Firma technologiczna z Mazowsza zatrudnia pięciu specjalistów z Ukrainy i planuje ściągnąć kolejnych dziesięciu z Indii. Dział HR dostaje zadanie: zamknąć temat w sześć tygodni. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – procedura zezwoleń, rejestracji w ZUS i dostosowania umów do polskiego Kodeksu pracy potrafi zająć dwa razy tyle. Każdy dzień opóźnienia to stanowisko, które stoi puste, i projekt, który się nie kręci.

Relokacja pracowników do Polski wymaga spełnienia wymagań z co najmniej trzech obszarów prawa: imigracyjnego, prawa pracy i prawa podatkowego. Podstawowe instrumenty to zezwolenie na pracę lub Blue Card Polska, zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz dostosowanie umowy o pracę do przepisów Kodeksu pracy. Naruszenie choćby jednego z tych wymogów grozi sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy lub Urzędu do Spraw Cudzoziemców, a w skrajnych przypadkach – deportacją pracownika i utratą możliwości ponownego zatrudnienia go przez kolejne lata.

Ten przewodnik omawia kolejno: ramy prawne relokacji, procedurę zezwoleń na pracę, obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy, aspekty transgraniczne i podatkowe oraz checklistę wdrożeniową. Każda sekcja kończy się wnioskiem praktycznym, bo pracodawca musi pamiętać o jednym: zaniechanie działa tu szybciej niż działanie.

Jakie przepisy regulują relokację pracowników do Polski?

Relokacja pracowników spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego podlega w Polsce kilku równoległym reżimom prawnym. Kluczowe akty to ustawa z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz Kodeks pracy. Nad przestrzeganiem przepisów czuwają Urząd do Spraw Cudzoziemców, Państwowa Inspekcja Pracy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dla pracowników z Ukrainy dodatkowym filtrem jest polska ustawa sankcyjna z 2022 r., której szczegółowe omówienie obowiązków i kar znajdą Państwo w naszej analizie.

Obywatele Unii Europejskiej i EOG korzystają ze swobody przepływu pracowników. Pracodawca rejestruje ich w ZUS i podpisuje umowę – formalności imigracyjnych brak. Sytuacja komplikuje się przy obywatelach państw trzecich. Tu wymagane jest jedno z kilku zezwoleń: zezwolenie na pracę typu A (standardowe), zezwolenie typu L (dla pracowników przenoszonych wewnątrz grupy kapitałowej, tzw. ICT) lub Karta Niebieska UE – Blue Card Polska – dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Każda ścieżka ma inny czas oczekiwania i inne progi.

Warto od razu wskazać, że pracownicy z Ukrainy przebywający w Polsce na podstawie przepisów specustawy z marca 2022 r. mogą podjąć pracę bez odrębnego zezwolenia – wystarczy zgłoszenie przez system praca.gov.pl w ciągu 14 dni od zatrudnienia. To istotne uproszczenie, ale nie zwalnia pracodawcy z obowiązków wynikających z Kodeksu pracy ani z rejestracji w ZUS.

Jak uzyskać zezwolenie na pracę i ile to trwa?

Zezwolenie na pracę wydaje właściwy wojewoda – co do zasady ten, na terenie którego siedzibę ma pracodawca. Standardowe zezwolenie typu A wymaga złożenia wniosku z kompletem dokumentów: informacją starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych z rynku lokalnego (tzw. test rynku pracy), kopią umowy z pracownikiem lub ofertą pracy oraz dokumentami rejestrowymi spółki. Czas oczekiwania wynosi od 30 do 90 dni, choć w województwach z największą liczbą wniosków (mazowieckie, małopolskie) bywa dłuższy.

Blue Card Polska – formalnie Karta Niebieska UE – to ścieżka dla specjalistów z wyższym wykształceniem lub co najmniej pięcioletnim doświadczeniem zawodowym. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie kwalifikujące do Blue Card wynosi 150% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce, co przekłada się na próg zbliżony do PLN 12 272,58 brutto miesięcznie – identyczny z progiem dla Blue Card w ujęciu dyrektywy unijnej. Karta uprawnia do pobytu i pracy przez 3 lata z możliwością przedłużenia, a po 18 miesiącach daje prawo do mobilności wewnątrz UE.

Zezwolenie ICT (typ L) dedykowane jest pracownikom przenoszonym wewnątrz grupy kapitałowej. Wymaga udokumentowania co najmniej 3-miesięcznego zatrudnienia w podmiocie powiązanym za granicą oraz wykazania związku między podmiotem wysyłającym a polskim pracodawcą. Procedura trwa zwykle 4–6 tygodni. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – brak dokumentów potwierdzających powiązanie kapitałowe to najczęstsza przyczyna odmowy.

