Firma z Mazowsza zgłasza znak towarowy do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej i czeka. Mija sześć miesięcy. Potem przychodzi decyzja odmowna – bo identyczna nazwa funkcjonuje już w klasie 35 od trzech lat. Stracony czas, stracone opłaty, a konkurent nadal działa pod tą samą marką. Takich sytuacji można uniknąć. Wystarczy znać procedurę i zacząć od właściwego kroku.

Rejestracja znaku towarowego w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) daje przedsiębiorcy wyłączne prawo do używania oznaczenia na terytorium Polski przez 10 lat z możliwością przedłużenia. Podstawę prawną stanowi ustawa Prawo własności przemysłowej. Opłata za zgłoszenie jednej klasy towarowej wynosi 450 PLN w trybie elektronicznym. Bez wcześniejszego badania zdolności rejestracyjnej ryzyko odmowy znacząco rośnie.

Poniżej wyjaśniamy każdy etap procedury – od przeszukania baz danych po uzyskanie świadectwa ochronnego. Wskazujemy też pułapki, które najczęściej eliminują zgłoszenia jeszcze przed badaniem merytorycznym. Dla firm planujących ekspansję opisujemy ścieżkę unijną i międzynarodową. Na końcu znajdą Państwo listę kontrolną przed złożeniem wniosku.

Czym jest znak towarowy i jakie oznaczenia podlegają ochronie?

Znak towarowy to każde oznaczenie, które odróżnia towary lub usługi jednego przedsiębiorcy od towarów lub usług innych podmiotów. Ochrona obejmuje oznaczenie – nie sam produkt. Bez rejestracji przedsiębiorca może powoływać się wyłącznie na prawa z używania, które są trudniejsze do egzekwowania i nie dają pierwszeństwa rejestracyjnego.

UPRP przyjmuje zgłoszenia znaków słownych, graficznych, słowno-graficznych (logotypy), przestrzennych, dźwiękowych i multimedialnych. Znaki pozycyjne i holograficzne są rzadziej stosowane, ale dopuszczalne. Praktycznie – większość małych i średnich firm zgłasza znaki słowno-graficzne lub czysto słowne. To właśnie te kategorie generują najwięcej sporów o podobieństwo.

Oznaczenie musi mieć zdolność odróżniającą. Nie można zarejestrować nazwy opisowej (np. „Świeże Mleko" dla produktów mlecznych) ani oznaczenia mylącego co do pochodzenia towaru. UPRP odmówi rejestracji, jeśli znak jest sprzeczny z porządkiem publicznym lub zawiera symbole państwowe bez zgody właściwych organów. Warto sprawdzić te kryteria przed zgłoszeniem – każde z nich może być samodzielną podstawą odmowy.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – nawet nieznaczne podobieństwo do wcześniejszego znaku w tej samej klasie może zablokować rejestrację. UPRP bada podobieństwo fonetyczne, wizualne i konceptualne. Różnica jednej litery w nazwie bywa niewystarczająca, jeśli oznaczenia brzmią identycznie.

Jak przebiega procedura zgłoszenia w UPRP krok po kroku?

Procedura rejestracji znaku towarowego w UPRP składa się z pięciu głównych etapów: przeszukanie baz, przygotowanie zgłoszenia, wniesienie opłaty, badanie formalne i merytoryczne, publikacja i uzyskanie świadectwa. Cały proces trwa przeciętnie od 12 do 18 miesięcy. Przy braku sprzeciwów i zastrzeżeń UPRP może zakończyć postępowanie szybciej.

Etap pierwszy to przeszukanie baz. Przed złożeniem wniosku należy sprawdzić bazy UPRP (esp@cenet, TMview) pod kątem identycznych lub podobnych oznaczeń w wybranych klasach Nicejskiej Klasyfikacji Towarów i Usług. To krok bezpłatny, ale kluczowy. Pomijanie go to najczęstszy błąd zgłaszających bez pełnomocnika.

