Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniała kierowców i magazynierów wyłącznie na umowy terminowe. Każda umowa trwała 11 miesięcy. Po jej wygaśnięciu pracownik podpisywał kolejną – i kolejną. Nikt w dziale HR nie liczył łącznego czasu. Po trzech latach i jednym miesiącu przyszła kontrola Państwowej Inspekcji Pracy.

Reguła 33 miesięcy wynika z artykułu 25 ustęp 1 paragraf 1 Kodeksu pracy. Pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem maksymalnie trzy umowy na czas określony, a ich łączny czas nie może przekroczyć 33 miesięcy. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie umowy terminowej w umowę na czas nieokreślony.

Ten case study opisuje, jak kancelaria przeprowadziła firmę przez audyt zatrudnienia, negocjacje z inspektorem pracy i restrukturyzację modelu kontraktowania. Każdy z trzech etapów niesie lekcje użyteczne dla każdego pracodawcy – od spółki produkcyjnej po firmę IT zatrudniającą specjalistów na projektach.

Tło sprawy – jak doszło do naruszenia reguły 33 miesięcy?

Spółka zatrudniała łącznie 180 osób. Około 60 z nich pracowało na umowach terminowych. Dział HR stosował jeden szablon: umowa na 11 miesięcy, odnawiana automatycznie po złożeniu wniosku przez kierownika zmiany. Nikt nie prowadził centralnego rejestru liczby umów ani ich łącznego czasu trwania. System kadrowy nie wysyłał alertów.

PIP wszczęła kontrolę po anonimowym zgłoszeniu. Inspektor ustalił, że 14 pracowników przekroczyło próg 33 miesięcy – część z nich pracowała już ponad 4 lata na kolejnych umowach terminowych. Trzech pracowników miało podpisane cztery umowy, co naruszało limit trzech kontraktów. Spółka stanęła przed ryzykiem przekształcenia wszystkich tych stosunków pracy w umowy bezterminowe – ze skutkiem wstecznym.

Pracodawca zgłosił się do kancelarii dwa dni po doręczeniu protokołu pokontrolnego. Czas na złożenie wyjaśnień wynosił 7 dni. Każda godzina miała znaczenie.

Jaka strategia pozwoliła ograniczyć odpowiedzialność pracodawcy?

Pierwszym krokiem był błyskawiczny audyt. W ciągu 48 godzin zespół kancelarii przeanalizował akta osobowe wszystkich 60 pracowników terminowych. Wyodrębniono trzy grupy: osoby z naruszeniem reguły 33 miesięcy, osoby zbliżające się do limitu (powyżej 28 miesięcy) oraz osoby bezpieczne. Ta segmentacja pozwoliła na precyzyjne działanie – bez generowania zbędnych kosztów tam, gdzie ryzyko nie istniało.

Strategia wobec PIP opierała się na trzech elementach. Po pierwsze – pełna transparentność. Spółka nie kwestionowała ustaleń inspektora. Po drugie – plan naprawczy złożony razem z wyjaśnieniami. Plan obejmował wdrożenie systemu alertów kadrowych, szkolenie HR i centralny rejestr umów. Po trzecie – dobrowolne zawarcie porozumień z pracownikami z grupy pierwszej, potwierdzających nawiązanie stosunku pracy na czas nieokreślony.

Podejście to skróciło postępowanie kontrolne. Inspektor nie skierował wniosku o ukaranie do sądu. Spółka uniknęła grzywny, która mogła wynieść do 30 000 PLN za każde naruszenie.

Jak przebiegał proces i co zmieniono w modelu zatrudnienia?

Restrukturyzacja modelu kontraktowania zajęła sześć tygodni. Kancelaria opracowała matrycę decyzyjną dla działu HR. Każde nowe zatrudnienie wymagało odpowiedzi na trzy pytania: czy to pierwsza, druga czy trzecia umowa z tym pracownikiem, ile miesięcy łącznie trwa stosunek pracy oraz czy istnieje obiektywna przyczyna uzasadniająca umowę terminową.

