Koniec marca 2026 roku zbliża się szybko. Dla kilkuset tysięcy obywateli Ukrainy przebywających w Polsce oznacza to konieczność podjęcia konkretnych działań – zanim ochrona tymczasowa wygaśnie lub zmieni swoją formę. Pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników z Ukrainy, stoją przed podobnym wyzwaniem: brak aktualizacji dokumentacji zatrudnienia może zamknąć drogę do legalnej kontynuacji współpracy.

Ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy w Polsce wynika z decyzji wykonawczej Rady UE z marca 2022 r. i jest wdrożona ustawą specjalną (specustawą ukraińską). Polska przedłużyła ochronę do 30 września 2026 r. – ale nie automatycznie dla każdej osoby. Brak złożenia wniosku o nowy tytuł pobytowy przed wygaśnięciem aktualnego statusu oznacza utratę prawa do legalnego pobytu i pracy.

Ten alert wyjaśnia, co się zmieniło w przepisach od początku 2026 r., kogo dotyczą nowe progi i obowiązki, oraz jakie kroki należy podjąć w ciągu najbliższych tygodni – zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

Co zmieniło się w ochronie tymczasowej od 2026 roku?

Polska nowelizacja specustawy ukraińskiej, obowiązująca od 1 stycznia 2026 r., wprowadza kilka istotnych zmian. Przede wszystkim – automatyczne przedłużenie statusu ochrony tymczasowej do 30 września 2026 r. nie dotyczy osób, które nie zarejestrowały się w systemie PESEL UKR przed 31 grudnia 2025 r. To ważny próg, o którym wiele osób nie wiedziało.

Urząd do Spraw Cudzoziemców (UdSC) sygnalizuje wzrost liczby wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy składanych przez obywateli Ukrainy. Kolejki w urzędach wojewódzkich – szczególnie w Warszawie i Krakowie – sięgają kilku miesięcy. W praktyce oznacza to, że wniosek złożony dziś może nie zostać rozpatrzony przed wygaśnięciem aktualnego tytułu pobytowego.

Ważna zasada: złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy przed wygaśnięciem ochrony tymczasowej legalizuje pobyt na czas oczekiwania na decyzję. Bez tego kroku osoba traci status legalnego pobytu z dniem wygaśnięcia ochrony – co automatycznie kończy legalne zatrudnienie. Pracodawca, który nie zweryfikuje dokumentów pracownika, naraża się na odpowiedzialność wynikającą z przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców.

Zmiany dotyczą też dostępu do rynku pracy. Od 1 marca 2026 r. obywatele Ukrainy korzystający z ochrony tymczasowej muszą posiadać aktualny wpis w rejestrze PESEL UKR, aby pracodawca mógł ich legalnie zatrudnić bez dodatkowego zezwolenia na pracę. Brak wpisu oznacza konieczność uzyskania standardowego zezwolenia na pracę – a to proces trwający od 4 do 8 tygodni.

Kogo dotyczą nowe progi i obowiązki pracodawcy?

Nowe regulacje dotykają trzech grup jednocześnie: pracowników z Ukrainy, ich pracodawców i firm zatrudniających powyżej 50 osób. Każda z tych grup ma inne obowiązki i inne terminy. Pominięcie któregokolwiek z nich może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają dodatkowy obowiązek wynikający z art. 8 ustawy o sygnalistach – muszą posiadać wewnętrzny kanał zgłoszeń. W kontekście zatrudnienia cudzoziemców jest to istotne: pracownicy z Ukrainy mają prawo zgłaszać naruszenia swoich praw pracowniczych przez ten kanał. Brak wdrożenia kanału grozi karą do PLN 1 080 000.

Dla samych pracowników z Ukrainy progi wyglądają następująco:

  • Osoby z PESEL UKR zarejestrowanym przed 31 grudnia 2025 r. – ochrona automatycznie przedłużona do 30 września 2026 r.
  • Osoby bez rejestracji PESEL UKR – muszą złożyć wniosek o pobyt czasowy lub wyjechać z Polski.
  • Osoby ubiegające się o Blue Card Polska (EU Blue Card) – minimalne wynagrodzenie wynosi PLN 12 272,58 brutto miesięcznie w 2026 r.
  • Pracownicy na umowach terminowych – art. 25(1) § 1 k.p. limituje łączny czas zatrudnienia na czas określony do 33 miesięcy (maksymalnie 3 umowy).

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – umowy zawarte z pracownikami ukraińskimi w 2022 r. zbliżają się lub już przekroczyły limit 33 miesięcy. Pracodawca, który nie przekształci umowy terminowej w umowę na czas nieokreślony, naraża się na roszczenia pracownicze. Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p.: od 2 tygodni przy stażu poniżej 6 miesięcy, do 3 miesięcy przy stażu powyżej 3 lat.

