Ubezpieczenie D&O – co powinien wiedzieć polski

Firma produkcyjna z Mazowsza odkrywa, że jeden z jej kontrahentów złożył pozew bezpośrednio przeciwko prezesowi zarządu – nie przeciwko spółce. Podstawa? Art. 299 § 1 k.s.h. i zarzut zbyt późnego złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Koszty obrony sięgają kilkuset tysięcy złotych. Polisa D&O pokrywa je w całości. Bez polisy – prezes płaci z własnej kieszeni.

Ubezpieczenie D&O (Directors & Officers Liability Insurance) chroni członków zarządu, rady nadzorczej i prokurentów przed osobistą odpowiedzialnością finansową za decyzje podjęte w toku pełnienia funkcji. Ochrona obejmuje koszty obrony prawnej, odszkodowania i ugody. W Polsce odpowiedzialność osobista zarządu wynika bezpośrednio z przepisów k.s.h., Prawa upadłościowego oraz Ordynacji podatkowej – i nie jest wyłączona przez sam fakt działania w dobrej wierze.

Ten przewodnik omawia: czym jest polisa D&O i co konkretnie obejmuje, jakie ryzyka prawne grożą polskiemu zarządowi, na co zwrócić uwagę przy zakupie ochrony oraz jak D&O wpisuje się w strategię restrukturyzacyjną spółki. Na końcu znajdą Państwo listę kontrolną i odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów.

Dlaczego odpowiedzialność osobista zarządu w Polsce jest poważniejsza, niż myśli większość menedżerów?

Polskie prawo nie chroni członków zarządu tak, jak mogłoby się wydawać. Art. 299 § 1 k.s.h. stanowi wprost: jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, wierzyciele mogą dochodzić zaspokojenia bezpośrednio od członków zarządu. Odpowiedzialność jest solidarna – każdy odpowiada za całość długu, niezależnie od podziału obowiązków w spółce. Ciężar dowodu spoczywa na zarządzie, nie na wierzycielu.

Trzy główne źródła osobistej odpowiedzialności zarządu w Polsce to: po pierwsze, odpowiedzialność cywilna wobec spółki i osób trzecich (art. 293 § 1 k.s.h.), po drugie, odpowiedzialność za długi spółki wobec wierzycieli (art. 299 § 1 k.s.h.), po trzecie, odpowiedzialność podatkowa (art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej). Ta ostatnia jest szczególnie groźna – obejmuje zaległości podatkowe spółki i może być egzekwowana przez KAS bez uprzedniego wyroku sądowego.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – zarząd może uwolnić się od odpowiedzialności z art. 299 k.s.h. tylko przez wykazanie jednej z trzech przesłanek wynikających z art. 299 § 2 k.s.h.: terminowego złożenia wniosku o upadłość, terminowego otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego albo braku szkody po stronie wierzyciela. Art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego wyznacza termin 30 dni od dnia, w którym spółka stała się niewypłacalna. To bardzo krótki czas. Przekroczenie go – choćby o jeden dzień – zamyka drogę do ekskulpacji.

Ryzyka nie ograniczają się do relacji z wierzycielami. KRS może zakwestionować prawidłowość uchwał. KAS może wszcząć kontrolę i postawić zarząd przed odpowiedzialnością za zaległości VAT lub CIT. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał, że dobra wiara nie wystarczy – liczy się skutek decyzji, nie intencja. Dla menedżerów z zagranicy – zarządzających polską spółką zdalnie – ryzyko jest takie samo jak dla rezydentów.

Co dokładnie obejmuje polisa D&O i jakie są jej kluczowe wyłączenia?

Polisa D&O to umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, w której ubezpieczonym jest osoba fizyczna pełniąca funkcję w organie spółki. Standardowa struktura polisy obejmuje trzy moduły: Side A (ochrona indywidualna menedżera, gdy spółka nie może lub nie chce go indemnizować), Side B (zwrot spółce kosztów poniesionych na obronę menedżera) oraz Side C (ochrona samej spółki w sprawach papierów wartościowych, rzadziej stosowana w Polsce). Suma gwarancyjna dla polskiego rynku MŚP zaczyna się zazwyczaj od 5 mln PLN.

