Firma z Krakowa przez trzy lata budowała rozpoznawalną markę w branży e-commerce. Gdy wreszcie zdecydowała się złożyć wniosek o rejestrację znaku towarowego w Urzędzie Patentowym RP (UPRP), okazało się, że niemal identyczny znak – w tej samej klasie towarowej – zgłosiła konkurencja dwa miesiące wcześniej. Trzy lata pracy marketingowej, bez ochrony prawnej.

Rejestracja znaku towarowego w UPRP daje właścicielowi wyłączne prawo do używania oznaczenia na terytorium Polski przez 10 lat, z możliwością przedłużenia. Podstawę prawną stanowi ustawa Prawo własności przemysłowej. Opłata urzędowa za zgłoszenie jednoklasowe wynosi 450 PLN w trybie elektronicznym. Postępowanie trwa przeciętnie od 6 do 14 miesięcy, zależnie od ewentualnych sprzeciwów.

Poniższy przewodnik omawia pełną procedurę – od badania zdolności rejestracyjnej, przez postępowanie zgłoszeniowe przed UPRP, po strategię obrony przed sprzeciwem i perspektywę rozszerzenia ochrony na rynki zagraniczne. Każdy etap zawiera praktyczne wskazówki i pułapki, które obserwujemy w codziennej pracy kancelarii.

Czym jest zdolność rejestracyjna znaku i jak ją ocenić przed zgłoszeniem?

Zdolność rejestracyjna to pierwszy filtr, który UPRP stosuje do każdego zgłoszenia. Znak musi być odróżniający, nieopierający się wyłącznie na opisie towaru lub usługi, i nie może kolidować ze wcześniejszymi prawami. Brak wstępnej weryfikacji to jeden z najkosztowniejszych błędów – urząd może odmówić rejestracji, a opłata urzędowa przepada.

Ocena zdolności rejestracyjnej obejmuje dwa niezależne badania. Pierwsze – bezwzględne przeszkody rejestracji – dotyczy charakteru odróżniającego samego znaku. Oznaczenia czysto opisowe, takie jak „SZYBKA DOSTAWA" dla usług kurierskich, nie uzyskają ochrony. Drugie badanie – względne przeszkody – polega na porównaniu znaku z wcześniejszymi rejestracjami i zgłoszeniami w tych samych lub podobnych klasach towarowych (klasyfikacja nicejska).

Narzędzia do wstępnego badania są dostępne bezpłatnie. Baza TMview (prowadzona przez EUIPO) i własna baza UPRP umożliwiają sprawdzenie kolidujących oznaczeń w ciągu kilkudziesięciu minut. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – samo przeszukanie bazy nie wystarczy. Znaki fonetycznie podobne, tłumaczenia nazwy czy oznaczenia w pokrewnych klasach towarowych wymagają oceny prawnej, nie tylko technicznego porównania ciągów znaków.

Inwestycja w profesjonalne badanie zdolności rejestracyjnej to koszt rzędu kilkuset złotych. Brak tego kroku może oznaczać utratę całego budżetu zgłoszeniowego i kilkumiesięczne opóźnienie w budowaniu ochrony marki.

Jak wygląda procedura zgłoszeniowa przed UPRP krok po kroku?

Zgłoszenie znaku towarowego do UPRP składa się w formie elektronicznej przez platformę e-UPRP lub pisemnie. Elektroniczne zgłoszenie jest tańsze – opłata za pierwszą klasę towarową wynosi 450 PLN, za każdą kolejną 120 PLN. Zgłoszenie papierowe kosztuje 550 PLN za pierwszą klasę. Data zgłoszenia ma znaczenie priorytetowe: od tego dnia liczy się pierwszeństwo wobec późniejszych zgłoszeń.

Procedura przebiega w kilku etapach. Po złożeniu wniosku UPRP przeprowadza badanie formalne (zwykle do 4 tygodni) – sprawdza kompletność dokumentacji i poprawność klasyfikacji towarów i usług. Następnie urząd publikuje zgłoszenie w Biuletynie Urzędu Patentowego. Od daty publikacji biegnie 3-miesięczny termin na wniesienie sprzeciwu przez osoby trzecie.

Jeśli sprzeciwu nie ma, UPRP wydaje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego. Właściciel uiszcza opłatę za ochronę: 400 PLN za pierwsze 10 lat w jednej klasie. Po wniesieniu opłaty urząd wpisuje znak do rejestru i wydaje świadectwo ochronne. Cały proces – bez sprzeciwu – trwa przeciętnie 8–10 miesięcy.

Warto zadbać o precyzyjną listę towarów i usług już na etapie zgłoszenia. Zbyt wąski zakres ochrony można później rozszerzyć tylko przez nowe zgłoszenie. Zbyt szeroki – może wywołać sprzeciw ze strony właścicieli wcześniejszych znaków w klasach, w których firma faktycznie nie działa.

