Firma technologiczna z Mazowsza chce przejąć spółkę-córkę z Niemiec i scalić ją z polską jednostką dominującą. Na papierze brzmi to jak standardowe M&A. W praktyce – dwie jurysdykcje, dwa rejestry handlowe, dyrektywa unijna o mobilności i kilka miesięcy procedur, których pominięcie zamknęłoby drogę do skutecznego połączenia.

Transgraniczne połączenie spółek w Unii Europejskiej reguluje dyrektywa 2019/2121/UE (tzw. dyrektywa o mobilności), implementowana w Polsce do Kodeksu spółek handlowych nowelizacją z 2023 roku. Procedura obejmuje trzy etapy: przygotowanie planu połączenia, badanie przez biegłego oraz rejestrację w KRS. Cały proces trwa zazwyczaj od 4 do 8 miesięcy i generuje koszty po obu stronach granicy.

Poniższy przewodnik prowadzi krok po kroku przez każdy etap – od pierwszego projektu planu połączenia aż do wykreślenia spółki przejmowanej z zagranicznego rejestru. Omówimy trzy scenariusze biznesowe, typowe pułapki oraz to, jak dyrektywa o mobilności zmieniła dotychczasowe zasady.

Na czym polega transgraniczne połączenie spółek po dyrektywie o mobilności?

Transgraniczne połączenie spółek (ang. cross-border merger) to operacja, w której co najmniej dwie spółki z różnych państw członkowskich UE łączą się w jedną. Dyrektywa 2019/2121/UE ujednoliciła zasady tej procedury w całej Unii, zastępując mozaikę krajowych przepisów jednym spójnym reżimem. W Polsce przepisy implementujące weszły w życie w 2023 roku jako zmiany w k.s.h.

Połączenie może mieć formę przejęcia – jedna spółka wchłania drugą – albo zawiązania nowej spółki, do której przenosi się majątek obu łączących się podmiotów. W obu przypadkach następuje sukcesja uniwersalna: cały majątek, prawa i zobowiązania spółki przejmowanej przechodzą na spółkę przejmującą bez konieczności zawierania odrębnych umów cesji. To ogromna przewaga nad klasycznym asset deal, gdzie każdy składnik majątku wymaga osobnego przeniesienia.

Dyrektywa o mobilności wprowadziła kilka istotnych novum. Przede wszystkim obowiązek sporządzenia raportu zarządu dla wspólników i pracowników. Ponadto – możliwość wydania przez właściwy organ krajowy zaświadczenia o zgodności z prawem krajowym (tzw. pre-merger certificate). KRS w Polsce pełni rolę organu rejestrowego, który ten dokument wydaje po zbadaniu polskiego etapu procedury. Zaświadczenie jest następnie przekazywane organowi rejestrowemu państwa spółki przejmującej lub nowo zawiązanej.

Warto pamiętać, że dyrektywa nie harmonizuje prawa podatkowego. Konsekwencje podatkowe połączenia – w tym kwestia neutralności na gruncie CIT i VAT – ocenia się osobno w każdej jurysdykcji. To jeden z obszarów, w których wcześniejsze due diligence środowiskowe i korporacyjne bywa nieodzowne.

Jak przebiega procedura krok po kroku – od planu połączenia do KRS?

Procedura transgranicznego połączenia składa się z pięciu zasadniczych etapów. Każdy ma ustawowy termin i własne ryzyka. Pominięcie choćby jednego grozi nieważnością całej operacji lub odmową rejestracji przez KRS.

Etap 1 – Plan połączenia. Zarządy łączących się spółek sporządzają wspólny plan połączenia. Dokument musi zawierać m.in. formę prawną, siedzibę i firmę spółki przejmującej, planowany harmonogram, stosunek wymiany udziałów oraz szczegółowe warunki dotyczące praw pracowniczych. Plan ogłasza się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – lub udostępnia na stronie internetowej spółki – co najmniej 30 dni przed datą zgromadzenia wspólników.

Etap 2 – Raport zarządu. Zarząd każdej z łączących się spółek sporządza raport wyjaśniający i uzasadniający plan połączenia – osobno dla wspólników i osobno dla pracowników (lub w jednym dokumencie z wyodrębnionymi częściami). Pracownicy mają prawo zgłosić uwagi w terminie 5 tygodni od udostępnienia raportu.