Etap drugi to przygotowanie zgłoszenia. Formularz elektroniczny dostępny jest na platformie e-UPRP. Należy podać: dane zgłaszającego, reprezentację znaku (plik graficzny lub opis), wykaz towarów i usług według klas nicejskich oraz wskazanie pierwszeństwa (jeśli dotyczy). Błąd w wykazie klas na tym etapie jest trudny do naprawienia po nadaniu daty zgłoszenia.

Etap trzeci to opłata. Za zgłoszenie jednej klasy w trybie elektronicznym wynosi ona 450 PLN. Każda kolejna klasa to dodatkowe 120 PLN. Opłatę wnosi się jednocześnie ze zgłoszeniem lub w ciągu miesiąca od jego daty. Brak opłaty w terminie skutkuje umorzeniem postępowania.

Etap czwarty to badanie przez UPRP. Urząd sprawdza najpierw wymogi formalne (termin 1 miesiąc), następnie przeprowadza badanie merytoryczne – ocenia zdolność rejestracyjną i bezwzględne przeszkody ochrony. Jeśli UPRP stwierdzi przeszkodę, wydaje postanowienie wzywające zgłaszającego do ustosunkowania się. Masz na odpowiedź 2 miesiące.

Etap piąty to publikacja i sprzeciw. Po pozytywnym badaniu UPRP publikuje informację o zgłoszeniu w Biuletynie Urzędu Patentowego. Od daty publikacji biegnie 3-miesięczny termin na wniesienie sprzeciwu przez osoby trzecie. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu UPRP wydaje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego i wystawia świadectwo.

Świadectwo ochronne jest ważne 10 lat od daty zgłoszenia. Przedłużenie wymaga złożenia wniosku i uiszczenia opłaty (1 400 PLN za jedną klasę) przed upływem okresu ochrony.

Checklist – co przygotować przed zgłoszeniem:

  • Wyniki przeszukania baz TMview i UPRP w wybranych klasach nicejskich
  • Plik graficzny znaku w formacie JPG lub PNG (min. 800 × 800 px) lub opis słowny
  • Precyzyjny wykaz towarów i usług z przypisaniem do klas nicejskich
  • Dane zgłaszającego (NIP, adres, forma prawna) lub dane pełnomocnika
  • Potwierdzenie opłaty zgłoszeniowej lub gotowość do jej wniesienia w terminie 1 miesiąca

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać analizy ryzyka kolizji ze znakami wcześniejszymi. Pominięcie tego etapu zamknęłoby drogę do rejestracji bez możliwości odzyskania opłat.

Jeśli Państwa spółka planuje zgłoszenie znaku w UPRP i potrzebuje oceny zdolności rejestracyjnej – przeprowadzimy przeszukanie baz, analizę klas nicejskich i przygotujemy kompletną dokumentację: info@kordeckipartners.com.

Jakie są najczęstsze pułapki i podstawy odmowy rejestracji?

Odmowa rejestracji przez UPRP najczęściej wynika z trzech przyczyn: braku zdolności odróżniającej, konfliktu z wcześniejszym znakiem lub błędów formalnych w zgłoszeniu. Każda z tych podstaw działa niezależnie. Nawet znak oryginalny graficznie może zostać odrzucony, jeśli pokrywa się zakresem z wcześniejszą rejestracją w tej samej klasie.

Zdolność odróżniająca to pierwszy filtr. Oznaczenia opisowe, rodzajowe lub geograficzne nie podlegają rejestracji jako takie. „Krakowski Piernik" dla wyrobów cukierniczych nie przejdzie badania merytorycznego. Wyjątek stanowią oznaczenia, które nabyły wtórną zdolność odróżniającą przez długotrwałe używanie – ale udowodnienie tego wymaga przedstawienia dowodów używania przed UPRP.

Konflikt z wcześniejszym znakiem to drugi i najgroźniejszy filtr. UPRP bada z urzędu bezwzględne przeszkody ochrony. Względne przeszkody (kolizja z cudzym prawem) są podnoszone przez właścicieli wcześniejszych praw w drodze sprzeciwu. Właściciel renomowanego znaku może zgłosić sprzeciw nawet wtedy, gdy towary lub usługi należą do różnych klas – jeśli używanie nowego znaku mogłoby prowadzić do czerpania nienależnych korzyści z renomy.

