Firma z branży IT z Mazowsza zatrudniła programistę na trzecią z kolei umowę na czas określony. Każda trwała rok. Razem – trzy lata. Pracodawca był przekonany, że wszystko jest w porządku. Dopiero kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) ujawniła, że pracownik od miesięcy powinien być zatrudniony na czas nieokreślony – ze wszystkimi konsekwencjami, jakie z tego wynikają.

Reguła 33 miesięcy wynika bezpośrednio z artykułu 25 z indeksem pierwszym paragrafu pierwszego Kodeksu pracy. Przepis stanowi, że łączny czas trwania umów na czas określony zawieranych z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje przekształcenie zatrudnienia w umowę na czas nieokreślony – z mocy prawa, bez konieczności składania jakichkolwiek oświadczeń.

Poniższy przewodnik omawia, jak liczyć 33 miesiące, jakie wyjątki dopuszcza prawo, gdzie najczęściej pojawiają się błędy – i co zrobić, gdy limit już został przekroczony. Zagadnienia te są szczególnie istotne dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców, pracowników projektowych i kadry zarządzającej.

Skąd pochodzi reguła 33 miesięcy i jak działa w praktyce?

Przepis art. 25(1) § 1 k.p. obowiązuje w obecnym kształcie od 22 lutego 2016 r. Jego celem było ograniczenie nadużywania umów terminowych jako substytutu stałego zatrudnienia. Zanim ustawa weszła w życie, pracodawcy zawierali kolejne umowy na czas określony przez wiele lat – bez formalnych konsekwencji. Dziś każde przekroczenie limitu 33 miesięcy lub zawarcie czwartej umowy z rzędu skutkuje automatycznym przekształceniem w umowę bezterminową.

Mechanizm działa podwójnie. Pracownik jest chroniony, jeśli łączny czas umów przekroczy 33 miesiące – nawet gdy liczba umów nie przekroczyła trzech. Ochrona działa też w drugą stronę: jeśli pracodawca zawarł czwartą umowę, przekształcenie następuje od dnia jej zawarcia – niezależnie od tego, ile miesięcy upłynęło łącznie.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – liczy się suma wszystkich umów na czas określony zawartych z tym samym pracodawcą. Umowy u różnych pracodawców (nawet w tej samej grupie kapitałowej) co do zasady nie są sumowane. Wyjątkiem jest obejście prawa przez strukturę holdingową – wtedy inspekcja pracy lub sąd może ocenić rzeczywisty charakter zatrudnienia.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie przez dział HR ewidencji dat zawarcia i rozwiązania każdej umowy terminowej. Jeden arkusz kalkulacyjny może zapobiec wielomiesięcznemu sporowi przed sądem pracy. Sąd Najwyższy (SN) wielokrotnie wskazywał, że przekształcenie następuje z mocy prawa – pracodawca nie może go „cofnąć" jednostronnym oświadczeniem.

Jakie wyjątki od reguły 33 miesięcy przewiduje Kodeks pracy?

Przepis art. 25(1) § 1 k.p. wprost wymienia sytuacje, w których limity nie mają zastosowania. Chodzi o umowy zawarte w celu zastępstwa pracownika nieobecnego, w celu wykonania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, w celu wykonania pracy przez okres kadencji oraz wtedy, gdy pracodawca wskazał obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. Ten ostatni wyjątek jest najczęściej nadużywany i najczęściej kwestionowany przez PIP.

Obiektywne przyczyny muszą być rzeczywiste i konkretne – nie wystarczy ogólnikowe powołanie się na „specyfikę pracy" lub „niepewność rynkową". Pracodawca jest zobowiązany zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od zawarcia takiej umowy. Brak zawiadomienia nie powoduje automatycznej nieważności umowy, ale stanowi wykroczenie zagrożone grzywną.

Wyjątek dotyczący pracy sezonowej jest stosunkowo czytelny. Trudniejszy w praktyce jest wyjątek kadencyjny – dotyczy on przede wszystkim członków zarządów i rad nadzorczych, których umowa o pracę jest powiązana z kadencją. Tutaj jednak trzeba zachować ostrożność: umowa na czas kadencji musi być rzeczywiście powiązana z pełnieniem funkcji, a nie stanowić obejście przepisów dla dowolnego stanowiska kierowniczego.