Etap 3 – Badanie biegłego. Niezależny biegły wyznaczony przez sąd rejestrowy bada plan połączenia i stosunek wymiany udziałów. Opinia biegłego trafia do wspólników przed zgromadzeniem. Termin na sporządzenie opinii to zazwyczaj 30 dni od wyznaczenia biegłego.

Etap 4 – Uchwała o połączeniu. Zgromadzenie wspólników (lub walne zgromadzenie) każdej ze spółek podejmuje uchwałę o połączeniu kwalifikowaną większością głosów. W polskiej sp. z o.o. wymagana jest większość dwóch trzecich głosów, chyba że umowa spółki przewiduje wymogi wyższe. Uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza.

Etap 5 – Zaświadczenie KRS i rejestracja końcowa. Po podjęciu uchwały polska spółka składa wniosek do KRS o wydanie pre-merger certificate. KRS ma 3 miesiące na zbadanie polskiego etapu i wydanie zaświadczenia. Dokument przekazuje się organowi rejestrowemu drugiego państwa, który dokonuje rejestracji połączenia i zawiadamia KRS o wykreśleniu spółki przejmowanej.

Ile trwa i ile kosztuje połączenie transgraniczne?

Czas i koszty to dwa parametry, które w praktyce decydują o wyborze struktury transakcji. Transgraniczne połączenie nie jest procedurą ekspresową. Realistyczny harmonogram to 5–7 miesięcy od sporządzenia planu połączenia do wpisu w rejestrze. W złożonych przypadkach – np. gdy wymagana jest zgoda organu antymonopolowego UOKiK lub Komisji Europejskiej – proces wydłuża się do 12 miesięcy.

Koszty po stronie polskiej obejmują kilka kategorii. Opłata sądowa za wniosek do KRS wynosi 500 PLN. Wynagrodzenie biegłego sądowego – zależne od wartości łączących się spółek – mieści się zazwyczaj w przedziale 5 000–30 000 PLN. Do tego dochodzą koszty notarialne za protokołowanie uchwał, ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz honoraria doradców prawnych i podatkowych po obu stronach granicy. Łączny budżet na obsługę prawną operacji o wartości 10–50 mln EUR oscyluje najczęściej w przedziale 80 000–200 000 PLN.

Trzy scenariusze biznesowe pokazują, jak bardzo różnią się rzeczywiste przebiegi:

  • Producent z Małopolski przejmuje słowacką spółkę-córkę – obie spółki działają w tej samej branży, brak ryzyka antymonopolowego. Procedura trwała 5 miesięcy. Główne wyzwanie: różne systemy ERP i konieczność uzgodnienia planów połączenia w dwóch językach.
  • Spółka IT z Warszawy łączy się z estońską e-spółką – Estonia oferuje uproszczone procedury rejestrowe. Połączenie zakończono w 4,5 miesiąca. Kluczowy problem: odmienne zasady opodatkowania dywidend w Estonii (estoński CIT) wymagały restrukturyzacji umowy wspólników przed połączeniem.
  • Zagraniczny inwestor tworzący holdingową strukturę w Polsce – przeniesienie aktywów z holenderskiej spółki holdingowej do polskiej sp. z o.o. Procedura trwała 8 miesięcy ze względu na konieczność uzyskania zgody KNF na przejęcie akcji spółki zależnej z sektora finansowego.

Minimalne wymagania kapitałowe po polskiej stronie wynikają z art. 154 § 1 k.s.h. – kapitał zakładowy sp. z o.o. nie może być niższy niż 5 000 PLN. W połączeniu transgranicznym spółka przejmująca musi spełniać wymogi kapitałowe swojego prawa ojczystego.

Jakie są najczęstsze błędy i jak ich uniknąć?

Praktyka pokazuje, że większość opóźnień i odmów rejestracji wynika z kilku powtarzających się błędów. Ich znajomość pozwala zaoszczędzić miesiące postępowania i dziesiątki tysięcy złotych. Poniżej lista kontrolna na etapie przygotowania:

  • Nieprawidłowy stosunek wymiany udziałów – biegły zakwestionuje plan, jeśli wyceny spółek są rozbieżne lub metodologia nie jest opisana.
  • Brak raportu dla pracowników – dyrektywa wymaga odrębnego lub wyodrębnionego dokumentu; pominięcie go skutkuje wadliwością procedury.
  • Nieuwzględnienie praw wierzycieli – wierzyciele mają prawo żądać zabezpieczenia w terminie 30 dni od ogłoszenia planu połączenia.
  • Błędy w uchwale notarialnej – uchwała o połączeniu musi zawierać zgodę na plan połączenia w brzmieniu ogłoszonym; każda modyfikacja wymaga ponownego ogłoszenia.
  • Pominięcie kwestii podatkowych – neutralność połączenia na gruncie CIT nie jest automatyczna; wymaga spełnienia warunków ustawy o CIT.

