Spółka holdingowa z Mazowsza – cztery warstwy udziałowców, dwóch wspólników zagranicznych i jeden fundusz private equity – przez ponad rok funkcjonowała bez aktualnego wpisu w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Nie z powodu złej woli. Z powodu złożoności struktury i braku jednoznacznego podziału obowiązków wewnątrz grupy.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) nakłada na spółki prawa handlowego obowiązek identyfikacji i zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego – osoby fizycznej sprawującej bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad podmiotem. Obowiązek wynika z przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Kara za brak aktualizacji wynosi do 1 000 000 zł.

Poniżej opisujemy, jak kancelaria przeprowadziła spółkę przez proces identyfikacji beneficjenta, korektę wpisu i wdrożenie procedury monitorowania zmian. To przypadek z praktyki – zanonimizowany, ale w pełni reprezentatywny dla wyzwań, z którymi mierzą się polskie grupy kapitałowe w obszarze AML i compliance.

Tło sprawy: gdzie zaczyna się problem z CRBR?

Spółka – nazwijmy ją Holdco – prowadziła działalność w branży nieruchomości komercyjnych. Jej struktura właścicielska zmieniła się trzykrotnie w ciągu 18 miesięcy: doszło do wejścia funduszu, zmiany proporcji udziałów i przesunięcia uprawnień do zarządu. Każda z tych zmian powinna była skutkować aktualizacją wpisu w CRBR w terminie 7 dni. Żadna aktualizacja nie nastąpiła.

Problem ujawnił się przy badaniu due diligence przed kolejną transakcją. Potencjalny inwestor – podmiot z Niemiec – zlecił weryfikację AML. Audytorzy stwierdzili rozbieżność między aktualną strukturą a wpisem w rejestrze. Transakcja stanęła w miejscu. Inwestor wyznaczył 14 dni na wyjaśnienie sytuacji. Czas działał przeciwko zarządowi Holdco.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – CRBR nie jest jednorazowym formularzem do wypełnienia przy rejestracji. To żywy rejestr, który wymaga aktualizacji przy każdej zmianie struktury właścicielskiej lub uprawnień kontrolnych. Instytucje obowiązane, takie jak banki i notariusze, weryfikują wpisy rutynowo. Rozbieżność blokuje nie tylko transakcje – może uruchomić postępowanie KAS.

Zarząd Holdco zgłosił się do kancelarii z dwoma pytaniami: jak szybko naprawić wpis i jak uniknąć kary do 1 000 000 zł. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest działać proaktywnie – zanim pojawi się wezwanie od organu nadzoru.

Strategia: jak zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego w złożonej strukturze?

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego w strukturze wielowarstwowej to nie kwestia odczytania KRS. To analiza prawna i faktyczna: kto sprawuje kontrolę przez prawa głosu, kto ma prawo do powoływania zarządu, kto korzysta z majątku spółki. Ustawa o AML posługuje się progiem 25% udziałów lub głosów – ale to punkt wyjścia, nie koniec analizy.

W przypadku Holdco kancelaria przeprowadziła trzyetapową analizę. Pierwszy etap: mapa struktury właścicielskiej uwzględniająca wszystkie podmioty pośredniczące, w tym dwie spółki zarejestrowane w Luksemburgu. Drugi etap: analiza umów wspólników i statutów pod kątem uprawnień kontrolnych wykraczających poza progi udziałowe. Trzeci etap: identyfikacja osób fizycznych stojących za podmiotami zagranicznymi – z wykorzystaniem rejestrów odpowiadających CRBR w jurysdykcjach UE.

Okazało się, że beneficjentem rzeczywistym Holdco są dwie osoby fizyczne – nie jedna, jak wynikało z poprzedniego wpisu. Jedna z nich posiadała uprawnienia kontrolne wynikające wyłącznie z umowy wspólników, bez widocznego progu udziałowego. To klasyczny przypadek kontroli faktycznej, który wymyka się automatycznym systemom weryfikacji.

Dla spółek o podobnej strukturze ESG raportowanie i wymogi CSRD – opisane szerzej w naszym materiale o podwójnej istotności w praktyce – coraz częściej obejmują transparentność struktury właścicielskiej jako element ładu korporacyjnego. CRBR i ESG to dziś naczynia połączone.

Proces: korekta wpisu i wdrożenie procedury monitorowania

Po zakończeniu analizy kancelaria przygotowała korektę wpisu w CRBR. Zgłoszenie złożono elektronicznie przez system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów. Termin techniczny: 48 godzin od momentu zatwierdzenia dokumentacji przez zarząd. Wpis zaktualizowano w ciągu 3 dni roboczych od daty zlecenia.