Firmy z sektora IT i produkcji – szczególnie na Śląsku i Mazowszu – zatrudniające kilkudziesięciu specjalistów z Ukrainy powinny przeprowadzić audyt dokumentacji do końca lutego 2026 r. Jeden przeoczony wniosek pobytowy może wstrzymać pracę całego zespołu projektowego. Zagadnienia związane z due diligence dokumentacji pracowniczej są równie istotne jak due diligence nieruchomości – obie procedury chronią firmę przed nieodwracalnymi stratami.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest proaktywny audyt zatrudnienia cudzoziemców przeprowadzony teraz – niż reagowanie na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS po fakcie. Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca sięgają PLN 30 000 za każdy przypadek.

Co zrobić teraz – lista działań na najbliższe tygodnie?

Czas działa przeciwko pracodawcom i pracownikom jednocześnie. Kolejki w urzędach, terminy wygasania dokumentów i zmieniające się przepisy tworzą presję, której nie można ignorować. Poniżej lista działań, które należy podjąć natychmiast.

Dla pracodawców – lista kontrolna:

  • Zweryfikuj PESEL UKR każdego pracownika z Ukrainy – do 28 lutego 2026 r.
  • Sprawdź daty ważności kart pobytu i tytułów pobytowych – wygasające przed 30 września 2026 r. wymagają działania.
  • Przejrzyj umowy terminowe pod kątem limitu 33 miesięcy z art. 25(1) § 1 k.p.
  • Upewnij się, że wewnętrzny kanał zgłoszeń sygnalistów jest wdrożony i dostępny w języku ukraińskim.
  • Poinformuj pracowników o konieczności złożenia wniosków pobytowych – najlepiej pisemnie, z potwierdzeniem odbioru.

Firma produkcyjna z Dolnego Śląska, zatrudniająca 80 pracowników z Ukrainy, w lutym 2025 r. przeprowadziła audyt dokumentacji i odkryła, że 12 osób miało umowy przekraczające limit 33 miesięcy. Przekształcenie umów zajęło 3 tygodnie i zapobiegło potencjalnym roszczeniom o wartości kilkuset tysięcy złotych.

Dla pracowników z Ukrainy – kluczowe kroki to złożenie wniosku o pobyt czasowy co najmniej 30 dni przed wygaśnięciem aktualnego tytułu pobytowego, zachowanie potwierdzenia złożenia wniosku (legalizuje pobyt na czas oczekiwania) oraz rozważenie ścieżki Blue Card, jeśli wynagrodzenie przekracza próg PLN 12 272,58 miesięcznie. Blue Card daje stabilniejszy status niż ochrona tymczasowa i nie jest uzależniona od przedłużeń unijnych decyzji.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba pracowników z Ukrainy, rodzaje zawartych umów, status dokumentów pobytowych – wymaga indywidualnej oceny. Pominięcie choćby jednego kroku może zamknąć drogę do legalnej kontynuacji zatrudnienia i narazić firmę na nieodwracalne kary finansowe.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników z Ukrainy i nie przeprowadziła jeszcze audytu dokumentacji zatrudnienia – przeprowadzimy przegląd umów, weryfikację tytułów pobytowych i wdrożenie kanału sygnalistów: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik z Ukrainy może nadal pracować, jeśli złożył wniosek o pobyt czasowy, ale nie otrzymał jeszcze decyzji?

O: Tak – złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy przed wygaśnięciem aktualnego tytułu pobytowego legalizuje pobyt i pracę na czas oczekiwania na decyzję. Warunkiem jest posiadanie potwierdzenia złożenia wniosku (tzw. stempel w paszporcie lub zaświadczenie urzędu). Pracodawca powinien zachować kopię tego dokumentu w aktach pracowniczych.

P: Ile kosztuje i ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika z Ukrainy bez PESEL UKR?

O: Standardowe zezwolenie na pracę (typ A) kosztuje PLN 100 opłaty skarbowej i jest wydawane przez właściwego miejscowo wojewodę. Czas oczekiwania wynosi od 4 do 8 tygodni, choć w Warszawie i Krakowie kolejki mogą być dłuższe. W tym czasie pracownik nie może legalnie świadczyć pracy – co w praktyce oznacza przerwę w zatrudnieniu lub konieczność urlopu bezpłatnego.

P: Czy obowiązek wdrożenia kanału sygnalistów dotyczy firm zatrudniających pracowników tymczasowych i cudzoziemców?

O: Tak. Artykuł 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. obejmuje wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób – niezależnie od rodzaju umowy i narodowości pracownika. Pracownicy tymczasowi i cudzoziemcy wliczają się do progu 50 osób. Kanał powinien być dostępny w języku zrozumiałym dla pracowników – w praktyce firmy z dużym udziałem pracowników ukraińskich powinny zapewnić wersję ukraińskojęzyczną.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Prowadzimy Ukrainian Desk i CIS Desk, doradzamy przy zezwoleniach na pracę, Blue Card, ochronie tymczasowej i audytach zatrudnienia cudzoziemców. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.