie karne wobec prezesa zarządu jest nadal w toku – i jest to konsekwencja nieodwracalna, niezależnie od wyniku sprawy.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie automatycznego systemu screeningu sankcyjnego z cyklem weryfikacji nie rzadszym niż 48 godzin. Koszt takiego narzędzia jest wielokrotnie niższy niż koszty postępowania karnego lub utraty kontraktu publicznego.

Jeżeli Państwa spółka prowadzi transakcje z podmiotami z obszarów objętych ryzykiem sankcyjnym, konkretna ocena ekspozycji prawnej jest niezbędna przed kolejną płatnością. Zaniechanie weryfikacji może mieć nieodwracalne konsekwencje dla zarządu. W sprawie audytu sankcyjnego lub oceny ryzyka kontrahenta – skontaktuj się: info@kordeckipartners.com.

Jak polska ustawa sankcyjna działa w kontekście transgranicznym?

Dla zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek polski polska ustawa sankcyjna tworzy dodatkową warstwę obowiązków compliance – niezależną od regulacji macierzystego kraju. Przedsiębiorca z siedzibą w Niemczech, prowadzący działalność w Polsce przez oddział lub spółkę zależną, podlega polskim przepisom sankcyjnym w zakresie transakcji realizowanych na terytorium RP. Nie wystarczy tu zgodność z regulacjami OFAC czy brytyjskiego OFSI – wymagana jest odrębna weryfikacja pod kątem polskiej listy sankcyjnej i unijnych rozporządzeń sankcyjnych stosowanych bezpośrednio w Polsce.

Szczególnym wyzwaniem jest koordynacja z unijnymi pakietami sankcyjnymi. Polska ustawa sankcyjna stosowana jest łącznie z rozporządzeniami Rady UE – przede wszystkim rozporządzeniem 269/2014 i jego kolejnymi nowelizacjami dotyczącymi Rosji i Białorusi. Podmiot może być objęty sankcjami unijnymi, ale nie figurować na polskiej liście krajowej – i odwrotnie. Compliance officer musi weryfikować oba źródła równolegle. Pominięcie jednego z nich nie jest okolicznością łagodzącą w postępowaniu karnym.

Kwestia arbitrażu i sporów sądowych w sprawach z elementem sankcyjnym wymaga osobnej uwagi. Zapis na sąd polubowny zawarty w umowie z podmiotem objętym sankcjami może być nieważny lub niewykonalny – zgodnie z art. 1154 k.p.c. zapis na sąd polubowny musi być zawarty w formie pisemnej, ale ważność całej umowy zależy od jej zgodności z przepisami bezwzględnie obowiązującymi, w tym przepisami sankcyjnymi. Wykonanie wyroku arbitrażowego na rzecz podmiotu sankcjonowanego może być zakwestionowane przez polskie sądy powszechne na etapie skargi o uchylenie wyroku.

Zagadnienie zezwoleń na pracę dla obywateli krajów objętych sankcjami to osobny obszar ryzyka. Pracodawca zatrudniający obywatela rosyjskiego lub białoruskiego powinien zweryfikować, czy dana osoba nie figuruje na listach sankcyjnych – niezależnie od posiadanego przez nią zezwolenia na pracę. Więcej o typach zezwoleń i procedurach weryfikacyjnych znajdą Państwo w materiale zezwolenia na pracę typ A/E – które jest potrzebne.

Pełniejsze omówienie obowiązków wynikających z polskiej ustawy sankcyjnej, w tym praktyczne wskazówki dla działów prawnych, zawiera nasz wcześniejszy materiał analityczny: polska ustawa sankcyjna 2022 – obowiązki i kary.

Lista kontrolna compliance sankcyjnego – co powinna sprawdzić Twoja spółka?

Skuteczny compliance sankcyjny nie jest jednorazowym projektem. To proces wymagający regularnych przeglądów, aktualizacji procedur i szkolenia pracowników. Poniżej przedstawiamy minimalny zestaw działań, które każda spółka narażona na ryzyko sankcyjne powinna wdrożyć niezwłocznie – nie czekając na kontrolę ABW ani na wszczęcie postępowania karnego.

