Firma technologiczna z Krakowa spędza dwa lata budując rozpoznawalną markę. Potem odkrywa, że konkurent zarejestrował niemal identyczny znak towarowy trzy miesiące wcześniej. Efekt: zakaz używania nazwy, kosztowny rebranding i utrata pozycji rynkowej. To nie jest scenariusz teoretyczny – to konsekwencja odkładania rejestracji na później.

Rejestracja znaku towarowego w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) daje właścicielowi wyłączne prawo do używania oznaczenia w obrocie przez 10 lat, z możliwością przedłużania. Podstawą prawną jest ustawa z 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej (p.w.p.). Opłata urzędowa za zgłoszenie w jednej klasie towarowej wynosi 450 PLN (elektronicznie) lub 550 PLN (papierowo). Procedura trwa zwykle od 12 do 18 miesięcy.

Ten przewodnik omawia każdy etap procesu – od badania zdolności rejestracyjnej, przez zgłoszenie i rozpatrzenie, aż po ochronę po rejestracji. Wyjaśnia też, kiedy krajowa rejestracja w UPRP wystarczy, a kiedy warto od razu sięgnąć po ochronę unijną lub międzynarodową. Znajdziesz tu również typowe błędy, które wydłużają procedurę lub prowadzą do odmowy.

Dlaczego rejestracja znaku w UPRP chroni przed utratą marki?

Prawo własności przemysłowej opiera się na zasadzie pierwszeństwa – liczy się data zgłoszenia, nie data faktycznego używania znaku. Podmiot, który jako pierwszy złoży wniosek w UPRP, uzyskuje prawo wyłączne skuteczne wobec wszystkich. Używanie znaku bez rejestracji daje jedynie ograniczoną ochronę wynikającą z przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – i tylko wtedy, gdy marka jest dostatecznie rozpoznawalna na rynku.

Zarejestrowany znak towarowy to składnik aktywów. Można go sprzedać, licencjonować, wnieść jako aport, zabezpieczyć wierzytelność. Bez wpisu w rejestrze UPRP żadna z tych operacji nie jest możliwa w sposób pewny prawnie. Dla inwestorów – zwłaszcza zagranicznych wchodzących na rynek polski – brak zarejestrowanego IP jest sygnałem ostrzegawczym przy due diligence.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – rejestracja działa też jako tarcza przed squatterami znaków. Osoby rejestrujące cudze marki w celach spekulacyjnych są aktywne szczególnie w branżach e-commerce i technologicznej. Odzyskanie znaku od squattera przez postępowanie o unieważnienie jest możliwe, ale trwa latami i kosztuje wielokrotnie więcej niż pierwotna rejestracja.

Warto też pamiętać, że UPRP bada zgłoszenie pod kątem bezwzględnych przeszkód rejestracji (brak zdolności odróżniającej, oznaczenia opisowe, mylące). Względnych przeszkód – czyli konfliktu z wcześniejszymi znakami – urząd co do zasady nie bada z urzędu. Odpowiedzialność za wstępne badanie zdolności rejestracyjnej spoczywa na zgłaszającym. To jeden z powodów, dla których warto zlecić analizę przed złożeniem wniosku.

Jak przebiega procedura zgłoszenia znaku w UPRP krok po kroku?

Procedura rejestracji znaku towarowego w UPRP składa się z pięciu etapów: badanie wstępne, formalne, merytoryczne, publikacja i sprzeciw, a na końcu decyzja o udzieleniu prawa. Każdy etap ma określone terminy. Łączny czas od zgłoszenia do rejestracji wynosi zwykle 12–18 miesięcy, przy założeniu braku sprzeciwów i zastrzeżeń urzędu.

Etap 1 – Klasyfikacja nicejska i przygotowanie zgłoszenia. Towary i usługi objęte ochroną muszą być przypisane do klas według Klasyfikacji Nicejskiej (11. edycja). Błędna klasyfikacja lub zbyt wąski wykaz towarów/usług to najczęstsza pułapka. Opłata podstawowa obejmuje jedną klasę; każda kolejna to dodatkowe 120 PLN.

Etap 2 – Zgłoszenie elektroniczne przez portal UPRP. Zgłoszenie składa się przez system e-zgłoszeń UPRP lub tradycyjnie w formie papierowej. Data zgłoszenia elektronicznego jest datą pierwszeństwa. Urząd nadaje numer zgłoszenia i przesyła potwierdzenie.

