Firma z Niemiec otwiera oddział w Warszawie. Zatrudnia trzydziestu pracowników, część z Ukrainy, część z Polski. Dział HR stosuje procedury z centrali. Po sześciu miesiącach pojawia się kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – i okazuje się, że umowy, regulaminy oraz procedura zgłoszeń naruszeń nie spełniają wymogów polskiego Kodeksu pracy. Kary, konieczność przebudowy dokumentacji, ryzyko roszczeń pracowniczych. Całkowicie do uniknięcia.

Zagraniczne spółki działające w Polsce podlegają polskiemu prawu pracy w pełnym zakresie – od limitów umów terminowych przez okresy wypowiedzenia po obowiązek wdrożenia kanału zgłoszeń dla sygnalistów. Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy oraz ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Naruszenia mogą skutkować karami do PLN 1 080 000 i odpowiedzialnością karną osób zarządzających.

Ten przewodnik omawia sześć obszarów, które zagraniczna spółka musi opanować przed pierwszym zatrudnieniem w Polsce: strukturę umów, okresy wypowiedzenia, zezwolenia na pracę, Blue Card Polska, ochronę sygnalistów oraz pułapki compliance. Na końcu znajdą Państwo listę kontrolną i odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów z Niemiec, Ukrainy i USA.

Jakie zasady zatrudnienia obowiązują zagraniczne spółki w Polsce?

Zagraniczne spółki zatrudniające pracowników w Polsce – niezależnie od formy prawnej, czy to oddział, spółka z o.o., czy przedstawicielstwo – stosują polskie prawo pracy bez wyjątku. KRS rejestruje podmiot, a od dnia wpisu obowiązują przepisy Kodeksu pracy, ustaw szczególnych i rozporządzeń wykonawczych. Nie ma możliwości „importu" prawa macierzystego do umów z pracownikami wykonującymi pracę na terytorium Polski.

Pierwszym elementem jest struktura umów terminowych. Zgodnie z art. 251 § 1 k.p. łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczną konwersję umowy na czas nieokreślony. W praktyce – wiele zagranicznych spółek o tym zapomina – konwersja następuje z mocy prawa, bez żadnego orzeczenia sądu.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Wynoszą odpowiednio: dwa tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, jeden miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, trzy miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Centrala zagraniczna często oczekuje szybkiego rozstania z pracownikiem. Tymczasem przy stażu powyżej 3 lat minimalny okres wypowiedzenia to 90 dni – a umowne skrócenie tego okresu jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych przypadkach.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi prowadzić regulamin pracy i regulamin wynagradzania. Poniżej tego progu regulaminy są dobrowolne, ale zalecane – szczególnie gdy firma zatrudnia pracowników z różnych krajów i różnych kultur organizacyjnych.

Zezwolenie na pracę i Blue Card Polska – co musi wiedzieć pracodawca?

Zatrudnienie cudzoziemca spoza Unii Europejskiej wymaga co do zasady uzyskania zezwolenia na pracę. Procedura toczy się przed właściwym wojewodą i – w zależności od stanowiska i obywatelstwa pracownika – może trwać od 4 do 16 tygodni. Brak zezwolenia lub zatrudnienie niezgodne z jego warunkami grozi karą grzywny zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi.

Odrębną ścieżką jest Blue Card Polska, czyli Niebieska Karta UE. Kierowana jest do wysokokwalifikowanych pracowników z państw trzecich. Warunkiem jest posiadanie wyższego wykształcenia oraz spełnienie progu wynagrodzenia – w 2026 roku minimalne wynagrodzenie dla posiadacza Blue Card wynosi PLN 12 272,58 brutto miesięcznie. Blue Card wydawana jest na czas trwania umowy o pracę plus trzy miesiące, jednak nie dłużej niż na 4 lata. Jej posiadacz ma prawo do łączenia rodzin szybciej niż na zasadach ogólnych.

Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonych zasad na podstawie przepisów szczególnych obowiązujących od 2022 roku. Pracodawca składa oświadczenie o powierzeniu pracy w powiatowym urzędzie pracy – procedura trwa do 7 dni roboczych. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest jednak złożenie wniosku o pełne zezwolenie na pracę, szczególnie gdy planowane zatrudnienie przekracza 6 miesięcy lub obejmuje stanowisko kierownicze.