Dla pracowników z zagranicy – zwłaszcza tych zatrudnionych na podstawie zezwolenia na pracę lub Blue Card Polska – wyjątki te mają dodatkowe znaczenie. Zezwolenie jest wydawane na czas określony i często wiąże się z umową terminową. Pracodawca powinien zaplanować ścieżkę zatrudnienia tak, by nie wpaść w pułapkę 33 miesięcy w momencie, gdy pracownik ubiega się o kolejne zezwolenie. Szczegółowe informacje o zezwoleniu na pobyt i harmonogramie postępowań znajdą Państwo w naszym opracowaniu o zezwoleniu na pobyt czasowy.

Mikro-przypadek z życia: firma logistyczna z Pomorza zatrudniła kierowcę z Ukrainy na trzy kolejne umowy roczne, powołując się za każdym razem na „sezonowość". Inspekcja pracy zakwestionowała ten wyjątek, wskazując, że praca kierowcy była wykonywana przez cały rok. Skutek: przekształcenie w umowę na czas nieokreślony i konieczność wypłaty odprawy przy rozwiązaniu stosunku pracy.

Gdzie najczęściej pojawiają się błędy przy umowach terminowych?

Trzy kategorie błędów powtarzają się w niemal każdej kontroli PIP dotyczącej umów na czas określony. Pierwsza – nieprawidłowe liczenie okresu. Pracodawcy często mylą datę podpisania umowy z datą rozpoczęcia pracy. Dla reguły 33 miesięcy liczy się czas trwania umowy, a nie faktyczny czas świadczenia pracy. Urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności nie zatrzymują biegu terminu.

Druga kategoria – przerwy między umowami. Przepis art. 25(1) § 1 k.p. nie przewiduje „resetowania licznika" przez krótką przerwę między umowami. Praktyka zawierania umów z miesięczną przerwą, by „zacząć od nowa", jest nieskuteczna i traktowana przez sądy jako obejście prawa. Sąd Najwyższy wyraźnie wskazał, że przerwa musi być rzeczywista i uzasadniona – nie instrumentalna.

Trzecia kategoria – brak monitorowania w grupach spółek. Jeśli pracownik był zatrudniony w spółce-córce, a następnie przeszedł do spółki-matki, pracodawca może błędnie uznać, że „licznik" się zeruje. W sytuacji gdy zmiana pracodawcy miała charakter pozorny (ten sam zakład pracy, te same obowiązki, ta sama kadra zarządzająca), sąd może uznać ciągłość zatrudnienia. Odpowiedzialność za prawidłowe monitorowanie spoczywa na pracodawcy – nie na pracowniku.

W praktyce warto przygotować co najmniej:

  • rejestr wszystkich umów terminowych z datami zawarcia i rozwiązania,
  • notatkę o podstawie wyjątku przy każdej umowie przekraczającej standardowe limity,
  • dowód zawiadomienia inspektora pracy (w przypadku wyjątku obiektywnych przyczyn),
  • dokumentację potwierdzającą charakter pracy (sezonowy, zastępczy, kadencyjny),
  • plan ścieżki zatrudnienia dla pracowników zbliżających się do limitu 33 miesięcy.

Mikro-przypadek: spółka produkcyjna z Małopolski zatrudniała specjalistę ds. jakości na kolejnych umowach terminowych przez łącznie 38 miesięcy. Przekształcenie nastąpiło z mocy prawa po 33 miesiącach. Gdy pracodawca próbował rozwiązać umowę „na czas określony", pracownik złożył odwołanie do sądu pracy. Sąd przywrócił go do pracy – na umowie bezterminowej – i zasądził wynagrodzenie za cały okres pozostawania bez pracy.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać analizy, czy doszło już do przekształcenia umowy – i jakie z tego wynikają konsekwencje. Przekształcenie jest nieodwracalne: nie można cofnąć skutków przekroczenia limitu jednostronnym oświadczeniem pracodawcy.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników na kolejnych umowach terminowych i zbliża się do progu 33 miesięcy – przeprowadzimy audyt umów, ocenimy ryzyko przekształcenia i zaproponujemy plan działania: info@kordeckipartners.com.

