Firma logistyczna z Mazowsza przez lata zatrudniała pracowników na umowach na czas nieokreślony. Kiedy zdecydowała się na restrukturyzację i zwolnienia grupowe, okazało się, że dział HR przez trzy lata błędnie obliczał podstawę odprawy – pomijał składniki wynagrodzenia, które Kodeks pracy nakazuje uwzględnić. Łączna różnica wyniosła blisko 280 000 zł niedopłat.

Odprawa pracownicza to świadczenie pieniężne należne pracownikowi zwalnianemu z przyczyn niedotyczących pracownika. Podstawę prawną stanowi ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od stażu zakładowego i wynosi od jednomiesięcznego do trzymiesięcznego wynagrodzenia, jednak nie więcej niż 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Obliczenie odprawy prawidłowo wymaga precyzyjnego ustalenia trzech elementów: podstawy wynagrodzenia, stażu pracy u danego pracodawcy oraz przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Każdy z tych elementów rodzi osobne pułapki. Poniżej omawiamy je krok po kroku – z perspektywy pracodawcy i pracownika.

Kiedy pracownikowi przysługuje odprawa?

Prawo do odprawy przysługuje wyłącznie wtedy, gdy rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika. Dotyczy to zarówno zwolnień grupowych, jak i indywidualnych – pod warunkiem, że pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 osób nie jest objęty ustawą z 2003 r. i odprawa nie przysługuje, chyba że wynika z układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania.

Ustawa rozróżnia dwa tryby. Zwolnienie grupowe obejmuje co najmniej 10 pracowników w ciągu 30 dni przy zatrudnieniu poniżej 100 osób, co najmniej 10% załogi przy zatrudnieniu od 100 do 299 pracowników, lub co najmniej 30 pracowników przy zatrudnieniu powyżej 300 osób. Zwolnienie indywidualne z przyczyn niedotyczących pracownika uruchamia prawo do odprawy, jeśli przyczyna ta jest wyłączna – to znaczy pracodawca nie może wskazywać żadnej przyczyny leżącej po stronie pracownika.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – odprawa należy się również przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron, jeśli inicjatywa wychodzi od pracodawcy i przyczyną jest likwidacja stanowiska. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał, że forma rozwiązania stosunku pracy nie eliminuje prawa do odprawy, gdy rzeczywista przyczyna leży po stronie pracodawcy. Warto też pamiętać, że prawo do odprawy nie przysługuje przy wygaśnięciu umowy z powodu śmierci pracodawcy ani przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 k.p.

Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców – w tym posiadaczy Blue Card Polska lub pracowników objętych zezwoleniem na pracę – zasady obliczania odprawy są identyczne jak dla obywateli polskich. Staż zakładowy liczy się od daty podjęcia zatrudnienia, niezależnie od obywatelstwa. To istotne przy planowaniu restrukturyzacji w firmach z dużym udziałem pracowników zagranicznych.

Jak oblicza się wysokość odprawy pracowniczej?

Wysokość odprawy zależy od stażu u danego pracodawcy, a nie od łącznego stażu pracy. Ustawa przewiduje trzy progi: jeden miesiąc wynagrodzenia przy stażu poniżej 2 lat, dwa miesiące przy stażu od 2 do 8 lat, trzy miesiące przy stażu powyżej 8 lat. Górna granica to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę – w 2026 roku oznacza to kwotę 62 250 zł brutto.

Podstawę obliczenia odprawy stanowi wynagrodzenie obliczone jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Zasady ustalania tej podstawy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Uwzględnia się:

  • wynagrodzenie zasadnicze według stawki miesięcznej lub godzinowej,
  • premie regulaminowe i prowizje uśrednione z ostatnich 3 miesięcy,
  • wynagrodzenie za nadgodziny uśrednione z ostatnich 3 miesięcy,
  • dodatki stałe i zmienne wypłacane regularnie,
  • wynagrodzenie za pracę w porze nocnej.