Odrębną kwestią jest zezwolenie na pobyt. Pracownik spoza EOG, który ma przebywać w Polsce dłużej niż 90 dni, musi uzyskać zezwolenie na pobyt czasowy, najczęściej łączone z zezwoleniem na pracę w ramach jednej decyzji (zezwolenie jednolite). Złożenie wniosku o zezwolenie jednolite należy do pracownika, ale pracodawca de facto inicjuje cały proces, dostarczając dokumenty potwierdzające zatrudnienie.

Jakie obowiązki nakłada na pracodawcę Kodeks pracy przy relokacji?

Relokacja pracownika do Polski oznacza, że do jego stosunku pracy zastosowanie znajdą przepisy polskiego Kodeksu pracy – niezależnie od tego, jakim prawem rządzi się umowa podpisana za granicą. Wynika to z art. 8 rozporządzenia Rzym I oraz z przepisów wymuszających zastosowanie. Pracodawca musi dostosować warunki zatrudnienia do polskich standardów minimalnych w ciągu 30 dni od momentu, gdy pracownik faktycznie zacznie świadczyć pracę na terytorium Polski.

Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony u tego samego pracodawcy nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. To ograniczenie ma bezpośrednie znaczenie przy relokacji: jeśli pracownik był już wcześniej zatrudniony w polskim oddziale na umowach terminowych, pracodawca musi sprawdzić, czy kolejna umowa nie narusza limitu. Przekroczenie go powoduje przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony z mocy prawa.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Wynoszą one: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat oraz 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Umowy zawarte za granicą często przewidują krótsze okresy – ich automatyczne przeniesienie do polskiej umowy jest błędem, który Państwowa Inspekcja Pracy traktuje jako naruszenie przepisów ochronnych.

Osobna kwestia to ochrona sygnalistów. Od 25 września 2024 r. obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów. Zgodnie z art. 8 tej ustawy każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi prowadzić wewnętrzny kanał zgłoszeń. Relokacja pracowników często powiększa stan zatrudnienia powyżej tego progu – i uruchamia obowiązek wdrożenia procedury, o której zarząd nierzadko nie wie.

Aspekty transgraniczne i podatkowe relokacji – na co uważać?

Firma produkcyjna z Dolnego Śląska przeniosła latem 2024 r. czterech inżynierów z zakładu w Niemczech do polskiego oddziału. Trzy miesiące później okazało się, że dwóch z nich nadal formalnie pozostaje na liście płac spółki niemieckiej, co wygenerowało podwójne składki ubezpieczeniowe – w Polsce i w Niemczech. Błąd kosztował ponad PLN 80 000 w korekcie i odsetkach. Tego rodzaju sytuacja jest klasycznym przykładem skutków pominięcia analizy koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Dla pracowników przemieszczających się w obrębie UE zastosowanie mają rozporządzenia nr 883/2004 i 987/2009. Pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu w jednym państwie członkowskim – co do zasady w tym, w którym wykonuje pracę. Przy delegowaniu trwającym do 24 miesięcy możliwe jest utrzymanie ubezpieczenia w kraju macierzystym na podstawie formularza A1. Przekroczenie tego okresu bez przedłużenia A1 lub zawarcia umowy specjalnej skutkuje obowiązkiem objęcia pracownika polskim ZUS wstecznie.

Z perspektywy podatkowej relokacja uruchamia pytanie o rezydencję podatkową pracownika. Osoba, która przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym lub ma tu centrum interesów życiowych, staje się polskim rezydentem podatkowym. Pracodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych ma obowiązek pobierać zaliczki na PIT od chwili, gdy pracownik uzyska status rezydenta. Niedopełnienie tego obowiązku grozi odpowiedzialnością płatnika na gruncie Ordynacji podatkowej.

Dla inwestorów zagranicznych wchodzących na rynek polski – szczególnie z Azji i krajów WNP – dodatkowym wyzwaniem jest brak umów o unikaniu podwójnego opodatkowania z niektórymi jurysdykcjami lub ich ograniczony zakres. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie analizy rezydencji podatkowej każdego relokowanego pracownika jeszcze przed datą faktycznego przeniesienia. Pełną ofertę usług z zakresu prawa pracy i mobilności globalnej znajdą Państwo na stronie praktyki employment KORDECKI & Partners.

Odrębnym zagadnieniem jest obowiązek informacyjny wobec pracownika delegowanego w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE (implementowanej w Polsce). Pracodawca delegujący pracownika do Polski z innego państwa UE musi zapewnić mu co najmniej polskie warunki minimalne – wynagrodzenie, urlop, normy czasu pracy – i zgłosić delegowanie przez system PUE ZUS lub właściwy organ. Niezgłoszenie delegowania grozi karą do PLN 30 000.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy relokacja dotyczy więcej niż jednej jurysdykcji lub wiąże się z przeniesieniem wewnątrz grupy kapitałowej – wymaga indywidualnej analizy, której wyniki mogą nieodwracalnie wpłynąć na koszty zatrudnienia i ryzyko sankcji. Zaniechanie weryfikacji statusu ubezpieczeniowego i podatkowego pracownika przed relokacją zamyka drogę do prostych korekt i naraża spółkę na odpowiedzialność wsteczną sięgającą nawet 5 lat.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację co najmniej 3 pracowników spoza EOG lub przeprowadza transfer wewnątrzgrupowy z innego państwa UE – przeprowadzimy analizę ryzyka podatkowego i ubezpieczeniowego, przygotujemy dokumentację zezwoleń i dostosujemy umowy do wymogów Kodeksu pracy: info@kordeckipartners.com.