Jak reguła 33 miesięcy wpływa na zatrudnienie cudzoziemców i pracowników transgranicznych?

Zatrudnienie cudzoziemców spoza Unii Europejskiej łączy się z dodatkową warstwą regulacji. Zezwolenie na pracę jest wydawane na czas określony – zazwyczaj od roku do trzech lat. Pracodawca, który chce przedłużyć zatrudnienie, musi złożyć wniosek o nowe zezwolenie, co często wiąże się z zawarciem kolejnej umowy terminowej. W efekcie pracownik po kilku latach może spełnić przesłanki z art. 25(1) § 1 k.p. – i nabyć prawo do umowy na czas nieokreślony – mimo że jego status pobytowy jest nadal tymczasowy.

To napięcie między prawem pracy a prawem administracyjnym jest jednym z trudniejszych zagadnień w praktyce kancelarii prawa pracy obsługujących pracodawców zatrudniających obywateli Ukrainy, Białorusi czy innych krajów spoza UE. Blue Card Polska (Niebieska Karta UE) jest wydawana dla wysoce wykwalifikowanych pracowników i wymaga minimalnego wynagrodzenia na poziomie 12 272,58 PLN miesięcznie w 2026 r. Posiadacze Blue Card często są zatrudniani na umowach terminowych powiązanych z kartą – co może prowadzić do konfliktu z regułą 33 miesięcy.

Z perspektywy pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców bezpieczniejszym rozwiązaniem jest – po upływie pierwszych 33 miesięcy – zawarcie umowy na czas nieokreślony i równoległe staranie się o kolejne zezwolenie na pracę lub pobyt. Umowa bezterminowa nie blokuje uzyskania zezwolenia. Pozwala natomiast uniknąć ryzyka, że pracownik zakwestionuje charakter swojego zatrudnienia przed sądem pracy lub – co coraz częstsze – zgłosi nieprawidłowości jako sygnalista.

Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r., obowiązująca od 25 września 2024 r., nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń (art. 8 ustawy o sygnalistach). Naruszenia przepisów prawa pracy – w tym stosowanie umów terminowych niezgodnie z Kodeksem pracy – mogą być przedmiotem zgłoszenia przez sygnalistę. Retaliacja wobec takiego pracownika grozi karą do 1 080 000 PLN i do 3 lat pozbawienia wolności (art. 54 ustawy o sygnalistach).

Dla inwestorów zagranicznych wchodzących na rynek polski – zwłaszcza z Niemiec i krajów skandynawskich – reguła 33 miesięcy bywa zaskoczeniem. W wielu zachodnich systemach prawnych elastyczne zatrudnienie terminowe jest dopuszczalne przez dłuższy czas lub pod innymi warunkami. Polskie prawo pracy jest w tym zakresie bardziej restrykcyjne. Prawidłowe zaplanowanie struktury zatrudnienia od pierwszego dnia działalności w Polsce pozwala uniknąć kosztownych korekt po kilku latach.

Co zrobić, gdy limit 33 miesięcy został już przekroczony?

Przekształcenie umowy następuje z mocy prawa – od dnia, w którym doszło do przekroczenia limitu lub zawarcia czwartej umowy. Pracodawca nie musi podpisywać żadnego aneksu ani wydawać żadnego świadectwa. Pracownik nabywa status zatrudnionego na czas nieokreślony automatycznie. Konsekwencje są jednak bardzo konkretne i natychmiastowe.

Przede wszystkim zmieniają się okresy wypowiedzenia. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. wynoszą one: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat i 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Pracownik z wieloletnim stażem na umowach terminowych – który nagle okazuje się zatrudniony bezterminowo – może mieć prawo do 3-miesięcznego wypowiedzenia. Rozwiązanie umowy bez zachowania tego okresu grozi roszczeniem o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy.

Ponadto rozwiązanie umowy na czas nieokreślony wymaga podania przyczyny i – w przypadku związkowców lub pracowników szczególnie chronionych – konsultacji ze związkiem zawodowym lub uzyskania zgody odpowiedniego organu. Pracodawca, który nie wie, że doszło do przekształcenia, może wypowiedzieć umowę bez zachowania tych wymogów. To otwiera drogę do sporu sądowego.