Etap 3 – Badanie formalne i merytoryczne (do 6 miesięcy od zgłoszenia). UPRP sprawdza kompletność dokumentów oraz bezwzględne przeszkody rejestracji. Jeśli urząd stwierdzi braki lub wątpliwości, wzywa zgłaszającego do zajęcia stanowiska w terminie 2 miesięcy. Brak odpowiedzi skutkuje umorzeniem postępowania.

Etap 4 – Publikacja w Biuletynie Urzędu Patentowego i okres sprzeciwu (3 miesiące). Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenie jest publikowane. Od tej daty biegnie 3-miesięczny termin na wniesienie sprzeciwu przez uprawnionego z wcześniejszego prawa. Sprzeciw zawiesza postępowanie i może istotnie wydłużyć procedurę.

Etap 5 – Decyzja i wpis do rejestru. Po upływie okresu sprzeciwu (lub po rozstrzygnięciu sprzeciwu) UPRP wydaje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego i dokonuje wpisu w rejestrze. Prawo ochronne trwa 10 lat od daty zgłoszenia i może być przedłużane na kolejne okresy 10-letnie.

Micro-case: spółka IT z Gdańska złożyła zgłoszenie wiosną 2023 r. bez wcześniejszego badania bazy znaków. Po publikacji otrzymała sprzeciw od producenta z Niemiec – postępowanie wydłużyło się o 14 miesięcy. Koszt obsługi sprzeciwu przekroczył 8.000 PLN. Profesjonalne badanie przed zgłoszeniem kosztuje ułamek tej kwoty.

Jakie błędy najczęściej prowadzą do odmowy lub opóźnienia rejestracji?

Odmowa rejestracji przez UPRP wynika najczęściej z trzech przyczyn: brak zdolności odróżniającej, opisowość oznaczenia lub konflikt z wcześniej zarejestrowanym znakiem. Każda z tych przeszkód jest możliwa do zidentyfikowania przed złożeniem wniosku – pod warunkiem przeprowadzenia rzetelnego badania.

Oznaczenia czysto opisowe – czyli takie, które wprost wskazują cechy towaru lub usługi – są pozbawione zdolności rejestracyjnej. Przykład: słowo „SZYBKI" dla usług kurierskich albo „ŚWIEŻY" dla żywności. UPRP odmówi rejestracji, a odwołanie do Wydziału Odwoławczego Urzędu lub do Sądu Administracyjnego tylko przedłuży i podrożą całą procedurę.

Drugi częsty błąd to zbyt wąski lub zbyt szeroki wykaz towarów i usług. Zbyt wąski – i ochrona nie obejmuje rzeczywistej działalności firmy. Zbyt szeroki – i urząd może zakwestionować zgłoszenie, a po rejestracji znak jest narażony na unieważnienie z powodu nieużywania (art. 169 p.w.p. pozwala na unieważnienie prawa ochronnego, jeśli znak nie był używany przez 5 lat).

Trzeci błąd dotyczy formy znaku. Zgłaszający często rejestrują wyłącznie logo graficzne, zapominając o rejestracji samej nazwy słownej. Konkurent może wtedy zarejestrować identyczne słowo w innej szacie graficznej i legalnie go używać. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest równoległe zgłoszenie znaku słownego i słowno-graficznego.

Osobną kategorią ryzyka są znaki towarowe zawierające elementy chronione przez RODO (Rozporządzenie UE 2016/679) – np. wizerunek osoby fizycznej. Używanie cudzego wizerunku jako znaku towarowego bez zgody narusza zarówno prawo własności przemysłowej, jak i przepisy o ochronie danych osobowych. UPRP może odmówić rejestracji, a PUODO może nałożyć sankcje administracyjne.

Micro-case: producent odzieży z Łodzi zgłosił jesienią 2024 r. znak słowno-graficzny zawierający zdjęcie modelki bez jej pisemnej zgody. Urząd wezwał do usunięcia wizerunku. Zgłaszający musiał przeprojektować znak i złożyć nowe zgłoszenie – tracąc pierwotną datę pierwszeństwa. Koszt opóźnienia: utrata sezonu sprzedażowego.

Sprawdź, czy Twoja spółka jest gotowa do zgłoszenia:

  • Czy przeprowadzono badanie bazy UPRP i EUIPO pod kątem kolizji z wcześniejszymi znakami?
  • Czy wykaz towarów i usług odpowiada rzeczywistemu zakresowi działalności?
  • Czy zgłoszenie obejmuje zarówno znak słowny, jak i słowno-graficzny?
  • Czy wszystkie elementy graficzne są wolne od praw osób trzecich (RODO, prawo autorskie)?
  • Czy rozważono równoległe zgłoszenie w EUIPO lub w trybie madryckim dla rynków zagranicznych?