Zakres ochrony obejmuje przede wszystkim koszty obrony prawnej – honoraria adwokatów, radców prawnych, biegłych, koszty postępowań przed sądami powszechnymi i administracyjnymi. Polisa pokrywa również odszkodowania zasądzone wyrokiem oraz kwoty ugód zawartych za zgodą ubezpieczyciela. W wariancie rozszerzonym ochrona obejmuje postępowania karne gospodarcze – do momentu wydania prawomocnego wyroku skazującego.

Wyłączenia są równie ważne jak zakres. Standardowo polisa D&O nie obejmuje: szkód wyrządzonych umyślnie, korzyści uzyskanych nienależnie przez samego ubezpieczonego, roszczeń między spółkami powiązanymi (chyba że polisa zawiera klauzulę cross-suits), a także roszczeń znanych ubezpieczonemu przed datą zawarcia umowy. To ostatnie wyłączenie – tzw. klauzula znanych okoliczności – jest najczęstszą przyczyną odmowy wypłaty odszkodowania w Polsce. Zarząd, który wie o toczącym się sporze, a nie ujawni tego faktu przy zakupie polisy, traci ochronę.

Ubezpieczyciel wymaga od zarządu działania w dobrej wierze i zgodnie z prawem. Jeśli postępowanie karne zakończy się skazaniem za celowe przestępstwo – ubezpieczyciel może dochodzić regresu. Warto też sprawdzić, czy polisa obejmuje roszczenia akcjonariuszy mniejszościowych oraz postępowania przed organami regulacyjnymi, takimi jak UOKiK czy KNF. W grupach kapitałowych z udziałem zagranicznym niezbędna jest klauzula jurysdykcyjna obejmująca co najmniej jurysdykcje UE.

Jak D&O chroni zarząd w postępowaniu restrukturyzacyjnym i upadłościowym?

Postępowanie restrukturyzacyjne lub upadłościowe to moment, w którym ryzyko osobistej odpowiedzialności zarządu osiąga szczyt. Wierzyciele szukają winnych. Syndyk bada, czy zarząd terminowo złożył wniosek o upadłość. KAS weryfikuje rozliczenia podatkowe za ostatnie 5 lat. W tym kontekście polisa D&O przestaje być opcją – staje się narzędziem przetrwania dla menedżerów.

Prawo restrukturyzacyjne przewiduje cztery ścieżki postępowania: postępowanie o zatwierdzenie układu, przyspieszone postępowanie układowe, postępowanie układowe oraz postępowanie sanacyjne. Każda z nich – jeśli otwarta terminowo – może stanowić podstawę ekskulpacji zarządu z odpowiedzialności z art. 299 k.s.h. Szybkie działanie jest tu nieodwracalnie istotne. Uproszczone postępowanie układowe to najszybsza ścieżka dostępna dla dłużnika, który chce ochronić zarząd i jednocześnie zachować kontrolę nad spółką.

Polisa D&O w restrukturyzacji spełnia dwie funkcje. Po pierwsze, finansuje obronę zarządu przed roszczeniami syndyka lub zarządcy – w tym roszczeniami o odszkodowanie za opóźnione złożenie wniosku o upadłość. Po drugie, pokrywa koszty postępowań wszczętych przez wierzycieli indywidualnych, którzy nie czekają na zakończenie postępowania upadłościowego i od razu kierują roszczenia bezpośrednio do członków zarządu.

Mikroprzedsiębiorcy z Podkarpacia przekonali się wiosną 2024 roku, że brak polisy D&O oznaczał dla byłego prezesa zarządu konieczność samodzielnego finansowania obrony w czterech równoległych postępowaniach. Łączny koszt przekroczył 280 tys. PLN. Spółka była już w upadłości – nie mogła przejąć tych kosztów. Prezes spłacał je z majątku prywatnego przez dwa lata.

