Zagraniczna spółka otwiera oddział w Polsce i zatrudnia pierwszych pracowników. Wszystko wygląda sprawnie – do momentu, gdy KAS przeprowadza kontrolę i okazuje się, że umowy o pracę nie spełniają wymogów polskiego Kodeksu pracy, brakuje kanału zgłoszeń dla sygnalistów, a zezwolenia na pracę dla trzech obywateli Ukrainy nie zostały przedłużone w terminie. Konsekwencje? Kary finansowe, ryzyko zakwestionowania legalności zatrudnienia i utrata zaufania pracowników.

Zagraniczne spółki działające w Polsce podlegają polskiemu prawu pracy w pełnym zakresie – od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika na terytorium RP. Kodeks pracy, ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. oraz przepisy o zezwoleniach na pracę tworzą trzy odrębne obszary ryzyka. Każdy z nich ma własne terminy i progi, których przekroczenie uruchamia odpowiedzialność pracodawcy.

Ten alert wskazuje, co się zmieniło, kogo dotyczą nowe obowiązki i jakie działania należy podjąć natychmiast. Struktura jest prosta: najpierw aktualne zmiany, potem konkretne kroki.

Co się zmieniło i kogo dotyczy?

Trzy zmiany regulacyjne uderzają w zagraniczne spółki w Polsce jednocześnie. Pierwsza – ustawa o sygnalistach – weszła w życie 25 września 2024 r. Druga – nowe progi dla Blue Card – obowiązują od początku 2026 r. Trzecia – zaostrzona praktyka kontrolna Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) wobec pracodawców zagranicznych – to nie zmiana przepisów, lecz realna zmiana ryzyka.

Ustawa o sygnalistach nakłada na każdego pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach, kanał musi zapewniać poufność tożsamości osoby zgłaszającej. Za brak wdrożenia grożą kary do PLN 1 080 000 oraz do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe wobec sygnalisty. Wiele zagranicznych spółek zakłada, że wystarczy kanał działający w centrali grupy – to błąd. Polski oddział lub spółka zależna musi mieć własne, lokalne rozwiązanie.

Blue Card – czyli zezwolenie na pobyt i pracę dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE – wymaga od 2026 r. minimalnego wynagrodzenia na poziomie PLN 12 272,58 brutto miesięcznie. Próg ten dotyczy każdego pracodawcy ubiegającego się o tę kartę dla swojego pracownika. Spółki IT i finansowe sprowadzające specjalistów z Ukrainy, Indii czy Białorusi muszą zweryfikować, czy aktualne umowy spełniają ten wymóg.

Kontrole PIP coraz częściej obejmują zagraniczne podmioty zatrudniające pracowników delegowanych oraz obywateli państw trzecich. Inspektorzy sprawdzają dokumentację w języku polskim, ewidencję czasu pracy i zgodność umów z Kodeksem pracy – niezależnie od prawa właściwego wskazanego w umowie.

Jakie działania podjąć natychmiast?

Zagraniczne spółki mają trzy pilne obszary do weryfikacji. Każdy z nich ma konkretny termin lub próg, który wyznacza granicę między zgodnością a naruszeniem. Poniżej praktyczna lista kontrolna.

  • Kanał sygnalistów: wdrożyć do natychmiast, jeśli spółka zatrudnia 50+ pracowników – ustawa obowiązuje od 25 września 2024 r.
  • Umowy na czas określony: sprawdzić, czy żaden pracownik nie przekroczył limitu 33 miesięcy lub 3 umów terminowych z tym samym pracodawcą (art. 251 § 1 k.p.) – przekroczenie oznacza automatyczne przekształcenie w umowę na czas nieokreślony.
  • Okresy wypowiedzenia: zweryfikować, czy umowy przewidują okresy zgodne z art. 36 § 1 k.p. – 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat.
  • Zezwolenia na pracę: skontrolować daty ważności wszystkich zezwoleń dla obywateli państw trzecich – wniosek o przedłużenie należy złożyć przed upływem ważności, nie po.
  • Blue Card: potwierdzić, że wynagrodzenie pracowników objętych tą kartą wynosi co najmniej PLN 12 272,58 brutto miesięcznie.