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny. Błędy na etapie zgłoszenia mają nieodwracalne konsekwencje – utrata daty pierwszeństwa zamyka drogę do skutecznej ochrony marki. Jeśli Państwa spółka planuje złożenie zgłoszenia lub chce ocenić ryzyko kolizji z istniejącymi znakami – przeprowadzimy pełne badanie zdolności rejestracyjnej i przygotujemy kompletny wniosek: info@kordeckipartners.com.

Kiedy rejestracja krajowa w UPRP nie wystarczy – ochrona unijna i międzynarodowa

Prawo ochronne udzielone przez UPRP skutkuje wyłącznie na terytorium Polski. Dla firm działających w kilku krajach UE lub eksportujących poza Europę, krajowa rejestracja to za mało. Dostępne są dwa główne mechanizmy rozszerzenia ochrony: znak unijny (EUTM) w EUIPO oraz rejestracja międzynarodowa w trybie madryckim przez WIPO.

Znak unijny (European Union Trade Mark) rejestrowany w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) w Alicante obejmuje wszystkie 27 państw członkowskich UE jednym zgłoszeniem. Opłata podstawowa za jedną klasę wynosi 850 EUR (elektronicznie). Ochrona jest jednolita – znak albo jest ważny w całej UE, albo nie jest ważny nigdzie. To jednocześnie siła i słabość tego rozwiązania.

Dla rynków poza UE – w tym Ukrainy, Turcji, USA czy Chin – dostępny jest System Madrycki administrowany przez WIPO. Zgłoszenie bazowe w UPRP pozwala na rozszerzenie ochrony na ponad 130 krajów przez jedno zgłoszenie międzynarodowe. Opłaty zależą od liczby wskazanych krajów i klas towarowych. Procedura trwa zwykle 12–18 miesięcy w każdej wskazanej jurysdykcji.

Z perspektywy kancelarii IP Warszawa obsługującej klientów w 30 jurysdykcjach: strategia ochrony znaku powinna być planowana łącznie – krajowo, unijnie i międzynarodowo – już na etapie tworzenia marki. Późniejsze dodawanie jurysdykcji jest droższe i ryzykowne, jeśli w międzyczasie ktoś zarejestruje identyczny znak za granicą.

Dla firm technologicznych istotny jest też związek między ochroną znaku a regulacjami cyfrowymi. AI Act (Rozporządzenie UE 2024/1689) nakłada na dostawców systemów AI obowiązki transparentności, które mogą wpłynąć na sposób używania znaku w interfejsach opartych na sztucznej inteligencji. DORA (Rozporządzenie UE 2022/2554) reguluje zarządzanie ryzykiem ICT w sektorze finansowym – firmy fintech rejestrujące znaki dla usług cyfrowych powinny uwzględnić te regulacje w opisie towarów i usług objętych zgłoszeniem.

Rejestracja znaku towarowego w UPRP jest też punktem wyjścia do ochrony w procedurach celnych. Właściciel zarejestrowanego znaku może złożyć wniosek do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) o zatrzymanie na granicy towarów naruszających prawo ochronne. Bez rejestracji taka procedura jest niedostępna. Więcej o ochronie oprogramowania i praw IP w polskim prawie znajdziesz w naszym artykule: ochrona oprogramowania – prawa autorskie w polskim prawie.

Konkretna strategia ochrony znaku dla Państwa firmy zależy od rynków docelowych, budżetu i harmonogramu ekspansji. Błędny wybór jurysdykcji lub ścieżki rejestracji może nieodwracalnie osłabić pozycję marki. Aby otrzymać ocenę optymalnej strategii ochrony znaku – napisz do info@kordeckipartners.com.

Co się dzieje po rejestracji – utrzymanie i ochrona prawa ochronnego?

Rejestracja to początek, nie koniec. Prawo ochronne na znak towarowy wygasa po 10 latach od daty zgłoszenia, jeśli właściciel nie uiści opłaty za przedłużenie. Opłata za przedłużenie prawa ochronnego w UPRP wynosi 400 PLN za jedną klasę (elektronicznie). Wniosek o przedłużenie można złożyć najwcześniej rok przed upływem okresu ochrony.