W przypadku sporu sądowego koszty postępowania w sprawach pracowniczych są relatywnie niskie dla pracownika (brak opłat sądowych przy wartości sporu do określonego progu), co zachęca do dochodzenia roszczeń. Pracodawca natomiast ponosi pełne koszty procesu, ewentualnej apelacji i potencjalnej egzekucji wyroku. Szczegółowe informacje o prowadzeniu sporów przed sądami polskimi znajdą Państwo w naszej praktyce sporów i arbitrażu.

Co konkretnie zrobić po stwierdzeniu przekroczenia limitu? Przede wszystkim nie podejmować pochopnych decyzji. Rozwiązanie umowy „na wszelki wypadek" bez analizy prawnej może pogorszyć sytuację pracodawcy. Następnie warto przeprowadzić audyt wszystkich umów terminowych w firmie – nie tylko tej jednej – by ocenić skalę problemu. Wreszcie, jeśli konieczne jest rozwiązanie stosunku pracy, należy to zrobić z zachowaniem wszystkich wymogów właściwych dla umowy bezterminowej.

Często zadawane pytania

P: Czy przerwa między umowami na czas określony „resetuje" licznik 33 miesięcy?

O: Nie. Artykuł 25 z indeksem pierwszym paragraf pierwszy Kodeksu pracy nie przewiduje mechanizmu resetowania poprzez przerwę w zatrudnieniu. Sądy pracy traktują krótkie przerwy instrumentalne jako obejście przepisów i sumują okresy zatrudnienia tak, jakby przerwy nie było. Jedynie rzeczywista, uzasadniona przerwa i faktyczna zmiana charakteru zatrudnienia mogą mieć znaczenie – ale każdą taką sytuację należy oceniać indywidualnie.

P: Ile kosztuje błąd przy umowach terminowych i jak długo trwa spór sądowy?

O: Koszty zależą od stażu pracownika i wysokości wynagrodzenia. Przy rozwiązaniu umowy bez zachowania 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia pracownik może domagać się odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za ten okres lub przywrócenia do pracy. Sprawy pracownicze w pierwszej instancji trwają zazwyczaj od 6 do 18 miesięcy. Apelacja może przedłużyć postępowanie o kolejny rok lub dłużej. Do tego dochodzą koszty obsługi prawnej i ryzyko zasądzenia kosztów procesu od pracodawcy.

P: Czy reguła 33 miesięcy dotyczy umów z agencjami pracy tymczasowej?

O: Pracownicy tymczasowi są zatrudniani przez agencję pracy tymczasowej, nie przez pracodawcę-użytkownika. Do ich umów stosuje się odrębne przepisy ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, a nie artykuł 25 z indeksem pierwszym Kodeksu pracy. Reguła 33 miesięcy nie ma do nich bezpośredniego zastosowania. Jednak jeśli po zakończeniu współpracy z agencją pracodawca-użytkownik zatrudni tę samą osobę bezpośrednio – limit 33 miesięcy liczy się od nowa, bo zmienia się strona umowy.

Jak KORDECKI & Partners wspiera pracodawców w zarządzaniu umowami terminowymi?

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba zawartych umów, staż pracowników, branża i struktura zatrudnienia – decyduje o tym, czy ryzyko przekształcenia już wystąpiło, czy dopiero się zbliża. Błędna ocena tej sytuacji może mieć nieodwracalne konsekwencje: od konieczności wypłaty wielomiesięcznych odszkodowań po wieloletnie spory sądowe.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników na kolejnych umowach terminowych, planuje restrukturyzację zatrudnienia lub wdraża procedury compliance dla sygnalistów – przeprowadzimy audyt umów, ocenimy ryzyko i przygotujemy plan naprawczy: info@kordeckipartners.com.

Przy zatrudnieniu cudzoziemców, w tym posiadaczy Blue Card Polska lub zezwoleń na pracę, warto też sprawdzić naszą analizę poświęconą zezwoleniu na pobyt czasowy – harmonogramowi i wymaganiom.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.