Spółka z siedzibą w Polsce planuje połączenie z partnerem z Niemiec lub Holandii. Na papierze – operacja korporacyjna jak każda inna. W praktyce – procedura wieloetapowa, angażująca KRS, rejestry zagraniczne, organy nadzoru i pracowników, z terminami, których przekroczenie może zablokować całą transakcję.

Dyrektywa UE o mobilności spółek (Dyrektywa 2019/2121/UE, zwana dyrektywą mobilnościową) zmieniła zasady transgranicznego łączenia spółek kapitałowych w całej Unii Europejskiej. Polska implementowała jej przepisy do Kodeksu spółek handlowych. Nowe regulacje dotyczą każdej sp. z o.o. lub spółki akcyjnej planującej połączenie transgraniczne – niezależnie od wielkości. Kluczowy termin to 30 dni na wydanie zaświadczenia przez KRS przed rejestracją połączenia za granicą.

Ten alert wyjaśnia: co zmieniła dyrektywa, kogo dotyczą nowe wymogi i jakie działania należy podjąć natychmiast, by nie zablokować transakcji.

Co zmieniła dyrektywa mobilnościowa dla polskich spółek?

Dyrektywa 2019/2121/UE weszła w życie w całej UE z dniem 31 stycznia 2023 r. Polska implementowała jej przepisy nowelizacją k.s.h., wprowadzając do polskiego porządku prawnego ujednoliconą procedurę transgranicznego łączenia, podziału i przekształcenia spółek. Wcześniejsze regulacje były fragmentaryczne i generowały poważne ryzyko prawne przy każdej transakcji M&A Polska z elementem zagranicznym.

Najważniejsza zmiana dotyczy obowiązkowej kontroli legalności. KRS – jako organ rejestrowy – musi teraz zbadać, czy połączenie transgraniczne nie jest sztuczną strukturą służącą obejściu prawa lub pokrzywdzeniu pracowników, wierzycieli albo wspólników. To badanie kończy się wydaniem zaświadczenia o zgodności z prawem polskim. Bez tego dokumentu rejestr zagraniczny nie dokona wpisu połączenia.

Dyrektywa wprowadziła też obowiązkowe etapy ochrony trzech grup interesariuszy:

  • wspólnicy mniejszościowi – prawo do odkupu udziałów po godziwej cenie,
  • wierzyciele – prawo do żądania zabezpieczenia roszczeń w terminie 30 dni od ujawnienia planu połączenia,
  • pracownicy – obowiązek informowania i konsultacji, a przy spółkach powyżej 50 pracowników – negocjacje w sprawie uczestnictwa w organach nowej spółki.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – umowa wspólników zawarta przed implementacją dyrektywy może nie regulować tych kwestii. Jej aktualizacja przed wszczęciem procedury jest niezbędna.

Kogo dotyczą nowe wymogi i jakie progi obowiązują?

Nowe przepisy obejmują wszystkie spółki kapitałowe zarejestrowane w KRS – przede wszystkim sp. z o.o. i spółki akcyjne – które planują połączenie z podmiotem z innego państwa członkowskiego UE. Nie ma progu przychodowego ani kapitałowego: przepisy stosuje się niezależnie od wielkości spółki. Nawet mała sp. z o.o. z kapitałem zakładowym 5 000 zł (art. 154 § 1 k.s.h.) podlega pełnej procedurze.

Wyłączone są natomiast spółki w likwidacji, które rozpoczęły podział majątku, oraz spółki w postępowaniu upadłościowym lub restrukturyzacyjnym. Jeśli Państwa spółka jest w restrukturyzacji – połączenie transgraniczne jest zablokowane do czasu zakończenia postępowania.

Szczególną uwagę należy zwrócić na próg pracowniczy. Spółki zatrudniające powyżej 50 pracowników muszą przeprowadzić negocjacje dotyczące uczestnictwa pracowników w organach spółki wynikającej z połączenia. Negocjacje te mogą trwać do 6 miesięcy – i to one najczęściej wydłużają całą transakcję. Firma technologiczna z Mazowsza, która w 2024 r. planowała połączenie z holenderskim partnerem, odkryła ten wymóg dopiero na etapie due diligence – co opóźniło zamknięcie transakcji o cztery miesiące.

Dodatkowy wymóg dotyczy zarządu. Na podstawie art. 210 § 1 k.s.h. przy czynnościach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. W transakcjach transgranicznych, gdzie po stronie przejmującej lub przejmowanej działają te same osoby, ten przepis jest nagminnie pomijany – z poważnymi konsekwencjami dla ważności czynności.

Jakie działania podjąć natychmiast – lista kontrolna?