Osobnym zagadnieniem jest reprezentacja spółki przy czynnościach z zarządem. Na podstawie art. 210 § 1 k.s.h. w umowach między sp. z o.o. a jej członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W transgranicznym połączeniu, gdzie zarząd jest jednocześnie stroną negocjacji, ten przepis bywa pomijany – z poważnymi konsekwencjami dla ważności czynności.

Inny częsty błąd dotyczy struktury właścicielskiej. Jeśli spółka uczestnicząca w połączeniu ma nieprawidłowo zgłoszonych beneficjentów rzeczywistych w CRBR, KRS może odmówić rejestracji. Podobna zasada obowiązuje po drugiej stronie granicy – warto sprawdzić wymogi rejestru beneficjentów w państwie spółki przejmowanej. Kwestie związane z rejestracją struktur korporacyjnych – w tym zakładanie fundacji rodzinnej i jej rejestracja w KRS – pokazują, jak krytyczne są szczegóły formalne przy każdej operacji rejestrowej.

Wreszcie – umowa wspólników. Jeśli którakolwiek ze spółek ma umowę wspólników zawierającą klauzule drag-along, right of first refusal lub zakazy fuzji bez zgody wszystkich wspólników, konieczne jest uzyskanie stosownych zgód lub renegocjacja umowy przed wszczęciem procedury połączenia. Pominięcie tego etapu to jeden z najkosztowniejszych błędów w M&A Polska.

Konkretna sytuacja Państwa spółki może wymagać analizy zarówno polskiego, jak i zagranicznego etapu procedury. Każda nieodwracalna czynność rejestrowa – ogłoszenie planu połączenia, uchwała zgromadzenia – zamknęłaby możliwość korekty bez ponownego przeprowadzenia całego postępowania.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie i potrzebuje oceny planu połączenia, analizy ryzyk lub koordynacji z zagranicznym doradcą – przeprowadzimy pełny przegląd korporacyjny i podatkowy: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy transgraniczne połączenie spółek zawsze wymaga badania przez biegłego?

O: Co do zasady tak – niezależny biegły wyznaczony przez sąd rejestrowy bada plan połączenia i stosunek wymiany udziałów. Dyrektywa o mobilności przewiduje jednak wyjątek: jeśli wszyscy wspólnicy wszystkich łączących się spółek wyrażą jednomyślną zgodę, badanie biegłego można pominąć. W praktyce dotyczy to głównie spółek jednoosobowych lub spółek z wąskim kręgiem wspólników, gdzie uzyskanie takiej zgody jest realne.

P: Ile wynosi minimalny czas trwania procedury transgranicznego połączenia w Polsce?

O: Teoretyczne minimum to około 3–4 miesiące – przy założeniu, że plan połączenia jest kompletny, biegły wydaje opinię w ustawowym terminie 30 dni, a KRS wydaje pre-merger certificate sprawnie. W praktyce jednak większość transakcji trwa 5–7 miesięcy. Termin ten wydłuża się o każde postępowanie równoległe: zgodę organu antymonopolowego, zezwolenie sektorowe czy renegocjację umowy wspólników.

P: Czy połączenie transgraniczne jest neutralne podatkowo w Polsce?

O: Neutralność podatkowa połączenia na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych nie jest automatyczna. Ustawa o CIT przewiduje możliwość zastosowania sukcesji podatkowej bez rozpoznawania dochodu w momencie połączenia, ale wymaga spełnienia określonych warunków – między innymi, że połączenie jest uzasadnione ekonomicznie, a nie wyłącznie podatkowe. Organy podatkowe w Polsce badają rzeczywisty cel transakcji. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie interpretacji indywidualnej przed wszczęciem procedury połączenia, a nie po jej zakończeniu.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transgranicznego prawa korporacyjnego i M&A. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.