Błędy formalne to trzecia kategoria. Niekompletny wykaz towarów, brak opłaty w terminie, nieczytelna grafika znaku – każdy z tych błędów może skutkować wezwaniem do uzupełnienia lub umorzeniem postępowania. Termin na uzupełnienie braków formalnych wynosi zwykle 1 miesiąc i jest nieprzekraczalny.

Spółka z branży e-commerce z Trójmiasta, latem 2024 roku, straciła datę pierwszeństwa z powodu nieprawidłowego formatu pliku graficznego. UPRP wezwał do uzupełnienia, spółka nie dochowała terminu. Zgłoszenie zostało umorzone, a konkurent w tym czasie zarejestrował podobne oznaczenie. Odpowiedzialność osobista pełnomocnika wewnętrznego za tę decyzję była przedmiotem wewnętrznego audytu.

Czy warto rozważyć rejestrację unijną lub międzynarodową zamiast krajowej?

Rejestracja wyłącznie w UPRP chroni znak na terytorium Polski. Jeśli Państwa firma działa lub planuje działać na rynkach Unii Europejskiej, ochrona krajowa może okazać się niewystarczająca. Unijny znak towarowy (EUTM) rejestrowany w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) obejmuje jednym zgłoszeniem wszystkie 27 państw członkowskich. Opłata podstawowa za EUTM wynosi 850 EUR za jedną klasę w trybie elektronicznym.

Procedura EUTM trwa przeciętnie 4–6 miesięcy przy braku sprzeciwów. To szybciej niż rejestracja w UPRP. Jednak jeden sprzeciw wniesiony przez właściciela wcześniejszego znaku w którymkolwiek z 27 państw członkowskich może zablokować całe zgłoszenie. Dla nowych marek bez historii używania ryzyko sprzeciwu jest wyższe.

Rejestracja międzynarodowa odbywa się przez system madrycki administrowany przez Światową Organizację Własności Intelektualnej (WIPO). Podstawą jest znak krajowy lub unijny. Jedno zgłoszenie madryckie pozwala wskazać dowolną liczbę państw członkowskich systemu – w tym USA, Chiny, Japonię i Ukrainę. Opłata podstawowa za zgłoszenie madryckie to 653 CHF plus opłaty indywidualne za każde wskazane państwo.

Decyzja między ścieżką krajową, unijną a międzynarodową zależy od trzech zmiennych: rynków docelowych, budżetu i harmonogramu wejścia na rynek. Dla firmy działającej wyłącznie w Polsce rejestracja w UPRP jest wystarczająca i tańsza. Dla eksportera do UE – EUTM jest efektywniejszy kosztowo niż kilkanaście rejestracji krajowych.

Warto też pamiętać o regulacjach cyfrowych. Firma rejestrująca znak towarowy dla usług AI lub platform cyfrowych powinna uwzględnić przepisy AI Act (Rozporządzenie UE 2024/1689) i RODO (Rozporządzenie UE 2016/679) przy określaniu zakresu działalności objętej ochroną znaku. Podobnie – firmy z sektora finansowego objęte DORA (Rozporządzenie UE 2022/2554) powinny zadbać o spójność nazewnictwa usług z dokumentacją regulacyjną. Ochrona danych i ochrona IP to dziś dwa filary tej samej strategii marki.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników z zagranicy lub planuje ekspansję do innych jurysdykcji, warto też zapoznać się z naszym przewodnikiem dotyczącym EU Blue Card w Polsce – nowe progi na 2026 rok.

Konkretna decyzja o wyborze ścieżki rejestracyjnej powinna uwzględniać analizę ryzyka kolizji w każdej jurysdykcji osobno. Nieodwracalnym skutkiem pominięcia tego kroku jest utrata pierwszeństwa rejestracyjnego na rynkach kluczowych dla modelu biznesowego firmy.

Jeśli Państwa spółka planuje rejestrację znaku w EUIPO lub w systemie madryckim i potrzebuje oceny ryzyka kolizji w wybranych jurysdykcjach – przeprowadzimy analizę porównawczą, dobierzemy właściwą ścieżkę i przygotujemy zgłoszenie: info@kordeckipartners.com.