Jakie są najczęstsze pułapki i jak się przed nimi bronić?

Postępowanie sprzeciwowe przed UPRP to etap, który zaskakuje wielu zgłaszających. Sprzeciw może wnieść każdy właściciel wcześniejszego prawa ochronnego lub zgłoszenia – w terminie 3 miesięcy od publikacji. Sprzeciw wstrzymuje bieg postępowania i wymaga aktywnej obrony: zgłaszający ma 2 miesiące na odpowiedź, a postępowanie może trwać kolejne 6–12 miesięcy.

Trzy najczęstsze błędy, które obserwujemy w praktyce:

  • Zgłoszenie znaku zbyt podobnego do istniejącego – fonetyczne lub wizualne podobieństwo wystarcza do sprzeciwu, nawet jeśli pisownia różni się jedną literą.
  • Błędna klasyfikacja towarów i usług – nieprawidłowe przypisanie do klasy nicejskiej może pozbawić ochrony kluczowe obszary działalności firmy.
  • Nieużywanie znaku przez 5 lat – prawo ochronne wygasa, jeśli właściciel nie używa znaku w obrocie handlowym przez ciągły okres 5 lat. Konkurencja może wówczas złożyć wniosek o wygaśnięcie prawa.

Odrębną kwestią jest ochrona znaku w środowisku cyfrowym. Rejestracja w UPRP nie obejmuje automatycznie domeny internetowej, profili w mediach społecznościowych ani nazwy aplikacji. W kontekście regulacji cyfrowych – takich jak AI Act (Rozporządzenie UE 2024/1689), które wchodzi w fazę pełnego stosowania od 2026 roku – firmy technologiczne powinny zadbać o ochronę nazw modeli AI i systemów algorytmicznych jako znaków towarowych, zanim zrobi to konkurencja.

Praktyczny wniosek: rejestracja znaku towarowego to nie jednorazowa czynność, lecz element ciągłego zarządzania portfolio IP. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest weryfikacja statusu rejestru co najmniej raz w roku i monitorowanie nowych zgłoszeń w klasach, w których firma działa.

Konkretna sytuacja Państwa marki może wymagać natychmiastowego działania. Każdy dzień bez rejestracji to dzień, w którym konkurencja może zająć Państwa miejsce w rejestrze – a tej utraty pierwszeństwa nie da się cofnąć.

Jeśli Państwa spółka planuje zgłoszenie znaku lub otrzymała zawiadomienie o sprzeciwie – przeprowadzimy badanie zdolności rejestracyjnej, przygotujemy dokumentację zgłoszeniową i będziemy reprezentować Państwa w postępowaniu przed UPRP: info@kordeckipartners.com.

Jak rozszerzyć ochronę znaku poza Polskę – EUTM, WIPO i strategie cross-border?

Rejestracja w UPRP chroni znak wyłącznie na terytorium Polski. Firmy działające na rynkach zagranicznych lub planujące ekspansję powinny rozważyć dwa równoległe tryby rozszerzenia ochrony: unijny znak towarowy (EUTM) oraz międzynarodowy system madrycki (WIPO).

Unijny znak towarowy (EUTM) rejestruje się w EUIPO w Alicante. Jedna rejestracja obejmuje wszystkie 27 państw członkowskich UE. Opłata podstawowa za jedną klasę wynosi 850 EUR (elektronicznie). Postępowanie trwa przeciętnie 4–6 miesięcy przy braku sprzeciwu. To efektywna kosztowo opcja dla firm z rynkami w kilku krajach UE jednocześnie.

System madrycki (Protokół Madrycki, WIPO) umożliwia uzyskanie ochrony w ponad 130 krajach przez jedno zgłoszenie składane za pośrednictwem UPRP lub bezpośrednio w WIPO. Opłaty zależą od liczby wskazanych krajów i klas towarowych. To rozwiązanie optymalne dla firm wchodzących na rynki azjatyckie, amerykańskie lub bliskowschodnie.

Dla inwestorów zagranicznych wchodzących na rynek polski – szczególnie z Ukrainy i krajów WNP, z którymi współpracujemy w ramach Ukrainian Desk i CIS Desk – rejestracja EUTM często jest pierwszym krokiem, a rejestracja w UPRP uzupełnia ochronę w specyficznych postępowaniach krajowych (np. przed polskimi sądami w sprawach naruszenia znaku). Kwestie związane z restrukturyzacją portfela IP przy wejściu na rynek polski warto rozważyć łącznie z innymi aspektami prawnymi – więcej o planowaniu struktury transakcyjnej w Polsce można znaleźć w naszym opracowaniu dotyczącym pre-pack w Polsce – procedura i harmonogram.