Nie wlicza się natomiast: jednorazowych nagród uznaniowych, świadczeń socjalnych (np. dofinansowania do wczasów z ZFŚS), ekwiwalentów za używanie własnych narzędzi, ani diet i ryczałtów za podróże służbowe. Właśnie te wyłączenia są najczęstszym źródłem błędów. Firma z Mazowsza, o której pisaliśmy na wstępie, przez lata wliczała do podstawy dofinansowanie do posiłków – co jest niezgodne z przepisami.

Micro-case: spółka IT z Trójmiasta, jesień 2024 r. – przy zwolnieniu 12 programistów z wynagrodzeniami składającymi się w 40% z premii projektowych, błędne pominięcie premii w podstawie odprawy wygenerowało łączną niedopłatę przekraczającą 190 000 zł. Pracownicy złożyli pozwy do sądu pracy, a sprawa zakończyła się ugodą z odsetkami ustawowymi za opóźnienie.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest każdorazowe zlecenie weryfikacji podstawy odprawy zewnętrznemu doradcy przed wypłatą – szczególnie gdy wynagrodzenie pracownika zawiera zmienne składniki. Odpowiedzialność osobista kadry zarządzającej za błędne naliczenia może być poważna w przypadku sporu sądowego.

Jakie pułapki czyhają przy obliczaniu odprawy?

Obliczanie odprawy jest bardziej złożone niż wynika z prostego odczytania ustawy. Pierwsza pułapka dotyczy ustalenia stażu zakładowego przy zmianach podmiotowych po stronie pracodawcy. Jeśli doszło do przejęcia zakładu pracy w trybie art. 231 k.p., staż u poprzedniego pracodawcy wlicza się do stażu zakładowego u pracodawcy przejmującego. Firmy po przejęciach i fuzjach często o tym zapominają, zaniżając odprawę o jeden lub dwa miesiące.

Druga pułapka to korekta podstawy przy zmieniającym się wynagrodzeniu. Jeśli pracownik otrzymał podwyżkę w ciągu ostatnich 3 miesięcy przed rozwiązaniem umowy, do obliczenia podstawy należy uwzględnić nowe, wyższe wynagrodzenie zasadnicze. Stosuje się zasadę analogiczną do obliczania ekwiwalentu urlopowego – zmiana stawki godzinowej lub miesięcznej wpływa na podstawę od dnia jej obowiązywania.

Trzecia pułapka dotyczy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Odprawa przysługuje im na takich samych zasadach jak pracownikom pełnoetatowym, ale podstawa obliczana jest proporcjonalnie do wymiaru etatu. Błędem jest stosowanie pełnej stawki rynkowej dla danego stanowiska zamiast rzeczywistego wynagrodzenia pracownika.

Czwarta pułapka – szczególnie istotna dla pracodawców zatrudniających sygnalistów – to zakaz dyskryminacji przy ustalaniu odprawy. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców obowiązek posiadania wewnętrznego kanału zgłoszeń (art. 8 ustawy o sygnalistach). Jeśli pracownik skorzystał z tego kanału, a następnie dochodzi do jego zwolnienia, pracodawca musi wykazać, że przyczyna rozwiązania umowy jest rzeczywiście niezwiązana z działalnością sygnalisty. W przeciwnym razie grozi odpowiedzialność z art. 54 ustawy o sygnalistach – kary do 1 080 000 zł i do 3 lat pozbawienia wolności.

Piąta pułapka dotyczy terminu wypłaty odprawy. Odprawa powinna być wypłacona w dniu rozwiązania stosunku pracy lub w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania. Opóźnienie rodzi obowiązek zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie – aktualnie 11,25% w skali roku. Przy wysokich odprawach menedżerskich koszt opóźnienia może być znaczący.