Warto też pamiętać o instrumencie pre-pack, czyli przygotowanej likwidacji. W ramach pre-packu sąd zatwierdza sprzedaż przedsiębiorstwa przed formalnym ogłoszeniem upadłości. Zarząd, który aktywnie uczestniczył w negocjacjach i przygotowaniu oferty, może być narażony na zarzuty działania na szkodę wierzycieli. Polisa D&O powinna obejmować takie roszczenia – i warto to sprawdzić przed wszczęciem procedury, a nie po jej zakończeniu.

Na co zwrócić uwagę przy zakupie polisy D&O dla polskiej spółki?

Zakup polisy D&O to nie formularz do podpisania w 15 minut. To negocjacja warunków, które zadecydują o tym, czy ochrona zadziała w najtrudniejszym momencie. Rynek oferuje produkty bardzo zróżnicowane – od podstawowych polis dla spółek z o.o. o sumie 2 mln PLN po rozbudowane programy grupowe dla holdingów z ochroną na 50 mln EUR i powyżej.

Pierwsze pytanie, które zarząd powinien zadać ubezpieczycielowi: czy polisa działa na zasadzie claims-made czy occurrence? W Polsce dominuje model claims-made – polisa obejmuje roszczenia zgłoszone w okresie jej obowiązywania, niezależnie od tego, kiedy nastąpiło zdarzenie szkodowe. To oznacza, że przerwa w ubezpieczeniu – nawet jednodniowa – może pozbawić ochrony za zdarzenia sprzed lat. Zarząd, który odchodzi ze spółki, powinien wynegocjować tzw. extended reporting period (ERP), czyli przedłużony okres zgłaszania roszczeń, wynoszący standardowo od 12 do 36 miesięcy.

Drugie pytanie dotyczy definicji ubezpieczonego. Czy polisa obejmuje prokurentów? Likwidatorów? Członków komitetu audytu? Pracowników pełniących tymczasowo obowiązki zarządu? W grupach kapitałowych istotne jest rozszerzenie ochrony na spółki zależne zarejestrowane za granicą – szczególnie gdy polska spółka-matka odpowiada za decyzje podejmowane w imieniu całej grupy.

Trzecia kwestia to sublimity i franczyzy. Wiele polis zawiera sublimity dla specyficznych rodzajów roszczeń – postępowań karnych, roszczeń regulacyjnych, roszczeń środowiskowych. Sublimit 500 tys. PLN na postępowanie karne przy sumie gwarancyjnej 10 mln PLN to de facto ochrona iluzoryczna. Spory reklasyfikacyjne dotyczące podatku od nieruchomości w 2025 roku pokazują, że roszczenia regulacyjne mogą mieć nieoczekiwane źródła i skale – warto uwzględnić to w negocjacjach zakresu polisy.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny, czy obecna polisa D&O rzeczywiście chroni zarząd przed najpoważniejszymi ryzykami – lub czy luki w zakresie ochrony stwarzają nieodwracalne zagrożenie dla majątku prywatnego menedżerów.

Jeśli Państwa spółka przechodzi zmiany w składzie zarządu, planuje restrukturyzację lub stoi przed postępowaniem regulacyjnym – przeprowadzimy audyt polisy D&O, zidentyfikujemy luki w ochronie i doradzimy w negocjacjach z ubezpieczycielem: info@kordeckipartners.com.

Jak wygląda lista kontrolna przed zakupem lub odnowieniem polisy D&O?

Przed podpisaniem umowy lub jej odnowieniem zarząd powinien przejść przez poniższą listę. Pominięcie któregokolwiek punktu może oznaczać, że polisa nie zadziała w momencie, gdy będzie najbardziej potrzebna. Audyt polisy D&O warto przeprowadzać co roku – ryzyka spółki zmieniają się, a zakres ochrony powinien za nimi nadążać.