Zarejestrowany znak wymaga aktywnego używania. Nieużywanie znaku przez 5 kolejnych lat po rejestracji otwiera osobom trzecim drogę do złożenia wniosku o wygaszenie prawa ochronnego na podstawie art. 169 p.w.p. Właściciel musi być w stanie udowodnić rzeczywiste używanie znaku w obrocie – fakturami, materiałami marketingowymi, zrzutami ekranu ze stron internetowych.

Monitoring rynku po rejestracji jest równie istotny co sama rejestracja. Właściciel znaku powinien regularnie sprawdzać bazę UPRP i EUIPO pod kątem nowych zgłoszeń kolizyjnych. W przypadku wykrycia naruszenia dostępne są trzy ścieżki: wezwanie do zaniechania naruszeń, postępowanie cywilne przed sądem własności intelektualnej oraz postępowanie karne z art. 305 p.w.p. (grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do lat 2).

Dla pracodawców zatrudniających pracowników przy tworzeniu elementów marki – nazw, logotypów, haseł reklamowych – istotna jest kwestia własności praw autorskich do tych elementów. Zgodnie z art. 12 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, prawa do utworów stworzonych przez pracownika w ramach obowiązków służbowych przechodzą na pracodawcę. Jednak przy zleceniach i umowach B2B prawa autorskie pozostają przy twórcy, jeśli umowa nie przewiduje ich przeniesienia. Więcej o tym zagadnieniu w kontekście zatrudnienia omawia nasz artykuł: zwolnienia grupowe – procedura notyfikacji i konsultacji.

W środowisku cyfrowym ochrona znaku obejmuje też domeny internetowe. Rejestracja znaku towarowego stanowi podstawę do dochodzenia roszczeń w procedurach UDRP (Uniform Domain-Name Dispute-Resolution Policy) przed WIPO w przypadku cybersquattingu – rejestracji domeny łudząco podobnej do zarejestrowanego znaku. Procedura UDRP trwa zwykle 60 dni i jest znacznie tańsza niż postępowanie sądowe.

Często zadawane pytania

P: Ile kosztuje rejestracja znaku towarowego w UPRP i jak długo trwa procedura?

O: Opłata urzędowa za zgłoszenie elektroniczne w jednej klasie towarowej wynosi 450 PLN. Każda kolejna klasa to dodatkowe 120 PLN. Do tego dochodzi opłata za publikację – 90 PLN. Łączny koszt urzędowy dla jednej klasy to około 540 PLN. Procedura trwa zwykle od 12 do 18 miesięcy, pod warunkiem że nie pojawią się sprzeciwy ani zastrzeżenia urzędu. Wynagrodzenie pełnomocnika jest ustalane indywidualnie i zależy od zakresu badania wstępnego oraz kompleksowości zgłoszenia.

P: Czy można zarejestrować znak towarowy bez pomocy rzecznika patentowego lub prawnika?

O: Tak – zgłoszenie można złożyć samodzielnie przez portal e-zgłoszeń UPRP. Jednak powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że procedura jest prosta. Błędna klasyfikacja nicejska, pominięcie badania kolizyjnego lub nieprawidłowe sformułowanie wykazu towarów i usług mogą skutkować odmową rejestracji lub późniejszym unieważnieniem prawa ochronnego. Koszty naprawy tych błędów wielokrotnie przekraczają koszt profesjonalnej obsługi od początku. Podmioty zagraniczne niemające miejsca zamieszkania ani siedziby w Polsce mają ustawowy obowiązek ustanowienia pełnomocnika w postępowaniu przed UPRP.

P: Jak chronić znak towarowy w całej Unii Europejskiej – czy rejestracja w UPRP wystarczy?

O: Rejestracja w UPRP chroni wyłącznie na terytorium Polski. Dla ochrony w całej UE konieczna jest rejestracja znaku unijnego (EUTM) w EUIPO w Alicante – opłata podstawowa za jedną klasę wynosi 850 EUR. Można też skorzystać z wcześniejszej rejestracji w UPRP jako podstawy do zgłoszenia przez System Madrycki WIPO, obejmującego ponad 130 krajów. Wybór ścieżki zależy od rynków docelowych, budżetu i harmonogramu ekspansji. W praktyce firmy działające w kilku krajach UE powinny rozważyć rejestrację EUTM już na etapie tworzenia marki, a nie po zakończeniu rejestracji krajowej.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do ochrony własności intelektualnej, rejestracji znaków towarowych i doradztwa IP dla firm technologicznych, e-commerce i inwestorów zagranicznych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. Kancelaria IP Warszawa obsługuje klientów w postępowaniach przed UPRP, EUIPO i WIPO oraz w sporach o naruszenie praw ochronnych. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.