Co przygotować przed naliczeniem odprawy – lista kontrolna:

  • Dokumentacja potwierdzająca staż zakładowy, w tym umowy z poprzednimi pracodawcami przy przejęciach z art. 231 k.p.,
  • Listy płac z ostatnich 3 miesięcy ze wskazaniem składników stałych i zmiennych,
  • Potwierdzenie przyczyny rozwiązania umowy (likwidacja stanowiska, restrukturyzacja, inne przyczyny niedotyczące pracownika),
  • Sprawdzenie regulaminu wynagradzania i układu zbiorowego pod kątem korzystniejszych postanowień,
  • Weryfikacja statusu pracownika jako potencjalnego sygnalisty.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej analizy – błędne obliczenie odprawy może mieć nieodwracalne konsekwencje finansowe i procesowe. W sprawie weryfikacji podstawy odprawy lub obsługi zwolnień grupowych – umów spotkanie: info@kordeckipartners.com.

Jak umowy terminowe i staż wpływają na odprawę?

Zgodnie z art. 251 § 1 k.p. łączny czas zatrudnienia na podstawie umów na czas określony u tego samego pracodawcy nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przekroczenie tych limitów powoduje, że umowa przekształca się z mocy prawa w umowę na czas nieokreślony. Ma to bezpośredni wpływ na prawo do odprawy i jej wysokość.

Pracownik zatrudniony na umowach terminowych, które przekształciły się w umowę bezterminową, ma staż zakładowy liczony od daty pierwszego zatrudnienia. Pracodawca, który rozwiąże z nim stosunek pracy z przyczyn leżących po swojej stronie po 9 latach współpracy, zapłaci odprawę trzymiesięczną – nawet jeśli przez pierwsze lata pracownik był formalnie zatrudniony na czas określony. To częsty błąd przy restrukturyzacjach w sektorze produkcyjnym.

Okresy wypowiedzenia wynikające z art. 36 § 1 k.p. nie są elementem obliczania odprawy, ale mają wpływ na dzień rozwiązania stosunku pracy. Przy 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia, jeśli pracodawca wypłaci wynagrodzenie za czas wypowiedzenia bez obowiązku świadczenia pracy, odprawa i tak staje się wymagalna w dniu zakończenia stosunku pracy – nie wcześniej. Wcześniejsza wypłata odprawy może być korzystna podatkowo, ale wymaga ostrożności przy planowaniu przepływów finansowych.

Micro-case: spółka produkcyjna z Dolnego Śląska, wiosna 2025 r. – przy zwolnieniu 45 pracowników działu montażu nie doliczono do stażu zakładowego okresu zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, który przejął zakład w 2019 r. na podstawie art. 231 k.p. Różnica w odprawach wyniosła łącznie około 320 000 zł. Sprawa trafiła do Państwowej Inspekcji Pracy, która nakazała dopłatę.

Przy pracownikach posiadających zezwolenie na pracę lub Blue Card Polska staż zakładowy liczy się analogicznie. Przerwy wynikające z konieczności odnowienia zezwolenia nie przerywają stażu, jeśli pracodawca kontynuował zatrudnienie i złożył wniosek o nowe zezwolenie w ustawowym terminie. Kancelaria prawa pracy powinna zweryfikować dokumentację imigracyjną przed naliczeniem odprawy dla takich pracowników.

Odprawy a zwolnienia grupowe – dodatkowe obowiązki pracodawcy

Zwolnienia grupowe nakładają na pracodawcę obowiązki proceduralne, których naruszenie może skutkować nieważnością wypowiedzeń lub roszczeniami odszkodowawczymi. Pracodawca musi skonsultować zamiar zwolnień z zakładowymi organizacjami związkowymi lub – przy ich braku – z przedstawicielami pracowników. Konsultacje muszą trwać co najmniej 20 dni.

Następnie pracodawca zawiadamia powiatowy urząd pracy o planowanych zwolnieniach grupowych – co najmniej 30 dni przed datą pierwszego wypowiedzenia. Dopiero po upływie tego terminu i zakończeniu konsultacji można wręczać wypowiedzenia. Naruszenie procedury notyfikacyjnej nie pozbawia pracowników prawa do odprawy, ale otwiera drogę do roszczeń odszkodowawczych.