Równolegle kancelaria opracowała wewnętrzną procedurę monitorowania zmian struktury właścicielskiej. Procedura obejmuje trzy elementy:

  • rejestr zdarzeń korporacyjnych wymagających weryfikacji wpisu CRBR (zmiany udziałów, nowe umowy wspólników, zmiany w zarządzie z uprawnieniami kontrolnymi);
  • wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za aktualizację w terminie 7 dni od zdarzenia;
  • roczny przegląd wpisu niezależnie od zdarzeń korporacyjnych.

Procedura wpisuje się w szerszy system compliance, który obejmuje również kanał zgłoszeń dla sygnalistów – wymagany na podstawie artykułu 8 ustawy o sygnalistach dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Holdco spełniał ten próg. Wdrożenie kanału zostało włączone do tego samego projektu compliance.

Inwestor niemiecki otrzymał zaktualizowany wyciąg z CRBR oraz memorandum wyjaśniające rozbieżność i podjęte działania naprawcze. Transakcja wznowiła się po 11 dniach od złożenia korekty. Kara administracyjna nie została nałożona – organ nadzoru nie wszczął postępowania, ponieważ korekta nastąpiła przed formalnym wezwaniem.

Wnioski: co każda spółka powinna zrobić z CRBR już teraz?

Sprawa Holdco pokazuje trzy wzorce powtarzające się w praktyce. Pierwszy: spółki traktują CRBR jako obowiązek jednorazowy, nie ciągły. Drugi: zmiany w umowach wspólników – szczególnie dotyczące uprawnień kontrolnych – rzadko trafiają do agendy compliance. Trzeci: rozbieżność między wpisem a rzeczywistą strukturą ujawnia się najczęściej w najgorszym możliwym momencie – przy transakcji lub kontroli.

Warto odnotować analogię do procedur restrukturyzacyjnych, gdzie terminowość działania ma równie nieodwracalne skutki – szczegółowo opisujemy to w materiale o pre-pack w Polsce. W obu przypadkach opóźnienie zamyka drogę do korzystnych rozwiązań.

Checklist dla zarządu – co sprawdzić w ciągu najbliższych 30 dni:

  • Czy aktualny wpis w CRBR odzwierciedla rzeczywistą strukturę właścicielską i uprawnienia kontrolne?
  • Czy w ciągu ostatnich 12 miesięcy doszło do zmian udziałów, nowych umów wspólników lub zmian w zarządzie?
  • Czy wyznaczono osobę odpowiedzialną za aktualizacje CRBR z terminem 7 dni?
  • Czy spółka wdrożyła kanał zgłoszeń dla sygnalistów zgodny z ustawą z 14 czerwca 2024 r.?

Konkretna sytuacja Państwa spółki może być bardziej złożona niż wynikałoby to z samego wpisu w KRS. Brak aktualnego wpisu w CRBR to ryzyko, które blokuje transakcje i może skutkować nieodwracalną karą administracyjną do 1 000 000 zł.

Jeśli Państwa spółka ma wielowarstwową strukturę właścicielską lub nie dokonywała aktualizacji wpisu od ponad 12 miesięcy – przeprowadzimy analizę struktury, zidentyfikujemy beneficjentów rzeczywistych i złożymy korektę: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Kto jest zobowiązany do zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR?

O: Obowiązek dotyczy spółek prawa handlowego zarejestrowanych w Polsce – w tym spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych. Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Termin na aktualizację po każdej zmianie wynosi 7 dni od daty zdarzenia. Brak zgłoszenia lub podanie nieprawdziwych danych grozi karą do 1 000 000 zł.

P: Co zrobić, gdy beneficjent rzeczywisty nie może być jednoznacznie zidentyfikowany?

O: Ustawa o AML przewiduje sytuację, gdy żadna osoba fizyczna nie spełnia kryteriów beneficjenta rzeczywistego przez strukturę właścicielską. W takim przypadku jako beneficjenta wskazuje się osobę zajmującą wyższe stanowisko kierownicze – np. członka zarządu. To rozwiązanie ostateczne, nie alternatywa dla rzetelnej analizy struktury. Praktyka pokazuje, że większość przypadków „braku beneficjenta" wynika z niepełnej analizy uprawnień kontrolnych wynikających z umów wspólników.

P: Ile kosztuje i ile trwa korekta wpisu w CRBR?

O: Samo zgłoszenie do CRBR jest bezpłatne i odbywa się elektronicznie przez system Ministerstwa Finansów. Czas techniczny aktualizacji wpisu wynosi zwykle 1–3 dni robocze od złożenia zgłoszenia. Koszt po stronie kancelarii zależy od złożoności analizy struktury – w prostych przypadkach to kilka godzin pracy prawnika, w strukturach wielowarstwowych może to być projekt kilkutygodniowy. Wcześniejsza identyfikacja problemu zawsze obniża całkowity koszt obsługi.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do compliance, ESG i AML. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.