W praktyce – wiele zagranicznych spółek o tym zapomina – polskie prawo pracy stosuje się do każdej umowy wykonywanej na terytorium RP, nawet jeśli umowa zawarta jest według prawa obcego. Rozporządzenie Rzym I pozwala na wybór prawa właściwego, ale nie wyłącza bezwzględnie obowiązujących przepisów polskich. Inspektor PIP nie uzna argumentu, że „umowa jest angielska".

Szczególną uwagę warto poświęcić pracownikom delegowanym. Spółka delegująca pracownika do Polski musi zgłosić go do PIP przed rozpoczęciem pracy. Brak zgłoszenia to osobne naruszenie, niezależne od kwestii zezwoleń. Więcej o procedurach pobytowych znajdą Państwo w artykule o zezwoleniu na pobyt czasowy – harmonogramie i wymaganiach.

Warto też pamiętać, że cyfryzacja obowiązków pracodawcy postępuje. Choć samofakturowanie w systemie KSeF dotyczy rozliczeń VAT, a nie prawa pracy, to integracja systemów kadrowo-płacowych z KSeF i JPK staje się wymogiem operacyjnym dla spółek zatrudniających powyżej 50 osób.

Firma produkcyjna z Niemiec, zatrudniająca w swoim polskim oddziale 80 pracowników, wdrożyła kanał sygnalistów dopiero po audycie w grudniu 2024 r. – sześć tygodni po ustawowym terminie. Kancelaria prawa pracy przeprowadziła pełną weryfikację umów i dokumentacji w ciągu 10 dni roboczych, co pozwoliło uniknąć wszczęcia postępowania przez PIP. Spółka technologiczna z Izraela, zatrudniająca specjalistów na Blue Card w Warszawie wiosną 2025 r., musiała renegocjować wynagrodzenia po zmianie progu – bez tego zezwolenia nie zostałyby przedłużone.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – liczba pracowników, struktura zatrudnienia, obywatelstwo kadry – decyduje o tym, które obowiązki są pilne. Brak działania w obszarze sygnalistów lub zezwoleń na pracę może zamknąć drogę do legalnego zatrudnienia kluczowych specjalistów i narazić zarząd na odpowiedzialność osobistą.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia w Polsce co najmniej 50 pracowników lub planuje zatrudnienie obywateli państw trzecich – przeprowadzimy audyt zgodności, weryfikację umów i wdrożenie kanału zgłoszeń: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy zagraniczna spółka bez siedziby w Polsce musi stosować polskie prawo pracy?

O: Tak, jeśli pracownik wykonuje pracę na terytorium RP. Rozporządzenie Rzym I dopuszcza wybór prawa właściwego, ale bezwzględnie obowiązujące przepisy polskiego Kodeksu pracy – w tym okresy wypowiedzenia z artykułu 36 paragraf 1 oraz limity umów terminowych z artykułu 25(1) paragraf 1 – stosują się niezależnie od wyboru prawa. Inspekcja pracy kontroluje faktyczne warunki zatrudnienia, nie treść klauzuli wyboru prawa.

P: Od kiedy obowiązuje obowiązek wdrożenia kanału sygnalistów i ile to kosztuje?

O: Ustawa o sygnalistach obowiązuje od 25 września 2024 r. Obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Koszt wdrożenia zależy od wybranego rozwiązania – od kilkuset złotych miesięcznie za platformę SaaS po kilka tysięcy złotych za dedykowane wdrożenie z regulaminem i szkoleniem. Brak kanału grozi karą do PLN 1 080 000.

P: Czy Blue Card wystawiona w innym kraju UE uprawnia do pracy w Polsce?

O: Nie automatycznie. Blue Card wydana w Niemczech czy Francji nie zastępuje polskiego zezwolenia na pobyt i pracę. Po 18 miesiącach legalnego pobytu w pierwszym państwie UE pracownik może ubiegać się o Blue Card w Polsce, ale musi złożyć odrębny wniosek. Więcej szczegółów dotyczących procedury pobytowej znajdą Państwo w dedykowanym artykule kancelarii.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.