Odprawa w ramach zwolnień grupowych jest wypłacana niezależnie od innych świadczeń: odszkodowania za skrócenie okresu wypowiedzenia, wynagrodzenia za czas wypowiedzenia czy ekwiwalentu za urlop. Kumulacja tych świadczeń może być znaczącym obciążeniem finansowym. Przy planowaniu budżetu restrukturyzacji należy uwzględnić wszystkie składowe – nie tylko odprawy. W 2026 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu 4 150 zł, maksymalna odprawa wynosi 62 250 zł na pracownika.

Pracodawcy, którzy wdrożyli wewnętrzny kanał zgłoszeń wymagany przez ustawę o sygnalistach, powinni przed zwolnieniami grupowymi zweryfikować, czy żaden z zwalnianych pracowników nie jest aktywnym sygnalistą. Ochrona sygnalisty przed zwolnieniem obowiązuje przez 12 miesięcy od dokonania zgłoszenia – nawet jeśli zwolnienie następuje w ramach szerszej restrukturyzacji. Zignorowanie tego wymogu grozi karami do 1 080 000 zł.

Dla firm z pracownikami zagranicznymi – szczególnie posiadaczami dokumentów pobytowych powiązanych z zatrudnieniem – zwolnienie grupowe może rodzić dodatkowe obowiązki informacyjne wobec urzędu ds. cudzoziemców. Utrata zatrudnienia przez posiadacza Blue Card Polska skutkuje obowiązkiem poinformowania właściwego organu w terminie 15 dni. Pracodawca powinien poinformować pracownika o tym obowiązku w ramach procedury zwolnienia.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – szczególnie przy planowanej restrukturyzacji zatrudnienia – wymaga analizy zarówno poprawności obliczenia odpraw, jak i kompletności procedury zwolnień grupowych. Błędy na tym etapie mogą mieć nieodwracalne skutki finansowe i reputacyjne. Jeśli Państwa firma planuje zwolnienia grupowe lub indywidualne z przyczyn niedotyczących pracowników i chcą Państwo zweryfikować poprawność naliczenia odpraw – przeprowadzimy pełny audyt dokumentacji i podstaw wynagrodzenia: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik zatrudniony na umowie na czas określony ma prawo do odprawy?

O: Tak, jeśli rozwiązanie umowy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika i pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób. Forma umowy – terminowa lub bezterminowa – nie wyklucza prawa do odprawy. Staż zakładowy liczy się od daty pierwszego zatrudnienia u danego pracodawcy, z uwzględnieniem ewentualnych przekształceń umów terminowych w bezterminowe na podstawie artykułu 25 ustęp 1 paragraf 1 Kodeksu pracy po przekroczeniu limitu 33 miesięcy.

P: Jakie składniki wynagrodzenia wlicza się do podstawy odprawy?

O: Do podstawy wlicza się wynagrodzenie zasadnicze, regularne premie i prowizje uśrednione z ostatnich 3 miesięcy, wynagrodzenie za nadgodziny oraz stałe dodatki. Nie wlicza się jednorazowych nagród uznaniowych, świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, ekwiwalentów za narzędzia ani diet za podróże służbowe. Błędne uwzględnienie świadczeń socjalnych w podstawie jest najczęstszą przyczyną sporów sądowych w sprawach o odprawy.

P: Ile kosztuje konsultacja prawna w sprawie obliczenia odprawy?

O: Koszt zależy od skali restrukturyzacji i złożoności struktury wynagrodzenia. Przy zwolnieniach indywidualnych wystarczy zazwyczaj jednorazowa analiza dokumentacji płacowej. Przy zwolnieniach grupowych kancelaria prawa pracy przeprowadza pełny audyt obejmujący weryfikację stażu, podstawy wynagrodzenia, procedury notyfikacyjnej i statusu sygnalistów. Unikanie tego kosztu przy błędnym naliczeniu kilkudziesięciu odpraw może okazać się nieodwracalnie droższe. Kontakt: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i restrukturyzacji zatrudnienia. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.