Warto też pamiętać o obowiązkach rejestracyjnych wobec ZUS. Zagraniczny pracownik delegowany do pracy w Polsce może podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych lub zachować ubezpieczenie w kraju macierzystym – zależy to od posiadania formularza A1 lub umowy o zabezpieczeniu społecznym. Brak weryfikacji tego statusu to jeden z najczęstszych błędów zagranicznych pracodawców podczas kontroli ZUS i Państwowej Inspekcji Pracy.

Firma IT z Krakowa zatrudniła wiosną 2024 roku ośmiu specjalistów z Indii bez weryfikacji statusu ubezpieczeniowego. Kontrola ZUS wykazała zaległości składkowe przekraczające PLN 180 000 – łącznie z odsetkami i kosztami postępowania.

Czy zagraniczne spółki muszą wdrożyć kanał zgłoszeń dla sygnalistów?

Tak – i obowiązek ten dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, niezależnie od kraju siedziby spółki matki. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 r. Zgodnie z art. 8 tej ustawy pracodawca musi ustanowić wewnętrzny kanał zgłaszania naruszeń prawa. Brak wdrożenia to nie tylko ryzyko administracyjne – art. 54 ustawy przewiduje kary do PLN 1 080 000 oraz do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe wobec sygnalisty.

W praktyce zagraniczne spółki popełniają trzy błędy. Po pierwsze, uznają, że globalny hotline grupy zastępuje wymóg polski – nie zastępuje, musi istnieć odrębna procedura zgodna z polską ustawą. Po drugie, nie tłumaczą procedury na język polski, co podważa jej dostępność. Po trzecie, nie wyznaczają osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń w Polsce.

Procedura zgłoszeń musi określać: kanały przyjmowania zgłoszeń (co najmniej jeden pisemny i jeden ustny), termin potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (7 dni), termin przekazania informacji zwrotnej sygnaliście (3 miesiące), zakres ochrony sygnalisty oraz zasady zachowania poufności. Dokument powinien być konsultowany z zakładową organizacją związkową lub – przy jej braku – z przedstawicielami pracowników.

Zagraniczne spółki działające w Polsce powinny sprawdzić, czy ich regulacje ESG i compliance są spójne z lokalnymi wymogami. Pomocny kontekst dotyczący raportowania niefinansowego znajdą Państwo w materiale o podwójnej istotności CSRD.

Jakie są najczęstsze pułapki compliance dla zagranicznych pracodawców?

Zagraniczne spółki wchodzące na rynek polski najczęściej napotykają cztery obszary ryzyka. Każdy z nich może skutkować odpowiedzialnością finansową lub karną osób zarządzających – warto traktować je poważnie już od pierwszego dnia działalności.

  • Mobbing i molestowanie: zgodnie z art. 943 § 1–5 k.p. pracodawca odpowiada za mobbing nawet wtedy, gdy sam go nie dopuścił. Odpowiedzialność jest obiektywna – brak polityki antymobbingowej i szkoleń to sygnał dla sądu, że pracodawca nie podjął należytych działań zapobiegawczych.
  • Praca zdalna: od 2023 roku praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi sprzęt lub wypłacić ekwiwalent. Brak porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej to naruszenie przepisów.
  • Limity umów terminowych: przekroczenie 33 miesięcy lub trzech umów terminowych powoduje automatyczną konwersję na umowę bezterminową – bez sądowego orzeczenia.
  • Dokumentacja w języku polskim: regulaminy, umowy i procedury muszą być dostępne w języku polskim. Wersja tylko w języku angielskim lub niemieckim nie spełnia wymogów PIP.
  • CRBR i przejrzystość struktury: zagraniczna spółka posiadająca podmiot zależny w Polsce jest zobowiązana do zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Spółka produkcyjna z regionu Dolnego Śląska latem 2023 roku przeszła kontrolę PIP. Inspektorzy stwierdzili brak polskojęzycznego regulaminu pracy, trzy umowy terminowe przekraczające limit 33 miesięcy oraz nieformalny system zgłaszania skarg. Kary administracyjne i koszty naprawcze wyniosły łącznie ponad PLN 60 000.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, zanim pojawi się kontrola. Nieodwracalnym skutkiem zaniechania może być odpowiedzialność osobista członków zarządu oraz utrata reputacji u pracowników i kontrahentów.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników w Polsce i nie wdrożyła jeszcze pełnej dokumentacji pracowniczej – przeprowadzimy audyt compliance, przygotujemy regulaminy i procedury sygnalistów oraz doradzimy w kwestiach zezwoleń na pracę: info@kordeckipartners.com.