Co zrobić po uzyskaniu ochrony – zarządzanie prawem do znaku towarowego?

Uzyskanie świadectwa ochronnego to nie koniec procesu – to jego początek. Prawo ochronne na znak towarowy może wygasnąć lub zostać unieważnione, jeśli właściciel nie podejmuje aktywnych działań. Nieużywanie zarejestrowanego znaku przez nieprzerwany okres 5 lat daje osobom trzecim podstawę do złożenia wniosku o stwierdzenie wygaśnięcia prawa. UPRP lub Sąd Okręgowy w Warszawie mogą taki wniosek uwzględnić.

Monitoring rynku to pierwsza powinność właściciela znaku. Należy regularnie sprawdzać nowe zgłoszenia w UPRP i EUIPO pod kątem oznaczeń podobnych do własnego. Brak reakcji na kolizyjne zgłoszenie w terminie 3 miesięcy od publikacji oznacza utratę prawa do sprzeciwu. Po tym terminie jedyną drogą jest wniosek o unieważnienie – kosztowniejszy i trudniejszy procesowo.

Przedłużenie ochrony wymaga złożenia wniosku i uiszczenia opłaty przed upływem 10-letniego okresu ochrony. Opóźnienie jest możliwe – UPRP dopuszcza wniesienie opłaty za przedłużenie w dodatkowym 6-miesięcznym terminie z opłatą dodatkową. Jednak po upływie tego terminu prawo ochronne wygasa bezpowrotnie.

Firma technologiczna z Krakowa, wiosną 2025 roku, odkryła, że konkurent z branży SaaS zarejestrował w EUIPO znak niemal identyczny z jej logotypem. Sprzeciw wniesiono w ostatnim dniu terminu. Postępowanie przed EUIPO trwało 8 miesięcy, ale zakończyło się sukcesem – właśnie dlatego, że firma prowadziła monitoring i działała w terminie.

Warto też zadbać o wewnętrzną politykę używania znaku. Licencje udzielane partnerom, franczyzobiorcom lub dystrybutorom powinny zawierać klauzule kontroli jakości. Ich brak może prowadzić do utraty zdolności odróżniającej znaku – a tym samym do podstawy unieważnienia. To ryzyko często pomijane w umowach B2B.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa rejestracja znaku towarowego w UPRP i czy można przyspieszyć procedurę?

O: Standardowa procedura trwa od 12 do 18 miesięcy. UPRP nie przewiduje formalnej ścieżki przyspieszonej dla znaków krajowych – w odróżnieniu od EUIPO, które oferuje opcję Fast Track. Czas oczekiwania można skrócić pośrednio: przez precyzyjne przygotowanie zgłoszenia (brak braków formalnych eliminuje wezwania) oraz przez złożenie zgłoszenia elektronicznie przez platformę e-UPRP. Każde wezwanie do uzupełnienia dodaje co najmniej 2 miesiące do całego procesu.

P: Czy rejestracja domeny internetowej chroni markę tak samo jak znak towarowy?

O: To powszechne nieporozumienie. Rejestracja domeny nie daje żadnych praw wyłącznych do oznaczenia w rozumieniu prawa własności przemysłowej. Właściciel zarejestrowanego znaku towarowego może żądać przeniesienia domeny kolizyjnej w postępowaniu przed Sądem Polubownym ds. Domen Internetowych lub przed sądem powszechnym. Odwrotna zależność nie istnieje – sama domena nie blokuje cudzej rejestracji znaku.

P: Co się dzieje, gdy UPRP wyda decyzję odmowną – czy można się odwołać?

O: Tak. Od decyzji odmownej UPRP przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, składany do UPRP w terminie 2 miesięcy od doręczenia decyzji. Jeśli UPRP podtrzyma odmowę, można wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Warszawie, a następnie skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Postępowanie sądowoadministracyjne wydłuża cały proces o kolejne 12–24 miesiące, dlatego warto zadbać o prawidłowe zgłoszenie już na etapie wstępnym.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do ochrony własności intelektualnej, rejestracji znaków towarowych w UPRP i EUIPO oraz doradztwa w zakresie regulacji cyfrowych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.