Dla grupy pracowników zbliżających się do limitu 33 miesięcy kancelaria zaproponowała dwie ścieżki. Pierwsza – przekształcenie w umowę na czas nieokreślony z zachowaniem dotychczasowych warunków płacowych. Druga – rozwiązanie umowy za porozumieniem stron i zatrudnienie przez agencję pracy tymczasowej, jeśli charakter pracy na to pozwalał. Pracodawca wybrał pierwszą ścieżkę dla 11 pracowników i drugą dla 3 pracowników wykonujących zadania sezonowe.

Wdrożono też procedurę sygnalistów zgodną z art. 8 ustawy o sygnalistach. Każdy pracownik otrzymał informację o wewnętrznym kanale zgłoszeń. Spółka zatrudniała powyżej 50 osób, więc obowiązek ten i tak już na niej ciążył – kontrola PIP stała się impulsem do jego wykonania. Przy okazji zaktualizowano regulamin pracy i procedurę onboardingu.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników na kolejnych umowach terminowych lub zbliża się do progu 33 miesięcy, konkretna sytuacja wymaga indywidualnej oceny – zanim dojdzie do nieodwracalnego przekształcenia stosunku pracy. Więcej o powiązanych procedurach restrukturyzacyjnych znajdą Państwo w analizie pre-pack w Polsce – procedura i harmonogram.

Jeśli Państwa firma stoi przed kontrolą PIP lub audytem zatrudnienia, przeprowadzimy analizę umów terminowych, opracujemy plan naprawczy i wesprzemy w negocjacjach z inspektorem: info@kordeckipartners.com.

Jakie lekcje wynikają z tej sprawy dla innych pracodawców?

Pierwsza lekcja: reguła 33 miesięcy działa automatycznie. Nie wymaga orzeczenia sądu ani decyzji inspektora. Jeśli łączny czas umów terminowych przekroczy 33 miesiące – lub zostanie zawarta czwarta umowa – stosunek pracy staje się bezterminowy z mocy prawa. Pracodawca dowiaduje się o tym często dopiero podczas sporu lub kontroli.

Lekcja druga dotyczy cudzoziemców. Firmy zatrudniające pracowników z Ukrainy i krajów WNP na podstawie zezwoleń na pracę lub Blue Card Polska muszą pamiętać, że reguła 33 miesięcy stosuje się niezależnie od tytułu pobytowego. Zezwolenie na pracę wydane na rok nie „resetuje" licznika umów. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – pracownik z Ukrainy na czwartej rocznej umowie ma dokładnie te same prawa co obywatel polski w analogicznej sytuacji.

Lekcja trzecia: okresy wypowiedzenia wynikające z art. 36 § 1 k.p. obowiązują przy umowach terminowych przekształconych w bezterminowe. Pracownik z ponad 3-letnim stażem ma 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Pracodawca, który nie zdawał sobie z tego sprawy, może zostać zaskoczony kosztami rozwiązania umowy.

Lekcja czwarta: procedura zwolnień grupowych może stać się konieczna, jeśli pracodawca zdecyduje się rozwiązać umowy z większą grupą pracowników, których stosunki pracy przekształciły się w bezterminowe. Szczegóły tej procedury opisujemy w odrębnym opracowaniu: zwolnienia grupowe – procedura notyfikacji i konsultacji.

  • Prowadź centralny rejestr umów terminowych z alertami przy 28. miesiącu.
  • Weryfikuj liczbę umów z każdym pracownikiem – limit to trzy kontrakty, nie trzy lata.
  • Przy zatrudnianiu cudzoziemców sprawdzaj, czy poprzednie umowy wliczają się do limitu.
  • Wdróż wewnętrzny kanał zgłoszeń zgodnie z ustawą o sygnalistach, jeśli zatrudniasz 50+ osób.
  • Przed rozwiązaniem umów z grupą pracowników oceń, czy nie uruchamiasz procedury zwolnień grupowych.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanego przypadku. Złożoność reguły 33 miesięcy ujawnia się zwłaszcza przy strukturach holdingowych, pracownikach delegowanych i umowach zawieranych przez agencje. Błędna ocena prowadzi do nieodwracalnego przekształcenia stosunku pracy i roszczeń pracowniczych.

Jeśli Państwa spółka stosuje umowy terminowe wobec większej grupy pracowników – przeprowadzimy audyt, zidentyfikujemy ryzyka i opracujemy bezpieczny model kontraktowania: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.