Lista kontrolna: co przygotować przed pierwszym zatrudnieniem w Polsce?

Zanim zagraniczna spółka podpisze pierwszą umowę z pracownikiem w Polsce, powinna zweryfikować co najmniej pięć obszarów. Brak któregokolwiek elementu oznacza realne ryzyko podczas kontroli PIP lub ZUS.

  • Umowa o pracę w języku polskim – zawierająca wszystkie elementy wymagane przez Kodeks pracy, w tym informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.).
  • Regulamin pracy i wynagradzania – obowiązkowy przy 50+ pracownikach, zalecany przy mniejszej liczbie.
  • Procedura sygnalistów – wdrożona zgodnie z ustawą z 14 czerwca 2024 r., skonsultowana z pracownikami.
  • Zezwolenia na pracę lub dokumenty pobytowe – dla każdego pracownika spoza UE, przed dniem rozpoczęcia pracy.
  • Weryfikacja statusu ubezpieczeniowego – formularz A1 lub ustalenie podlegania polskiemu ZUS przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia.

Trzy scenariusze biznesowe ilustrują zakres wyzwań. Firma produkcyjna zatrudniająca 80 pracowników musi wdrożyć pełen pakiet: regulaminy, procedurę sygnalistów i politykę antymobbingową. Spółka IT zatrudniająca 15 specjalistów z Ukrainy i Indii skupia się na zezwoleniach, Blue Card i weryfikacji ZUS. Zagraniczny inwestor wchodzący przez spółkę zależną potrzebuje przede wszystkim audytu struktury zatrudnienia i rejestracji w CRBR.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy zatrudnienie przekracza 50 osób lub obejmuje pracowników spoza UE – wymaga indywidualnej oceny. Zaniechanie w tym zakresie może zamknąć drogę do obrony przed roszczeniami pracowniczymi i odpowiedzialnością karną zarządu.

Jeśli Państwa spółka wchodzi na rynek polski lub rozbudowuje zespół i potrzebuje kompleksowego przeglądu dokumentacji pracowniczej – przeprowadzimy audyt, opracujemy umowy i regulaminy oraz zapewnimy bieżące doradztwo z zakresu prawa pracy: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy zagraniczna spółka może stosować prawo swojego kraju do umów z pracownikami w Polsce?

O: Nie w odniesieniu do minimalnych standardów ochrony pracownika. Rozporządzenie Rzym I pozwala stronom wybrać prawo właściwe dla umowy, jednak wybór ten nie może pozbawiać pracownika ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego – w tym limitów umów terminowych, okresów wypowiedzenia i przepisów o mobbingu. Oznacza to, że nawet przy umowie podpisanej według prawa niemieckiego czy angielskiego, artykuł 25 ustęp 1 paragraf 1 Kodeksu pracy i artykuł 36 paragraf 1 Kodeksu pracy obowiązują w pełni.

P: Ile kosztuje i jak długo trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika spoza UE?

O: Opłata skarbowa za wniosek o zezwolenie na pracę wynosi PLN 100 dla umów do 3 miesięcy i PLN 200 dla umów dłuższych. Czas oczekiwania zależy od województwa i obciążenia urzędu – w Warszawie i Krakowie wynosi obecnie od 6 do 16 tygodni. Błędem jest rozpoczęcie zatrudnienia przed wydaniem decyzji: praca bez ważnego zezwolenia stanowi wykroczenie i może skutkować grzywną do PLN 30 000 dla pracodawcy.

P: Czy obowiązek wdrożenia kanału zgłoszeń dla sygnalistów dotyczy też małych oddziałów zagranicznych spółek?

O: Próg 50 pracowników liczony jest dla danego pracodawcy w Polsce, a nie dla grupy kapitałowej globalnie. Oddział lub spółka zależna zatrudniająca 50 lub więcej osób musi wdrożyć własny kanał zgłoszeń – nawet jeśli centrala posiada globalny system. Poniżej tego progu obowiązek formalnie nie istnieje, jednak ustawa o sygnalistach chroni każdego zgłaszającego naruszenia prawa – niezależnie od liczby zatrudnionych.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.