Checklista wdrożeniowa – co przygotować przed relokacją pracownika do Polski?

Pracodawca musi pamiętać o jednym: każdy etap relokacji ma własny termin, a opóźnienie na jednym etapie blokuje kolejne. Poniższa lista obejmuje działania niezbędne przed faktycznym rozpoczęciem pracy przez pracownika w Polsce. Brak choćby jednej pozycji może skutkować wstrzymaniem legalizacji pobytu lub karą ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

  • Weryfikacja ścieżki zezwoleniowej: ustalenie, czy pracownik kwalifikuje się do Blue Card Polska, zezwolenia ICT, uproszczonej procedury dla obywateli Ukrainy lub standardowego zezwolenia typu A – z uwzględnieniem czasu oczekiwania u właściwego wojewody.
  • Dostosowanie umowy o pracę: sprawdzenie limitów umów terminowych z art. 25(1) § 1 k.p., dostosowanie okresów wypowiedzenia do art. 36 § 1 k.p. oraz zapewnienie wynagrodzenia co najmniej na poziomie polskiego minimum (od 1 stycznia 2026 r. – PLN 4 666 brutto miesięcznie).
  • Rejestracja w ZUS i analiza formularza A1: zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy; przy pracownikach z UE – weryfikacja, czy wymagany jest formularz A1 z kraju macierzystego.
  • Analiza rezydencji podatkowej: ustalenie, od kiedy pracownik stanie się polskim rezydentem podatkowym i od kiedy pracodawca jest zobowiązany pobierać zaliczki na PIT.
  • Wdrożenie kanału sygnalistów: jeśli relokacja powiększa zatrudnienie powyżej 50 osób, uruchomienie wewnętrznego kanału zgłoszeń zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. – najpóźniej w dniu przekroczenia progu.

Firma IT z Małopolski wdrożyła w jesieni 2025 r. relokację ośmiu programistów z Gruzji. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu dokumentacji i równoległemu złożeniu wniosków o zezwolenia jednolite udało się zamknąć całą procedurę w 7 tygodni – o połowę krócej niż przy standardowym podejściu sekwencyjnym. Równoległość działań to jeden z kluczowych elementów sprawnej relokacji.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy relokacja obejmuje pracowników z wielu krajów jednocześnie lub gdy termin jest napięty – wymaga indywidualnego harmonogramu działań. Niedotrzymanie choćby jednego terminu może nieodwracalnie opóźnić cały projekt i narazić spółkę na straty operacyjne niemożliwe do odzyskania.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników do Polski i chce uniknąć błędów proceduralnych – przygotujemy harmonogram zezwoleń, zweryfikujemy umowy i przeprowadzimy analizę podatkową dla każdego pracownika: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik z Ukrainy może zacząć pracę w Polsce bez zezwolenia na pracę?

O: Tak – obywatele Ukrainy przebywający w Polsce na podstawie przepisów specustawy z marca 2022 roku mogą podjąć legalną pracę bez odrębnego zezwolenia. Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnienie przez system praca.gov.pl w ciągu 14 dni od nawiązania stosunku pracy. Niezgłoszenie w terminie jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Uproszczenie nie zwalnia z obowiązków wynikających z Kodeksu pracy ani z rejestracji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

P: Ile kosztuje i trwa procedura uzyskania Blue Card Polska?

O: Opłata za wydanie Karty Niebieskiej UE (Blue Card Polska) wynosi 440 PLN. Czas oczekiwania na decyzję wynosi od 30 do 60 dni, choć w województwie mazowieckim bywa dłuższy ze względu na liczbę składanych wniosków. Karta wydawana jest na okres do 3 lat z możliwością przedłużenia. Warunkiem jest wynagrodzenie na poziomie co najmniej 150% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce – w 2026 roku jest to próg zbliżony do PLN 12 272,58 brutto miesięcznie.

P: Czy pracodawca musi wdrożyć kanał sygnalistów, jeśli zatrudnia pracowników z zagranicy?

O: Obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń na podstawie artykułu 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników – niezależnie od ich obywatelstwa. Liczeni są wszyscy pracownicy świadczący pracę na terytorium Polski, w tym relokowanym. Przekroczenie progu 50 osób w wyniku relokacji uruchamia obowiązek natychmiastowego wdrożenia procedury. Za brak kanału grozi kara grzywny, a za działania odwetowe wobec sygnalisty – kara do 3 lat pozbawienia wolności i grzywna do PLN 1 080 000.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do relokacji pracowników, mobilności globalnej i prawa pracy. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autor: Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Data publikacji: 21.02.2026

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.