Firmy technologiczne powinny zwrócić uwagę na jeden dodatkowy aspekt: regulacje AI Act i DORA (Rozporządzenie UE 2022/2554, stosowane od 17 stycznia 2025 r.) nakładają na podmioty z sektora finansowego i dostawców systemów AI nowe obowiązki dokumentacyjne. Nazwy własne systemów, modeli i produktów cyfrowych objętych tymi regulacjami powinny być chronione jako znaki towarowe – zarówno na poziomie krajowym, jak i unijnym. Szczegółowe omówienie harmonogramu wdrożenia AI Act znajdą Państwo w artykule: AI Act – harmonogram wdrożenia dla polskich firm.

Co przygotować przed złożeniem wniosku – lista kontrolna

Prawidłowe przygotowanie dokumentacji skraca czas postępowania i minimalizuje ryzyko wezwań formalnych ze strony UPRP. Poniżej zestawienie elementów, które powinny być gotowe przed złożeniem zgłoszenia.

  • Wyraźne graficzne przedstawienie znaku (plik JPG lub PDF, min. 300 dpi) albo słowny opis dla znaków słownych.
  • Precyzyjna lista towarów i usług z przypisaniem do klas nicejskich – co najmniej weryfikacja przez prawnika IP przed złożeniem.
  • Wyniki badania zdolności rejestracyjnej: przeszukanie baz TMview i UPRP, ocena podobieństwa fonetycznego i wizualnego.
  • Decyzja o zakresie terytorialnym ochrony: tylko Polska (UPRP), UE (EUTM), czy ochrona międzynarodowa (WIPO).
  • Dane zgłaszającego zgodne z KRS lub CEIDG – błędy w danych właściciela opóźniają postępowanie o tygodnie.

Dla firm z branży technologicznej i sektora finansowego dodatkowym elementem listy jest weryfikacja, czy zgłaszany znak nie narusza wymogów informacyjnych wynikających z RODO (Rozporządzenie UE 2016/679) – dotyczy to w szczególności oznaczeń stosowanych w systemach przetwarzania danych osobowych, gdzie nazwa produktu może być powiązana z politiką prywatności i klauzulami zgody.

Jeden schemat decyzyjny, który stosujemy w praktyce: jeśli firma planuje używać znaku w więcej niż dwóch krajach UE w ciągu 3 lat – rejestracja EUTM jest tańsza niż suma krajowych rejestracji. Jeśli rynek docelowy to wyłącznie Polska – rejestracja w UPRP jest szybsza i mniej kosztowna.

Konkretne okoliczności Państwa firmy mogą zmieniać ten rachunek. Nieodwracalna utrata pierwszeństwa rejestracyjnego to ryzyko, którego nie można odrobić po fakcie.

Jeśli Państwa spółka przygotowuje zgłoszenie znaku towarowego lub potrzebuje audytu istniejącego portfolio IP – umów spotkanie z naszym zespołem: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu trwa rejestracja znaku towarowego w UPRP i od czego to zależy?

O: Standardowe postępowanie bez sprzeciwu trwa od 8 do 14 miesięcy. Jeśli zostanie wniesiony sprzeciw, postępowanie może wydłużyć się o kolejne 6–12 miesięcy. Na czas trwania procedury wpływa przede wszystkim kompletność dokumentacji złożonej przy zgłoszeniu oraz liczba sprzeciwów. Zgłoszenie elektroniczne przez platformę e-UPRP jest rozpatrywane sprawniej niż papierowe.

P: Czy rejestracja znaku w UPRP chroni markę w całej Unii Europejskiej?

O: To częste nieporozumienie. Rejestracja w UPRP chroni znak wyłącznie na terytorium Polski. Ochrona obejmująca wszystkie 27 państw członkowskich UE wymaga odrębnej rejestracji unijnego znaku towarowego (EUTM) w EUIPO. Opłata za jedną klasę w EUTM wynosi 850 EUR. Firmy planujące ekspansję zagraniczną powinny podjąć decyzję o zakresie terytorialnym ochrony już na etapie pierwszego zgłoszenia.

P: Co się stanie, jeśli przez kilka lat nie będę używał zarejestrowanego znaku towarowego?

O: Brak rzeczywistego używania znaku towarowego w obrocie handlowym przez ciągły okres 5 lat daje konkurencji podstawę do złożenia wniosku o wygaśnięcie prawa ochronnego. Urząd Patentowy RP może wówczas stwierdzić wygaśnięcie rejestracji. Właściciel znaku powinien dokumentować każde komercyjne użycie oznaczenia – faktury, materiały reklamowe, umowy – na wypadek konieczności wykazania używania w postępowaniu przed UPRP lub sądem.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do ochrony własności intelektualnej, rejestracji znaków towarowych i zarządzania portfolio IP. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.