Zakres podmiotowy: sprawdź, czy polisa obejmuje wszystkich członków zarządu, rady nadzorczej, prokurentów i osoby pełniące obowiązki tymczasowo.
Wyłączenia: przeanalizuj klauzulę znanych okoliczności – czy zarząd ujawnił ubezpieczycielowi wszystkie toczące się lub grożące postępowania.
Sublimity: zweryfikuj limity dla postępowań karnych, regulacyjnych i roszczeń środowiskowych – sublimit poniżej 1 mln PLN może być niewystarczający.
ERP: upewnij się, że odchodzący członkowie zarządu mają zagwarantowany extended reporting period minimum 24 miesiące.
Jurysdykcja: jeśli spółka działa w grupie międzynarodowej – sprawdź, czy polisa obejmuje roszczenia z jurysdykcji zagranicznych, w tym postępowania przed organami UE.

Spółka IT z Trójmiasta latem 2023 roku odkryła przy odnowieniu polisy, że jej dotychczasowy ubezpieczyciel zmienił definicję „ubezpieczonego" w nowej wersji OWU – wyłączając z ochrony osoby pełniące funkcje na podstawie kontraktu menedżerskiego zamiast powołania. Trzech z pięciu menedżerów spółki działało właśnie na podstawie kontraktów. Zmiana definicji – niezauważona przy odnowieniu – pozbawiła ich ochrony na 12 miesięcy.

Konkretna analiza Państwa polisy D&O pozwoli zidentyfikować luki, zanim staną się nieodwracalnym problemem. Jeśli Państwa spółka zatrudnia menedżerów na kontraktach, planuje wejście na nowy rynek lub zbliża się termin odnowienia polisy – skontaktujemy się z ubezpieczycielem w Państwa imieniu i wynegocjujemy właściwy zakres ochrony: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polisa D&O chroni zarząd przed odpowiedzialnością podatkową wynikającą z artykułu 116 Ordynacji podatkowej?

O: Tak, ale z ograniczeniami. Polisa D&O pokrywa koszty obrony w postępowaniu prowadzonym przez KAS oraz koszty zaskarżenia decyzji podatkowej przed WSA i NSA. Wypłata odszkodowania za samą zaległość podatkową jest jednak możliwa tylko wtedy, gdy wynikała ona z błędnej – lecz nieumyślnej – decyzji zarządu, a nie z celowego działania. Jeśli KAS stwierdzi zamierzone uszczuplenie należności publicznoprawnych, ubezpieczyciel może odmówić wypłaty. Dlatego zakres polisy warto skonsultować z doradcą podatkowym jeszcze przed jej zakupem.

P: Ile kosztuje polisa D&O dla małej spółki z o.o.?

O: Składka roczna dla spółki z o.o. z przychodami do 10 mln PLN zaczyna się od około 3 000–5 000 PLN przy sumie gwarancyjnej 2–5 mln PLN. Dla spółek z przychodami powyżej 50 mln PLN i rozbudowaną strukturą zarządczą składka może wynosić od 20 000 do kilkudziesięciu tysięcy PLN rocznie. Cena zależy od branży, historii roszczeń, struktury właścicielskiej i zakresu ochrony. Powszechnym błędem jest porównywanie polis wyłącznie po składce – bez analizy wyłączeń i sublimitów.

P: Czy polisa D&O jest potrzebna, jeśli zarząd prowadzi spółkę ostrożnie i zgodnie z prawem?

O: To najczęstsze błędne przekonanie. Polisa D&O chroni nie przed skutkami złych decyzji, lecz przed kosztami obrony – niezależnie od tego, czy roszczenie jest zasadne. Nawet bezzasadny pozew generuje realne koszty: honoraria prawników, koszty biegłych, czas menedżerów. Postępowanie sądowe w Polsce trwa średnio od 18 do 36 miesięcy. Przez cały ten czas zarząd musi finansować obronę. Bez polisy D&O te koszty – nawet przy wygranej sprawie – ponosi z własnego majątku.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa korporacyjnego i zarządzania ryzykiem odpowiedzialności menedżerskiej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.