  • Screening kontrahentów – weryfikacja każdego nowego i istniejącego kontrahenta (w tym beneficjentów rzeczywistych z CRBR) w bazach: polska lista sankcyjna MSWiA, unijne listy sankcyjne (Skonsolidowana Lista UE), OFAC SDN List. Cykl: przy onboardingu i co 48 godzin dla aktywnych kontrahentów wysokiego ryzyka.
  • Procedura zgłoszeniowa do ABW – pisemna instrukcja określająca, kto w organizacji jest odpowiedzialny za zgłoszenie podejrzenia powiązań sankcyjnych, w jakim terminie i w jakiej formie. Brak procedury to brak dowodu należytej staranności.
  • Klauzule sankcyjne w umowach – wprowadzenie standardowych klauzul umożliwiających natychmiastowe rozwiązanie umowy lub zawieszenie płatności w razie wpisania kontrahenta na listę sankcyjną. Brak klauzuli może uniemożliwić wyjście z umowy bez narażenia się na roszczenia odszkodowawcze.
  • Szkolenie pracowników – co najmniej raz w roku, z dokumentowanym testem wiedzy. Obejmuje: rozpoznawanie podmiotów sankcjonowanych, procedurę eskalacji, zakaz obejścia sankcji (structuring).
  • Audyt wewnętrzny – co 6 miesięcy przegląd skuteczności systemu screeningu, aktualizacja listy krajów i sektorów wysokiego ryzyka, weryfikacja, czy klauzule sankcyjne są stosowane w nowych umowach.

Spółki posiadające dokumentację powyższych działań mają realną szansę na powołanie się na należytą staranność w postępowaniu karnym lub administracyjnym. Brak dokumentacji oznacza brak obrony.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać natychmiastowej reakcji – zwłaszcza gdy weryfikacja wykaże powiązania sankcyjne w aktywnym portfelu kontrahentów. Każda godzina zwłoki po powzięciu takiej informacji zwiększa ryzyko odpowiedzialności karnej zarządu i może zamknąć drogę do skutecznej obrony procesowej.

Jeśli Państwa spółka nie wdrożyła jeszcze procedury screeningu sankcyjnego lub wymaga audytu istniejącego systemu compliance – przeprowadzimy pełny przegląd portfela kontrahentów, przygotujemy procedurę zgłoszeniową do ABW i wdrożymy klauzule sankcyjne w Państwa wzorcach umownych: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polska ustawa sankcyjna dotyczy też małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych?

O: Tak, ustawa sankcyjna nie wprowadza progu przychodowego ani zatrudnieniowego. Obowiązki weryfikacyjne i zakaz udostępniania funduszy podmiotom sankcjonowanym dotyczą każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność na terytorium Polski, niezależnie od wielkości firmy. W praktyce małe firmy są szczególnie narażone, bo rzadko dysponują dedykowanym działem compliance. Naruszenie ustawy przez jednoosobową działalność gospodarczą może skutkować odpowiedzialnością karną właściciela – bez możliwości „schowania się" za osobowością prawną spółki.

P: Jak długo trwa procedura wpisania podmiotu na polską listę sankcyjną i czy można ją zaskarżyć?

O: Decyzja o wpisie na listę wydawana jest przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych i może zapaść w ciągu kilku dni – tryb jest przyspieszony i nie wymaga uprzedniego wysłuchania strony. Podmiot wpisany na listę ma 14 dni od doręczenia decyzji na wniesienie odwołania do ministra, a następnie możliwość zaskarżenia do sądu administracyjnego. Wpis wywołuje skutki prawne natychmiast – zamrożenie aktywów i wykluczenie z zamówień publicznych następują z chwilą opublikowania na liście, nie z chwilą uprawomocnienia decyzji. To powszechne nieporozumienie, które kosztowało już wiele podmiotów utratę kontraktów w trakcie postępowania odwoławczego.

P: Czy zawarcie umowy przed wpisaniem kontrahenta na listę sankcyjną chroni przed odpowiedzialnością za późniejsze płatności?

O: Nie chroni automatycznie. Ustawa sankcyjna nakłada obowiązek wstrzymania realizacji umowy z chwilą powzięcia informacji o wpisaniu kontrahenta na listę – niezależnie od daty zawarcia umowy. Dalsze płatności po tej dacie stanowią naruszenie ustawy. Jedynym wyjściem jest uzyskanie zezwolenia na realizację transakcji od właściwego organu (ABW lub ministra) albo rozwiązanie umowy. Dobrze skonstruowana klauzula sankcyjna w umowie umożliwia rozwiązanie bez roszczeń odszkodowawczych ze strony kontrahenta – brak takiej klauzuli to podwójne ryzyko: sankcyjne i kontraktowe.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i prawa sankcyjnego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.