Procedura transgranicznego połączenia obejmuje kilka etapów następujących po sobie w ściśle określonej kolejności. Każde opóźnienie na wcześniejszym etapie przesuwa kolejne. Poniżej lista działań, które należy podjąć bez zwłoki.

  • Sporządzenie planu połączenia – dokument musi zawierać m.in. stosunek wymiany udziałów, prawa przyznane wspólnikom mniejszościowym oraz warunki ochrony wierzycieli. Plan ogłasza się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym co najmniej 30 dni przed podjęciem uchwały o połączeniu.
  • Badanie due diligence obu spółek – konieczne przed sporządzeniem planu. Szczególną uwagę należy poświęcić zobowiązaniom pozabilansowym i umowom zawierającym klauzule change of control.
  • Aktualizacja umowy wspólników – weryfikacja, czy dotychczasowe postanowienia są zgodne z wymogami dyrektywy dotyczącymi ochrony wspólników mniejszościowych.
  • Uruchomienie procedury pracowniczej – jeśli spółka zatrudnia powyżej 50 osób, negocjacje z pracownikami należy rozpocząć równolegle z przygotowaniem planu połączenia.
  • Wniosek do KRS o zaświadczenie – złożyć po podjęciu uchwały wspólników; KRS ma 30 dni na wydanie dokumentu lub wszczęcie pogłębionego badania legalności.

Kancelaria prawna Warszawa obsługująca transakcje transgraniczne powinna koordynować te działania równolegle, nie sekwencyjnie. Każde opóźnienie na etapie pracowniczym lub korporacyjnym może zablokować wydanie zaświadczenia przez KRS i uniemożliwić rejestrację połączenia w terminie uzgodnionym z partnerem zagranicznym.

Warto też pamiętać, że art. 299 § 1 k.s.h. – odpowiedzialność osobista członków zarządu za zobowiązania spółki – pozostaje aktualna przez cały czas trwania procedury. Jeśli w toku połączenia spółka zaciągnie zobowiązania, których nie będzie w stanie wykonać, zarząd odpowiada osobiście. To ryzyko nieodwracalne.

Więcej o powiązanych aspektach cyfryzacji procesów korporacyjnych znajdą Państwo w artykule o samofakturowaniu w systemie KSeF – zasadach i ograniczeniach. Szczegółowe omówienie procedury transgranicznego połączenia spółek zawiera wcześniejszy przewodnik KORDECKI & Partners po dyrektywie mobilnościowej.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – struktura właścicielska, liczba pracowników, zobowiązania wobec wierzycieli – decyduje o tym, które elementy procedury są krytyczne. Pominięcie któregokolwiek z nich może nieodwracalnie zablokować rejestrację połączenia i narazić zarząd na odpowiedzialność osobistą.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie lub jest na etapie due diligence transakcji z podmiotem z UE – przeprowadzimy analizę ryzyka korporacyjnego, zweryfikujemy plan połączenia i skoordynujemy procedurę z rejestrem zagranicznym: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Jak długo trwa procedura transgranicznego połączenia spółek w Polsce?

O: Minimalna długość procedury to około 4–5 miesięcy przy spółkach bez uczestnictwa pracowników w organach. Przy spółkach zatrudniających powyżej 50 pracowników, gdzie wymagane są negocjacje pracownicze, czas ten wydłuża się do 8–12 miesięcy. Krajowy Rejestr Sądowy ma 30 dni na wydanie zaświadczenia o zgodności z prawem polskim – ale może wszcząć pogłębione badanie legalności i przedłużyć ten termin. Harmonogram transakcji należy planować z odpowiednim buforem czasowym.

P: Czy dyrektywa mobilnościowa dotyczy połączeń z podmiotami spoza UE, na przykład z Ukrainą?

O: Nie – dyrektywa 2019/2121/UE obejmuje wyłącznie połączenia między spółkami z państw członkowskich Unii Europejskiej. Połączenie z podmiotem ukraińskim lub z innego kraju spoza UE podlega odrębnym regulacjom prawa prywatnego międzynarodowego i wymaga indywidualnej analizy prawnej. Kancelaria prowadzi Ukrainian Desk i CIS Desk, które obsługują takie struktury.

P: Czy wspólnicy mniejszościowi mogą zablokować transgraniczne połączenie spółki?

O: Wspólnicy mniejszościowi nie mają prawa weta, ale dyrektywa przyznaje im prawo do odkupu udziałów po godziwej cenie, jeśli głosowali przeciwko uchwale o połączeniu. Nieuwzględnienie tego prawa w planie połączenia może skutkować zakwestionowaniem zaświadczenia przez Krajowy Rejestr Sądowy. Prawidłowo przygotowana umowa wspólników powinna regulować te kwestie przed wszczęciem procedury, co eliminuje ryzyko sporów na późniejszym etapie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i restrukturyzacji korporacyjnych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.